Оценка экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота



Простой и наглядный способ оценки экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота.

О пользе предварительной оценки экономического эффекта от внедрения информационной системы много писать не имеет смысла. Понятно, что обоснование клиенту выгоды в рублях, пусть даже ориентировочной, существенно повышает вероятность положительного решения.

Предлагается простой, но вместе с тем убедительный способ оценки экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Метод неоднократно использовался нами на  презентациях "1С:Документооборот" и доказал свою действенность.

Алгоритм расчета прозрачен:

1. Рассчитывается фонд заработной платы, исходя из количества сотрудников, средней ЗП одного сотрудника и количества рабочих дней. Учитываются страховые отчисления. Определяется средняя стоимость одной человеко-минуты.

2. Рассчитываются в денежном выражении статьи экономии:

— ускорение поиска документов;

— повышение эффективности управления (укрепление исполнительской дисциплины);

— ускорение бизнес-процессов;

— повторное использование документов (создание документов по шаблонам);

— экономия на канцелярских принадлежностях.

3. Статьи суммируются, строится диаграмма.

Исходные данные для расчета вводятся на основе материалов исследований, представленных в статьях:

1) Экономическая оценка внедрения системы электронного документооборота на промышленном предприятии (на примере ОАО "Подольский химико-металлургический завод") // Финансовый менеджмент. – 2008. – №3 (ссылка).

2) Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота // Компания Paybot LLC (ссылка на страничку, ссылка на документ).

3) Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота // Портал "PRO-Делопроизводство" (ссылка).

Расчет размещен на листе Excel, исходные данные в котором удобно изменять непосредственно на презентации, оперативно, так сказать, реагируя на замечания слушателей. Файл с расчетом можно приложить, например, к коммерческому предложению.

Преимущество метода ­– в его простоте. Он понятен менеджеру любого уровня и позволяет даже при заниженных значениях исходных данных продемонстрировать весьма ощутимый эффект от внедрения СЭД.

4 Comments

  1. TMV

    Какой-то фантастический ожидаемый эффект — есть ли замеры реального положения дел после внедрения СЭД? В сказки как-то не особо верится.

    Reply
  2. vipetrov2

    Проблема в том, что посчитать реальный эффект трудно. Вот было бы интересно почитать, как дела у этих компаний спустя пару лет обстоят. И как они монетизировали высвободившееся время у сотрудников, кого то сократили или увеличили объемы производства?

    А по факту ни какой экономии нет, есть только увеличение затрат на нового ИТ сотрудника. Главный плюс, это повышение прозрачности в делопроизводстве для руководства. Экономический эффект от внедрения достигается только, когда автоматизируют однотипную задачу, выполняемую сотни — тысячи раз в день. А все подряд автоматизировать просто невозможно, например, любят прикреплять подписанные документы с печатями в формате pdf, а как потом искать? Обязывать ключевые слова руками вписывать, смысл документа перепечатывать? Делать распознавание pdf, тоже не дешевая задача.

    А еще люди любят документ распечатать и в папочку убрать, оно так надежнее для них. И копятся шкафы с макулатурой в офисе, и что бы кто то избавляться от них начал, я такого не видел. А по идеи экономия на аренде помещений будет в разы выше, чем от канцтоваров.

    Reply
  3. mvxyz

    (1)Поэтому я и дал ссылки на достаточно серьезные публикации. Посмотрите. Там есть данные хронометража и экономии.

    Reply
  4. mvxyz

    (2)По поводу экономии на аренде помещений — хорошая мысль. На самом деле статей экономии можно придумать много, однако не все они универсальные, т. е. подходят для всех.

    Цель представленного расчета — быстро продемонстрировать ориентировочный эффект от внедрения СЭД. Это инструмент продажника, а не финансиста.

    А фоновое распознавание и полнотекстовый поиск по pdf и картинкам в «1С:Документооборот 8» есть и хорошо работает.

    Reply

Добавить коментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *