О моделировании при внедрении типовых систем 1С. Ценность для заказчика

Первый шаг к внедрению компания-заказчик должна сделать самостоятельно. На рисунке показано уравнение ценности при принятии решения об автоматизации.

С этого шага начинается активное взаимодействие двух сторон – Исполнителя и Заказчика. Исполнитель – это:

• носитель знаний о типовых программных продуктах
• лучших практиках
• методах автоматизации.

Заказчик – это носитель информации о специфике и преимуществах компании:

• структуре
• процессах
• потоках информации
• требованиях к результату
• проблемах и противоречиях.

Заказчик со своей командой, во многом, превращается в непосредственного участника проекта, и движется к освоению новой системы. Исполнитель должен «освоить» процессы и специфику компании-заказчика, чтобы адекватно переложить их в новую систему. И это происходит не мгновенно, требует времени и итераций.

Состояние компании-заказчика перед внедрением

Состояние компании-заказчика, в которой созрела потребность внедрения современной программной системы, может характеризоваться «букетом» факторов:

1. Разнообразие программных средств разных вендоров, кусочно покрывающих различные бизнесы и участки учета. В них вложено много сил и средств. Это итог поспевания за потребностями бизнеса и новыми технологиями.
2. «Груз» старых систем, как тормоз для развития бизнеса, реализации новых задач. 20% сделанных доработок обеспечивает уникальность, специфику и преимущества компании. Их надо сохранить. Остальные 80 % доработок сделаны бессистемно, не используются или используются «раз в год». От них надо избавится.
3. Внутренние противоречия между бизнес-руководителями подразделений по поводу замены/внедрения современных приложений, вплоть до неприятия новых систем.
4. Отсутствие единого понимания путей перехода на новый уровень автоматизации, большая начальная неопределенность и множество открытых вопросов, незнание принципов проектного и консультационного внедрения ПО, большая погруженность в собственные процессы м неготовность к переменам.

В тоже время, ставятся новые бизнес-задачи, но развитие и обновление старых систем затруднено, трудоемко и выливается в «кипучую», неэффективную и затратную деятельность ИТ-служб. А воз и ныне там. Знакомая картина.

Со стороны Исполнителя работу с Заказчиком первым проводит аккаунт менеджер. Задачей аккаунт менеджера как раз является:

• Определение реального состояния компании по этим и другим вопросам.
• Работа с инициаторами потребности в части ориентации компании-заказчика в генерации оптимальных шагов и снятия у них части неопределенности и вопросов.
• Подготовка к следующему шагу взаимодействия с подключением специалистов по программным продуктам.

Сделаем акцент на пункте 4. А именно: «движению компании-заказчика к внедрению обычно препятствует большая начальная неопределенность и множество открытых вопросов» по деталям внедрения, отсутствие в компаниях такого опыта, отсутствие знаний по современным программным продуктам и их эффективному применению.

Где и как Заказчику ответить на эти вопросы? Что могут предложить Исполнители?

Типовые этапы автоматизации. Моделирование

Типовые программные продукты 1С (ERP, УТ-11, Управление холдингом и др.) разрабатываются так, чтобы с помощью настроек и гибкому использованию функционала удовлетворить максимальное количество компаний. Но программы усложняются, включают в себя множество методик, внедрение блоков-подсистем требует особых компетенций.

«Примеряя» типовой продукт 1С к компании-заказчика – по каждому блоку, процессу, функции, операции, структуре данных – специалист-аналитик Исполнителя вырабатывает приемлемые решения:

• решений может не быть или решение может быть частичным – тогда потребуется доработка типового функционала;
• решений может быть несколько – необходимо выбрать оптимальное – доработка не требуется;
• в некоторых случаях типовое решение может быть, но требует изменения процессов учета в компании и т.д.

Отработку решений в типовой системе 1С мы называем моделированием или разработкой решений. В силу своей значимости, оно занимает особое место среди этапов автоматизации на базе типовых систем, символизирует перенос основной трудоемкости работ по внедрению с программирования на моделирование.

Основных обязательных этапов автоматизация три – результаты одного этапа являются входами следующего этапа:

• Этап I. Экспресс-обследование/обследование процессов и систем заказчика. Для крупных компаний и холдинговых структур обязательно проведение обследования каждого направления деятельности и/или каждой компании холдинга.
• Этап II. Моделирование/наложение и выработка решений с подготовкой прототипа системы и написанием документа Концептуальный дизайн/проект. В нем описываются все принятые решения на типовом функционале. Если требуются доработки, то дополнительно создается документ Техническое задание.

Моделирование ведётся по блокам, короткими итерациями при наличии активной взаимосвязи с Заказчиком: создание модели – демонстрация – корректировка модели.

• Этап III. Доработка систем, возможно, с написанием технического проекта, интеграция, обучение и запуск в эксплуатацию.

Ценность моделирования для Заказчика

По мере продвижения по этапам снимается неопределенность, вопросы реализации приобретают конкретное наполнение.  Работы по этапам I и II фактически являются аудитом внедрения 1С в компании-заказчика.

Такой аудит имеет особую ценность для Заказчика, т.е. обеспечивает ему следующие важные преимущества и контроль над внедрением:

• предварительную оценка внедрения, т.е. уяснение этапов внедрения, их содержания, сроков и стоимости, своего участия в проекте автоматизации.
• оценку применимости продуктов 1С к специфическим процессам компании и масштабы доработок;
• получение предварительных решений своих задач в типовых системах 1С; а именно, получение демо-базы со сквозными примерами и её описания в виде документа Концептуальный дизайн/проект.
• получение обучения с учетом специфики компании;
• получение опыта и компетенций к будущему внедрению и снятие многих неопределенностей;
• по результатам аудита внедрения Заказчик может принять решение о переходе с проектного на консультационное самостоятельное внедрение!

Для Исполнителя этапы I (Экспресс-обследование/обследование) и II (Моделирование/наложение и выработка решений) просто необходимы, т.к. на них принимаются основные решения как по реализации, так и рассчитываются объемы, сроки и стоимость работ.

Другая задача Исполнителя – построить план-график работ. Часть работ по этапам может распараллеливаться, выделяться в отдельные итерации/релизы в зависимости от методологии управления разработкой (проектом). Исполнитель должен грамотно структурировать цели/задачи, принять правильные решения по итерациям/релизам, обеспечить продуктивность команды разработки для правильной и быстрой реализации итераций/релизов, обеспечить петлю обратной связи с Заказчиком для дальнейшей разработки итераций/релизов.

В качестве дополнения, к статье прилагается презентация «Сущность и ценность моделирования, как разработки решений в сложных типовых системах 1С».

Если возникли вопросы по внедрению типовых систем 1С – обращайтесь.

Тенгиз Куправа,

Руководитель проектов ООО «Кодерлайн»,

Сертифицированный специалист-консультант по системам 1С ERP 2 и УТ-11