Автоматизация бизнес-процессов как способ выявления потерь производства

Совершенно случайно наткнулся в сети на интересную статью относительно взгляда на автоматизацию бизнес процессов. Автор статьи кандидат технических наук Денисова Елена. Ссылка на источник: http://blogofdenisova.blogspot.ru/2013/01/blog-post.html

Но вот, что интересное обнаруживается при упорядочивании существующих процессов, как-то так работающих. Когда выстраиваешь четкую логику и взаимосвязи между объектами и субъектами процесса во времени и определенной последовательности, понимаешь, что «идеальный процесс» будет отличаться от реального.

При написании бизнес-требований к автоматизации сталкиваешься с множеством теоретических вопросов типа «а что если?». Ведь написание данной документации — это умственно логическое умозаключение — почти чистая теория, хотя ты и примеряешь написанное на реальные работы. Тем не менее, когда продумываешь будущее, то, естественно, точно сказать сразу, начиная с нуля выстраивать процесс, что будет не так, предугадать очень сложно. Более того, все случайности и шероховатости исключить сразу же невозможно!

В результате, при внедрении новой технологии сталкиваешься с множеством возражений — мол, а вдруг что-то пойдет не так, и снова придется вносить изменения. Если смотреть на вероятность проявления неточностей и вариаций процесса, как на проблему, то действительно, имеет ли смысл начинать вообще дело?

Да, действительно, связанный процесс, пускай даже на бумаге, уже выявляет какие-то особо острые моменты, которые видны на поверхности и которые можно решить тут же на бумаге. И это хорошо — это первая выгода, которую получают проектировщики и исследователи текущего процесса. В идеале, хорошо бы продумать весь процесс целиком, отработать его вручную, без автоматизации, шаг за шагом, проверяя на возможные прорывы и узлы, как проверяют ёлочную гирлянду — скрупулезно, не пропуская не единого звена. А затем уже автоматизировать чистый отработанный процесс.

К сожалению, в век огромных массивов информации, которые мы обязаны перерабатывать ежедневно по много раз, выясняется, что многие работы, ключевым успехом которых является скорость передачи и обработки информации, вручную не только проверить и выверить на всевозможные потери, просто невозможно как раз из-за ограниченности человеческих ресурсов — без автоматизации рутинной работы процесс попросту невозможен.

И какой вывод я делаю в итоге. Если ставить целью в конечном результате иметь работающий процесс, его необходимо связать во едино, чтобы были четко определены взаимосвязи объектов и субъектов на бумаге, продумать все возможные отклонения, которые видны сразу и автоматизировать по этому «идеальному шаблону». Результатом будет не реальный, конечно, процесс, но после того, как запущена первая тестовая версия, применимая к реальности, начнут всплывать и те проблемы, которые нельзя было учесть ранее. И это не есть проблема — это возможность, которую предоставляет автоматизация для решения. Автоматизация под этим углом зрения является лакмусовой бумажкой, позволяющей определить реальные проблемы, требующие решения с помощью правильно построенной системы обратной связи в виде различных отчетов, системы уведомлений и возможности фиксировать проблемные точки.

Конечно, автоматизация как и связывание процесса является очень тонким инструментом. Чтобы воспользоваться таким способом выявления подводных камней, нужно заранее ответить на вопрос — готов ли менеджмент в оперативном порядке решать все острые моменты, вскрываемые связанным процессом и автоматизацией. Система не должна быть железобетонной и зацементированной навеки. Она должна быть гибкой и редактируемой, управляемой, в случае необходимости, человеком-оператором.

Выявление проблем — это первый и необходимый шаг, но проявленные трудности могут и погубить процесс, если их не решить в скором порядке. Если же процесс постоянно развивать и развивать саму систему, можно добиться огромных успехов в долгосрочной перспективе. Не нужно забывать, что путь к совершенству лежит в бесконечности — постоянное наблюдение, развитие, корректировка и изменение. Это путь успешности.