Архивы одного проекта: 1-сезон «Начало»

Проблема: Идет внедрение на очередном предприятии. Как обычно, в головах царит хаос, вокруг зоопарк экселя. Полным ходом идет автоматизация бардака, в результате получаем на выходе – автоматизированный бардак.

Симптомы: Каждый отдел по-своему классифицирует состояние сделки, по-своему отражает  события по сделке, в частности это проявляется в разных подходах в бухгалтерском и управленческих учетах.

Причина: Отсутствует методическая база на предприятии. Она даже не находится в зачаточном состоянии. Её просто нет!

Решение: Разработать простую и универсальную концепцию учета сделок и внедрить в её в сознание каждого сотрудника. Учитывая занятость и объем оперативной памяти пользователей решено уместить её на 3-х листах А4.

Так появился документ:

 

Методологические материалы по использованию АС ОУУ

 

Автоматизированная система оперативного управленческого учёта, сокращённо АС ОУУ, является информационной системой. Назначение данной информационной системы заключается в отражении текущего состояния некоторой предметной области в режиме он-лайн, с возможностью проводить анализ динамики изменений состояний отраженных событий.

Для правильного понимания логики функционирования АС ОУУ необходимо рассмотреть элементы предметной области системы – деятельности компании.

 

Бизнес процессы

Вся хозяйственная деятельность предприятия представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимообусловленных действий, работ, выполняемых сотрудниками предприятия. Поэтому деятельность предприятия по достижению своих целей может рассматриваться как совокупность бизнес-процессов.

Бизнес-процесс – это совокупность (набор) логичных, последовательных и взаимосвязанных действий (мероприятий), выполнение которых приводит к некоторому результату и/или состоянию.

Бизнес-процессы имеют иерархическую структуру. Т.е. любой бизнес-процесс может быть разбит на подпроцессы, а те, в свою очередь, на действия, мероприятия и т.д. С другой стороны каждый бизнес-процесс может рассматриваться как подпроцесс более общего процесса.

Бизнес-процессы подразделяются на производственные и административные. В дальнейшем производственный бизнес-процесс будем называть производственным процессом, а административный бизнес-процесс будем называть просто бизнес-процессом.

 

Определение сделки

Базовым элементом (бизнес-процессом) хозяйственной деятельности предприятия, в результате которого, собственно, и появляется прибыль, является сделка.

Можно сказать, что сделка – это акт обмена некоторого количества материальных ресурсов (или услуг) на некоторую сумму денег (финансовых ресурсов) на определенных, предварительно оговоренных условиях. Отношение суммы денег к количеству материальных ресурсов определяет цену сделки.

Именно наличие совокупности предварительно оговоренных условий, неизменных при исполнении обязательств по сделке отличает одну сделку от другой. Иными словами, в рамках одной сделки на основе предварительной договоренности может осуществляться как несколько поставок материальных ресурсов, так и несколько платежей.

В сделке обычно участвуют две стороны, хотя бывают и трёхсторонние сделки. Трёх- и более стороннюю сделку всегда можно свести к нескольким двусторонним.

Часто сделку отождествляют с договором. Это неправильно. В рамках одного договора, например, поставки, может быть осуществлено несколько сделок. Да и одна сделка, может оговариваться в нескольких договорах. Вообще говоря, договор – это более широкое понятие.

Важно подчеркнуть, что факт заключения сделки уже накладывает взаимные материальные и/или финансовые обязательства на обе стороны, участвующие в сделке. «Ты – мне (товар), а я – тебе (деньги)». В бухгалтерии на этом этапе сделку еще «не видят» (не учитывают). В бухгалтерский учет информация попадает только тогда, когда по сделке началось движение либо денег, либо товара (первое событие). При этом информация о сделке, как таковой, в бухгалтерский учет вообще не попадает. Точнее сказать, она присутствует в виде договоров или счетов, но в бухгалтерских учётных регистрах не отражается.

Но в управленческом учете информация о самом факте заключения сделки, так и ее условиях должна присутствовать, так как без этой информации невозможно осуществлять планирование движения денежных средств и товароматериальных ценностей.

Этапы сделки.

Осуществление сделки представляет собой бизнес-процесс, в котором можно выделить пять подпроцессов: три основных и два вспомогательных или обеспечивающих.

Основные подпроцессы.

1. Собственно заключение сделки, т.е. достижение договоренности с контрагентом (поставщиком или покупателем) об акте купли-продажи на оговоренных и зафиксированных условиях.
2. Осуществление и контроль  движения (отгрузки или доставки) товароматериальных ценностей (ТМЦ) или услуг по сделке.
3. Осуществление и контроль движения денежных средств (ДС) по сделке.

Вспомогательные (обеспечивающие) подпроцессы. 

1. Обеспечение и контроль движения документов по сделке;
2. Контроль исполнения обязательств по сделке, наличия правильно оформленных документов; передача документов в бухгалтерию.

Первый этап обычно предшествует всем остальным. Второй, третий выполняются параллельно. А в завершение выполняются действия четвертого и пятого этапов, на которых, как правило, внимание не акцентируют и в отдельный этап не выделяют.

Важно понимать, что каждый из этапов (подпроцессов) сделки в свою очередь может быть разбит на более «мелкие» подпроцессы.

Поскольку сделка представляет собой процесс, разворачивающийся во времени и пространстве, то будет целесообразным для более детального понимания сути происходящих процессов, представить этапы выполнения сделки в виде временной диаграммы Ганта.

При «нормальном» протекании каждая сделка  имеет три временных этапа, четыре состояния, которые разделяются событиями.

 

Классификация сделок

Сделки подразделяются:

• по виду – на сделки закупки (входящие) и сделки продажи (исходящие);
• по форме оплаты – на сделки с безналичной оплатой и оплатой наличными
• по условиям оплаты – по факту поставки, с отсрочкой платежа, по предоплате;
• по месту отгрузки – с «наших» складов или со складов поставщиков;
• по доставке – «наша» доставка или доставку обеспечивает контрагент.

 

Исходя из приведенной классификации, можно говорить, что в нашей работе используются сделки различных типов. И каждый тип сделок порождает свой уникальный набор хозяйственных операций, который и отражается соответствующим образом в АС ОУУ.

Ресурсы

Другим важным элементом предметной области информационной системы АС ОУУ  являются ресурсы предприятия.

Каждое предприятие в процессе своей деятельности приобретает, потребляет, производит и продает, то есть по сути, преобразовывает, различные ресурсы.

Любые ресурсы, используемые предприятием, могут быть отнесены к одному из пяти  видов:

• люди, человеческие ресурсы – сотрудники предприятия;
• капитал, финансовые ресурсы;
• материальные ресурсы;
• технологические ресурсы;
• информационные ресурсы.

Основной задачей любой учётной системы и является сбор, обработка, хранение и предоставление пользователям информации о текущем состоянии ресурсов предприятия и динамике его изменения.

Формально можно сказать, что в результате деятельности предприятия, т.е. исполнения бизнес-процессов, как производственных, так и административных, происходит изменение состояния ресурсов предприятия, количественное и/или качественное.

 

PS Как ни странно, но такой простой документ совершил просто Чудо. Любой спор грозящий перейти в состояние в ступора, останавливался одной фразой: «Сделка — состояние законтрактовано» И не важно собеседник понимал суть фразы или делал вид, что понимает, но дальше начинался конструктивный диалог, который почему-то обязательно заканчивался фразой содержащей в  той или иной форме слова «первое событие» с многозначительной миной.

PS2 Большое спасибо проекту «Доминикана», который помог мне открыть для себя Инфостарт. Благодаря проекту я превратился из пассивного наблюдателя в активного участника дискуссий. Проходит время, приходит опыт, заживают набитые шишки, проблемы решаются на уровне рефлексов. Проходит время батлов, приходит время принимать пользователей такими, какие они есть. И если мои архивы кому-то в этом помогут – буду очень рад.

 

PS3 Ах да! Было бы интересно взглянуть на архивы других разработчиков – любопытно, кто и как видит Сделку?