Организация работы внешних табельщиков с ограничением видимости сотрудников по подразделениям в ЗУП 3.1

Задача:

На предприятии 1500 сотрудников, которые делятся на две группы:

• АУП и ИТР — работающие по графику пятидневки. Расчет ведется методом отклонений. Отклонения регистрируют кадровики и расчетчики.
  Руководители подразделений формируют табеля в Excel подписывают и сдают в расчетный отдел. Расчетчики сверяют их с данными ЗУП.
• Рабочие — работающие по сменным графикам с суммированным учетом. Сменные графики на год можно установить только условно. Как правило каждый месяц руководители подразделений вносят в них изменения, формируют в Excel подписывают и сдают в расчетный отдел. Расчетчики на их основе регистрируют индивидуальные графики. Отклонения (отсутствия, переработки) также регистрируют кадровики и расчетчики.

Работу с табелями в ЗУП ведут три сотрудника, нужно:

• Облегчить им работу и распределить работу между 85 табельщиками, за которыми закрепляются подразделения.
• Нужно чтобы эти табельщики при работе с табелями не видели лишних документов, оклады, начисления и сотрудников других подразделений.
• Нужно организовать работу типовыми механизмами ЗУП 3.1 без снятия конфигурации с поддержки.

Вариант решения:

Табель по сотрудникам обоих групп можно сформировать автоматически из ЗУП с помощью отчета «Табель учета рабочего времени (Т-13)».
Руководителю подразделения его нужно только проверить, подписать и сдать в расчетный отдел.

Формирование автоматической рассылки из ЗУП на электронную почту сформированных печатных форм Табелей (Т-13) без доступа табельщиков к базе ЗУП не подходит, т.к. по большей части сотрудников нужно регистрировать в программе индивидуальные графики.

Формирование индивидуальных графиков (или табелей) в Excel без доступа табельщиков в ЗУП, для последующей их загрузки тоже не очень подходит, т.к. все равно нужно за кем-то закрепить функцию сбора, проверки, исправления ошибок в Excel и загрузки в ЗУП.

Таким образом лучше обеспечить для Табельщиков доступ в ЗУП, чтобы они сами регистрировали Индивидуальные графики и сами формировали отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» по своим подразделениям.

Базу ЗУП для этого можно опубликовать на веб-сервере и обеспечить вход табельщикам через веб-клиент без установки платформы.

1. Пользователь с набором ролей из типового профиля «Табельщик» видит такой интерфейс:
   

   
   В таком интерфейсе много лишнего. Поэтому урежем его.

2. Создаем новый профиль и называем его, например «ТАБЕЛЬЩИК».
   Опытным путем набор ролей типового профиля «Табельщики» удалось сократить с 51 до 28 ролей.
   Добавляем их в новый профиль «ТАБЕЛЬЩИК»
   

   После этого интерфейс Табельщика с этим новым профилем будет выглядеть так:
    

3. Для обеспечения видимости сотрудников только тех подразделений, которые закреплены за определенным табельщиком без доработки и снятия конфигурации с поддержки можно использовать только ограничение доступа по группам доступа ФизЛиц. (см. на ИТС раздел Ограничение доступа на уровне записей из Документации по ЗУП 3.0)
   Для этого нужно установить галочку «Ограничивать доступ на уровне записей» и «Доступ с точностью до физических лиц»:
   
4. Зайти по ссылке «Группы физлиц» и добавить в справочник Группы доступа физических лиц столько групп сколько будет Табельщиков.
   
5. В созданном во втором пункте профиле «ТАБЕЛЬЩИК» задать ограничение доступа по группе физических лиц
   
6. В справочнике Группы доступа создать группу и назвать ее, например «ТАБЕЛЬЩИКИ_ГРУППА1».
   Указать у нее профиль «ТАБЕЛЬЩИК», созданный во втором пункте, и скопировать эту группу меняя наименование столько раз сколько будет Табельщиков (по числу групп доступа физлиц). Для удобства можно их объединить в группу.
   
   Для каждой Группы доступа указать на закладке «Ограничения доступа» соответствующую группу доступа физлиц
   
7. Открыть приложенную к публикации обработку ОбновлениеГруппДоступа.epf (Файл-Открыть)
   Нажимаем кнопку Установить доп. сведения.
   
   Для справочника Подразделения добавится доп. сведение «Группа доступа физлиц»;
   Для справочника Пользователи добавится доп. сведение «Пароль» (для удобства, потому что на практике Табельщики часто забывают свои пароли);
   Для справочника Организации добавится доп. сведение «Обновлять группы доступа Физлиц» (для автоматического обновления в регламентном задании по расписанию групп доступа физлиц по Организации).
8. Создать пользователя в ЗУП для каждого табельщика и включить его в соответствующую группу доступа.
   
   Для удобства можно сохранить пароль табельщика (для напоминания табельщикам их паролей)
   

   Также для удобства можно объединить пользователей в группу «Табельщики»
   

   

9. Для каждой Группы доступа физлиц настроить подразделения, которые будут за ней закреплены.
   Например, у Организации есть следующая структура подразделений
   
   Табельщик Иванов И.И. (Группа доступа физлиц = Группа 1) табелирует подразделение Управление1 и все подчиненные ему подразделения ( Подразделение1 и Подразделение2)
   Нужно у подразделения Управление1 задать доп. сведение «Группа доступа физлиц» = «Группа1» (наименование в виде строки должно соответствовать наименованию Группы доступа физлиц)
   
   Табельщик Петров П.П. (Группа доступа физлиц = Группа 2) табелирует Подразделение3 и Управление3
   Нужно у подразделения Подразделение3 задать доп. сведение «Группа доступа физлиц» = «Группа2»
   

   Нужно у подразделения  Управление3 задать доп. сведение «Группа доступа физлиц» = «Группа2»
   

   Табельщик Сидоров С.С. (Группа доступа физлиц = Группа 3) табелирует Департамент2 (и все подчиненные ему подразделения за исключением Подразделения3 и Управления3)
   Нужно у подразделения Департамент2 задать доп. сведение «Группа доступа физлиц» = «Группа3»
   

    

10. Добавить в доп. отчеты прилагаемый ОтчетТабельщики.erf
    С его помощью можно проконтролировать результат настройки доступов по подразделениям
    
11. Теперь у всех сотрудников нужно чтобы автоматически установилась нужная группа доступа, в зависимости от подразделения в котором он работает на текущий момент. Также нужно, чтобы обновление группы доступа происходило постоянно автоматически, потому что происходят кадровые перемещения.
    На ИТС в разделе Ограничение доступа на уровне записей из Документации по ЗУП 3.0 написано
     

    Примечание для технических специалистов

    Имеется возможность заполнять группы доступа физ. лиц посредством внешней обработки по сколь угодно сложным условиям. При этом обработку можно назначить выполняемой по расписанию, тем самым автоматически поддерживая актуальность состава групп.

    Но самой внешней обработки для этого на ИТС нет.
    Для этого предназначена прилагаемая обработка ОбновлениеГруппДоступа.epf
    Ее нужно добавить в доп. обработки и задать расписание, например один раз в день ночью.
    

    По тем Организациям в базе по которым не нужно обновлять группы доступа в доп. сведении нужно установить свойство в Нет. По умолчанию для всех Организаций устанавливается в Да.
    

    Работу обработки можно проверить запустив вручную регламентное задание
    

    или через Файл-Открыть по кнопке «Обновить»
    

    Например сотрудник  Бальцер Герман Эдуардович  работает в Подразделении7, которое закреплено за табельщиком Сидоровым С.С, который табелирует  Департамент2 (кроме Подразделения3 и Управления3). Для него автоматически установилась группа доступа «Группа3»

    

     

12. Таким образом табельщик Сидоров С.С. зайдя в программу может сформировать табель или зарегистрировать индивидуальный график, при этом он видит только сотрудников закрепленных за ним подразделений.
    Табельщику остается только проверить, распечатать и сдать подписанный табель.
    

    Такой вариант внедрен и год работает на предприятии с численностью сотрудников 1500 чел.
    В настоящий момент протестировано на платформе 1С 8.3.14.1565 и работает на ЗУП 3.1.9.108.