Алгоритм управления сроками. Курс по управлению проектами, часть 14

Продолжение моего учебного курса по проектному управлению. Предыдущие материалы: 

1. Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера 

2. Три фундаментальных принципа проектного управления

3. Роли в проектном управлении

4. Управление заинтересованными сторонами 

5. Устав проекта — это скорлупа яйца

6. Алгоритм управления содержанием проекта

7. Сбор требований

8. Создание концепции проекта (project scope statement)

9. Иерархическая структура работ (ИСР)

10. Управление качеством – ключевые термины

11. Управление качеством – диаграмма Ишикавы (Ishikawa diagram)

12. Управление качеством: блок-схемы, чек-листы и контрольные карты Шухарта

13. Управление качеством – гистограмма, диаграмма Парето и диаграмма разбрасывания

 

 

 

Хотя рамки проекта фиксированы изначально, и в уставе уже есть конкретные сроки, менеджеру нужны подробности. Обычно в уставе сроки заложены в терминах – «не позднее чем…», но этой информации мало, чтобы контролировать проект. Потому что руководителю нужно в процессе отвечать на вопрос, укладывается ли вся работа в установленные сроки или нет, надо ли ускориться или и так успеем. Кроме того, команде надо понимать, в какой момент за какую работу браться.
 
Смысл деятельности по управлению временем – оценить сроки реализации проекта и подробно все расписать. Один из инструментов, который может быть полезным в этой области знаний есть формула – оценка по трем точкам, о ней мы расскажем немного позже.
 
Сам же алгоритм управления сроками состоит из 4 шагов.

Шаг 1. Составление сетевой диаграммы

Вспомните, какая на проекте иерархическая структура работ (ИСР) – я уже рассказывал о ней на примере проекта изготовления велосипеда. В ИСР можно было увидеть все работы, которые нужно сделать для получения конечного результата. Но это только перечень работ, там не указано, в какой последовательности надо делать все работы. Поэтому первым делом надо разобрать нижний уровень ИСР (самый верхний — до того, как мы декомпозировали), упорядочить все работы, чтобы было понятно, что за чем надо делать.
 
На этом этапе из иерархической структуры работ мы получаем сетевую диаграмму. Она отвечает на вопрос, в каком порядке надо выполнять работы.
 
Раньше было много способов нарисовать сетевую диаграмму, но потом выяснилось, что практически 99% менеджеров пользуются одной нотацией, поэтому сейчас она является повсеместной. Сетевую диаграмму изображают как набор прямоугольников – конкретных задач, которые соединяются между собой стрелками, обозначающими связь или последовательность. Правило нотации: если у работы есть предшественник, то от него должна идти одна стрелка. Из одного блока может идти несколько стрелок, это значит, что следующие работы могут выполняться параллельно. Грубо говоря, у вас есть дом. Вы собираетесь сделать фундамент, потом поставить стены. Но нельзя строить стены, пока не завершен фундамент, т.е. пока одна работа не завершена, другая никак не может быть начата. Именно об этом говорит стрелочка.
 
Если у работы два предшественника, это означает, что пока они обе не закончены, переходить к следующему этапу нельзя. Представьте, вы ставите стены, и должны привезти кирпичи для них. Пока не закончили с фундаментом и не подвезли кирпичи, нельзя строить стены. Первые две работы обязательно должны закончиться, только потом можно переходить к следующей.
 
Это главное правило, которое надо соблюдать при создании сетевой диаграммы – мы упорядочиваем работы, уточняем их последовательность.

Шаг 2. Уточнение ресурсов

Разобрались в последовательности выполнения работ, начинаем распределять ресурсы.  Прежде чем мы полностью разберемся с планированием времени, нам нужно решить другой вопрос – определить, кто именно будет работать на нашем проекте. Уточнение ресурсов — важный вопрос. Потому что в зависимости от того, кто будет работать, меняется скорость реализации проекта. Например, в IT опытный программист напишет софт быстрее, чем начинающий. И его скорость может отличаться в десятки раз. Поэтому нам важно распределить ресурсы до того, как мы составляем расписание. Если, конечно, у вас на проекте рутинные работы, то скорость не зависит от опыта. Здесь надо смотреть на имеющееся оборудование, технику: ведь одно дело, когда люди копают лопатами, и другое дело – когда ту же работу выполняет экскаватор. Т.е. на втором этапе менеджеру надо разобраться, какие есть ресурсы, и как их можно распределить. Пока вы этого не поняли, даже примерно не получится определить, оценить, сколько времени займет выполнение работы.

Шаг 3. Определение продолжительности работы.

Задача – получить конкретный срок – в часах, днях. Звучит легко, но сделать это не так просто. В условиях неопределенности (а, напомню, любой проект обладает уникальностью, и как следствие, связан с неопределенностью) сложно понять, сколько времени занимают работы. Но есть множество методов, которые можно использовать — если мы не можем предсказать сроки точно, мы их предсказываем приблизительно. Да, придется и менеджеру, и команде прикинуть какой-нибудь срок, помучаться. Но только после того, как вы приблизительно поймете, сколько времени будут длиться работы, можно идти дальше.

Шаг 4, последний. Адаптация графика под календарь.

Когда у вас есть сетевая диаграмма, вы понимаете, какие работы надо делать и сколько времени они займут. Но это еще не значит, что вы четко знаете, сколько времени будет длиться проект и в какие даты он завершится. Потому что есть еще выходные дни, потому что рабочий день длится не 24 часа в сутки (хотя можно организовать и круглосуточную работу).
 
Так что теперь все имеющиеся сроки нужно совместить с реальным календарем, привязать их к конкретным датам. С поправками на выходные, праздники, количество людей, график их отпусков. Таким образом, вы составите расписание и будете четко понимать, в какие сроки какая работа должна закончиться.
 
На этом этапе заканчивается работа с планированием сроков. 

Статья написана на основании видео учебного курса по управлению проектами.

Предыдущая часть курса: Управление качеством – гистограмма, диаграмма Парето и диаграмма разбрасывания, часть 13

Следующая часть курса: Алгоритм управления сроками с использованием специального софта. Курс по управлению проектами, часть 15

Начало курса: Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера. Курс по управлению проектами, часть 1