Алгоритм управления содержанием проекта. Курс по управлению проектами, часть 6

Поговорим про содержание. У нас уже есть устав и в нем есть тройственное ограничение – сроки, стоимость и содержание. Но содержание в уставе дано очень кратко, без подробностей – только суть. Например, мы строим 12-этажный дом определенной площади. И больше никаких подробностей. Но когда мы приступаем к реализации проекта, этого описания из устава оказывается недостаточно. Нужны подробности, что именно надо делать. Поэтому надо подробно описать все действия, чтобы команда понимала, что именно делать.

Продолжение моего учебного курса по проектному управлению. Предыдущие материалы:

1. Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера

2. Три фундаментальных принципа проектного управления

3. Роли в проектном управлении

4. Управление заинтересованными сторонами

5. Устав проекта — это скорлупа яйца

Уточнение содержания

После того, как у вас готов устав, спонсор уже не будет (по-крайней мере, так должно быть с точки зрения методологии) вникать в подробности. Это не школа и не институт, и конкретные шаги, которые вы совершаете по проекту – это ваши проблемы, а спонсор ждет результата. За менеджером никто не бегает и не спрашивает, планирует он или нет, насколько хорошо он планирует. У вас в уставе все написано, тройственное ограничение заложено.

И методология говорит: дальнейшие шаги каждый менеджер может подстраивать под себя, как ему удобно. Действовать можно по-разному. Но большинство менеджеров в мире каким-то образом пришло к определенному алгоритму, который я здесь и рассказываю. И если использовать именно такой набор шагов, то шансов завершить проект успешно больше. А если использовать какой-нибудь другой алгоритм, то шансы на успех резко снижаются.

Первый шаг предлагаемого мною алгоритма – работа с содержанием. Этот этап состоит из трех шагов – собрать требования; сформировать концепцию и сделать иерархическую структуру.

Итак, следующий этап – это планирование содержанием. Напомним, что если много процессов планирования и немного контроля, то получится алгоритм, т.е. действия по шагам – первое, потом второе, потом третье. Например, при управлении качеством нет алгоритма, нет шагов. Но об этом позже. При планировании содержанием есть алгоритм и его необходимо использовать.

На этом этапе менеджеру необходимо разобраться, что делать прежде, чем приступить к планированию сроков и денег. Вопрос «Что делать?» первый, потому что пока мы не понимаем, что именно делать, мы не понимаем, сколько времени это займет, и сколько это будет стоить.

Работа с содержанием производится в три приема:

1. собрать требования;
2. написать концепцию;
3. сделать иерархическую структуру работ.Для простоты восприятия воспользуемся аналог Этапы планирования содержания иями. Представьте, что вы пошли в лес за грибами. Входите в лес, начинаете собирать грибы. Вы еще не понимаете, грибной сезон или нет, поэтому собираете все, что можно, кроме тех, которые действительно не подходят – ядовитых грибов. Это довольно точная аналогия со сбором требований. В начале проекта вы еще не знаете, что точно будете делать. В уставе написано общее содержание, но без подробностей, поэтому вы начинаете собирать все требования, кроме тех, которые очевидно не имеют отношения к проекту. Например, если мы строим дом, и в уставе написано, что придомовую территорию в рамках этого проект мы не обустраиваем, то требование о строительстве фонтана во дворе не может быть принято. Это будут делать другие люди на другом проекте, а не мы в рамках текущего проекта. Но все, что касается дома, относится к требованиям. И менеджер без особой критики (допустим, один хочет железные двери, а другой – стеклянные) все возможные требования принимает.

Когда корзинка наполнена грибами, приступаем ко второму шагу – созданию концепции. Вы наполнили корзину и теперь думаете, что приготовить из ее содержимого. Пытаетесь представить себе будущее блюдо или несколько блюд. В проектном управлении аналог — концепция. Она отражает будущий результат уже не в виде разрозненных требований, а в виде целостного повествования.

Третий шаг – грибы структурировать, разобрать на кучки: одна для засолки, другая для сушки, третья – на жарку. Когда вы структурируете грибы – это аналог формирования иерархической структуры работ (ИСР).

Итак, при планировании содержания необходимо выполнить три последовательных шага – собрать требования, написать концепцию, структурировать работу.

То есть сначала работаем по принципу «вали кулем – потом разберем», собираем все подряд грибы, потом разбираем корзинку и представляем, что будем готовить из грибов, потом структурируем на кучки.
Подробнее все три шага работы с содержанием я рассмотрю в следующих публикациях.