Как переходили с 7-ки на 8-ку. Пример небольшого розничного магазина

После внедрения в российские нормы учета ЕГАИС и 54-ФЗ многие компании предпочли остаться на 7-ке, и пользоваться такими решениями, как

• 54-ФЗ: Онлайн-кассы для 1С 7.7
• Обмен с ЕГАИС из 1С V7.7

Но некоторые торговые компании все же решились на серьезный шаг, и перешли уже наконец на 8-ку.

В данной статье описан пример проекта с одним из наших клиентов — переход с 1С7:Торговля и Cклад (далее ТиС) на 1С: Управление торговлей 11.4 (далее УТ). Описание клиента: небольшой розничный магазин, интернет-магазин на платформе AdvantShop в стадии запуска, штат из 2 продавцов, 1 начальника и 1 приходящего бухгалтера. Клиенту потребовался переход на 1С8 с целью организации обмена между 1С и интернет-магазином, а также для подключения онлайн-кассы согласно 54-ФЗ. Для выгрузки/загрузки данных было использовано несколько обработок, которые вы найдете в конце статьи.

Типовой механизм перехода с ТиС на УТ, предлагаемый разработчиками 1С, не подошел, т.к. заодно с переходом решили немного привести каталог номенклатуры в порядок — так часто делают. Всего в базе ТиС было порядка 12000 позиций. Из них примерно 5000 были "рабочими". В интернет-магазине были оформлены карточки примерно 2000 позиций каталога из ТиС. Было принято решение за основу нового каталога взять как раз информацию из интернет-магазина, т.к. там была более правильные иерархия, названия, артикулы, а также были внесены характеристики (цвет, размер). Но вот цены и остатки на сайте были не актуальны, т.к. не был организован обмен ТиС и интернет-магазина.

А уже к каталогу из интернет-магазина в УТ необходимо было добавить из ТиС некоторую информацию из справочников: определенные группы товаров, контрагентов, включая дополнительные реквизиты. И затем выгрузить цены по определенным видам цен и остатки по определенным складам.
Процесс перехода вкратце выглядел следующим образом:

1. Разворачиваем базу УТ на облаке и прописываем учетные данные.
2. Загружаем каталог товаров из интернет-магазина, включая иерархию номенклатуры.
3. Загружаем товары из ТиС в отдельную папку УТ 11.4.
4. Загружаем штрихкоды из ТиС.
5. Загружаем в УТ остатки по складам.
6. Загружаем цены из ТиС по видам цен.
7. Проводим обучение, настраиваем права, реализуем «хотелки».
8. Подключаем оборудование – ККМ, сканер штрихкодов, принтер этикеток.
9. Запускаем работу в УТ 11.4 и предоставляем поддержку на первое время.

В процессе внедрения УТ 11.4 неоднократно сталкивались с недовольством клиента, основанном на том, что «ТиС проще, быстрее и просто лучше». Данное недовольство, впрочем, быстро рассеивалось после получасового общения с консультантом, обращения к небесам и втыкания пары галочек в настройках.

А теперь подробнее.

Шаг 1,2. Развертка базы, загрузка каталога из интернет-магазина.

Самые простые шаги. Для облачного размещения базы УТ 11 выбрали 1С в Облаке Scloud, из-за наличия консультаций по 1С в рамках тарифа облака. Обработка обмена УТ с интернет-магазином AdvantShop – уже давно отлаженный процесс, нажимаешь пару кнопок и идешь пить чай, пока каталог загружается. Каталог нам пришлось, правда, перегружать несколько раз, т.к. в процессе внедрения добавление новых товаров происходило на сайте.

Шаг 3. Загрузка товаров из ТиС.

Этот пункт был не самым простым, и для его реализации подходит любая обработка, которая хоть как-то умеет грузить товары из Excel или csv. Единственной проблемой стало либо полное отсутствие артикулов в ТиС’овском каталоге по некоторым позициям, либо их дублирование. Поэтому некоторые товары пропали, и их пришлось переносить вручную. Выгрузка товаров из ТиС была не типовыми средствами, т.к. необходимо было выгрузить лишь определенные группы — воспользовались решением Выгрузка номенклатуры в CSV файл из 1C 7.7

После запуска этой обработки формируется файлик csv вида:

Этот файл загрузили в УТ 11 обработкой "Загрузка из csv" (приведена в конце публикации).

Шаг 4. Загрузка штрихкодов из ТиС.

Использовали возможности обработки "Загрузка из CSV".

Шаги 5,6. Загрузка в УТ остатков и цен.

Выгрузку из ТиС остатков и цен можно делать, просто сохраняя в Excel соответствующие отчеты. В УТ остатки и цены грузили обработкой "Загрузка из CSV". Загружать было не просто по двум причинам:

• Сопоставление товаров из файла проводится обычно по артикулу или штрихкоду. Но т.к. штрихкоды в ТиС были не на все товары, пришлось воспользоваться артикулом. Вот тут и выяснился интересный момент: артикулы в ТиС можно было дублировать, т.е. в базе реально было на три совершенно разных товара один и тот же артикул, в связи с чем цены и остатки загрузились неверно. Впоследствии при попытке проверить остатки отчетами из ТиС и УТ они, конечно же, не совпадали, и начальник магазина впадал в уныние.
• Уже упоминалось, что сначала каталог товаров загрузили из интернет-магазина, где список товаров значительно был сокращен за счет присваивания характеристик (например, вместо 10 карточек резиновых сапог была создана одна с разными размерами и цветами). А из ТиС цены и остатки пришли без учета характеристик. Путем несложного, но все же ручного, труда они были загружены, причем директору магазина пришлось объяснять, что такое характеристики и почему документ без их указания никак не хочет проводиться.

Шаг 7. Обучение пользователей

Обучение пользователей не так-то просто проводить, даже если записываешь все на видео, т.к. после обучения спустя пару часов начальник магазина уже пишет, что у него не получается то-то и то-то, а посмотреть и найти этот момент в видео «нет времени». Приходится снова созваниваться и еще раз проходить этот момент вместе. И потом еще раз, и еще раз…

Обучение было проведено по следующей программе:

1. Справочники – номенклатура, склады, виды цен и способы их задания, контрагенты.
2. Формирование остатков: Ввод начальных остатков, инвентаризация.
3. Поступление товаров и услуг, оплата накладных, формирование приходных цен.
4. Реализация товаров и услуг, работа с заказами, прием оплаты от клиентов.
5. Функционал рабочего места кассира, работа с чеками ККМ, формирование отчета о розничных продажах.
6. Поступление прочих товаров и услуг, их отражение в управленческом учете, отчет Доходы и расходы.
7. Формирование отчетов, пользовательские настройки: валовая прибыль, задолженность клиентов/поставщиков, остатки товаров, движение товаров по складу, движение денежных средств.
8. Обмен с интернет-магазином: экспорт товаров, импорт заказов.
9. Бонусная система: карты лояльности и скидки. Подарочные сертификаты и их учет в 1С.

Настройка прав пользователей.

Настройка прав пользователей стала одним из самых сложно разрешимых вопросов, т.к. продавцы в магазине были наделены правом приходовать товар, формировать цены и заполнять справочники товаров и контрагентов. При этом клиенту хотелось максимально оградить их от ошибок, поэтому 1С должна была буквально сама отслеживать правильность вводимых данных. Также клиенту хотелось убрать все лишние кнопки (а это, напомню, небольшой розничный магазин, поэтому 95% функционала 1С УТ 11 ему в принципе не нужно было). Причиной такого стремления к минимизации послужило «любопытство продавцов, которым на рабочем месте становится скучно, и они начинают тыкать все кнопки подряд». Бороться с таким «произволом» 1С пока не научилась, поэтому пришлось убедить клиента применять административные меры в отношении любопытных продавцов.

В дальнейшем уточнение мелких вопросов по 1С было возложено на техподдержку облака Scloud, на котором располагалась база, благо там включено несколько часов поддержки бесплатно, а тех. поддержка там очень оперативная и лояльная.

Шаг 8. Подключение торгового оборудования.

С подключением оборудования проблем никаких не возникло, т.к. настройка ККМ и сканера штрихкода также входит в тех. поддержку облака Scloud. Единственно, пришлось потрудиться над созданием шаблонов этикеток и ценников, т.к. размер этикетки для принтера этикеток был небольшим, а отобразить там пришлось кучу информации.

Шаг 9. Запуск в эксплуатацию.

Как же мы были наивны, когда решили, что теперь-то 1С УТ 11 готова к работе и ее можно выпускать в свет. Буквально в первый же день проведения продаж через новую систему начались сюрпризы:

• В чеке ККМ не отображались цены товаров (т.к. документ Установка цен забыли провести). В итоге чек не проводился, а записывался как отложенный. И вот тут выплыла самая главная проблема любого пользователя 1С – невнимательность. Отложенные чеки при повторном открытии можно либо провести, либо удалить, либо сохранить как отложенный. Сообщение, выдаваемое системой на экран при попытке закрыть чек, игнорировалось, нажималась кнопка «Закрыть без сохранения» и чек из системы пропадал. Вуаля! К концу дня таких чеков пропало несколько, при этом продавцы не помнили, что они продали и по какой цене, клиент уходил с товарным чеком, а их копий не сохранилось. Консультанту в том день пришлось выслушать много нелестного в адрес 1С.

 

• Опять же по невнимательности продавцы, наделенные бременем создавать номенклатуру, насоздавали кучу дублей товаров, т.к. им никак не удавалось воспользоваться поиском в справочнике.
• Постоянные проблемы с ценами и их расчетом и созданием скидок и постоянные проверки за пользователем, их создающим.

Надо ли рассказывать, что когда появился бухгалтер, пришлось повторять всю процедуру обучения? Помимо создания вариантов отчета под каждую хотелку, пришлось объяснять, как важна последовательность проведения документов, и откуда в отчете Движение ДС появились красные цифры. Несмотря на все увещевания, в базе было создано несколько касс предприятия (аж три!) и между ними постоянно осуществлялись перемещения ДС. Примерно через 2 недели бардака количество касс сократилось до одной.

Надо сказать, что наша первоначальная поддержка, и последующая со стороны Scloud очень помогла клиенту, т.к. без нее он наверняка бросил бы всю затею, несмотря на вложенные средства. Все-таки довольно сложно овладеть 1С УТ 11 самостоятельно при условии, что у тебя не совсем дисциплинированные сотрудники, готовые периодически что-нибудь учудить.

Обработка для загрузки из CSV тестировалась на релизе УТ 11.4.3.144.

Наша компания http://www.ecomintegrator.ru специализируется на внедрении 1С Управление Торговлей 11