К сожалению, многие небольшие (впрочем, и большие тоже) компании до сих пор направляют КП в формате *xls, которые, конечно, информативны, но до чего же убого выглядят.
И тем отраднее, что большинство компаний все же уделяет вопросу оформления КП внимание и силы, иначе интернет не пестрел бы запросами «коммерческое предложение пример» или «как составить коммерческое предложение», т.к. все лепили бы суть в одну таблицу и посылали заказчикам.
Что все-таки должно в себе содержать коммерческое предложение?
Основные разделы коммерческого предложения:
1. Титульный лист
Можно, конечно, обойтись и без него, но если у Вас статусный заказчик, извольте сделать красивый титульный лист, нанести на него логотипы компаний (Вашей и заказчика), и саму надпись «коммерческое предложение», под которой разместится непосредственный предмет этого предложения. В нашем бизнесе это формулировки наподобие «Коммерческое предложение на услуги по автоматизации кадрового учета на базе программного продукта 1С:ЗУП 3.1» или «Коммерческое предложение на аудит производительности информационной системы на платформе 1С:Предприятие по методике APDEX» и т.п.
2. Введение
В этом разделе может присутствовать как каноническое «Уважаемые дамы и господа!…», так и более авангардные приветственные слова. После чего идет непосредственный текст с благодарностями за возможность предоставить данное предложение и т.д.
Предпосылки к появлению этого предложения, проблематика вопроса, а также обзор самого предложения также могут присутствовать в этом разделе.
Здесь же обычно помещают подраздел с информацией о заказчике.
3. Цели и Задачи
Если у Вас предложение на целый проект по оказанию услуг (как у нас), то этот раздел необходим. В нем Вы распишете, зачем и почему этот проект нужен заказчику, какие эффекты для бизнеса даст его выполнение, какой прекрасной станет жизнь после подписания актов (опциональный пункт).
4. Стоимость услуг
Основной раздел любого КП. Та самая табличка, но красиво оформленная, в стилистике компании (или согласно бренд-буку, если он есть), с четким указанием, за что и сколько клиент должен будет Вам заплатить. Возможны комментарии и уточнения, никто не обязывает ограничиваться одной лишь таблицей в разделе. Если у вас, например, не только услуги, но и поставка софтажелезакирпичей, распределите информацию на подразделы – услуги отдельно, товары отдельно.
Важно явно указать итоговую стоимость всего предложения, чтобы клиент не читал Ваш документ с калькулятором наперевес.
5. Ограничения и допущения
Раздел, активно использующийся в нашем бизнесе. Здесь сразу указываются основные условия, касающиеся ограничений и допущений будущего проекта, которые в расширенном виде будут потом перенесены в договор. Для предварительного коммерческого предложения этот раздел можно опустить, но в финальных вариантах подобный раздел обычно присутствует.
6. Опыт
Крайне важный раздел для многих отраслей бизнеса, где Вы перечислите либо самых крупных ваших Заказчиков, либо релевантный опыт в данной областиотрасли, либо все вместе.
Чем больше логотипов известных компаний – тем лучше. Даже если Вы единственный раз сделали мелкие работы правнучке Сбербанка – логотипу в разделе «Опыт» быть!
Сюда же можно добавить сканы отзывов и благодарственных писем.
7. О компании
Последний раздел. У кого-то он идет в начале, у нас, например, в самом конце. Общая информация о компании, основные регалии, достижения, ключевые компетенции и т.д. Может занимать как пять строчек, так и три страницы.
Поделитесь опытом, на сколько страниц в среднем получается одно коммерческое предложение? Если разослать 10 коммерческих предложений, сколько из них заинтересуют клиента?
Вообще всему должно быть свое место. Составление подобных коммерческих имеет смысл при шестизначных суммах контракта и более. И то, уже после предварительных переговоров, когда нужно все то, о чем так долго и красиво рассказывали заказчику изложить на бумаге.
Если это контракт плана «нам тут пару печатных форм доработать», то туда посылается именно обычный xls, сделанный за минуту на коленке.
Необходимо понять одну вещь, то время которое вы потратили на составление коммерческого предложения — это прямые затраты на этого клиента. Вы спокойно могли в это время заниматься другими делами и заработать определенную сумму денег. Если предложение «не выстрелило» или сумма контракта мала, то затраты на составление коммерческого прямо лягут вам в убыток.
А лучше всего для типовых предложений иметь готовые шаблоны, составили табличку, вставили в шаблон и отправили потенциальному заказчику.
Как показывает практика (во всяком случае наша), самые вкусные контракты достаются при горячих контактах. Т.е. по результатам живого общения с заказчиком, после чего долго, красиво и подробно готовится уже не коммерческое, а договор с техзаданием, спецификациями и приложениями.
И выходит талмуд страниц на 20 из которых меня как заказчика интересует только «4. Стоимость услуг.». При этом готовят его неделю, т.к. «надо правильно составить коммерческое предложение». Уже давно специально прошу — «ребята, дайте мне одну страничку с услугами и стоимостью». Слушает только один из пяти 🙁