Управление финансами в компании

Что необходимо, чтобы построить систему управления?

Необходимо осознать, что:

• Выстраивая каждую систему отдельно — мы сами создаём точки конфликтов, где решения принимаются без учёта всех вовлечённых в процесс сторон;
• Организуя какой-либо бизнес-процесс — мы не используем данные, как результат этого процесса, ВЕЗДЕ, где эта информация, необходима;
• Бизнес — это много чего… но его основа — это Бизнес-Процессы. Они обуславливают «необходимости в ресурсах» (не только в деньгах и материалах, но и во времени, мозгах сотрудников), они приводят к результатам.

Например, подписывая договор — мы можем нарушить Бюджет, можем не воспользоваться тем, что оплата по данному договору может пройти АВТОМАТИЧЕСКИ, что не только сэкономит время, как минимум 3-х менеджеров, но и зарекомендует компанию перед контрагентом, как «правильную». А ведь может оказаться так, что именно в тот момент, когда надо платить — у компании «другие приоритеты»….

«Финансы» состоят из

• Наличия совокупности Планов: от Стратегического — до оперативного. Последний зависит от отраслевой специфики его Бизнес-Процессов
• Регламентов Бизнес-Процессов: Не для бюрократии, а для возможности «штамповать алгоритм» . Именно из регламентов вытекает структура информации, форматы Отчётов, Показатели KPI. Именно формула «Бизнес-Процесса» в своём ответе содержит Результат, который где-то превращается в деньги, а где-то в «ресурсы» следующего Бизнес-Процесса
• Документооборота: Это «скучные рельсы», которые, как коммуникации в Вашем жилье должны быть спрятаны «в глубину». Вы уверены — с холодного крана горячая вода не потечёт…

  А затраты на доставку конкретному клиенту — «не лягут» на «какие-то транспортные расходы». Вы будете заниматься оценкой результата, основанного на качественных и оперативных данных, а не выяснять куда бухгалтер отнёс затраты.
• Отчётности: Это грамотная совокупность форматов, которые позволяют видеть во взаимосвязанных, не перегруженных информацией форматах то, что Вы анализируете, в динамке, с возможностью «углубиться в детали».

  И, наоборот, увидеть, как данный показатель влияет на другие показатели: Затраты на персонал растут, и их структура «такова», но на единицу продаж — снижение.

  Хочется сразу увидеть единицу маржи на единицу продаж, сравнить её между каналами сбыта, а также Планом… это даже интересно.

  Отмечу, что Форматы Планов и Отчётов будут едины: 1)На «нижнем уровне» (сметы, вспомогательные таблицы) — это множество Таблиц. Их не надо смотреть каждый день, но именно в них «первоисточники» 2) На верхних уровнях — множество простых Таблиц, анализов, Графиков. Есть возможность реализации простых «BI-инструментов», которые позволят на Ваш планшет/монитор выводить «живую» графическую информацию

• Управления Денежными средствами: Этот процесс в большинстве компаний первичен.

  Принимающий решения «кому платить» — наравне с Богом. Но это часто «главный нарушитель».

  Оплаты — это следствие Бизнес-Процессов, платить/не платить решается не при утверждении реестра, а ещё при разработке Стратегии… затем несколько этапов более детального планирования, … заключается Договор с утверждённой спецификацией, Акт, … Казначей должен уметь реагировать на отклонения в Выручке.

  Вместе с Экономистом понимать природу отклонений и, соответственно, на них реагировать — это все.

  Собственнику же — надо показывать Графики с положительной Ликвидностью, а не факсы высланных документов с угрозами: «все пропало!»

• Персонала и его умения системно работать: Сотрудники должны обладать необходимыми навыками, быть мотивированными и… должны существовать чёткие системы подотчётности, управления Задачами.

  Если задачи ставятся «в коридоре» — их результат будет «коридорным»

Автоматизация управления финансами:

Все вышесказанное можно «упаковать» в единую систему. Но начинать надо не с автоматизации. Как только поймём все вышеперечисленное — надо поставить процессы на «жёсткие, но легко управляемые рельсы».

• Зачем же автоматизировать?
• Чтобы избавить Бизнес от «человеческого фактора»
• Чтобы работать максимально быстро (с точки зрения Бизнес-Процессов)
• Чтобы максимально быстро иметь правильную информацию
• Без автоматизации — … практика показывает, что все вышесказанное работает не эффективно, а со временем переходит на уровень самого «продвинутого» сотрудника в цепочке последовательности действий

Автоматизацию необходимо рассматривать как отдельный, комплексный проект. Если он гармонично продолжает построение обсуждаемых систем — это существенно сокращает время и увеличивает качество за счёт понимания процессов. Реализация командой с такими же подходами — не демотивирует сотрудников компании: «все сначала?».

Такой подход также сократит Бюджет, т.к. промоделированные Бизнес-Процессы и структуры данных будут являться элементами Технического Задания для автоматизации.

Срок автоматизации зависит от многих факторов. Для ориентира: 4 месяца

Критерии окупаемости:

Обсуждаемые проекты не приносят единицы денег с каждой проданной единицы продукции компании. Не корректно говорить о снижении затрат на определённый процент и т.п.

Монетизация прибыли возникает от того, что:

• Бизнес работает БЫСТРЕЕ, т.е. в единицу времени мы получаем большее количество единиц маржи
• Бизнес более эффективный — количество маржи на единицу продаж растёт
• Персонал более мотивированный
• Собственник становится собственником Бизнеса, а не заложником необходимости принимать решения

Попробуйте поиграться с процентами сами. Все зависит от структуры P&L Вашего Бизнеса: сложности Бизнес-Процессов, масштаба Бизнеса и его прибыльности.

Кому нужена автоматизация:

• Собственнику
• ТОП-Менеджерам
• Ответственным за Бизнес-Процессы

Первые две категории — получат возможность УПРАВЛЯТЬ (и получать Результат от этого Управления) Ответственные — смогут работать. Мотивированно, Результативно

Задавайте вопросы по внедрению в комментариях — будем разбираться вместе!