Практика внедрения 1С:Колледж в образовательную организацию (часть 1 из 10)

Доброго времени суток уважаемые читатели! В данной статье опишу почти годовой опыт активного внедрения 1С:Колледж в Ачинском техникуме нефти и газа. Продукт 1С:Колледж в образовательной организации приобретен в 2010 году, в период до лета 2024 года периодически вводили информацию об абитуриентах, пытались вводить приказы по контингенту, даже дошли до стандартов и учебных планов. Однако, различные сложности мешали полноценно внедрить данный программный продукт для управления образовательной организацией. В основе этого лежали различные причины — недостаток времени, опыта использования данного сложного программного решения, период перехода с ФГОС2 на ФГОС3, а также отсутствие четкой стратегии внедрения. Продукт эпизодически использовался 2-3 сотрудниками. К 2014 году в учебном заведении назрела острая проблема нехватки учебных кабинетов и, отсюда, проблема составления расписания. С одной стороны, число учебных групп превысило количество учебных аудиторий — 32 группы против 28 аудиторий. С другой стороны, мягкая и демократическая политика руководства позволяет менять занятия в течении учебной недели. Вместе с тем, в 2011 году реализовано отображение расписания учебных занятий на официальном сайте учреждения. Это добавило новую задачу для дневного отделения по представлению и публикации расписания занятий в пригодном для модуля сайта учебного заведения. Все это привело к тому, что к началу 2024-2024 учебного года один специалист дневного отделения тратил 3-4 часа в день для создания, корректировки и публикации расписания учебного заведения. Расписание оказалось самым узким местом, остальные вопросы также требовали автоматизацию, но может быть, не так остро.

В сентябре 2024 года решили начать активно и планомерно внедрять 1С:Колледж в управление образовательной организацией. Далее опишу то, что было реализовано лично мной в целях автоматизации различных процессов в учреждении. Моя сфера работы как руководителя ресурсного центра образовательной организации заключалась в организации процесса внедрения, обучении персонала, и написании дополнительного функционала.

В самом начале внедрения продукта я стал вести дневник выполненных работ, появляющихся ошибок и проблем, а также их решения. В статье сохранены конкретные даты и воспоминания. Старался описать процесс в хронологическом порядке, но иногда от этого я отступал в целях повышения информативности описания отдельных подсистем.

Подсистема Деканат

В октябре 2024 начали внедрять подсистему деканат, актуализировать контингент — вводить анкеты абитуриентов приема 2024 года. С 12 октября по 30 октября эта работа была проведена. Одновременно поднял сервер 1С на отдельном физическом сервере, настроил PostgreSQL, и перенес базу данных из файлового варианта в серверный. Все было готово к 23 октября.

С 9 ноября по 13 ноября организован процесс ввода приказов по студентам нового набора. С одной стороны, преимущество состояло в том, что в базе уже был почти весь контингент, однако сложность в том, что база была не актуальной. Часть студентов уже выпустилась, новые еще не зачислены. Некоторые студенты переходили в другие группы, уходили в академический отпуск. Контингент пришлось вычищать, а это дополнительные поиски ошибок. В это же время начали вести текущий контингент в 1С:Колледж, не набирать приказы в Word, а формировать приказы по движению контингента в программе и печатать.

С 16 ноября по 7 декабря вводили старые приказы по контингенту. Взяли приказы за последние четыре года (с 2012 по отношению к выпускающимся в июне 2024) и постепенно вводили их старыми датами под их историческими номерами. Решили, что база должна быть актуальной на момент 1 сентября 2024 года. Это означает, если в 2013 году студент был отчислен со второго курса, то анкета на него не заводилась, он не зачислялся и не отчислялся, чтобы не тратить на это время. Зато на всех студентов, которые учатся на 01.09.2024 вводились все приказы по движению, чтобы видеть историю движения по всем обучающимся и после даты актуальности не приходилось поднимать бумажные приказы. С 10 декабря за неделю удалось ввести данные по заочному отделению. Все-таки автоматизация не может быть реализована частично по контингенту, поэтому кроме дневного отделения, также необходимо ввести данные и по заочному.

Параллельно с 25 ноября по 4 декабря организовал актуализацию учебных планов. Часть планов была введена ранее, однако, со временем они изменились.

Обработка Мастер создания расписания

Еще в феврале 2024 года появилось сообщение о создании конфигурации «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет», а чуть позже и версии Колледж. Возможность попробовать данный программный продукт имелась только с помощью удаленного доступа без возможности интеграции с собственной базой 1С:Колледж. Главное преимущество продукта состояло именно в автоматизированном составлении расписания и возможности ручного составления в нативном, привычном виде. По причине высокой цены и неуверенности в успешном внедрении приобретение продукта отложили, кроме того для него следовало запустить в промышленном режиме эксплуатации продукт 1С:Колледж.

Поскольку автоматизация начала хорошо продвигаться к концу первого семестра мы были готовы к вводу информации по нагрузке на следующей семестр, чтобы начать формировать расписание. В связи с этим 11 ноября 2024 года начал создавать специальную обработку для формирования расписания в 1С:Колледж. Внешняя обработка использует плановую и фактическую нагрузку преподавателей для отображения и контроля количества часов преподавателя. Внешняя обработка на выходе формирует либо документ «Шаблон расписания», либо документ «Расписание на дату». В ходе разработки принято решение разделить область окна на две части по вертикали, а не по горизонтали, как в некоторых других программах и конфигурациях для составления расписания. Это позволяет на широкоэкранном мониторе более удобно наблюдать за формирующимся расписанием в левой части окна и таблицей с нагрузкой в правой.

Добавление строки расписания производится перетаскиванием строки нагрузки на нужную пару группы, после этого открывается окно с выбором кабинета. В новом окне отображаются все аудитории, причем подходящие — в верхней части списка, кроме того, они выделяются начертанием.

Занятые текущим расписанием аудитории отмечаются заливкой, также выводятся сведения о группе, преподавателе, дисциплине и подгруппе напротив занятых кабинетов. Обработка рассчитана на работу с неограниченным числом подгрупп и потоков. Она позволяет в любой время отредактировать расписание, вывести преподавателя из расписания, изменить аудиторию, подгруппу. С учетом специфики нашего учебного заведения возникла необходимо учета выданных часов по отдельной подгруппе, для чего добавлен соответствующий реквизит в регистр накоплений плановой и фактической нагрузки преподавателя.

В ходе разработки Мастера расписания появилась возможность автоматизировать процесс публикации расписания на сайте одной кнопкой.

Созданное расписание можно проверять, при открытии обработки и выборе даты отображается расписание на соответствующую дату из регистра сведений. Обработка написана без использования модальных окон, корректно работает с подгруппами, потоками и подгруппами в потоках. Обработка определяет остаток часов, и выдает предупреждения в случае необходимости. Также в обработке предусмотрен режим «Двоения», когда разрешаются любые двоения, иногда это оказывалось необходимым.

Первую функциональную версию продемонстрировал среди коллег 18 декабря 2024 года. Дневное отделение очень обрадовалось новой разработке и замотивировалось на дальнейшее внедрение 1С:Колледж, и скорейший ввод нагрузки на следующий семестр.

В декабре 2024 решил продемонстрировать результаты своей работе на XVI Международной научно-практической конференции «Применение технологий «1С» в условиях модернизации экономики и образования» 2–3 февраля 2024 г., 23 декабря написал и отправил тезисы в адрес организаторов.

Параллельно стал готовиться к выпуску студентов в январе 2024 групп по программам подготовки квалифицированных рабочих и служащих.

В марте 2024 для публикации расписания на стенд подготовлены печатные формы в трех вариантах: по группам, по преподавателям, по кабинетам.

На сайт расписание публикуется одной кнопкой путем загрузки csv файла на ftp, и отображается в виджете на главной странице.

В том же виджете есть кнопки для загрузки расписания во всех вариантах в формате pdf.

Перед началом нового учебного года в сентябре 2024 понаблюдал за специалистами дневного отделения в процессе создания расписания. Заметил, что они кроме обработки «Мастер создания расписания» в 1С:Колледж пользуются какими-то бумажными таблицами. Оказывается, им неудобно, что при составлении расписания они сразу «не видят» какие преподаватели и кабинеты заняты при добавлении нагрузки в расписание. В результате добавил следующий функционал.

Так ко второму дню учебного года появилась вкладка «На группу», в которой отображается расписание на текущую группу по выделенной строке в нагрузке. Рядом же отображается занятость преподавателей по лентам в списке, и занятость кабинетов в списке. При выборе справа строки нагрузки в расписании группы слева розовым цветом подсвечивается занятость текущего преподавателя.

Также сделал вывод недельной нагрузки на группу, с учетом зарегистрированной нагрузки и запланированного расписания, на снимке это четко видно. 

Часто в нашем учебном заведении преподаватели высказывают пожелания по поводу расписания, например, кто-то просит не ставить первую и вторую ленту по понедельникам и четвергам, так как совмещает деятельность в другом образовательном учреждении, или другие временные пожелания. Аналогичные пожелания появляются по поводу кабинетов, например, не занимать какой-нибудь кабинет на 2-3 ленты в определенный день, так как в нем будут мероприятия. Чтобы не держать данную информацию «в голове» и не записывать на бумажные носители создал дополнительно два документа ЗанятостьПреподавателей и ЗанятостьАудиторий, с соответствующими регистрами.

В формах документах можно создать периодическое расписание занятость/незанятости преподавателя, а во втором аудитории.

Затем при создании расписания соответствующая занятость преподавателя и кабинета будет подсвечиваться оранжевым цветом, подсказывая тем самым пожелания преподавателя и особенности режима работы аудитории.

Всю работу сделал за пару дней к 16 сентября 2024.

Наконец-то полностью избавил диспетчеров расписания от использования бумажных документов, «крыжилок», журналов пожеланий и т.д.

Продолжение следует…