Опыт успешного внедрения УТ 11 в небольшом подразделении большой компании

Конфигурация УТ 11 в рамках ее предполагаемого использования — оптовые и розничные продажи — имеет довольно качественный функционал, поэтому большого перечня доработок не требовалось. Основные моменты, на которые необходимо было обратить внимание: наложение существующих бизнес процессов на текущий функционал (продажи, розничные продажи, складкой учет), обмен с мастер базой и бухгалтерией, начальное заполнение и выгрузка остатков.

В текущей статье не ожидайте описания ведения проекта полностью или «курса молодого бойца», а рассмотрим некоторые важные моменты на наше усмотрение.

 

Исходное задание в свободной форме:

Для задач автоматизации бизнес-процесса требуется конфигурация УТ 11, продажи будут вестись в розницу и оптом. Требуется наличие обмена с другими конфигурациями: бухгалтерия и производственной (не типовой) конфигурации. Подразделение будет работать в старой мастер базе и в новой, между ними должен быть настроен обмен товарных и денежных документов. Количество пользователей первоначально не будет превышать 10 человек.

 

Был выработан и приведен в жизнь план работ:

Определены следующие основные этапы жизненного цикла проекта: анализ технического задания и выработка подхода, определение ключевых и ответственных лиц, моделирование бизнес процессов (продажи товаров оптовые и розничные (магазин), обмен с мастером и бухгалтерией), определение требований по доработке, согласование, доработка под требования, тестирование, синхронизация (загрузка НСИ и начальных остатков), приемка работ, начало работы — опытная эксплуатация, мониторинг со стороны группы внедрения, доработка и исправление замечаний, поддержка (ведение пользователей).

Определение ключевых и ответственных лиц:

Мы считаем, что это важный момент, который позволяет повысить успешность ведения проекта. С помощью взаимодействия с ключевыми сотрудниками были формализованы основные бизнес процессы, определены критерии успешности, проводилось моделирование цепочек на демо базе.

Совет: Не пытайтесь перенести полностью ответственность за принятие решения в различных задачах на ответственных лиц от заказчика и делать что-то подобное, хотя это выглядит логично, необходимо работать совместно, предлагать решения, контролировать, принимать решение самостоятельно. Иначе 100% не уложиться в срок или вообще «завалить проект».

Моделирование:

Первичное моделирование осуществляли на демо-базе УТ 11. После предварительного определения наложения существующих бизнес процессов была создана своя и настроена нулевая конфигурация. В ней проводилась дальнейшая максимально приближенная к реальному положению дел первичная настройка параметров, тестирование кассы, определение прав доступа и др. настройки. Для рисования моделей использовался Microsoft Visio. Схемы моделирования бизнес процесса создавались с учетом BPMN. На картинке приведена упрощенная общая схема бизнес процесса оптовой продажи товаров, выделен документ заказ клиента.

Рис. 1 Пример: Упрощенная схема процесса оптовой продажи

 

Настройки на которые, на наш взгляд, стоит обратить внимание, т.к. изменение некоторых параметров задним числом в некоторых случаях не удастся провести или при их выполнении отделаться малой кровью (особенно если вы начали вести учет):

— Настройка ведения учета, настройка управленческой политики и т.п. вещи;

— Предлагается автоматически включить использование заказов клиента, для заказов клиентов поставить расширенное обеспечение заказов (т.е. управление отгрузкой в табличной части);

— Подключение кассы. При подключении кассы рекомендуем запомнить настройки подключения: имя, порт и устанавливать «правильный» драйвер. Лучше поиграться на отдельной демо-базе и использовать встроенный эмулятор печати чека.

Совет: Рекомендуем воспользоваться обработкой проверки печати кассового чека в не фискальном режиме. Это позволяет убедиться в корректности работы подключенного оборудования. 

Готовьтесь модифицировать или создавать новые печатные формы, отчеты под требования заказчика. По кассе, к примеру, не хватает отчета формата КМ-6 отчет кассира, который по правилам требуется заполнять каждый день вместе с снятием z-отчета. К стати, не пугайтесь, в УТ 11, команда для снятия этого отчета называется «Печать отчета с гашением». Плюс в самом кассовом z-отчете название может выглядеть иначе.

Настройка видов товаров — определение разбивки товаров на количество видов, использование характеристик, использование серий товаров.

Совет: Двух видов товаров обычно не хватает (товар и услуга). Поэтому рекомендуем включить несколько видов номенклатуры. Также для большинства товаров скорее всего понадобятся характеристики.

Доработки:

Доработки в конфигурации проводились с использованием рекомендаций и механизма изменения, описанных в статье «Типовой механизм упрощенного изменения конфигурации в ERP 2.0 и УТ 11». В дальнейшем данный подход позволил без труда, практически за одни сутки обновиться на более новую версию конфигурации УТ11, т.к. за время подготовки вышло несколько релизов с критичными для бизнеса исправлениями ошибок и появления функциональности.

Совет: Начинайте разработку и решение технической задачи с осмысления и анализа, даже если результат нужен вчера (на наш взгляд большое количество существующих задач).

В итоге для этого проекта была создана следующая структура: рабочая база, демо база + релизная база (проверка доработок и моделирование процессов), хранилище конфигурации + базы разработчиков. Для управления задачами используется система баг-трекинга jira.

Совет: Никогда не пренебрегайте созданием хранилища даже с одним разработчиком. Работа без этого инструмента — это порочная практика, всегда ухудшающая качество работ.

Мы для этого проекта не использовали новомодного «GIT» хранилища, т.к. изменений довольно мало и плюсов от данного функционала немного (к тому же официальный инструмент для работы от 1С еще не полностью доработан).

Обмен данными:

Обмен был написан на конвертации 2.1. Требования по быстродействию обмена раз в 10-15 минут в обе стороны. В примере на картинке приведен упрощенный (урезанный) пример схемы обмена.

Рис.2. Пример: Упрощенная схема обмена

Отдельный вопрос стоял по синхронизации НСИ. Основной разрез: Контрагенты, Номенклатура, Склады, Договоры Контрагентов.

Контрагенты в базах практически совпадали, поэтому с ними проблем не возникло. Партнеров создавали по образу и подобию контрагентов (такого управленческого справочника в мастер базе не было).

С номенклатурой вопрос был сложнее, т.к. в мастер базе учет ведется в разрезе номенклатуры и дополнительной количественной аналитики. Поэтому было принято решение о включении характеристик и некоторой доработке этой связки в УТ.

Для складов было принято установить соответствие вручную т.к. их было всего ничего четыре. Несколько складов были созданы для отражения и учета остатков товаров, а остальные номинально, как говорят для «совместимости».

Как мы это сделали: Для справочника склады добавили дополнительное свойство – склад соответствие в базе источнике. В это свойство добавлялось значение, помогающее в полях поиска конвертации находить нужное соответствие.

Самым сложным оказалась синхронизация документов: Структура (состав) документов и последовательность основных бизнес цепочек отличались, в некоторых случаях аналогия отсутствовала полностью — необходимо было прорабатывать связь.

Как мы это сделали: Некоторые документы создавались виртуально на основании наборов данных, конвертация 2.1 позволяет выполнить подобный фокус.

Совет: Требуйте понимания (или проводите другие мероприятия) по точке создания новых и изменения существующих объектов у пользователей. Новые контрагенты, номенклатура должны заводится в мастер базе, созданные документы, должны изменяться в той базе, в которой создавались и др.

Механизм выполнения обмена:

Для выполнения обмена было принято решение использовать возможности БСП. Во всех базах были настроены узлы обмена с регистрацией необходимых объектов. Для выгрузки использовали дополнительный отчет с возможностью запуска как регламентного задания. В коде которого был прописан алгоритм запуска обмена с помощью обработки универсальный обмен с онлайн выгрузкой в базу приемник и одновременно с запуском выгрузки данных через ком соединения изменённых данных через ком (запуск в ком соединении еще одного встречного соединения), как запасной вариант был предусмотрен обмен через каталог)

Далее была следующая проблема: в текущей базе УТ предполагалось ведение обособленного подразделения организации по части складов (по территории расположения), но контрагенты закупались и грузились со всех складов организации, т.е. вопрос возник учетом денежных средств.

Как мы это сделали: Так как разделить обобщенные платежки по определенным причинам не было возможности решили добавить внешние склады с отключенным контролем остатков и выгружать реализации, сделанные в базе мастере по этим внешним складам, но с режимом регламентная реализация – т.е. данная реализация двигала денежные средства, а товарные остатки “вешались” на интеркомпанию для которой формировались авто поступления (аналогичные расходу). Менеджеры по продажам соответственно работали только со своими складами.

Контроль данных:

Отдельным был вопрос проверки расхождений в данных между базами. Расхождения могли появится в процессе обмена, ошибок отражения данных, и др. Сравнение должно быть быстрым, понятным, позволяющим получать отчеты в различных разрезах (по различным вариантам — товары, денежные средства, остатки ГТД и др.).

Как мы это сделали: Для этой задачи было решено создание отчета с использованием широких возможностей СКД. В качестве источника данных мы соответственно использовали набор данных. Сравнивали мы два набора данных из текущей и внешней базы. Для текущей базы таблица формировалась обычным запросом, а для внешней базы использовалось подключение по технологи ком и выполнение запроса. Но это еще не все, далее полученную таблицу из внешней базы необходимо было обработать – установить соответствие аналитик. Для поиска соответствия необходимо было пройтись по каждому типу данных и выполнить запрос на наличие объекта в текущей базе: запрос по GUID, а далее по реквизитам с убывающим приоритетом. К примеру, так:

выбрать Т.Ссылка, 0 как порядок из Т.Справочник как Т где Т.Ссылка=&Ссылка
объединить все
выбрать первый 1 Т.Ссылка, 1 как порядок из Т.Справочник как Т где Т.Наименование=&Наименование
…
упорядочить по порядок

Данный подход позволил оптимизировать и ускорить процесс поиска расхождений, контроля ввода начальных остатков в данных в отличии от варианта сравнения по Excel (учтите, что часть аналитик сопоставлялась по некоторым алгоритмам, а часть соответствий указывалась вручную по таблице).

Для контроля ввода начальных остатков был добавлен механизм загрузки внешних данных из таблицы Excel и дальнейшее проведение анализа уже стандартными средствами СКД.

Рис. 3 Пример отчета для сравенния и нализа данных между различными источниками (текущей базы и внешней или таблицы Excel)

Совет: При использовании подключения по ком технологии к внешней базе используйте создание подключения по возможности на клиенте.

Совет: При формировании отчетов работающих с большими данными между клиентом и сервером старайтесь минимизировать переходы с контекстом (гонять между клиентом и сервером 100 и более мегабайт, скажется серьезным падением производительности). Старайтесь по возможности работать с данными наборами (пакетами), а не по одному.

Тестирование и обучение:

Перед тем как отдавать пользователям базу для тестирования, мы проводили вручную прогон всех цепочек до тех пор, пока не устранялись проблемы, неопределенности или другие вопросы, которые могли помешать нормальному привычному процессу работы сотрудников. В большей своей вопросы на данном этапе связаны с настройками НСИ и выбором правильного порядка действий. За помощью в решении вопросов, на которые мы самостоятельно найти ответ не смогли, обращались к ключевым сотрудникам.

Привычный процесс работы пользователей будет изменяться (иногда кардинально), поэтому заранее готовьтесь к разъяснениям и возможным проблемам, связанным с данным элементом. 

Для пользователей была создана демо-база с набором данных и проведены обучающие мероприятия. Демо-база была по факту скопирована с подготовленной рабочей/боевой базы. Обучение и тестирование конфигурации проводилось как в очной форме, так и посредством инструкций.

Совет: Создавайте инструкции по факту — минимум текста и максимум данных по текущему бизнес процессу, делайте что-то вроде комиксов. Если делаете видео ролики, то дробите их на 2-3х минутные и решающее одну задачу. Инструкции и отчеты, содержащие описание из справок или книг, много обо всем и неиспользуемых возможностях читать никто не будет.

Ведение пользователей:

В первые дни вопрос о проблемах работы с новой конфигурацией был повышенный. Пользователи довольно часто терялись в последовательности цепочек, различных сообщений, несмотря на процесс обучения. В результате помогли практические демонстрации пользователям выполнения запрашиваемых действий через удаленное подключение на демо-базе. Или подсказки в выполнении действий при удаленном подключении. Использовали Dame Ware. Линия поддержки работает в формате 1-2-(2,5).

Результаты:

Успешно решены поставленные задачи — автоматизация ведения бизнеса нового подразделения, успешная интеграция ее в существующую модель управления предприятием (мастер база), синхронизация с базой регламентированной отчетности.

Для исполнителей — успешно введена в эксплуатацию новая база, была опробована в работе конфигурация УТ 11, участниками команды получен бесценный опыт и др.