Место «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в общей системе управления предприятием. Кому предназначена программа

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирования расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Решения «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных». В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными (в частности, доступа и отказа в доступе к персональным данным), включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых разных аналитических разрезах, для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других.

Функциональные возможности линейки решений «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Регламентированный кадровый учет и делопроизводство

Кадровый учет обязателен для любой компании. С каждым годом он все более регламентируется законодательством, поэтому возможность его автоматизации важна для многих компаний, особенно с большим штатом сотрудников.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет:

• Руководству компании:
  • снизить временные затраты на выполнение кадровой работы;
  • своевременно получать достоверную информацию;
  • анализировать информацию о кадровом составе, использовании рабочего времени и фонда оплаты труда для принятия управленческих решений.
• Отделу персонала:
  • вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства;
  • учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение работников):
    • прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или внешнему совместительству по трудовому договору);
    • управление контролем уникальности табельных номеров сотрудников;
    • кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с совместительства на основную работу и наоборот;
    • перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между организациями в пределах одной информационной базы;
    • прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ;
    • изменение графика работы без кадрового перевода;
    • перемещение между территориями с различными условиями труда;
    • назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с рабочим местом, на котором выполняется работа;
    • увольнение сотрудника с окончательным расчетом непосредственно при увольнении;
    • возможность группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов. Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях, когда необходимо быстро оформить документы большому количеству работников (например, при реорганизации или открытии нового предприятия/подразделения);
    • регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее совместительство», «Совмещение должностей», «Замещение отсутствующего», «Назначение подработки», «Расширение зоны обслуживания»;
  • вести учет персональных данных работников:
    • ведение личных дел в информационной базе;
    • возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
    • формирование личных карточек работников по форме Т-2;
  • проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров);
  • осуществлять воинский учет:
    • учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету;
    • учет сотрудников, пребывающих в запасе;
    • учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время;
    • учет должностей, относящихся к летно-подъемному составу и к плавсоставу;
    • подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета для военных комиссариатов;
  • осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ:
    • учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете пенсии);
    • ведение списков занятых на вредных профессиях;
    • учет стажа, дающего право на досрочную пенсию;
  • формировать декларации соответствия условий труда государственным нормативам по результатам спецоценки;
  • вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска:
    • учет основного ежегодного отпуска (28 календарных дней) и основного ежегодного удлиненного отпуска различной продолжительности для отдельных категорий сотрудников;
    • дополнительные отпуска;
    • учебные отпуска;
    • расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и дополнительных отпусков;
    • оценочные обязательства (резервы) по отпускам;
  • вести учет рабочего времени:
    • возможность ведения нескольких производственных календарей: основного и региональных;
    • настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего времени;
    • использование нескольких видов планового времени;
    • регистрация отклонений от графика: оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов на рабочее место (отпуска, отгулы, болезни, командировки и т. п.), работы за пределами норм по графику (в выходные и праздники, сверхурочная работа и переработки при суммированном учете рабочего времени);
    • анализ эффективности использования и потерь рабочего времени;
  • вести штатное расписание:
    • хранение истории утверждения штатного расписания и возможность анализа планового штатного расписания;
    • учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность оценки перерасхода и экономии ФОТ;
    • контроль соблюдения штатного расписания, возможность сопоставить его с фактически занятыми позициями;
    • формирование штатной расстановки;
    • наличие регламентированной формы отчета Т-3;
    • возможность создания отдельных позиций штатного расписания для одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях труда (вредность, график работы, продолжительность отпуска и т. д.);
    • возможность установки категорий, разрядов, классов для описания позиции штатного расписания;
    • возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»;
    • указание для подразделений даты формирования и расформирования, отключение расформированных подразделений при просмотре справочника;
    • фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и исключения из него, что дает возможность отбора должностей только действующего штатного расписания при работе со справочником;
    • использование совокупной тарифной ставки.
• Расчетному отделу:
  • производить в строгом соответствии с законодательством автоматический расчет заработной платы, оплаты неявок и других начислений;
  • осуществлять расчет страховых взносов, персонифицированный учет для ПФР и представлять регламентированную отчетность в ПФР и ФСС;
  • производить расчет НДФЛ и формирование сведений о доходах 2-НДФЛ для представления в ИФНС и для выдачи сотрудникам;
  • осуществлять настройку произвольных начислений и удержаний;
  • получать регламентированные и аналитические отчеты, в том числе и о распределении затрат.
• Бухгалтерии:
  • синхронизировать данные с программой «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0. Если настроить синхронизацию, то документы и записи справочников, которые вводятся или изменяются в одном приложении, будут автоматически передаваться в другое во время периодических сеансов синхронизации данных.
• Сотруднику:
  • получать расчетный листок по электронной почте.

Штатное расписание

Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8»:

• Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет и без штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы. Если впоследствии организация примет решение составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках. Единственное, что может потребоваться, – это внести в него некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).
• Контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию можно установить или отказаться от него.
• Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю изменения штатного расписания, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания – это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).

Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:

• право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
• класс условий труда (по результатам спецоценки);
• произвольное текстовое описание условий работы;
• график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
• при приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
• бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
• в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);
• производить индексацию штатного расписания;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
• помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
• для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности – включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
• сформировать для печати унифицированную форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Учет движения кадров

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения кадрового учета:

• регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;
• регистрация приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-1 или № Т-1а);
• регистрация перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы); изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников (формы № Т-5 или № Т-5а);
• регистрация увольнений работников (формы № Т-8 или № Т-8а);
• оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы.

Законодательство не требует обязательного использования унифицированных форм Т-1,Т-5, Т-8. На их основе сотрудникам кадровой службы программа позволяет создать свои документы, отредактировав макеты печатных форм.

По данным учета движения можно получать следующую информацию:

• актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;
• данные о движении работников за выбранный период;
• статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);
• среднюю и среднесписочную численность работников.

Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

Учет персональных данных

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов:

• личные данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, пол и др.);
• данные удостоверения личности (паспортные данные);
• ИНН;
• номер страхового свидетельства ПФР;
• контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
• сведения о гражданстве, страховом и налоговом статусе;
• данные о налоговых вычетах;
• сведения об инвалидности;
• информацию об образовании;
• сведения о предыдущей трудовой деятельности;
• состав семьи;
• сведения воинского учета;
• сведения о наградах, ученых степенях и званиях

Помимо предусмотренных в программе пользователь может создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и др.), а также прилагать фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например резюме.

Функциональность «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» позволяет обеспечить требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Для этого реализована регистрация событий доступа к базе для выбранных областей данных:

• обработка ПДн;
• личные данные;
• адреса и телефоны;
• инвалидность;
• данные о доходах;
• данные об имуществе.

Учет рабочего времени

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» обеспечивает учет рабочего времени сотрудника. Эти данные могут быть использованы:

• для оформления необходимых документов кадрового учета;
• для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте;
• для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.

Схемы учета рабочего времени. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» обеспечивает учет рабочего времени сотрудников как по типовым схемам (пятидневка), так и по специфическим, к примеру «сутки через трое».  Типовые варианты заполнения графиков работы можно использовать для создания автоматического графика. Есть возможность создавать индивидуальные графики работы для конкретных сотрудников.

Производственные календари. Для заполнения графиков работы используется регламентированный федеральный или региональный производственный календарь. Можно создать несколько производственных календарей. Они могут понадобиться, если филиалы организации расположены в регионах, где установлены собственные праздничные дни.

Таким образом компания может легко вести учет рабочего времени в соответствии со всеми вариантами работ, существующими на предприятии (посменно, с учетом выходных и праздников, неполных рабочих дней, скользящих графиков и т. п.).

Классификатор видов рабочего времени. В "1С:Зарплате и управлении персоналом 8» есть классификатор видов рабочего времени (явка, вахта, праздник и др.), который компания может расширять и дополнять по собственному усмотрению. Оплата труда зависит от вида рабочего времени. В течение рабочего дня сотрудник может быть занят на работах разного вида времени.

Виды неявок. На основании типовых видов неявок кадровая служба может регистрировать отсутствие сотрудника по различным основаниям и автоматически формировать необходимые документы кадрового учета:

• отпуск;
• отпуск по уходу за ребенком;
• нетрудоспособность;
• командировка;
• прогул;
• отгул;
• дни ухода за детьми-инвалидами;
• отсутствие по прочим причинам.

Виды переработок. Информация о работах за пределами установленного графика работы собирается из следующих документов:

• о переработках при суммированном учете времени;
• приказов о работе в выходные и праздничные дни;
• регистрации сверхурочной работы.

При регистрации сверхурочной работы, переработок и работы в выходные и праздники есть возможность выбрать способ компенсации: отгул или повышенная оплата. Отгул можно зарегистрировать отдельным приказом или присоединить к отпуску. Остатки отгулов и отпусков учитываются.

Табель учета рабочего времени. По результатам накопленных данных в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно сформировать «Табель учета рабочего времени» (унифицированная форма Т-13).

Аналитические отчеты. Программа позволяет анализировать причины потерь рабочего времени, получать информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период (например, данные о том, сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т. п.).

Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков

Расчет отпускных. В документе «Отпуск» «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску.

В документе «Отпуск» рассчитывается НДФЛ и прочие постоянные удержания, установленные сотруднику (например, профвзносы или алименты), на сумму которых будет уменьшена выплата. В налоговом регистре фиксируется даты выплаты отпускных и перечисления НДФЛ.

Выплата отпускных. Выплачивать отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно вместе с заработной платой, с авансом или в межрасчетный период. В межрасчетный период выплату можно произвести непосредственно из документа «Отпуск».
 

Воинский учет

Зарплата и отчетность

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» – эффективный инструмент, который позволяет автоматически начислять заработную плату, НДФЛ и страховые взносы в соответствии с законодательством, в том числе организациям с большим количеством сотрудников.

Программа автоматизирует:

• расчет заработной платы;
• настройку различных схем мотиваций;
• учет остатков основного (удлиненного основного) отпуска и дополнительных отпусков;
• планирование и утверждение штатного расписания;
• анализ причин перерасхода/экономии ФОТ;
• исчисление НДФЛ и страховых взносов, формирование и отправку отчетов в контролирующие органы;
• отражение начисленной зарплаты, НДФЛ и страховых взносов в затратах предприятия, синхронизацию с программой «1С:Бухгалтерия 8»;
• управление расчетами с персоналом, включая зарплатные проекты, перечисления на счет, выплаты через кассу и через раздатчика, депонирование;
• учет кадров и анализ кадрового состава;
• кадровое делопроизводство;
• учет рабочего времени и анализ эффективности его использования.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» реализованы все формы оплаты труда:

• повременная (с использованием месячных, дневных и нескольких часовых тарифных ставок);
• сдельная;
• с использованием премиальной системы.

Этим формам оплаты труда соответствуют следующие повременные и сдельные начисления:

• оплата по окладу;
• оплата по окладу (по часам);
• оплата по часовому тарифу;
• сдельный заработок.

В соответствии с локальными актами организации в программе можно указать следующие варианты премирования:

• разовая премия суммой или процентом;
• ежемесячная премия суммой;
• ежемесячная премия процентом от заработка сотрудника:
  • текущего месяца;
  • прошлого месяца;
• премия за квартал процентом или суммой – может выплачиваться:
  • при расчете месяца, в котором введены процент или сумма;
  • в межрасчетный период, когда зарегистрирован документ «Премии»;
  • в одних и тех же предустановленных месяцах. Размер премии задается в кадровых документах;
• премия за год суммой;
• премия за год процентом – по умолчанию рассчитывается от заработка за год, но в карточке годовой премии можно указать период, за который при расчете используется заработок сотрудника.

Можно настроить любое начисление и удержание: фиксированной суммой либо произвольной формулой. В результате в информационной системе для каждого начисления и удержания устанавливаются все характеристики, необходимые для расчета заработной платы, исчисления НДФЛ и взносов. Это позволяет вести все расчеты в соответствии с учетной политикой организации.

Расчеты начислений и удержаний

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» реализованы все формы оплаты труда:

• повременная (с использованием месячных, дневных и нескольких часовых тарифных ставок);
• сдельная;
• с использованием премиальной системы.

Этим формам оплаты труда соответствуют следующие повременные и сдельные начисления:

• оплата по окладу;
• оплата по окладу (по часам);
• оплата по часовому тарифу;
• сдельный заработок.

Размеры всех тарифных ставок задаются в рублях с точностью, указанной при начальной настройке программы.

Размеры ставок могут определяться тарифными сетками в соответствии с разрядами сотрудников. В таком случае сетки могут быть описаны в штатном расписании, а в программе их изменение можно отражать специальными документами индексации заработка.

Для одного сотрудника может одновременно применяться несколько тарифных ставок.

Для настройки начислений может применяться совокупная тарифная ставка. По умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его «основного» (повременного) начисления, например оклада по дням. Совокупная тарифная ставка учитывает не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления, например процент или сумму надбавки.

При начальной настройке можно указать варианты принятой в организации системы премирования:

• разовая премия суммой или процентом;
• ежемесячная премия суммой;
• ежемесячная премия процентом от заработка сотрудника:
  • текущего месяца;
  • прошлого месяца;
• премия за квартал процентом или суммой может выплачиваться:
  • при расчете месяца, в котором введен процент или сумма;
  • в межрасчетный период, когда зарегистрирован документ «Премии";
  • в одних и тех же предустановленных месяцах. Размер премии задается в кадровых документах;
• премия за год суммой;
• премия за год процентом – по умолчанию рассчитывается от заработка за год, но в карточке годовой премии можно указать период за который при расчете применяется заработок сотрудника.

Каждое начисление в информационной системе описывается рядом свойств:

• Назначение начисления:
  • повременная оплата труда и надбавки;
  • оплата труда в натуральной форме;
  • доход в натуральной форме;
  • компенсационные выплаты;
  • премия;
  • оплата отпуска;
  • компенсация отпуска;
  • отпуск без оплаты;
  • неявка по невыясненным причинам;
  • прогул;
  • оплата командировки;
  • оплата сохраняемого среднего заработка;
  • отпуск по беременности и родам;
  • оплата больничного листа;
  • оплата дней по уходу за детьми-инвалидами;
  • пособие по уходу за ребенком до полутора лет;
  • пособие по уходу за ребенком до трех лет;
  • выходное пособие;
  • болезнь без оплаты;
  • отпуск по беременности и родам;
  • материальная помощь;
  • отпуск за счет ФСС для санаторно-курортного лечения;
  • отгул;
  • прочие начисления и выплаты.
• Периодичность выполнения расчета:
  • ежемесячно;
  • в перечисленных месяцах;
  • по отдельному документу:
    • «Премии»;
    • «Разовое начисление»;
    • другой документ, самостоятельно настроенный в программе;
  • при условии, что введено:
    • значение показателя;
    • вид учета времени;
    • время, приходящееся на праздничные дни.
• Способ расчета результата, который может быть выбран из вариантов:
  • результат вводится фиксированной суммой;
  • результат рассчитывается на основании комбинации любых данных;
  • из доступных в регламентированных способах расчета, а также на основании значений собственных показателей расчета с использованием различных формул, включая математические функции max и min.
• Степень зависимости данного начисления от других начислений.
• Порядок отражения в учете рабочего времени:
  • за работу в пределах нормы/сверх нормы/за неполную смену/за уже оплаченное время;
  • виды стажа для СЗВ/ПФР.
• Отношение начисления к социальным пособиям или отпускам, к расчету среднего заработка.
• Классификация начисления для исчисления НДФЛ.
• Классификация начисления для исчисленных страховых взносов.
• Способ отражения начисления в бухгалтерском учете.
• Список вытесняющих начислений (например, сотрудник не может одновременно болеть и работать).

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет рассчитывать удержания:

• По назначениям:
  • профсоюзные взносы;
  • исполнительный лист;
  • вознаграждения платежного агента;
  • удержания за неотработанные дни отпуска;
  • добровольные взносы в НПФ;
  • дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии;
  • удержания в счет расчетов по прочим операциям;
  • прочие удержания в пользу третьих лиц.
• Ежемесячно или только когда введено значение показателя.
• Следующими способами расчета результата:
  • фиксированной суммой;
  • формулой на основании комбинации любых данных, доступных в регламентированных способах расчета, а также на основании значений собственных показателей расчета с использованием различных формул, включая математические функции max и min.

В результате в информационной системе для каждого начисления и удержания фиксируются и сохраняются все характеристики, необходимые для его использования при расчете заработной платы, исчислении НДФЛ и взносов. Это позволяет вести все расчеты в соответствии с учетной политики организации.

Процедура расчета зарплаты

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» дает бухгалтеру гибкий инструмент по расчету зарплаты в соответствии с учетной политикой компании и спецификой ее работы.

Расчет зарплаты. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет полностью автоматизировать процесс расчета заработной платы. Формулы для проведения расчета вводятся в систему только один раз. Для выполнения каждого следующего расчета пользователю необходимо ежемесячно следить за кадровой информацией, учетом времени и указывать только самые общие параметры: месяц начисления зарплаты, организацию и др. Все остальные действия – заполнение табличной части документа и собственно расчет – система произведет автоматически.

Расчет удержаний. Система автоматически рассчитывает все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др.

Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа.

Расчет взносов. Одновременно с расчетом начислений и удержаний на отдельной закладке отображается расчет страховых взносов во внебюджетные фонды.

Ручная корректировка расчетов. При необходимости расчеты можно скорректировать вручную. Исправленные результаты будут использоваться в дальнейших расчетах.

Возможность перерасчетов. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет автоматически производить перерасчеты в ситуациях, когда первичная информация для расчетов корректируется. Например, при неявке работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет. Если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни. Также система позволяет вводить начисления, относящиеся к прошлым месяцам, для перерасчета.

Выплата заработной платы

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» автоматизирует и документирует весь трудоемкий процесс выплаты зарплаты.

Зарплата может быть выплачена:

• Авансом:
  • в результате предварительного расчет за первую половину месяца,
  • фиксированной суммой,
  • процентом от тарифа.
• В межрасчетный период:
  • отпускные,
  • материальная помощь,
  • командировочные,
  • расчет при увольнении,
  • прочее.
• По результатам работы за месяц.

Программа позволяет подготовить зарплатные ведомости – автоматически заполнить списки сотрудников и сформировать соответствующие печатные формы или файлы.

Выплатить суммы можно следующими способами:

• зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта;
• перечислением на счет в банке;
• через кассу (касс может быть несколько);
• через раздатчика (лицо, уполномоченное на передачу денег).

Для удобства подготовки ведомостей в программе можно настроить способ, место выдачи и уполномоченное лицо:

• для всей организации;
• для подразделения организации;
• для сотрудника.

Программа формирует в печатной и электронной форме документы, необходимые для оформления выплат сотрудникам разными способами. Для каждого способа (места) выплаты предусмотрена соответствующая ведомость:

• ведомость в банк (перечисление на карточки в рамках зарплатного проекта);
• ведомость перечислений на счета (перечисление на произвольные счета, указанные сотрудниками);
• ведомость в кассу;
• ведомость выплаты через раздатчика.

Если у сотрудника перед организацией образовалась задолженность (например, по ошибке начислена большая сумма) и сотрудник вернул ее самостоятельно, это можно отразить в документе «Возврат сотрудником задолженности». Сумма задолженности в этом документе заполняется автоматически.

В программе есть возможность:

• депонирования зарплаты;
• выплаты депонированной зарплаты,
• списания депонированной зарплаты.

Для каждого из этих случаев предусмотрен соответствующий документ. Можно сформировать книгу учета, список депонентов и аналитический отчет по депонированным суммам.

Перечисление зарплаты на лицевые счета работников

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» автоматизирует и документирует весь процесс выплаты начислений.

В программе возможны следующие способы выплат:

• зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта;
• перечислением на счет в банке;
• через кассу;
• через раздатчика.

Банковские счета сотрудникам могут открываться централизованно – в рамках так называемого зарплатного проекта (http://v8.1c.ru/edi/edi_app/35). Причем организация может открыть одновременно несколько зарплатных проектов.

Также сотрудник может указать личный банковский счет для перечисления зарплаты.

Реестры с указанием сумм и заявления об открытии лицевых счетов передаются в банк, как правило, в электронном виде. В этом случае файл можно отправить в банк по специальным каналам связи, например через «Клиент-Банк», или передать на физическом носителе (флеш-карта, диск). Некоторые банки принимают реестры и заявления исключительно на бумаге – программа позволяет сформировать эти документы.

Формат (структура) передаваемых файлов у банков может различаться. Фирмой «1С» совместно со Сбербанком разработан стандарт обмена электронной информацией на основе технологии XML, который поддержали и другие банки. Формирование файлов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» реализовано по этому универсальному стандарту, что позволяет без дополнительных настроек организовать обмен c банками, которые поддерживают данный стандарт.

Возможности электронного обмена в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» :

• формирование электронной заявки в банк на открытие/закрытие лицевых счетов для одного или нескольких сотрудников и загрузка подтверждения банка об открытии этих счетов;
• формирование электронной ведомости в банк для зачисления сумм на счета сотрудников и загрузка подтверждения банка о зачислении этих сумм.

Для выполнения всей работы в программе есть специальное рабочее место – «Обмен с банками по зарплатным проектам». Оно позволяет:

• выгрузить ведомости, которые требуется оплатить, в файл (для передачи его в банк);
• сформировать печатную форму – список перечислений (для передачи его в банк);
• загрузить подтверждение из банка о зачислении или незачислении сумм по этой ведомости на счета сотрудников;
• если суммы были зачислены не всем сотрудникам, то по незачисленным суммам сформировать новую ведомость;
• подготовить заявки на открытие лицевых счетов и выгрузить их в файл для передачи его в банк, вести работу по этим заявкам;
• загрузить подтверждение из банка о результатах открытия лицевых счетов;
• ввести вручную номера лицевых счетов (например, при первоначальном заполнении, если работа с банком уже ведется, а программа только начинает использоваться);
• подготовить заявки на закрытие лицевых счетов уволенных сотрудников и выгрузить их в файл для передачи в банк.

В процессе работы автоматически создаются специальные документы, которые можно при необходимости просмотреть и отредактировать в соответствующих списках:

• Подтверждение о зачислении зарплаты;
• Заявка на открытие лицевых счетов;
• Подтверждение открытия лицевых счетов;
• Заявка на закрытие лицевых счетов.
•  

НДФЛ и взносы с оплаты труда

Расчет НДФЛ и страховых взносов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» полностью автоматизирован. При необходимости результаты автоматических расчетов НДФЛ и взносов можно скорректировать вручную.

Для каждого вида расчета содержится в описании вида начисления информация для расчета.

В документе «Начисление зарплаты работникам» НДФЛ к удержанию рассчитывается автоматически для каждого работника с учетом информации о его налоговых вычетах и налоговом статусе:

•   резидент;
•   нерезидент;
•   беженец или получивший временное убежище на территории РФ;
•   высококвалифицированный иностранный специалист;
•   участник программы по переселению соотечественников;
•   член экипажа судна, зарегистрированного в Российском международном реестре судов.

Результаты расчета отображаются в табличной части документа на закладке НДФЛ.

Перечисление НДФЛ в бюджет регистрируется автоматически при проведении документов выплаты или перечисления денег сотрудникам – в соответствии с исчисленным к удержанию.

Можно указать суммы и даты перечисления НДФЛ в бюджет самостоятельно.

Взаиморасчеты с фондами учитываются с учетом пеней и штрафов.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» формирует всю необходимую отчетность для ФСС, ПФР, ИФНС в электронном и бумажном виде в соответствии с требованиями законодательства.

Специализированные рабочие места по подготовке отчетов для ПФР и ИФНС обеспечивают весь процесс отправки отчетности:

• автоматическое формирование документов, составляющих комплект отчетности;
• проверка сведений встроенными и внешними программами проверки;
• отправка в контролирующие органы.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет отправлять электронную отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат непосредственно из программы. Для этого в нее включен удобный сервис 1С-Отчетность, обеспечивающий обмен документами между налогоплательщиком и контролирующими органами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи. Пользователи, заключившие договор 1С:ИТС уровня ПРОФ, могут сдавать отчеты одного юридического лица или индивидуального предпринимателя без дополнительной оплаты.

Персонифицированный учет

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» полностью автоматизирует процесс ведения персонифицированного учета.

Формирование сведений для ПФР. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет сформировать следующие сведения для ПФР:

• АДВ-1 – анкетные данные сотрудников, у которых нет страхового свидетельства;
• АДВ-2 в случае изменения анкетных данных (например, при смене фамилии);
• АДВ-3 при потере сотрудником страхового свидетельства;
• сведения о стаже, включая особые виды стажа, дающие право на досрочное начисление пенсии;
• форма РСВ-1 ПФР – расчет страховых взносов, которая включает СЗВ-6-4 – сведения о выплатах, взносах и стаже застрахованных лиц;
• СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 – сведения о взносах и стаже застрахованных лиц (формы представляются по данным 2010–2012 годов);
• форма СПВ-1 со сведениями о стаже и заработке с начала года сотрудников, достигших возраста выхода на пенсию.

Для подготовки перечисленных документов предусмотрено рабочее место «Квартальная отчетность в ПФР».

Отправка электронной отчетности в контролирующие органы. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет отправлять электронную отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат непосредственно из программы. Для этого в нее включен удобный сервис 1С-Отчетность, обеспечивающий обмен документами между налогоплательщиком и контролирующими органами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи. Пользователи, заключившие договор 1С:ИТС уровня ПРОФ, могут сдавать отчеты одного юридического лица или индивидуального предпринимателя без дополнительной оплаты.

Поддержка пилотного проекта ФСС

Новая система выплат пособий сотрудникам – напрямую из ФСС РФ – была запущена еще в 2011 году. Тогда к ней подключились Нижегородская область и Карачаево-Черкесская Республика. В 2012 году участниками пилотного проекта стали еще шесть регионов: Астраханская, Курганская, Новгородская, Новосибирская, Тамбовская области и Хабаровский край. В 2024 году проект охватил еще больше регионов. Уже в январе этого года к пилотному проекту присоединились Республика Крым и г. Севастополь. С 1 июля подключились Республика Татарстан, Белгородская, Ростовская и Самарская области (постановление Правительства РФ от 25 декабря 2014 года № 1484).

Средства программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяют вести учет начислений и пособий участникам пилотного проекта.

В документе «Больничный лист» предусмотрено заполнение дополнительной информации, подлежащей включению в реестр для передачи в ФСС в рамках пилотного проекта.

Заявление работника в ФСС о выплате пособия формируется автоматически.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» предусмотрено специализированное рабочее место «Пособия за счет ФСС», где можно создать реестры заявлений, выгрузить в файл и сразу же отправить его по каналам электронной связи в ФСС.

Статотчетность

 «1С:Зарплата и управление персоналом 8» автоматически формирует статистические отчеты, которые можно отправить в Росстат в электронном виде  сразу из программы по электронным каналам связи, используя 1С-Отчетность, или распечатать:

• сведения о просроченной задолженности по заработной плате (3-Ф);
• сведения о численности и оплате труда по категориям персонала работников сферы здравоохранения (ЗП-здрав), культуры (ЗП-культура), образования (ЗП-образование), социального обслуживания (ЗП-соц) и организаций, осуществляющих научные исследования (ЗП-наука);
• сведения об основных показателях деятельности микропредприятия (МП-микро), малого предприятия (ПМ);
• сведения о численности, заработной плате и движении работников (П-4);
• сведения о неполной занятости и движении работников (П-4 НЗ).

Кадровое планирование (КОРП)

Кадровое планирование является отправной точкой в процессе управления персоналом. Целями кадрового планирования являются:

• Определение человеческих ресурсов, необходимых компании для эффективной работы, и затрат, необходимых для обеспечения данными ресурсами, и их содержания.

• Планирование необходимого количества сотрудников определенной квалификации в определенные сроки и формирование требований к службе подбора персонала.

Процесс кадрового планирования можно представить в виде следующих этапов:

1. Сбор информации о потребностях компании и ее подразделений в человеческих ресурсах: в виде заявок, полученных от руководителей, либо в виде обобщенного плана от руководства компании.

2. Формирование кадрового плана с перечнем вакансий: должностей, на которые нужно набрать сотрудников, и необходимого количества сотрудников.

3. Описание должностей, на которые открыты вакансии: обязанности, квалификационные требования, компетенции, необходимые для эффективного выполнения обязанностей.

4. Описание планируемых затрат на оплату новых сотрудников и планирование изменений ФОТ.

5. Формирование задач для процесса подбора персонала: приоритеты и сроки заполнения вакансий с учетом актуальных задач и ресурсов компании.

6. Исполнение кадрового плана: подбор персонала с регулярной отчетностью о ходе исполнения кадрового плана.

7. Анализ качества исполнения кадрового плана за определенный период: скорость закрытия вакансии, затраты на подбор и др.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» содержит инструменты для решения следующих задач:

• Формирование кадрового плана, определение необходимого количества сотрудников и анализ заполнения кадрового плана.
• Открытие вакансий, описание квалификационных требований к кандидатам на вакантную позицию.
• Оценка эффективности кадрового планирования.
• Описание, актуализация и размещение вакансий.
• Ведение оперативной работы с кандидатами.
• Анализ эффективности подбора персонала и затрат на привлечение.
• Управление кадровым резервом.
• Создание фонда талантов (talent pool).

При выстроенной системе работы с персоналом и кадровый резерв, и фонд талантов могут служить регулярными источниками набора персонала. Оценивать эффективность использования данных инструментов позволяет отчет Эффективность затрат на привлечение.

Мотивация, льготы и учет расходов на персонал (КОРП)

Управление мотивацией персонала является одним из основных процессов управления, который в той или иной форме существует в большинстве организаций. При этом данный процесс является одним из наиболее сложных. Задача управления мотивацией состоит в том, чтобы, используя оптимальное количество вложений в персонал, получать от сотрудников максимальную отдачу в соответствии с целями компании.

Для решения этой задачи компании необходимы гибкие инструменты, возможность комбинировать различные формулы и параметры для расчета вознаграждений, а также различные возможности использования и анализа вложений в нефинансовую составляющую (компенсационные пакеты, льготы и пр.).

Система вознаграждений, которая используется в организациях, складывается из трех основных элементов:

• основная оплата труда (базовый оклад, постоянная часть денежного вознаграждения);

• дополнительная оплата (премии, бонусы, переменная часть денежного вознаграждения за достижение различных показателей);

• социальные выплаты (социальный пакет).

• сравнивать различные мотивационные схемы между собой и оценивать эффективность их применения;

• разрабатывать мотивацию в привязке к грейдам (данная возможность предусмотрена для крупных предприятий в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП);

• применять нефинансовую мотивацию с использованием социальных пакетов;

• разрабатывать сложные мотивационные схемы.

В общей структуре затрат любой компании наибольшие расходы приходятся на содержание персонала. По целевому назначению все расходы организации на персонал принято подразделять на основные и дополнительные. К основным расходам относится оплата по результатам труда, включая премии и переменную часть; к дополнительным расходам – отчисления на соцстрахование; расходы на командировки и служебные разъезды; расходы на подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров; оплата социального пакета (льгот и компенсаций); расходы, связанные с обеспечением рабочего места; приобретение спецодежды и др.

В целях анализа и управления затратами на персонал программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предоставляет следующие возможности:

• выделять статьи затрат и устанавливать разрезы для анализа затрат;

• планировать (составлять бюджет) расходы на персонал, анализировать соответствие фактических расходов плановым;

• вести учет затраченного времени на выполнение различных видов работ и анализировать распределение рабочего времени сотрудников в различных разрезах;

• получать данные о распределении расходов на персонал по проектам и направлениям деятельности компании.

Использование данных инструментов необходимо не только для эффективного управления персоналом, но и для повышения эффективности компании в целом.

Руководство компании получает объективную картину о распределении затрат по статьям, подразделениям, проектам, направлениям деятельности. Таким образом, директор компании может оценивать эффективность подходов к управлению персоналом в каждом подразделении, получать показатели эффективности управления персоналом внутри компании для сравнения их между собой.

Директор по персоналу получает информацию об эффективности управления персоналом в каждом подразделении, а также об эффективности затрат на те или иные статьи и может использовать эти данные для аргументированных предложений по изменению политики в области управления персоналом.

Финансовая служба получает информацию о затратах в более детальных аналитических разрезах, на основании которых может прогнозировать финансовую нагрузку на те или иные центры финансовой ответственности и выявлять зоны неоптимального использования финансовых средств.

Персонал является одним из ключевых ресурсов любой организации. Эффективное управление персоналом заключается в максимальном использовании кадрового потенциала компании с оптимальными затратами для достижения целей компании.

Условно показатели эффективности управления персоналом можно разделить на три основные группы:

• Показатели состояния кадров в организации, в первую очередь кадровый состав и динамика движения персонала.

• Показатели эффективности работы сотрудников.

• Показатели эффективности процессов работы с персоналом.

Показатели состояния кадров дают руководству статистические данные, анализируя которые, сопоставляя их с аналогичными показателями лидеров отрасли, а также отслеживая динамику изменений этих показателей внутри компании, руководитель может выявлять возможные зоны неблагополучия в области управления персоналом.

К таким показателям можно отнести:

• среднесписочную численность персонала;

• коэффициент текучести кадров;

• отношение управленческого и исполнительского персонала;

• и т.п.

Отклонение данных показателей в худшую сторону от лидеров отрасли либо от значений, существовавших в компании в предыдущих периодах, дает руководству сигнал о том, что в системе управления персоналом существуют проблемы, требующие решения.

Показатели эффективности работы сотрудников предоставляют информацию о том, насколько высока отдача от сотрудников компании. Изменение данных показателей в худшую сторону в первую очередь сигнализирует о неблагополучной системе мотивации и квалификации сотрудников. К таким показателям можно отнести:

• производительность труда;

• коэффициент использования планового фонда рабочего времени;

• и т.п.

Показатели эффективности процессов работы с персоналом – это ключевые индикаторы тех результатов, на получение которых направлен соответствующий процесс.

Например, это могут быть такие показатели, как:

• средняя скорость закрытия вакансии (для процесса подбора);

• доля замещения из кадрового резерва (для процесса управления кадровым резервом);

• средняя стоимость обучения одного сотрудника (для процесса обучения);

• и т.п.

Для каждого процесса управления персоналом можно выделить несколько ключевых показателей, но получать информацию по данным показателям без помощи информационной системы крайне сложно.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» КОРП предоставляет руководству компании широкие возможности накопления статистики и анализа различных показателей эффективности управления персоналом с возможностью их сравнения за различные периоды, между подразделениями и в других необходимых разрезах.

Кроме того, используя инструмент анкетирования, руководитель HR-службы может регулярно собирать информацию о степени удовлетворенности сотрудников условиями труда, содержанием работы, проводить мониторинг напряженности в коллективе, а также получать иную качественную информацию о состоянии кадров компании.

Варианты поставки

Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма «1С» предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью:

1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ позволяет вести кадровый учет и расчет заработной платы в различных компаниях, от небольших до крупных, в том числе имеющих обособленные подразделения.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП – комплексное решение для автоматизации всех задач управления персоналом на средних и крупных предприятиях, для которых эффективное управление человеческими ресурсами является необходимым условием успешной работы на рынке. Продукт позволяет решать задачи реализации кадровой политики предприятия и всесторонней оценки персонала на современном уровне, правильно и быстро обрабатывать информацию о состоянии персонала предприятия и давать на ее основе качественные и содержательные заключения о способностях работников, планировать обучение, развитие и карьеру, принимать обоснованные управленческие решения.

1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия – продукт для небольшой организации, позволяющий на одном рабочем месте в полном объеме автоматизировать ведение кадрового учета, расчета заработной платы и исчисления необходимых налогов и взносов в соответствии с требованиями законодательства.