[Розница 8. Аптека] Загрузка приходных накладных из файлов DBF

Загрузка приходных накладных из файлов DBF для Розница 8. Аптека редакция 2.1

 

Внешняя обработка для загрузки документов «Поступление товаров» из файлов поставщиков в формате DBF.

Назначение.

В составе конфигурации «1С:Розница 8. Аптека» от 1С:Рарус имеется обработка «Настройки выгрузки/загрузки данных», позволяющая настроить загрузку таких документов. Правда, есть один момент — настроить такую загрузку пользователю бывает очень непросто.

Данная обработка – альтернативный вариант загрузки, с возможностью сохранения правил загрузки для разных файлов DBF (состав и назначение полей и строк в файле может быть любым) от разных поставщиков.

Обработка не требует изменения типовой конфигурации — для хранения «служебной» информации используются дополнительные реквизиты и сведения, а также справочник «Файлы».

Соответствие реквизитов документа и полей в файле DBF устанавливается простым перетаскиванием (drag-and-drop) полей в файле в соответствующий реквизит документа. Установленное таким образом соответствие записывается в информационную базу (далее ИБ) как элемент справочника «Файлы». Сохранённый элемент справочника Файлы записывается в дополнительный реквизит (далее ДР) справочника «Контрагенты» — «Настройка загрузки из DBF».

Настройка из справочника «Файлы» может быть сохранена в файл формата mxl «штатным методом», например, для переноса в другую базу.

Одна настройка может использоваться для нескольких поставщиков, например, работающих через программу PharmSM (http://www.pharmsm.ru/) и, соответственно, имеющих одинаковый формат выгрузки.

Описание.

Главное окно обработки загрузки

Начать работу с загрузкой прихода из файлов поставщиков нужно с настройки загрузки. Перед настройкой загрузки нужно установить реквизиты шапки обработки:

• Организация – организация, по которой загружаем приход;
• Поставщик – при выборе осуществляется проверка наличия настройки загрузки.  Если настройки нет —  выводится соответствующая иконка;
• Имя файла – полный путь к файлу формата DBF для загрузки.

В принципе, можно установить и остальные реквизиты, как на рисунке 1, но для первоначальной настройки достаточно вышеперечисленных.

Все заполненные поля обработки сохраняются при закрытии. Если настройка уже производилась, или была загружена из файла и сохранена в ДР контрагента «Настройка загрузки из DBF», то после выбора поставщика и заполнения всех реквизитов обработки можно сразу приступать к загрузке.

В командной панели обработки расположены кнопки управления:

• Зарегистрировать – кнопка регистрации обработки после её открытия в режиме учета, через меню Файл – Открыть. Кнопка доступна только в случае, если обработка не была зарегистрирована в справочнике «Дополнительные отчеты и обработки» или версия обработки отличается от зарегистрированной. Первая регистрация автоматически устанавливает доступность обработки всем зарегистрированным в программе пользователям в разделах «Администрирование» и «Запасы и закупки». Штатными средствами программы это можно изменить, открыв через «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки»;
• Загрузить – Команда загрузки данных из выбранного файла;
• Настройка загрузки – открывает диалог настройки загрузки; этот же диалог можно открыть нажатием кнопки на клавиатуре F4 или мышью —  кнопкой с тремя точками в поле «Настройка загрузки»;
• Прочитать DBF – служебная команда; используется, когда нужно просто посмотреть файл DBF. Для просмотра должен быть установлен флаг «Показать DBF»

Рисунок 1.

В меню «Все действия» есть ряд команд настройки интерфейса, описанные в //infostart.ru/public/303564/. И ещё одна дополнительная команда для заполнения справочника «Страны мира» (Рис.2)

Рисунок 2.

 

Если справочник «Страны мира» не заполнен, то можно заполнить его с диска ИТС, или воспользоваться командой «Загрузить страны мира из ОКСМ» справочник будет обновлён из этого классификатора (произойдет загрузка только тех стран, кода которых нет в справочнике).

Форма настройки соответствия

После первоначального заполнения можно приступить к настройке соответствия. Открыть форму настройки можно любым из вышеперечисленных способов. Если настройка производится впервые, то внешний вид формы будет таким, как показано на рисунке 3.

В панели управления расположены кнопки:

• Сформировать таблицу настроек – Предварительный просмотра таблицы mxl;
• Записать и закрыть – Запись настройки в справочник «Файлы» и ДР поставщика, закрытие формы;
• Закрыть без сохранения – Отмена сделанных изменений и закрытие формы настройки.

Ниже расположен переключатель выбора варианта настройки. При открытии новой настройки по умолчанию устанавливается «Создать новый». Назначение других положений переключателя понятно из их заголовков.

В поле «Кодировка XBase» нужно выбрать кодировку файла DBF, т.к. у разных поставщиков они могут отличаться. По умолчанию выбирается «OEM», — в примере на рис.3 видно, что кодировку нужно сменить.

В поле «Название настройки» формируется строка наименования, которую можно изменить.

Закладка Выбор соответствия – основная для проведения настройки.

В поле «Тек. строка DBF» выводится номер строки в файле, ниже расположены кнопки навигации:

• Предыдущая строка DBF – Переход на предыдущую строку файла;
• Следующая строка DBF – Переход на следующую строку.

Необходимость просмотра файла поставщика построчно обусловлена возможным вариантом формата файла. Некоторые поставщики в первой строке файла выводят информацию по шапке накладной, а со второй строки идут сведения непосредственно о товарах. В принципе, даже для ситуации, когда все строки файла содержат информацию по товарам иметь возможность просмотреть файл построчно удобно для понимания назначения тех или иных полей в файле.

Рисунок 3.

 

В левой таблице формы расположены данные строки файла DBF, в правой — список реквизитов документа «Поступление товаров» и справочника «Номенклатура», куда нужно перенести поля левой таблицы, что собственно и будет настройкой заполнения документа.

Перед началом настройки соответствия полей нужно установить правильную кодовую страницу. В левой таблице формы расположены данные строки файла, имена полей которого нужны для указания соответствия полей реквизитам документа в правой таблице. Как уже говорилось выше, для установки нужно просто перетащить нужное поле из таблицы строк в таблицу соответствий.

Первая строка таблицы соответствий служебная. В ней хранится общая информация о файле настройки. Назначение полей отличается от остальных строк:

• Имя колонки — кодовая страница файла DBF;
• Значение по умолчанию — название настройки;
• Примечание – любой комментарий «для себя».

Для последующих строк назначение колонок следующее:

• Представление реквизита – представление реквизита документа «Поступление товаров», в который необходимо перенести значение из файла поставщика;
• Имя колонки – значение колонки «Имя поля» из таблицы строк файла DBF;
• Режим загрузки – поле выбора из списка, по умолчанию устанавливается в «Значение из файла» (более подробно о назначении этого поля см. ниже);
• Значение по умолчанию – Любое значение из доступных в ИБ, которое должно подставляться в документ, вне зависимости от значения в файле поставщика (может использоваться для случая, когда поле должно заполняться обязательно, а в файле DBF информации просто нет). Заполнять нужно в случае, когда выбран режим загрузки «Фиксированное значение»;
• Примечание – любой комментарий «для себя».

На рисунке 4 пример заполнение соответствия.

Рисунок 4.

 

Колонка «Режим загрузки» таблицы соответствия может принимать следующие значения:

• Значение из файла – Реквизит документа загружается по значению в файле поставщика;
• Значение из файла (первая строка) – Используется для файлов поставщика, в которых реквизиты шапки документа записаны в первой строке. К ним относятся «Дата документа поступления», «Дата входящего документа», «Номер входящего документа», «Сумма документа» и «Сумма НДС документа»;
• Фиксированное значение – Загрузка выбранного фиксированного значения без использования данных из файла поставщика;
• Не загружать – Реквизит загружаться не будет. К этой настройке нужно отнестись внимательно – «безболезненно» можно не загружать реквизиты «Сумма (с НДС)» и «Сумма НДС» — они будут рассчитаны по цене, количеству и ставке НДС из файла. Данная возможность продиктована тем, что не во всех файлах поставщиков эта информация заполняется. Есть ещё два реквизита, загружать которые из файла необязательно – это «Сумма документа» и «Сумма НДС документа». Первый будет в таком случае заполнен как сумма колонки «Сумма с НДС» табличной части «Товары» документа, а второй служит для контроля суммы НДС в табличной части документа и общей суммы НДС из файла. Т.к. речь идёт о рознице, скорее всего работающей на ЕНВД, эта проверка в условиях 2024 года большого значения не имеет – под контроль эти счета-фактуры не попадут, т.к. НДС к вычету по ним никто предъявлять не будет. 

После заполнения всех строк соответствия нужно нажать на кнопку «Записать и закрыть» -настройка загрузки завершена, можно приступать к загрузке документа (Рис.5).

Рисунок 5.

 

В результате загрузки в ИБ будут записаны товары, которых не было в справочнике «Номенклатура», для существующих товаров могут быть записаны новые штрих-коды и сертификаты из файла. Так же будет создан (перезаписан) документ «Поступление товаров» (поиск уже существующего документа осуществляется по дате и номеру из файла).

Загружать один и тот же файл поставщика можно многократно – например, если после настройки и первой загрузки документа выявлены какие – либо ошибки и нужно изменить настройку. После изменения настройку необходимо записать и повторить загрузку документа. Если установлен флаг «Перезаписывать справочники» элементы справочника номенклатуры будут перезаписаны. Аналогично, если установлен флаг «Перезаписывать документы» — документ так же будет найден и перезаписан. При неустановленных флагах произойдёт только поиск номенклатуры и документа, которые будут показаны в соответствующих таблицах.

Отметим, что реквизиты из таблицы соответствия в данной версии имеют фиксированный состав. Если в типовой конфигурации произойдут изменения, то этот список и его обработку необходимо будет скорректировать.

ВНИМАНИЕ: В файлах поставщиков бывают различные нестыковки в датах срока использования товара, срока действия сертификата и т.п. При обнаружении таких ошибок файла при загрузке в комментарий документа «Поступление товара» будет записана информация о некорректном сроке годности товара, в описании номенклатуры записана информации, об установленном новом сроке годности, без которого документ не проводится. При обнаружении ошибок в сроках действия сертификатов поставщика информация так же выводится в комментарий документа и записывается в наименование характеристики номенклатуры в «обрамлении» символов «!!!».

Технические подробности.

Текущий список реквизитов с описанием представлен в таблице 1. Колонка «Имя реквизита документа» скрыта от пользователя, она используется в модуле обработки для установки реквизитов при загрузке.

Таблица 1

Представление	Имя реквизита документа	Описание
Имя настройки	ИмяНастройки	Служебная строка – тут записываются сведения о настройки
Дата документа поступления	Дата	Заполнять обязательно
Дата входящего документа	ДатаВходящегоДокумента	Заполнять желательно, впоследствии информация может быть использована, например, для акта сверки
Номер входящего документа	НомерВходящегоДокумента	Заполнять желательно, впоследствии информация может быть использована, например, для акта сверки
Сумма документа	СуммаДокумента	Общая сумма документа. Можно не загружать Если значение не загружено, оно будет заполнено из ТЧ «Товары» как сумма колонки «Сумма с НДС». Проверка общей суммы документа и её соответствие сумме с НДС в ТЧ, если реквизит не загружен из файла производиться не будет.
Сумма НДС документа	СуммаНДСДокумента	Используется для контроля и корректировки соответствия суммы НДС в файле и суммы НДС в одноименной колонке ТЧ «Товары». Если не загружать – контроля не будет.
Код товара у поставщика	КодТовараПоставщика	Поле для поиска номенклатуры в ИБ по коду из файла. Записывается в дополнительное сведение номенклатуры, у некоторых поставщиков может отсутствовать, в этом случае поиск номенклатуры будет произведен по наименованию из файла.
Товар	Номенклатура	Заполнять обязательно
Дата окончания действия (срок годности)	ДатаОкончанияДействия	Заполнять обязательно, если есть в файле поставщика. Реквизит необходим для правильной работы программы.
ЖНВЛС	ор_ЖНВЛС	Заполнять обязательно, если есть в файле поставщика.
Единица измерения	ЕдиницаИзмерения	Заполнять желательно, но есть особенность —  в файле поставщика, например, «Упаковка» могут написать в большом количества вариантов, и не факт, что данная единица измерения будет найдена в классификаторе ИБ. Если поиск будет неудачен – автоматом установится единица измерения «шт.»
Производитель	ор_Производитель	Заполнять обязательно, если есть в файле поставщика. Реквизит необходим для правильной работы программы.
Страна происхождения	СтранаПроисхождения	Заполнять обязательно, если есть в файле поставщика. Реквизит необходим для правильной работы программы.
Ставка НДС	СтавкаНДС	Заполнять обязательно
Серия производителя	ор_СерияПроизводителя	Заполнять обязательно, если есть в файле поставщика
Дата изготовления	ор_ДатаИзготовления	Заполнять обязательно, если есть в файле поставщика. Реквизит необходим для правильной работы программы.
Срок годности (сертификат)	ор_СрокГодности	Заполнять обязательно, если есть в файле поставщика. Реквизит необходим для правильной работы программы.
Сертификат строка	ор_СертификатСтрока	Заполнять обязательно, если есть в файле поставщика. Реквизит необходим для правильной работы программы.
Штрих код	ШтрихКод	Заполнять обязательно, если есть в файле поставщика
Количество	Количество	Заполнять обязательно
Цена производителя	ор_ЦенаПроизводителя	Заполнять обязательно
Цена	Цена	Заполнять обязательно
Сумма (с НДС)	СуммаСНДС	Заполнять необязательно
Сумма НДС	СуммаНДС	Заполнять необязательно

 

Работа с дополнительными реквизитами и сведениями производится через БДРС (//infostart.ru/public/288722/). Купившим обработку БДРС ранее предоставляется скидка в размере текущей стоимости БДРС.

Платформа и конфигурация

Первая версия обработки создавалась на платформе 8.3.5.1088 «1С:Розница 8. Аптека» ред. 2.1, релиз 2.1.2.5.

В промышленной эксплуатации обработка с июля 2014 года, в последней версии учтены изменения конфигурации, исправлены выявленные ошибки, реализованы пожелания пользователей.

Версия 2.21 тестировалась на платформе 8.3.6.1977, на конфигурации «1С:Розница 8. Аптека» ред. 2.1, релиз 2.1.7.15.