Скрытые финансовые потери от эксплуатации КИС. Экспертный подход. Коррекция.

Скрытые финансовые потери от эксплуатации КИС. Экспертный подход. Коррекция.

В наши дни ни одно серьезное коммерческое предприятие не обходится без использования эффективных современных информационных систем. Меняющиеся запросы клиентов в конкурентных секторах экономики диктует особые правила игры, требующие оперативной координации усилий всего коллектива предприятия. При этом качество реализации самой системы может существенно влиять на объем полезно выполняемой работы, как отдельного сотрудника, так и компании в целом.

Корпоративные информационные системы (КИС)
Системы управления уровня предприятия строятся на одной из современных технологических платформ таких известных компаний как: 1C, Microsoft, SAP и др. На базе технологической платформы реализуются прикладные программные решения, которые описывают всю необходимую бизнес-логику и непосредственно обсуживают пользователей, позволяя решать стоящие перед ними задачи. Учитывая уже реализованные возможности и развивая дополнительный функционал, компании повышают качество обслуживания клиентов и экономят драгоценное время, направленное на увеличение сбыта и развитие.
Корпоративные системы хранят и обрабатывают огромные объемы информации, необходимые для поддержания различных процессов: оформление заказов клиентов, анализ цен поставщиков, формирование планов продаж и др. Ввод документов, оформляемых в момент обращения клиента, требует максимально оперативного принятия решения. Это накладывает серьезные требования, направленные на минимизацию времени отклика системы и поддержания высокой скорости выполнения всех необходимых при оформлении документов процедур, напр. контроль свободного остатка товара на складе. А также комфортное использование современных информационных систем накладывает требования и на функциональном уровне. Клиент ценит свое время, поэтому не нужно заставлять клиента ждать! Предложите то, что он хочет. Удобно и быстро.

Скорость обработки данных
Для реализации требований по производительности, вся информация хранится в структурированном виде в специальных хранилищах, обслуживаемых системами управления базами данных (СУБД). Современные СУБД получают и транслируют все запрошенные данные очень быстро и не требуют дополнительной настройки и оптимизации. Скорость в большей степени зависит от качества программного кода прикладной системы и используемого оборудования.
Для поддержания системы в управляемом режиме важен мониторинг ключевых показателей системы, осуществляемый непрерывно на всем протяжении ее эксплуатации. Хорошо поддерживаемую систему со всеми выявленными и устраненными узкими местами в производительности можно назвать «здоровой». Соответственно, в компании не имеющего сотрудника, ответственного за «здоровье» КИС, есть большой риск перехода системы в неуправляемый режим, который может сопровождаться «неожиданными» болезнями. Если никто не анализирует поведение программы, то в случае возникновения проблем их ощутят на себе пользователи (менеджеры по продажам).
А что, если провести анализ работы программы, выявить основные недостатки, мешающие работе? И действительно, количество транзакций может быть увеличено за счет сокращения времени их обработки.

Куда уходит время?
Драгоценное время расходуется на выполнение полезной работы (приносящей прибыль) и холостые задержки системы, вызванные избыточным сканированием данных и транзакционных ожиданий где-то в глубинах системы. Чем больше одновременно работающих пользователей в один момент времени занимают одинаковые ресурсы базы данных, тем в большей степени они мешают друг другу. Под ресурсом следует понимать такие разрезы как: номенклатура, контрагент, склад и т. п. Борьба за доступ к ресурсам выражена в увеличении продолжительности выполнения транзакций. Для компаний с большим коллективом активных пользователей это становится реальной проблемой в финансовом отношении. Получается, что автоматизированная система, постоянно дорабатываемая и, возрастая в размере, постепенно замедляется и требует все большего ожидания со стороны пользователя. «Когда же наконец-то этот документ проведется?». А плохое настроение сказывается на результате его работы и общения с клиентами. Подобные проблемы актуальны для компаний, которые не заботятся о состоянии «здоровья» своей корпоративной системы.

Оценка состояния
Перед тем как что-либо менять в используемой системе, следует оценить ее текущую производительность. Например, можно воспользоваться зарекомендовавшей себя международной методикой оценки производительности приложений APDEX (Application Perfomance inDEX, http://apdex.org). Суть: оценка строится по списку ключевых операций, а также заданное целевое время сравнивается с фактическим. По результатам расчета замеры ранжируются и принимается решение, какие операции (виды документов) требуют первостепенного внимания и должны быть оптимизированы. Провести подобную оценку по указанной или аналогичной методике помогут специалисты по технологической платформе используемой КИС.

Экспертный подход
Сертифицированные специалисты решают практически любые технические проблемы, связанные с недостаточной производительностью и нарушением стабильности работоспособности системы. Они обучены правилам работы технологической платформы, выявлению симптомов проблем и быстрой их ликвидации. Например, в случае параллельного проведения большого количества документов одного вида мы наблюдаем неудовлетворительную скорость проведения, одновременно с этим мониторинг загрузки сервера показывает низкую нагрузку на процессор и дисковую подсистему. Данная ситуация с большой степенью вероятности свидетельствует о наличии избыточных ожиданий на блокировках. Представьте: из 8 секунд, затрачиваемых на проведение накладной, 5 секунд система ничего не делает! Этот потенциальный ресурс можно трансформировать в реальный, полезный для компании.
Некоторые компании столкнувшихся с проблемой медленного проведения документов, начинают корректировать бюджет и приобретают более производительный сервер. По сути, не разобравшись в источнике проблемы. Практика показывает, что это метод дает несущественный прирост в скорости. И кроме больших финансовых расходов, компания ничего полезного не получит. Проблема так и останется не решенной. Для сравнения, если попытаться решить проблему с заторами на дорогах путем приобретения дорогого спортивного автомобиля.
После устранения причин наиболее весомых проблем, необходимо повторно оценить эффект от оптимизации, используя уже новые значения производительности в разрезах ключевых операций. Фактические показатели должны быть близки или превосходить целевые, это говорит о том, что оптимизация была проведена эффективно.
В тех случаях, когда оптимизация является финансово затратной, очень важно задокументировать выявленные проблемы. Одно даже вскрытие (озвучивание) проблем позволяет держать их под контролем.

Выводы
Скрытые в недрах системы проблемные участки информационной системы, должны быть обнаружены как можно раньше.
Необнаруженный проблемный код порождает скрытые простои времени, компания несет финансовые потери, а также возникает риск общей дестабилизации системы – отказ в обслуживании.
Управление рисками позволяет планировать и, следовательно, существенно экономить ИТ-бюджет.
Соотносите затраты на обслуживание корпоративной системы и обучение собственных специалистов.
Быстрые управляемые транзакции – ключ к успешному бизнесу!

Литература и ссылки:
Предупреждающие действия ISO 9001:2008 п. 8.5.3.
Практика управления. Производственное-практическое издание. 1С-Паблишинг, 2012
http://en.wikipedia.org/wiki/Apdex.
http://apdex.org.