УПП: Хроники МЕГАпроекта (Управление проектом)

В декабре 2012 мы опубликовали первую статью «УПП: Хроники МЕГАпроекта» //infostart.ru/public/166856/ по выполнению проекта нашей командой http://делаемпроекты.рф/ на базе 1С:УПП+БИТ:Финанс, в которой раскрыли небольшую часть того, что было сделано. С момента публикации наш проект успел получить высшую оценку сообщества ИТ-директоров в номинации Бизнес-приложения: для SMB (средний и малый бизнес) http://www.globalcio.ru/projectoftheyear/project_info/128/.

В результате участники обсуждения первой статьи проявили интерес не только к функциональной части проекта, но и к его управлению.

В текущей статье мы делимся опытом управления на примере проекта «Световые технологии». Обращаю внимание, что принятая схема управления лишь одна из нескольких возможных и для каждого проекта выбирается индивидуально.

Анонс

Мы и дальше будем продолжать делиться нашим проектным опытом. В ближайшее время мы опубликуем серию статей о других завершенных проектах в компании «Световые технологии».

• Первая из них и третья в текущей серии «ХроникиМЕГАпроекта» будет статья, написанная руководителем проекта со стороны Заказчика, в которой он поделится опытом управления внутренней командой и командами подрядчика. Примерные сроки публикации – конец марта 2013.
• О проекте в Украине. Тиражирование Российского проекта на конфигурации УПП для Украины. С управлением из Москвы. Проект запущен в промышленную эксплуатацию с января 2013 года.
• О технической стороне и опыте взаимодействия с Фирмой 1С по реализации проекта по производительности в рамках ЦКТП.

http://www.v8.1c.ru/expert/index.htm

• Внедрение ЗУП. С января 2013 года проект в промышленной эксплуатации.

Параметры проекта

Сроки проекта от начала работ до запуска в промышленную эксплуатацию: конец мая 2011 – январь 2012 (7 полных месяцев).

Максимальное количество одновременно работающих специалистов БИТ на проекте 23, количество сотрудников, принявших участие в проекте 32.

Описание того, что сделано http://делаемпроекты.рф/project/6/

Пресс релиз по проекту http://v8.1c.ru/news/newsAbout.jsp?id=8273

Термины и определения

БИТ – компания «Первый БИТ».

ТЗ/ТП – документ по содержанию, напоминающий, что-то среднее между техническим заданием (ТЗ) и техническим проектом (ТП), содержащий общие схемы документооборота конфигурации 1С:УПП+БИТ:Финанс и требования на разработку. По этому документу выдавались задачи на разработку.

ТРП/РП – технический руководитель проекта, выполняющий функции руководителя проекта со стороны БИТ.

ТРП – технический руководитель проекта БИТ.

РП Заказчика – руководитель проекта Заказчика.

Старт проекта

Проект начался 20 мая 2011 года, считаем его первым рабочим днем на проекте. В этот день на проект вышел первый сотрудник БИТ, который приступил к обследованию. В рамках первого дня были определены ключевые пользователи Заказчика, блоки внедрения, составлен план график работ по обследованию, произведено начальное знакомство с рабочими базами и организационной структурой Заказчика.

Первым блоком, с которого начали обследование и моделирование, стали «Продажи».

Краткий обзор выполнения проекта

В связи с тем, что сроки проекта были очень сжатые, обследование начали с общей схемы взаимодействия между подразделениями и текущей системы Заказчика (ИТРП 7.7 – в ней велся весь оперативный учет Компании) совместно с двумя ИТ специалистами Заказчика. Специалисты Заказчика показывали и рассказывали, что и как у них сделано в ИТРП 7.7, наши специалисты перекладывали их функционал на типовой УПП-ный и фиксировали расхождения, затем описанные модели утверждали у руководителей соответствующих подразделений, чтобы учесть их пожелания.

Первым этапом начали обследование блока «Оперативный учет», в составе:

1. НСИ
2. Общие механизмы
3. Учет договоров
4. Продажи
5. Закупки
6. Запасы и склад
7. Ценообразование
8. Претензии и экспертиза
9. Маркетинг
10. Внутренняя логистика

К концу июня 2011 по блоку «Оперативный учет» был разработан первый вариант документа ТЗ/ТП. В связи со сжатыми сроками, пришлось отступить от стандартной проектной технологии, когда сначала разрабатывается ТЗ, а после его утверждения ТП. По мере написания документа, как правило, в конце недели, его передавали на ознакомление ИТ специалистам Заказчика, чтобы на начальном этапе учесть замечания. После технического описания каждого блока и согласования с ИТ специалистами Заказчика, разрабатывали пользовательскую презентацию для защиты, перед ключевыми пользователями. В ней на привычном языке для пользователя отражали, что будет доработано и каким будет финальное решение по каждому блоку. На таких защитах обсуждались дополнительные требования, которые включались в итоговый документ к разработке.

С середины июля 2011 приступили к обследованию, моделированию блока «Казначейство».

В августе 2011 развернули хранилище конфигурации и запустили в разработку блок «Оперативный учет». Параллельно продолжали обследование, моделирование блоков «Казначейство», «Управленческий учет» (УУ), «БУ/НУ», «Оперативное управление производством».

Далее поочередно запускали в разработку дообследованные блоки или их части и параллельно завершали обследование других блоков, частей. Выполненные разработки по блокам защищали перед Заказчиком, таким образом, Заказчик в процессе выполнения проекта видел промежуточные результаты работ. Такой подход перекликается с технологией Agile Scrum (http://ru.wikipedia.org/wiki/Scrum), в нашем случае, мы начинали разработку, не дожидаясь полного завершения работ над техническим проектом, потому что весть проект был разбит на блоки, блоки поделены на задачи, у задач установлены приоритеты важности. Совокупность таких задач определялась последовательностью шагов (спринтов) к достижению результатов проекта.

Запуск проекта в промышленную эксплуатацию был выполнен в срок. Специалисты Заказчика и БИТ вышли на проект после новогодних каникул с 05 января 2012. Пользователи начали работать в системе 10 января 2012 года, полностью отказавшись от старых систем.

Управление проектом

Состав и функции рабочей группы

Управление проектом выполнялось силами рабочей группы, в которую входили представители Заказчика и БИТ.

Состав группы:

1. РП Заказчика (директор по развитию и бизнес технологиям).
2. Директор по финансам, экономике, ИТ и юридическим вопросам от Заказчика.
3. Куратор проекта БИТ.
4. Руководитель группы разработки 1С Заказчика.
5. ТРП (по каждому блоку/направлению)
   1. По оперативному блоку (см. выше)
   2. По финансовому блоку (МСФО/УУ, БУ/НУ, Казначейство, Бюджетирование)
   3. По оперативному управлению производством
   4. По учету затрат и расчету себестоимости – (за блок отвечал ТРП/РП)
   5. По 1С:PDM

В силу масштабов проекта и коротких сроков было принято решение разделить управление проектом по блокам (направлениям). Каждый ТРП отвечал за свой функциональный блок.

Функции ТРП:

• Обсуждал требования с ключевыми пользователями Заказчика (до ввода системы в промышленную эксплуатацию программисты с пользователями не общались).
• Составлял список задач к работе.
• Оценивал задачи в часах.
• Расставлял приоритеты запуска задач в работу.
• Составлял общий план-график работ, который согласовывали с РП Заказчика.
• Составлял детальный план-график работ с распределением задач по исполнителям.
• Передавал задачи в работу.
• Осуществлял контроль их выполнения.
  • По сроку.
  • По плановой оценке в часах.
  • По качеству и соответствию кода требованиям, предъявленным на этапе разработки.
  • По функциональности (тестирование на этапе приемки).
• Принимал участие в оперативных собраниях по проекту, которые проходили, как правило, раз в неделю по понедельникам, а при необходимости чаще.
• В оставшееся время успевал немного программировать (не более 5-10% от общего времени).

Функции ТРП/РП в дополнение к функциям ТРП:

• Контролировал выполнения всех блоков проекта.
• Инициировал запросы Куратору БИТ о необходимости в дополнительных ресурсах на проект.
• Тестировал профессиональный уровень сотрудников при выходе на проект (подходили не все).
• Инициировал собрания всей рабочей группы, а также только ТРП.
• Еженедельно и в конце месяца согласовывал с РП Заказчика часы к закрытию для оплаты.
• Готовил отчет о статусе проекта для Куратора проекта с указанием проявляющихся рисков и нашу реакцию на них.

Функции куратора проекта БИТ:

• Поддерживал веру Заказчика и команды в достижимость целей.
• Делал для Заказчика прозрачными затраты на проект.
• Контролировал удовлетворенность Заказчика динамикой проекта.
• Поддерживал мнение Заказчика о суперкомпетентности команды.
• Искал ресурсы по заявкам от ТРП/РП.
• Устранял недопонимание между сотрудниками Заказчика и БИТ.
• Обсуждал с ТРП/РП ход выполнения проекта и поддерживал его в изменении структуры управления проектом по ходу проекта.

Большой вклад в успех проекта был вложен РП Заказчика, на этапе старта проекта он работал финансовым директором. Как часто случается, РП Заказчика пытается совмещать свои текущие обязанности и вновь появившиеся по проекту. В данном случае Заказчик принял правильное решение и полностью освободил РП со своей стороны от текущих обязанностей, таким образом, РП Заказчика 100% времени уделял работе над проектом.

Функции РП Заказчика:

• Организовывал работу команды внутри предприятия. Было очень много организационной работы.
• Составлял и отслеживал общий график выполнения проекта.
• Организовывал и проводил общие собрания рабочей группы.
• Определял очередность запуска блоков в работу.
• Принимал работы у ТРП БИТ.
• Ставил ТЗ на отдельные блоки.
• Обеспечивал взаимодействие с другими компаниями консультантами.

Функции руководителя группы разработки по 1С Заказчика:

• Описывала отдельные блоки.
• Участвовала в постановке задач.
• Занималась разработкой отдельных блоков.
• Принимала участие в приемке задач.

Функции директора по финансам, экономике, ИТ и юридическим вопросам от Заказчика:

• Обеспечивал решения о финансировании.
• Согласовывал стратегические решения.

Управление рисками

• Еженедельно составляли отчет о статусе проекта, где в специальном разделе описывали проявляющиеся риски и нашу реакцию на них.
• Функциональные риски снимались поиском внутри БИТа наиболее сильных экспертов по данной теме и немедленным выделением соответствующих ресурсов.
• Организационные риски, возникающие у Заказчика, обсуждались еженедельно на собрании рабочей группы, устранялись жестким руководством РП Заказчика. На таких собраниях обсуждали, что сделано за неделю, что не успели сделать и что нужно предпринять, чтобы за текущую неделю завершить работы прошлой недели и сделать все запланированное на текущую неделю.
• Наши организационные риски снимались ТРП/РП, которые контролировали все блоки.
• Наши функциональные риски снимались ТРП по каждому отдельному блоку.

Управление бюджетом и сроками

Жесткого бюджета не было, что накладывало дополнительную ответственность в плане отчетности по нашим затратам для Заказчика: все должно было быть прозрачно. У Заказчика не должно было возникать сомнений, что его деньги идут по назначению.

Для того, чтобы этого добиться, был общий план-график работ, который контролировал ТРП/РП. Общий план-график составлялся из отдельных план-графиков, которые готовили ТРП каждый по своему блоку. Каждый план-график по блоку детализировался с недельным горизонтом, в котором все задачи распределялись по исполнителям, с указанием оценки в часах ТРП, оценки сотрудника, плановой и фактической датой сдачи и отклонениями по часам от оценки ТРП.

Любое отклонение по часам и срокам сдачи работ от плановой оценки ТРП специалист должен был обосновать.

РП Заказчика вел общий график работ по проекту, по которому контролировал всех участников проекта.

Сроки были наиболее жестким критерием, на них на совещаниях обращали больше всего внимания. Для ускорения использовали: только необходимую документацию, параллельную работу по блокам, распараллеливали каждый блок на максимально возможное количество задач, даже в ущерб бюджету, еженедельно пересматривали приоритеты задач, быстро переключали сотрудников между задачами и блоками.

Пример общего план-графика работ ТРП/РП «Оперативный блок»

Пример части план-графика работ ТРП без распределения задач по сотрудника

Пример части план-графика работ ТРП на неделю с распределением задач по сотрудникам

Пример части общего графика РП Заказчика

Управление изменениями

В связи со сверхсжатыми сроками, делались только самые необходимые изменения, необходимость которых понимали и Заказчик, и Исполнитель. Должно было быть сделано минимально необходимое для запуска в промышленную эксплуатацию в срок.

Управление качеством

За качество выполненных работ отвечали ТРП. Перед началом проекта были разработаны требования, предъявляемые к разработке. При сдаче работ сотрудниками, ТРП проверял функциональность решения и качество кода. Если требования сильно не выдерживались (минимальные отклонения допускались в связи со сжатыми сроками), сотрудник перерабатывал код за свой счет. Со стороны Заказчика качество кода не проверяли, контроль был только по функциональности решения.

Управление работой

Весь проект был поделен на блоки, каждый блок разбит на задачи. Что и где дорабатывать в каждом блоке определял ТРП. Если задачи затрагивали разные блоки, то ТРП собирались на оперативное совещание и обсуждали возможные варианты решения.

Хорошее взаимодействие было с ИТ специалистами Заказчика (2 человека). У них были большие знания в понимании бизнес-процессов внутри предприятия и опыта реализации в ИТРП 7.7. Поэтому многие задачи по функциональности обсуждали с ними.

ИТ специалисты Заказчика выполняли:

• На этапе обследования рассказывали о том, что было сделано в конфигурации ИТРП 7.7 и проверяли полноту описания ТЗ/ТП.
• На этапе разработки, как правило, выполняли разработку самостоятельных блоков (разработка с нуля), которые меньше всего пересекались с типовым функционалом. Такое разделение было очень эффективным.
• Выполняли тестирование всех функциональных блоков.
• Руководитель группы разработки Заказчика выдавал и принимал работу по некоторым задачам сотрудникам БИТ. Все задачи, связанные с изменением логики типовой конфигурации, предварительно согласовывались с ТРП.
• На этапе обучения проводили обучение по блокам, которые были разработаны с нуля.
• На этапе промышленной эксплуатации системы принимали активное участие в поддержке пользователей и доработке системы.

Инструментарий

На проекте из инструментария использовали:

1. Хранилище конфигурации;
2. Реестр замечаний (собственная разработка внутри рабочей базы УПП, начали использовать с февраля 2012);
3. MS Project;
4. MS Excel.

Количество специалистов БИТ, работавших на проекте

Хроника выполнения проекта

Общие этапы работ, которые выполнялись каждый месяц:

• Еженедельные собрания по проекту рабочей группы.
• Оперативные совещания ТРП по проекту.
• Согласование часов к закрытию внутри команды.
• Согласование часов к закрытию с Заказчиком.

Май 2011

• Составление, согласование план-графика работ по обследованию, моделированию.
• Обследование общей схемы взаимодействия между подразделениями, существующей информационной системы ИТРП 7.7.
• Обследование, моделирование по блоку «Продажи».

Июнь 2011

• Актуализация план-графика работ (еженедельно) по моделированию.
• Обследование, моделирование по блокам «Продажи», «Претензии и экспертиза», «Маркетинг», «Ценообразование», «Закупки», «Запасы и склад», «Внутренняя логистика», «НСИ» (без части БУ/НУ, только оперативная деятельность) – далее блок «Оперативный учет».
• Разработка ТЗ/ТП по результатам моделирования.

Июль 2011

• Актуализация план-графика работ (еженедельно) по моделированию.
• Согласование версии ТЗ/ТП с ИТ специалистами Заказчика.
• Разработка презентаций для пользователей к защите и защита ТЗ/ТП по блоку «Оперативный учет».
• Обработка замечаний и пожеланий ключевых пользователей Заказчика, выявленных в результате защиты ТЗ/ТП.
• Доработка и повторная защита ТЗ/ТП по блоку «Оперативный учет».
• Обследование, моделирование по блокам «Общие механизмы», «Учет договоров» (входят в состав оперативного учета), «Казначейство».
• Разработка ТЗ/ТП по результатам обследования, моделирования по блокам «Общие механизмы», «Учет договоров», «Казначейство».
• Согласование версии ТЗ/ТП с ИТ специалистами Заказчика по блокам «Общие механизмы», «Учет договоров», «Казначейство».
• Составление, защита план-графика работ на разработку блока «Оперативный учет» (без разбивки по специалистам).
• Подготовка рабочих мест к выходу новых специалистов на этап «Разработка».

Август 2011

• Развертывание хранилища для групповой разработки.
• Распределение задач (еженедельно) по специалистам, согласно утвержденному план-графику работ по разработке блока «Оперативный учет».
• Подготовка информационной базы к разработке: создание новых общих объектов (подсистемы, подписки на события, общие модули и т.д.).
• Составление общих требований к разработке для программистов.
• Запуск в разработку блока «Оперативный учет».
• Разработка сценариев тестирования, тестирование функциональности доработок.
• Разработка презентаций для пользователей и защита ТЗ/ТП части функционала по блокам «Казначейство», «Бюджетирование».
• Обработка замечаний и пожеланий ключевых пользователей Заказчика, выявленных в результате защиты ТЗ/ТП.
• Доработка и повторная защита ТЗ/ТП части функционала по блокам «Казначейство», «Бюджетирование».
• Продолжение обследования, моделирования по блоку «Казначейство».
• Обследование, моделирование нескольких разделов по блоку «БУ/НУ», «Управленческий учет», далее «УУ».
• Согласование версии ТЗ/ТП с ИТ специалистами Заказчика по блокам «УУ», «БУ/НУ».
• Разработка презентаций для пользователей к защите и защита ТЗ/ТП нескольких разделов по блокам «УУ», «БУ/НУ».
• Обработка замечаний и пожеланий ключевых пользователей Заказчика, выявленных в результате защиты ТЗ/ТП.
• Обследование, моделирование по блоку «Оперативное управление производством» в том числе НСИ к этому блоку.
• Актуализация план-графика работ (еженедельно) по разработке блока «Оперативный учет».
• Составление, оценка и согласование план-графика работ на разработку блоков «УУ», «БУ/НУ», «Бюджетирование», «Казначейство».

Сентябрь 2011

• Актуализация план-графика работ (еженедельно) по разработке блока «Оперативный учет».
• Распределение задач межу специалистами на разработку блоков «Оперативный учет», «Казначейство», «Бюджетирование», «УУ», «БУ/НУ».
• Разработка блоков «Оперативный учет», «Казначейство», «УУ», «БУ/НУ».
• Разработка сценариев тестирования, тестирование функциональности доработок.
• Сбор информации об использовании пользователями существующих отчетов в базах 7.7. (общее количество было около 400).
• Разработка ТЗ/ТП по результатам обследования, моделирования по блоку «Оперативное управление производством».
• Разработка презентаций для пользователей к защите и защита ТЗ/ТП по блоку «Оперативное управление производством».
• Обследование, моделирование, разработка и защита ТЗ/ТП по блоку «Учет затрат и расчет себестоимости» в «УУ», «БУ/НУ» учетах.
• Обследование, моделирование (продолжение) по блоку «УУ», «БУ/НУ».

Октябрь 2011

• Актуализация план-графика работ по разработке и  ее продолжение по блокам «Оперативный учет», «Бюджетирование», «Казначейство», «УУ», «БУ/НУ», «Оперативное управление производством».
• Запуск в разработку блока «Учет затрат и расчет себестоимости (РАУЗ)».
• Составление, оценка и согласование план-графика работ на разработку конфигурации 1С:PDM.
• Запуск в разработку задач по 1С:PDM.
• Разработка правил переноса данных по загрузке начальных остатков из баз 7.7, Excel в 1С:УПП.
• Разработка функциональности по работе клиентов через Web.
• Разработка сценариев тестирования, тестирование функциональности доработок.
• Разработка инструкций для конечных пользователей с учетом реализованной функциональности.

Ноябрь 2011

• Подготовка матрицы прав доступа пользователей. Доработка прав доступа.
• Составление план-графика по обучению пользователей.
• Подготовка тестовой базы к обучению пользователей (загрузка НСИ, настройка первоначальных параметров).
• Распределение задач  между специалистами БИТ и Заказчика по подготовке сквозных примеров для обучения пользователей.
• Проведение обучения пользователей (Оперативный учет, БУ/НУ, УУ, Казначейство, Бюджетирование).
• Передача замечаний и интерфейсных улучшений на доработку, выявленных в процессе обучения.
• Составление план-графика проведения аттестации знаний пользователей после обучения.
• Проведение аттестации знаний пользователей после обучения.
• Проверка выполненных работ пользователями, подготовка информации о готовности работы пользователей в новой системе для РП Заказчика.
• Актуализация план-графика работ по разработке и продолжение разработки блоков «Оперативный учет», «Бюджетирование», «Казначейство», «УУ», «БУ/НУ», «Оперативное управление производством», «1С:PDM», «Учет затрат и расчет себестоимости».
• Доработка правил переноса данных между 1С:PDM и 1С:УПП в части доработанного функционала.
• Разработка правил переноса данных по загрузке начальных остатков из баз 7.7, Excel в 1С:УПП.
• Тестирование функциональности доработок.
• Разработка и актуализация инструкций для конечных пользователей с учетом реализованной функциональности и выявленных замечаний пользователей в процессе обучения.
• Развертывание рабочей базы.

Декабрь 2011

• Актуализация план-графика работ по разработке и продолжение разработки блоков «Оперативный учет», «УУ», «БУ/НУ», «Оперативное управление производством», «1С:PDM».
• Разработка правил переноса данных по загрузке начальных остатков из баз 7.7, Excel в 1С:УПП.
• Разработка инструкций для конечных пользователей с учетом реализованной функциональности по оставшимся блокам.
• Проведение обучения пользователей (Продажи, Оперативное производство, БУ/НУ, Казначейство).
• Передача замечаний и интерфейсных улучшений на доработку, выявленных в процессе обучения.
• Завершение работ по устранению важных замечаний к запуску системы в промышленную эксплуатацию.
• Обновление рабочей базы УПП+БИТ:Финанс.
• Перенос начальных остатков из баз 7.7, Excel в тестовую базу.
• Подготовка рабочей базы к промышленной эксплуатации (перенос НСИ, пользователей, профилей пользователей, настройка учетных политик, параметров учета).

Январь 2012

• Перенос начальных остатков из баз 7.7, Excel в рабочую базу
  • Количественный учет МПЗ (БУ/НУ), суммовой и количественный учет МПЗ (УУ).
  • Взаиморасчеты
  • Остатки оперативного учета (Заказы клиентов, запросы на скидку, скидки клиентов и т.д.)
  • Выверка перенесенных данных и ввод начальных остатков по полуфабрикатам сотрудниками Заказчика.
  • Промышленная эксплуатация системы
    • Разработка нового функционала, который был не критичен для запуска.
    • Развитие текущего функционала системы по заявкам пользователей УПП+БИТ:Финанс, 1С:PDM.
    • Исправление появляющихся ошибок.
    • Консультация пользователей на местах.

Февраль 2012

• Промышленная эксплуатация системы
  • Тоже что и в Январе 2012
  • Перенос начальных остатков по НДС в том числе экспорт, суммовой учет МПЗ.
  • Исправление суммовых остатков по БУ/НУ (в конце месяца).
  • Старт проекта по оптимизации производительности в рамках ЦКТП.

Март 2012

• Сопровождение 1С:УПП+БИТ:Финанс и 1С:PDM
• Перенос оставшихся остатков, финальный перенос остатков по МПЗ (совмещение остатков МПЗ, количество загружали из ИТРП 7.7, суммы из бухгалтерских баз 7.7).
• Продолжение работ по оптимизации производительности в рамках ЦКТП.
• Актуализация инструкций для пользователей.

Апрель 2012

• Сопровождение 1С:УПП+БИТ:Финанс и 1С:PDM.
• Продолжение работ по оптимизации производительности в рамках ЦКТП.
• Повторная загрузка данных по экспортному НДС, счетам учета УУ для МПЗ, выявленных разниц в остатках налогового учета по МПЗ.
• Подготовка базы к закрытию 1 квартала 2012 по УУ, БУ/НУ.
• Закрытие 1 квартала 2012 по УУ, БУ/НУ.

Май 2012

• Сопровождение 1С:УПП+БИТ:Финанс и 1С:PDM.
• Аттестация команды в Украине для выполнения аналогичного проекта.
• Продолжение работ по оптимизации производительности в рамках ЦКТП.

———————————

С уважением, Антон Щекачев

Технический руководитель проектов
Офис «м. Савеловская» (Москва) — http://делаемпроекты.рф/
Компания «Первый БИТ» (1С:Бухучет и Торговля) — http://www.1cbit.ru/