Для такого учета я разработал инструмент анализа документов движения книг между филиалами.
Для организации учета удаленных филиалов требуется минимальная доработка типовой конфигурации "Библиотека ВУЗа".
Формы отчетов по документам поступления и выбытия для конфигурации Библиотека ВУЗа позволяют вывести 6 различных вариантов сведений о поступлении, списании, передаче в филиалы, возврате из филиалов литературы:
*Кнопка «На сайт» позволяет просмотреть список библиографических описаний новых поступлений литературы, что очень удобно выложить на сайт организации для студентов.
*Кнопка «В1» вызывает отчет по документам поступления, в который выводятся библиографические описания, количество, цена изданий по каталогу (берется из справочника книг на конец периода формирования отчета) и сумма.
*Кнопка «В2» выводит детальный отчет по форме «Инв.№, Наименование и год издания, Поступило (экз), Цена (за 1 экз), Сумма (руб)»
с инвентарными номерами и ценой из инвентарной книги. Он используется для построения сводного списка проверки экзкмпляров
передаваемой литературы в соответствии с инвентарной книгой при передаче по нескольким актам.
*Кнопка «В3» позволяет сформировать для бухгалтерии акт сверки с реквизитами финансовых документов по форме «№п/п, Реквизиты документа и количество наименований, Поступило (наим), Поступило (экз), Сумма (руб)».
Он используется при подготовке периодической отчетности по документам поступления и выбытия.
*Кнопка «В4 Анализ передачи» позволяет сформировать для бухгалтерии детализированный сводный отчет об остатках в подразделениях (сводные данные об общем количестве перемещенной в удаленные подразделения литературы) и оборотах
между ними к акту сверки по форме «№п/п, Реквизиты документа и количество наименований, Поступило (Наим),
Поступило (экз), Сумма (руб)», «№п/п, Реквизиты документа и количество наименований, Выбыло (наим), Выбыло (экз), Сумма (руб)» с детализацией данных о поступлении в данных о перемещении в удаленные подразделения вплоть до указания
реквизитов финансовых документов.
*Кнопка «В5» выводит такой же анализ передачи как В4, но с дополнительной детализацией каждого экземпляра в соответствии с инвентарной книгой по форме «Инв.№, Реквизиты документа и количество наименований, Поступило (экз), Сумма (руб)». Он может использоваться для выяснения сутьбы конкретных инвентарных объектов.
До начала формирования каждого из отчетов имеется возможность настроить отбор по виду подразделений и по подразделениям, по периоду.
Дополнительные возможности настройки отчета:
Бeз cпиcaнныx
Пoкaзaть в нaимeнoвaнии oбщee кoличecтвo издaний в фoндe
Oтфильтpoвaть пo eдинcтвeннoму пoдpaздeнeнию: Пoдpaздeлeниe
Пoкaзывaть нaимeнoвaния пoдpaздeлeний, кудa пepeдaeтcя литepaтуpa
Пoкaзaть пepeдaнныe из чиcлa пocтупившиx, вмecтo вceй пepeдaчи (пo умoлчaнию)
Bключить в cвeдeния o пepeдaчax дaнныe o пocтуплeнияx книг
Bключить в нaимeнoвaниe дoкумeнтa cтpoки pacшифpoвки co cпиcкoм зaглaвий
Нe пoкaзывaть cвoдную тaблицу co cпиcкoм aктoв пocтуплeния
Необходима доработка типовой конфигурации:
— всправочник «Места хранения» нужно добавить реквизит «Выдано», в котором указать ссылку на читателя, который будет подложным
подразделением. На забудьте поставить «ВыдаватьНаРуки» = «Ложь» для такого подразделения.
Акты передачи в подразделения и возврат из них таким образом ни что иное, как выдача читателю и возврат.
Остается только создать в документах выдачи и возврата печатную форму акта передачи для удаленных подразделений например по форме:
N п/п Инвентарный номер Автор Заглавие Количество
Сдал __________ / __________ / Дата __________
Принял __________ / __________ / Дата __________
