Замена кадровых подразделений на затратные в ЗУП 3.1 при отражении в бухгалтерском учете зарплаты и резервов

В Зарплате и управлении персоналом работники принимаются в какое-либо кадровое подразделение. Структура этих подразделений, с точки зрения пользователей ЗУП, обычно должна соответствать штатному расписанию предприятия. И иногда бывает очень разветвленной, и может меняться несколько раз в течение года.

При этом, бухгалтерский учет не просто не нуждается в такой подробной детализации, но даже иногда она бы помешала правильно настроить распределение и закрытие затрат, а также расчет себестоимости выпуска продукции и производственных услуг.

Простым примером такой структуры может служить следующий рисунок:

Здесь представлен фрагмент структуры подразделений в ЗУП, условно относящихся к администрации. Кадровая служба настаивает на том, чтобы персонал был распределен по "ветвям" (бухгалтерия, отдел кадров, общее руководство и т.п.), в то время, как бухгалтерия хотела бы видеть затраты на оплату труда и страховые взносы в 26 счете по обобщенному подразделению "Администрация".

Конфигурации линейки "Зарплата и управлении персоналом" (2.5, 3.1) используют для ведения кадрового учета тот же справочник подразделений, что и бухгалтерия для отражения затрат — "Подразделения организаций". В обоих редакциях к подразделению кадрового учета можно привязать способ отражения расходов, задающий правило формирования проводок в БП. Однако, с выходом версии 3 в способе отражения расходов пропала возможность указать подразделение отражения затрат (отличающееся от кадрового), в результате чего в документ "Отражение зарплаты в бухучете" попадают "детальные" кадровые подразделения.

Эти подразделения перейдут, при выгрузке, в бухгалтерскую программу, и образуют там чрезмерно детальный учет затрат на оплату труда в 26 счете. Даже если в документе "Отражение зарплаты в бухучете" в бухгалтерской программе поменять подразделения вручную, то повторное перезаполнение этого же документа в ЗУП приведет к его перевыгрузке, и эту бестолковую работу придется сделать заново.

Возможного компромисса между требованиями кадровой и бухгалтерской служб, не ущемляя их желаний, не загружая ручной работой, и пользуясь только типовыми средствами БП и ЗУП, мне достичь не удалось.

Однако, удалось разработать расширение, которое позволяет эффективно решить данную проблему не снимая конфигурацию с поддержки.

Расширение перехватывает методы заполнения документов "Отражение зарплаты в бухучете", "Резервы отпусков", и подменяет для каждой строки в необходимых табличных частях подразделения согласно задаваемому, пользователем с полными правами, плану. Для использования расширения его достаточно установить, настроить план и протестировать заполнение.

Кроме подмены подразделений на "более общие", возможны и другие варианты подмен, которые будут рассмотрены ниже.

После установки расширения, у пользователя с ролью "Полные права" появится пункт меню, позволяющий отредактировать план.

План замен представляет собой периодический регистр сведений, с возможностью, в различные периоды, включать и отключать действие отдельных записей-правил. Одна запись представляет собой одно правило, применяемое к сочетанию измерений Организация — Подразделение — Способ отражения расходов, и определяет целевое подразделение, на которое будет произведена замена.

Пример плана представлен на рисунке.

Вышеописанный пример отражает следующие вводные:

1. Строки документа "Отражение зарплаты в бухучете", у которых установлено любое кадровое подразделение, а способ отражения задан как "(26) Все", будут отражены в бухучете в подразделении "Администрация (26)". (см. стр №1). То есть отрабатывается характерный пример, описанный по статье выше.

2. Но если подразделение — "Транспортный цех", то оно сохранится в 26 счете как есть (см. строку 14 (третью строку снизу), это более приоритетное правило чем №1, т.к. заданы все критерии отбора)

3. Для отдельных способов отражения в учете (см. строки 2-4) заданы специальные особые подразделения отражения в бухгалтерском учете, независимо от подразделения кадрового учета, где работают соответствующие сотрудники.

4. В строках 5-6 подразделения, подчиненные подразделению "Строительный цех" будут отражены в 25 счете в самом подразделении "Строительный цех".

5. В строках 7-10 подразделения, подчиненные цеху ремонта и обслуживания электрооборудования будут отражены в 25 счете в родительском цехе.

6. В строках 11-13 тоже самое.

7. В последней строке цеховое подразделение со способом отражения в учете "(20) ОПР генерация" будет отражено в бухучете в подразделении "Производство в целом (20)".

Таким образом, расширение позволяет задавать самые различные правила подмен, которые будут применяться при заполнении документов отражения зарплаты в бухучете, что позволяет найти компромисс между требованиями кадрово-расчетного персонала и бухгалтерии.

Редактирование отдельной записи правил осуществляется в следующей форме:

Указывается:

период (начало месяца), с которого будет действовать (или прекратит действовать) запись правил (для сочетания измерений Организация — Подразделение кадрового учета — Способ отражения в учете).

• Организация, для которой задается правило.
• Подразделение кадрового учета (если пустое, то правило будет применяться к любому подразделению).
• Способ отражения в учете (если пустой, то правило будет применяться к любому способу).
• Новое подразделение, на которое будет заменено подразделение кадрового учета в строках документов отражения зарплаты в бухучете и начисления резервов.

При этом, если строке отражения в учете будет соответствовать несколько правило, будет выбрано первое их них в следующем порядке:

1. правило с точным совпадением подразделения кадрового учета (ПКО) и способа отражения (СО);
2. правило с пустым ПКО и совпадением СО;
3. правило с точным соответствием ПКО и пустым СО;
4. правило с пустым ПКО и пустым СО.

Таким образом, возможно создание достаточно сложных правил замен, что решает исходную задачу в полном объеме.

Если все сделано верно, то после заполнения документов "Отражение зарплаты в бухучете", "Резервы отпусков" в табличных частях начнут появляться подразделения с учетом замен.

Далее, документ отражения синхронизируется с бухгалтерской программой, и формирует проводки на замененные подразделения.

Отдельно следует отметить, что при замене подразделений необязательно, чтобы подразделения кадрового учета были в иерархии подразделений бухгалтерского учета (как в первом рисунке, где управленческие службы находятся в иерархии Администрации). Можно вообще иметь два отдельных плана подразделений, — для кадров и для бухгалтерии, со своими корневыми элементами. Кадровые подразделения, конечно, выгрузятся в бухгалтерию, но их можно там не использовать.

Хотя лично мне нравится структура компромиссная, когда кадровые подразделения с затратными находятся в единой иерархии, но этот компромисс рождается только во взаимодействии кадровиков, бухгалтеров и специалистов 1с.

Решение не меняет типовой конфигурации, не меняет процедур обмена и работает по принципу для пользователей "Настроил и забыл", а для администраторов с добавкой "…, но, при обновлениях, проверяй работоспособность".

При незамеченном сбое расширения, документы отражения в бухучете и начисления резервов возвращаются к типовому способу заполнения (по кадровым подразделениям). Их можно заново перезаполнить после устранения причин сбоя, но лучше отследить такие случаи до ближайшей синхронизации с бухгалтерской базой (чтобы туда не выгрузились "кадровые" подразделения). На ранее заполненные документы сбой расширения никак не влияет.

Недостатком решения является то, что подразделения заменяются непосредственно в документах отражения, находящихся в ЗУП. Однако, как показал опыт использования, в ЗУП эта информация нигде не используется.

Тестировалось на редакциях:

для 3.1.11 и ранее: 3.1.9.159 — 3.1.11.153

для 3.1.12: 3.1.12.76