Формы и методы подготовки сотрудников определяются теми задачами, которые стоят перед командой проекта, и зависят от причин возникновения потребности в подготовке. В данной статье рассмотрим две основные причины, по которым бывает необходимо выполнять обучение сотрудников компании:
· Вход нового сотрудника для замены вышедшего;
· Вход нового сотрудника по причине появления новых задач, которые не могут быть решены текущей командой.
Замена ключевого сотрудника может принести потери трудоемкости от 2 недель до 3 месяцев в зависимости от масштаба проекта, типа решаемых задач, уровня процессов подготовки и прочих факторов. По этой причине к задаче возможной замены сотрудников необходимо готовиться, начиная со старта проекта. Основные задачи, которые необходимо решить, чтобы принять меры по минимизации рисков при подготовке нового сотрудника на замену вышедшему:
· Документальное или формальное распределение ролей участников проекта, методы и инструментарий для командной работы, организация коммуникаций внутри команды и с внешними участниками.
· Документальное описание всех решаемых задач, использование планировщиков (task-tracker). Таким образом, у команды будет формироваться история развития и общая структура системы.
· Разработка и поддержание в актуальном состоянии инструкций. Инструкции, во-первых, позволяют в короткий срок ознакомиться в общем виде с разработанной функциональностью, во-вторых, при необходимости пользователь может подробно изучить настройки и поведение системы в различных ситуациях.
· Своевременная разработка и документирование тестов, программы и методики испытаний (ПМИ) по всей разрабатываемой функциональности. Кроме своей основной функции – тестирование разрабатываемого функционала, тесты и ПМИ помогают при «погружении» новых сотрудников в систему. Прохождение полного набора сценариев ПМИ новым сотрудником, за короткое время дает практические навыки работы в создаваемой системе.
Сотрудники любого уровня подготовки, выходящие на замену, в любом случае будут в первое время испытывать сложности, связанные с вливанием в новый проект. Задача команды проекта обеспечить кроме документальных материалов, еще и командную поддержку новым сотрудникам (для сокращения времени адаптации и, как следствие, непроизводительных затрат).
Плановое развитие проекта или появление новых задач в процессе его реализации может потребовать расширения состава команды новыми сотрудниками, часто с новыми или узко специализированными компетенциями. Например, на определенном этапе реализации проекта могут понадобиться консультанты для решения задачи внедрения разработанного решения или специалисты по адаптации разрабатываемой системы к новым требованиям (интеграция со сторонними системами, включение нового оборудования, изменение бизнес-процессов и т.п.). Подготовка таких сотрудников имеет свои особенности. Помимо формирования общего представления о продукте таких сотрудников необходимо максимально быстро включить в функциональную и информационную структуру проекта. Также новые функции зачастую не возникают на пустом месте, в команде есть носители компетенций, которые необходимо передать новым сотрудникам.
Исходя из решаемых задач можно выделить следующие методы обучения:
· Инструктажи
· Самостоятельная подготовка:
— теоретическое изучение наработанных материалов
— практические занятия
· Подготовка сотрудниками проектной команды или привлеченными специалистами
· Решение практических задач
Инструктажи необходимы для определения рамок и границ проекта. Они задают общие принципы и порядок работы на проекте. Обычно занимают не более 1-2 часов.
Самостоятельная подготовка сотрудника, включающая изучение документации, инструкций, прохождение практических заданий, может занимать довольно длительное время, в зависимости от сложности системы. В любом случае на данный этап не желательно тратить более 2-3 дней. Если количество материала слишком велико, необходимо выделить только тот объем, который сотрудник сможет освоить в приемлемый срок (с учетом специфики конкретной роли в проекте).
Подготовка сотрудниками проектной команды или внешними специалистами представлена такими инструментами как лекции, семинары, консультации.
Решение практических задач связано с самостоятельным выполнением реальных задач проекта под контролем куратора.
В зависимости от масштаба проекта и состава команды используемые методы подготовки могут комбинироваться.
Исходя из выбранных методов подготовки сотрудников выстраивается типовая или индивидуальная программа подготовки, в которой в необходимых объемах используются рассмотренные методы для организации и проведения обучения работников.
Инструктажи (помимо инструктажей по технике пожарной и производственной безопасности, режимным требованиям) также включают ознакомление с проектом, командой, внешним окружением проекта. Данную работу выполняет обычно выделенный специалист или руководитель проекта. Ознакомление с порядком работы по конкретному направлению, в которое приходит сотрудник, выполняет руководитель данного направления.
После вводных инструктажей сотрудник самостоятельно должен изучить материалы проекта, ознакомиться с используемым инструментарием. На начальном этапе крайне желательно, чтобы новому сотруднику был назначен куратор – специалист, к которому он может обращаться по возникающим вопросам. Официально назначенный куратор поможет сформировать и закрепить проектные коммуникации и коммуникации с внешними специалистами.
Теоретическую подготовку необходимо закрепить практическими навыками – выполнить комплект сценариев ПМИ. Данное упражнение поможет новому сотруднику на практике закрепить знания о системе, в разработке которой ему необходимо участвовать.
Сотрудники проектной команды или внешние специалисты могут проводить подготовку при необходимости передать компетенций для формирования у нового сотрудника специфических навыков, характерных для предстоящей работы. Такие занятия желательно проводить на используемых автоматизированных системах или на их копиях. Преподаватель на таких занятиях показывает практические приемы работы, описывает часто встречающиеся ситуации, отвечает на вопросы. Таким образом, у слушателей формируется связь полученных теоретических и практических навыков с реальными производственными ситуациями. Данный способ обучения относительно затратный и его желательно использовать, если есть необходимость в короткий срок подготовить большое количество специалистов с однотипными компетенциями, например, консультантов.
Решение практических задач является завершающим этапом подготовки, когда специалист выполняет реальные задачи в рабочих условиях. Уровень задач контролируется руководителем или куратором по принципу «от простого к сложному».
Процесс введения в проект новых связан с потерями ресурса команды во время переходного периода. По этой причине анализ результатов обучения должен быть направлен на выявление эффективности использованных методов. Анализ качества обучения новых сотрудников может быть формализован лишь частично. Например, для сотрудников техподдержки можно сформировать перечень контрольных вопросов, провести собеседования с целью выявления степени освоения материалов. А, например, для разработчиков тесты составить невозможно. Поэтому обратная связь должна быть введена на каждом этапе обучения для своевременного выявления и корректировки подготовки.
Основным инструментом анализа результатов обучения сотрудников является разбор результатов решения практических задач. Огромное значение для успешного прохождения данного этапа является способность куратора сформировать задачи таким образом, чтобы сотрудник по оптимальной «траектории» вышел на требуемый уровень компетенций. Куратор назначает сотруднику реальные практические задачи по принципу «от простого к сложному» и контролирует скорость и качество их исполнения. На простых задачах отрабатываются и закрепляются практические навыки порядка работы в текущем проекте. Постепенное усложнение задач позволяет выявить реальный уровень подготовки специалиста и скорректировать распределение задач с целью получения максимального командного результата.
В связи с тем, что ввод на проект нового или замена ушедшего сотрудника являются очень затратными мероприятиям, подготовка к такой работе должна выполняться еще на этапе планирования рисков проекта. Использование автоматизированных планировщиков задач, своевременное формирование проектной документации, разработка сценариев тестирования, благоприятный эмоциональный и деловой климат в команде, — являются тем фундаментом, который позволит снизить издержки при возникновении необходимости подготовки новых сотрудников.
Вывод
Смена работы сотрудников по любой причине, особенно при внезапном уходе, может достаточно болезненно отразиться на работе команды. Поэтому, чем лучше будет поставлен процесс подготовки нового сотрудника для участия в каждом конкретном проекте, тем меньшие потери понесет каждая сторона и проект в целом.
