Объединение организаций в ЗУП при реорганизации с переносом данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Дано

База ЗУП 2.5 с Организацией1, База ЗУП 3.1 с Организацией2. В середине периода происходит реорганизация путем присоединения: Организациия1 присоединяется к Организации2.

 

Задача

Сотрудники Организации1 должны стать сотрудниками Организации2 с сохранением должностей, окладов, данных для расчета по среднему, данных о заработке и накопленных отпусках, все эти данные должны быть перенесены из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1. Отчетность за период по сотрудникам Организации1 будет сдавать Организация2 из ЗУП 3.1

Про полный перенос данных между ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1 можно почитать на ИТС.

Ниже краткое описание и кое-какие комментарии.

 

Решение кратко

1) Делаем типовым механизмом полный перенос из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.

• Если объединяются несколько организаций, можно делать несколько переносов из разных баз в одну.
• Месяц начала переноса выбирается исходя из того, за какой период в общей базе нужны отчеты. При полном переносе в новую базу будут перенесены: все данные по сотрудникам, работающим на дату начала переноса; все кадровые документы по текущую дату; все движения регистров от даты начала переноса по текущую дату — эти движения будут записаны в документ «Перенос данных».
• До переноса в старой базе можно проставить префиксы организаций и префиксы в номера всех документов, справочников. Это позволит различать в единой базе по коду документы разных организаций, сотрудников, физических лиц. Так же позволит избежать ошибки совпадающих номеров кадровых документов при переносе (как заменить префикс в документах см. ниже)
• Если сотрудники работают в обеих организациях на одинаковых позициях, их нужно до объединения уволить с того места, где они внешние совместители.

2) В ЗУП 3 превращаем Организацию1 в филиал, указываем в качестве головной организации Организацию2 с помощью обработки «Подбор и обработка объектов БД(ИР)» из Инструментов разработчика.

3) У перенесенных сотрудников и во всех перенесенных документах (приемы, увольнения, переводы, заявления на вычеты, возвраты из отпусков по уходу, переносы данных и проч.) в реквизите Головная организация обработкой заменяем Организацию1 на Организацию2. Справочники перезаписываем, документы перепроводим (все делается обработкой из комплекта разработчика).

4) Создаем должности (позиции штатного расписания) в Организации2 такие же, как были у сотрудников в Организации1.

5) Делаем Кадровый перевод списком по Организации1 переводим сотрудников из Организации1 на должности в Организацию2.

6) Формируем отчетность по НДФЛ и взносам, на титульном листе меняем нужные реквизиты вручную (код налогового органа, код места предоставления, ОКТМО).

 

Комментарии и пояснения

1. Проставить префиксы документов можно типовой групповой обработкой с использованием произвольного алгоритма (вместо «О1» нужно написать префикс Организации1):

Объект. Номер = «О100-» + сред(Объект. Номер,6);

2. Полный перенос из 2.5 в 3.1: можно делать в середине месяца, когда начислен и выплачен аванс — в новой базе суммы аванса учитываются при выплате по Организации1. Если перевод в Организацию2 делается в середине месяца и зарплата выдается одной ведомостью по Организации2, то чтобы учесть ранее выплаченный в Организации1 аванс, нужно в документе Перенос данных «ВЗ» заменить Организацию1 на Организацию2.

3. При переносе могут замениться Начисления и Удержания, графики работ сотрудников совпадающие по названию и некоторые настройки программы (у меня при переносе Оплата по окладу из 3.1 заменилась на Оплату по окладу из 2.5, в результате чего неправильно считался оклад сотрудника на неполном графике, изменились названия и настройки 2х графиков работы, включилось ведение ШР), поэтому после переноса нужно сравнить с архивной базой Организации2 начисления, удержания, графики работ, настройки программы.

4. В оригинальной статье для того, чтобы проставлять признак филиала, головную организацию, перепровести документы и справочники предлагается использовать обработку «Подбор и обработка объектов БД(ИР)» из Инструментов разработчика. Несколько замечаний по работе с этой обработкой:

(1) Инструмент разработчика можно скачать на инфостарте (по ссылке в статье). Нужно скачать файл ирПортативный и все модули (папку Модули).

(2) В рабочей базе запустить файл ирПортативный. Нажать на кнопку «Запустить обычное приложение». После запуска обычного приложения открываем обработку ирПодборИОбработкаОбъектовБД (если в панели инструментов не удается найти иконку обработки, ее можно открыть через Файл-Открыть- и в папке с модулями найти ирПодборИОбработкаОбъектовБД):

(3) В поле «Область поиска» выбираем справочники, документы, регистры, где нужно выполнить изменения. Лучше выбирать последовательно, как описано в оригинальной статье: сначала отобрать организациию1, проставить ей признак «Это филиал» и головную организацию, потом заменить головную организацию у сотрудников, перезаписать элементы справочников, заменить головную организацию в документах, перепровести документы.

• если в карточке Организации1 не проставилась головная организация, это не страшно, можно ее проставить позже, после замены в документах и справочников;
• если в «Области поиска» поставить флаг «Многотабличная», можно будет выбрать несколько документов/регистров;
• для замены головной организации в документах Перенос данных нужно выбирать соответствующие регистры (если выбрать документы, то невозможно сослаться на табличную часть).

В поле «Отбор компоновки» указываем отборы. Для элемента справочника «Организации» это будет ссылка на организацию, Для документов, справочников и регистров — отбор по полю «Организация»

Кнопка «Заполнить строки» формирует список отобранных объектов и выводит их на закладке «Строки для обработки». При необходимости лишние строки для обработки можно удалить.

(4) после того, как отобраны строки для обработки, нужно перейти на закладку Обработки (она станет активной) и выбрать действия над объектами:

• «Изменить реквизиты / добавить строку» — для замены нужных реквизитов. По двойному клику открывается обработка для замены, выбираем флагами нужные поля и в колонке «Значение» и указываем какое значение установить. Для организации это будет флаг «Это — обособленное подразделение» и «Головная организация» в значении «Организация2». Для остальных элементов — строка Головная организация в значении «Организация2». Внизу справа нажимаем «Выполнить». Результат выполнения будет показан в окне Служебных сообщений внизу.
• «Провести документы» — для перезаписи справочников и перепроведения документов. В открывшемся окне проследить за установкой флага «Пропускать не проведенные» и нажать кнопку Выполнить.

5. Ошибки и перерасчеты НДФЛ и взносов, если сотрудники работали совместителями в обеих организациях:

• при первом расчете з/п для сотрудников, которые работали в обеих организациях и были уволены из одной может произойти перерасчет вычетов НДФЛ с начала года (одинаковая сумма со знаком «-» по ИФНС Организации1 и «+» оп ИФНС Организации2). Записи будут во все месяцы, с января по месяц увольнения:

Исправить можно при первом начислении зарплаты — удалить эти записи. При следующем расчете записи не появляются.

• если во время от переноса данных до окончательного перевода сотрудников, которые работали в обеих организациях, были введены документы Отпуск, командировка и проч., регистрирующие выплату в межрасчетный период, то в этих документах будет не правильно рассчитан НДФЛ и при расчете з/п так же будет неправильно рассчитан НДФЛ — нужно после завершения переноса и перевода пересчитать «межрасчетные» документы.

6. При расчете отпускных могут неправильно учитываться отработанные дни (больше, чем 29,3) — в этом случае нужно почистить РС «Данные о времени для расчета общего среднего заработка (корректировка)». Есть специальная обработка для очистки этого регистра, но она чистит все данные, поэтому лучше ее предварительно допилить, чтобы можно было выбирать сотрудника.

7. Регистры в документах Перенос данных (это основные регистры, у вас их может быть больше):

 

О затраченном времени

На полный перенос, разбирательство с обработкой, замену организации и проверку для одной организации и 18 сотрудников ушло примерно 17 рабочих часов (обе базы серверные, производительность сервера средняя).