Автоматизация небольшой аптечной сети

Автоматизация аптечного бизнеса в рамках небольшой сети

В далеком 2009 году пригласили меня поработать в аптечную сеть местного разлива, поставив задачу о внедрении 1С на все  точки. 1С была внедрена на две точки из семи. Что мы имели в самом начале : пять аптек были на самописной базе, написанной на Visual fox pro, которая позволяла делать с остатками все, что угодно без контроля. На оставшиеся пять точек нашей сети программу с переносом остатков и обучением персонала мы внедрили за полгода. Функционал продукта, написанного на 1С, был скуден и позволял только заводить товар, продавать его через кассу, а также делать документы возврата поставщику. В ней было три простеньких отчета для контроля остатков на складах, а так же информация о том, что продали и вернули. Началось изучение  бизнес-процессов аптек, были собраны заявки от заведующих и администрации с их «хотелками».

Что же мы имели в самом начале пути?

А имели мы следующее: начальство хотело видеть продажи, остатки, списания и другие операции, не в отчете от заведующих раз в неделю, а централизованно в той же 1с и в интервале 5 часов. Все это было описано в техническом задании и отправлено в фирму для доработки конфигурации. И так, у нас появилась Центральная база УРБД, в которую по расписанию отправлялись данные из  удаленных точек через FTP.

Закуп руками или автоматизированный?

Наблюдая за работой заведующих и фармацевтов, был момент, который меня беспокоил. Заявки делались в сторонней программе с автопоиском самой лучшей цены всех поставщиков, но на местах данные собирались вручную из журналов дефектуры и прилепленных ценников от проданных упаковок. Было решено сделать обработку по анализу проданных позиций за выбранный период и с указанием: на сколько  дней держать запас. Обработка была реализована с последующей выгрузкой в стороннюю программу.

К этому времени количество аптек выросло до 10. А как же ценообразование и контроль наценки, которое регламентирует государство. Все регламентирующие документы были изучены, и в документах поступления появился контроль номенклатурных групп, попадающих под контроль наценки. Заведующие сами смогли выставлять на группы с градацией по цене максимальную наценку, автоматически устанавливая цену в документах поставки товаров.

Как заставить продавать нужный товар фармацевта?

После очередных тренингов по продажам, перед нами была поставлена задача о помощи фармацевту с продажей товаров месяца. В АРМ кассира было внедрено новое поле, которое позволяло видеть аналог номенклатурной позиции, которую попросил покупатель. Также, на экран была выведена информация о том, сколько с конкретной продажи фармацевт получит денег. Зачастую позиции месяца были дешевле, чем товар, который меняли, по этой причине покупатели были довольны, а наценка в рублях была выше, чем более дорогой аналог. На этом мы не остановились и продолжили разработку АРМа.

Была разработана система, которая позволяла связать группы между собой и выводить на экран подсказки, о том, что можно предложить человеку, который покупает препарат от простуды. Система понимала, что в этой группе есть капли в нос и платочки, и даже вода, которой надо запивать таблетки.

Неликвиды и как с ними бороться.

После анализа остатков, было посчитано, что на складах лежит 27% неликвидного товара, с риском уйти в просрочку. Ну, у нас же вся информация была в одной базе, и мы придумали механизм, позволяющий собирать заявки от аптек вначале в центральную базу, после чего смотреть на неликвиды других точек и создавать документ перемещения данного товара без его покупки. Такая мера позволила снизить за 2 месяца остатки неликвидов до 12%. Срок, после которого товар считался неликвидным, был 180 дней. Сроковые товары были переоценены до привлекательной цены и проданы.

Конкуренты и как с ними бороться?

У нас в регионе есть медсправка по лекарствам города, позволяющая видеть все цены в аптеках. Мы запросили у фирмы, которая собирала данные по ценам с аптек, доступ к их базе. Таким образом, в нашей программе появился модуль отслеживания цены выбранного конкурента. Система в момент оприходования и расценки товара показывала нам цену, которая сейчас у конкурента и мы могли ее просто поставить ниже.

Заработать на наценке и привести цены в порядок.

В аптечном бизнесе цены на одно лекарство могут быть по разной цене, связано это с тем, что на разные партии цена отличается, а государство контролирует наценку. Но есть товары, которые не попадают под контроль. Понимая это, мы внедрили модуль, который раз в сутки проверял актуальные цены в нашей базе и дооценивал позиции до верхней цены. Мы получили повышенную наценку и единую цену на позиции, не пугая покупателей.

Оптимизация бизнеса за счет новых возможностей.

Как заработать больше на том, что уже собрано в базе? Оказалось, что можно пойти путем всех продуктовых магазинов и продать полки, на которые будет выставлен товар. А так же, пообещать, что этот товар будет продан в нужном объёме. Наша система уже умела подсказать через АРМ фармацевту что продать. Но, как его заставить продать то, что он не хочет? Рублевая мотивация на нужный товар, а так же полное отсутствие бонуса в зарплату от «ненужных» продаж. Еще было проанализировано то, что лежит на складах. Позиции-аналоги в рамках одной ценовой политики были убраны из оборота, если эти товары не входили в товар на полке. За выполнение объёма платят деньги изготовители. Как нам признались поставщики, мы в двенадцати точках делали объём, как сто аптек.

Как убрать человеческий фактор из закупа и положить всю прибыль в карман владельца бизнеса?

Сеть была переведена на централизованный закуп по заявкам из аптек. Для этого была сделана обработка, которая уже подгружала цену на препараты в 1С из сторонней программы. Была проделана работа по выявлению товаров, за которые получали «бонусы» заведующие. Заключены контракты для получения прибыли бизнеса, а не отдельно взятого человека. Так как теперь мы заказывали весь объем централизованно, объемы были большие, и мы начали проводить мини-тендеры с поставщиками, им отправляли файл с потребностью на всю сеть, и они давали цены, после чего файл подгружался в 1с и сравнивал цены из программы и цен из файла. Система после этого делала анализ самой выгодной цены и рассылала заявку с указанием в какую точку — какой товар везти.

Дисконтная программа или просто скидка?

Дальше была поставлена задача привлечь покупателя именно в нашу сеть и не отпускать его в соседние аптеки. На помощь пришел бизнес-тренер. Идея проста: получаю скидку здесь и сейчас, покупателю нет разницы — где покупать. Если же, оглядываясь на большие фирмы, у вас есть дисконтная накопительная программа, вы заставите жадность приходить к вам! Ведь, у него есть баллы на карте за покупки, которые он потратил. Мы начали менять скидочные карты на карты с возможностью копить баллы не только при наличии карты, да еще и по телефону. Вначале, для привлечения внимания были повышенные бонусы на первые 3 покупки, а после, бонус снижался до значения, нужного фирме. Люди копят эти бонусы и не тратят их. За полгода у многих клиентов скопилось по 5-10 тысяч бонусов, которые они планировали потратить на новогодние праздники. Мы позволяли им оплатить 50% покупки. Благодаря этой дисконтно-накопительной программе, мы привлекли в оборот больше 2 миллионов рублей, который покупатели забирали в среднем по статистике через 3-6 месяцев. А так же выдавая карты с номером, мы могли влиять на продажи, зная, что у нас человек покупает какой-то редкий или дорогой препарат. Когда у нас была акция на него, мы посылали СМС с оповещением об акции на товар, который он покупал у нас ранее.

Хитрые фармацевты, желающие заработать на накопительной дисконтной программе.

Конечно, имея доступ к такой скидке, небольшой процент фармацевтов отбивал чеки без карт на свои личные карты. И когда человек не просил чек, они пробивали скидку по накопленным бонусам и разницу клали в свой карман. Через отчеты мы быстро нашли таких фармацевтов и обнулили им бонусы. Теперь мы научили нашу программу анализировать количество операций накопления бонусов. И, если пользователь зашел в систему накопления бонусов 3 раза в сутки (проанализировав чеки), то после третьего раза система просто ничего не начисляла. Карты, привязанные к сотовым сотрудников, были на контроле у заведующих.

И опять конкуренты!

В какой-то момент в наш город зашел крупный игрок, который начал агрессивно себя вести на рынке, ломал зарплаты фармацевтов, обещая много, но в итоге не платил обещанного. И начал ломать ценовую политику продавая в ноль лекарства, а то и ниже себестоимости. Продлилось это недолго, но бороться надо было, и мы сделали автоматическую дооценку номенклатуры по ценам на медсправке раз в сутки. Мы знали, что наш новый конкурент выставляет новые цены в 20.00. И мы начали делать цену ниже его через 15мин в авторежиме. Если это имело смысл, и мы могли опустить цену до предельно низкой наценки в 7%.

Интеграция с 1с Бухгалтерия

Так же были написаны правила обмена между нашей 1с и 1с бухгалтерией 2.0. Велся контроль остатков до копеек, если пользователи что-то мудрили в старых документах, мы об этом знали при сверке товарных отчетов с точностью до документа, в котором были сделаны исправления. Поднимали историю и исправляли все на место, заставляя пользователя менять свои цены соответствующим документом. Бухгалтера были счастливы, что они знали реальное положение дел в учете на местах до копейки.

Мотивация сотрудников.

В какой-то момент поняли, что просто зарплатой не заставить фармацевтов продавать. Так как раньше они получали процент с прибыли минус скидка по дисконтной карте, то после внесенных изменений в бизнес процесс и 1с в частности, перед нами стояла задача считать зарплату по-новому. При этом, начисление  должно было быть максимально прозрачным для сотрудников, чтобы не было демотивационных настроений о том, что их обманывают. В АРМ кассира мы вынесли информацию о поощрении за продажу каждой упаковки. Делалось это с учетом всех сумм по контрактам при продаже нужного объема. Так же, для администрации были сделаны функции управления базовой зарплаты. После этого каждый работник, отбивая чек, мгновенно видел, сколько у него зарплата на текущий момент времени в случае выполнения плана по продажам и сколько он получит, не выполнив поставленный план. Очень интересно решали проблему со списанием бонусов по новой дисконтной программе. В начале страдал тот, кто списал бонусы. Когда сумма была не большой, вроде бы и не страшно, но когда приходили разом списывали по 5 тысяч бонусов, очень сильно било по начисленной зарплате. Придумали иную систему, которая уравняла всех при списании бонусов. Мы считали, сколько бонусов было списано в текущий момент времени, и сколько прибыли заработано. После этого система пропорционально заработанной валовой прибыли каждым фармацевтом вычитала их из накопленной зарплаты. После этого почти все были счастливы.

Отчеты

В системе было по факту 10 отчетов, но они были настолько гибкие, что сотрудник, читая инструкцию с описанием, через достаточно короткий временной период мог найти как? куда? Кем? перемещался товар. Поэтому, подходя к инвентаризации, мы примерно уже могли спрогнозировать размер недостачи, исходя из выборочных инвентаризаций.А так же посмотреть количество отказов по препаратам за выбранный период. Система так же позволяла видеть остатки неликвидов в другой аптеке с последующей заявкой этого товара в аптеку с авто формированием документа перемещения. Так же за время жизни программы были сделаны отчеты показателя зарплаты и планов сотрудников с процентом их выполнения.

Как Итог

Но так случилось, что на рынок в очередной раз пришел крупный игрок. И наш директор, просто не выдержав напора, продал им свой бизнес. И все, что мы разрабатывали на протяжении 7 лет, новым собственникам было не интересно. Хотя я успел познакомиться с их учетной программой, но она не умела того, что наша делала каждый день.