UmBu Умная сверка

Программа «UmBu Умная сверка» освободит вас от утомительной ручной работы по сверке расчетов с контрагентами, сократит затраты рабочего времени бухгалтеров и менеджеров, сократит финансовые потери вызванные неоперативной и недостоверной информацией о дебиторской и кредиторской задолженности и не даст «нечистым на руку» работникам использовать это для сокрытия своих недостач и хищений.

Программа «UmBu Умная сверка» автоматизирует один из самых трудоемких участков учета — сверку взаимных расчетов с контрагентами. Проблемы, возникающие в процессе сверки с контрагентами причиняют много неудобств не только бухгалтерам, но и экономистам, менеджерам, руководителям предприятий. В числе основных проблем можно выделить следующие:

Трудоемкость. Даже небольшое предприятие может иметь взаиморасчеты с более чем 100 контрагентами, а в более крупных предприятиях число контрагентов может быть несколько сот или даже тысяч. Средний акт сверки может содержать от 50 до 100 строк. В средних и крупных предприятиях эта цифра может достигать 1000 строк. На обработку таких актов сверки у бухгалтера или менеджера может уйти час, два или даже целый рабочий день напряженной работы. В процессе ручной сверки можно допустить ошибку и в конце обнаружив несоответствие придется начать работу заново.
Нерегулярность. Во избежание возникновения просроченной дебиторской и кредиторской задолженности сверки со всеми контрагентами необходимо проводить, ежеквартально или даже ежемесячно. Из-за трудоемкости процесса сверки, на практике эти сроки часто нарушаются, что может привести к реальным финансовым потерям, например, если вовремя не была взыскана дебиторская задолженность, а предприятие дебитор было ликвидировано или истек срок исковой давности. Также нерегулярность сверки с контрагентами может быть использована нечистыми на руку сотрудниками, чтобы скрыть свои недостачи и хищения.
Утеря результатов сверки. Наверное, многие бухгалтера сталкивались с такой ситуацией: При сверке с контрагентом выявлено расхождение сальдо на начало года. Сверка за предыдущий период проводилась другим бухгалтером, который на настоящий момент уже не работает. Подписанный акт сверки находился в папке которую не удается найти. Бухгалтер проводивший сверку утверждает, что когда она увольнялась все было на месте в шкафу, ищите. Чтобы быстро разобраться откуда возникло расхождение в сальдо на начало года помогли бы даже рабочие записи или рабочие таблицы Excel, но к сожалению, и они не сохранились. Приходится запрашивать у контрагента акт сверки за предыдущий год или даже за несколько предшествующих лет. Фактически, результаты работы предыдущего бухгалтера не сохранились и эту работу придется проделать заново.
Недостоверность сводной информации по дебиторской и кредиторской задолженности. У любого предприятия часто возникает необходимость в предоставлении в различные контролирующие органы, банки и другим заинтересованным лицам актуальной и достоверной информации о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности с выделением просроченной, подтвержденной и неподтвержденной задолженности. Также эта информация постоянно необходима руководству предприятия и другим внутренним потребителям. Без регулярного проведения сверок с контрагентами получение достоверной информации о задолженности весьма затруднительно. Даже если сверки проводятся достаточно регулярно для получения информации о подтвержденной или неподтвержденной задолженности необходимо перебрать большое количество бумажных актов сверки, что само по себе достаточно трудоемко. Неправильно составленная сводная информация по задолженности может привести к тому, что в следующий раз при предоставлении такой же информации могут возникнуть нестыковки, контролирующие органы запросят пояснения, потребуется дополнительно провести работу по выявлению причин нестыковок. Руководство и другие внутренние потребители на основе искаженной информации могут принять неправильные управленческие решения, которые могут привести к значительным финансовым потерям для предприятия.

Программа более одного года тестировалась в одном из крупных федеральных предприятий, где количество действующих договоров с контрагентами достигает 2,5 тыс., а объем данных в актах сверки иногда превышает 1000 строк. Во время тестирования было выявлено большое количество ошибок и программа постоянно дорабатывалась. Подробно с результатами тестирования вы можете ознакомиться раскрыв спойлер:

РЕЗУЛЬТАТЫ ТЕСТИРОВАНИЯ

Выявленные ошибки	Решения
Сверка проводилась только по номерам документов путем перебора всех строк табличной части «По данным организации». По каждой строке происходил перебор всех строк табличной части «По данным контрагента» и поиск номера документа в текстовом поле «Представление». Такой способ при большом количестве сверяемых данных проводил огромное число итераций (переборов цикла), например, в акте сверки с 1000 строками будет 1000Х1000=1 млн итераций. Это приводило к тому, что программа проводила сверку более получаса.	Алгоритм был полностью переработан, от циклов отказались, данные теперь сверяются сразу в запросе. Теперь на сверку 1000 строк уходит около минуты.
Короткие номера документов, например, «20» могут быть найдены в датах или других фрагментах текста, не являющихся номерами.	Алгоритм поиска был усложнен, создана база данных фрагментов текста предшествующих номерам документов, для чего были проанализированы несколько тысяч актов сверки за несколько лет. Это позволило получать из текста именно номер документа без другой информации и исключить ошибки.
Многие контрагенты у себя заносят номер входящего документа без префиксов и лидирующих нулей. Например, вместо ЦБ-0001451 заносят 1451. Также некоторые документы в информационной базе имели нестандартный формат, префикс от основной части номера не отделялся дефисом, после основного номера мог быть суффикс, например, ЦБ-000142РЦ. В акте сверки контрагента отражалось 142.	В настройки сверки по номеру документов добавлен флажок «Удалять префиксы и лидирующие нули». Его можно установить или снять в зависимости от ситуации. Также добавлена возможность ручной настройки поиска по номеру. В таблице ручной настройки можно выбрать какую часть номера брать для сверки отдельных видов документов.
Перед каждым запуском необходимо было выбрать формат колонок таблицы Excel. Например, дата у нас во второй колонке, представление в колонке 4, дебет 5, кредит 6. Формат можно было сохранить как настройку задав для него имя. На практике выяснилось, что это совсем не удобно, каждый раз нужно искать номера колонок и вносить эти цифры вручную. Сохраненные настройки бухгалтер забывал и каждый раз вбивал формат заново.	Добавлена возможность автоматического определения формата на основе наиболее распространенных заголовков таблиц из актов сверки контрагентов. Если автоматически определить формат все же не получается, его необходимо будет внести вручную. От системы списка настроек с именами отказались. Формат введенный вручную теперь привязывается к контрагенту. При следующих сверках с этим контрагентом ручной формат будет загружен автоматически. Если для контрагента ручной формат не настраивался, но вы знаете что такой же формат настраивался для другого контрагента, можно воспользоваться кнопкой «Скопировать формат».
Во время сверки часто возникают неоднозначные ситуации, когда имеется несколько документов с одинаковым номером. Такие ситуации мы назвали «коллизии». Программа в таких случаях сопоставляла первые попавшиеся строки с одинаковыми номерами, что иногда приводило к совершенно неправильным результатам. Например, у нас №177 от 15.10.17 а у контрагента 2 документа с таким номером от 05.03.17 и от 18.10.17. Сопоставлялись документы от 15.10.17 и от 05.03.17, что совсем неправильно. Если перенаправить порядок сверки в данной ситуации сверка пройдет правильно, но в обратной ситуации результаты будут неправильными. Коллизии могут содержать 3-4 и более документов с обоих сторон, что приводит к большому количеству вариантов сверки. Также ближние по дате документы могут очень сильно отличаться по сумме.	В настройки сверки по номерам документов был добавлен параметр «Интервал дат в днях». Если этот параметр установлен 30 (по умолчанию), то документы которые различаются по дате на более чем 30 дней сопоставлены не будут. Настройка этого параметра позволяет повысить точность сверки при наличии коллизий. Также, была добавлена настройка, позволяющая выбрать какой критерий важнее при разрешении коллизий – дата документа или сумма документа. Причем можно настроить промежуточные значения, в таком случае на основе настройки будет рассчитан весовой показатель и сопоставляться будут строки с наименьшим весовым показателем. Чем ближе передвинуть ползунок настройки к дате или к сумме, тем меньшее влияние на весовой показатель будут оказывать соответствующие критерии. Например, если передвинуть на четверть ближе к дате, то интервал дат будет более важным критерием, но разница сумм будет все-таки иметь значение.
Контрагенты не всегда отражают в своем учете номера входящих документов.	Была добавлена сверка по сумме документов.
Иногда нужно сначала загрузить данные из Excel, а сверку провести позднее	Процесс сверки был разделен на отдельные операции, добавлена таблица настройки операций, где с помощью флажков и стрелочек можно настроить какие операции выполнять или нет и очередность выполнения. Настройки для каждой операции выделены на отдельные вкладки, которые скрываются если операция выполняться не будет.
Некоторые контрагенты ведут учет в разных базах, например, для каждого из своих подразделений. Соответственно предоставляют несколько актов сверки за один период. Также бывают ситуации, когда контрагент у себя задвоил нашу организацию как контрагента и также предоставил 2 акта сверки за один период.	В настройках загрузки был добавлен флажок «Очистить строки перед загрузкой». По умолчанию он установлен, но если его снять можно будет в один документ загрузить несколько актов сверки контрагентов.
Акт сверки уже обрабатывался, но сверку по номерам документов или по сумме надо выполнить снова, не очищая результаты предыдущей сверки. Как пример, это может быть случай, когда контрагент предоставил свой акт сверки, мы его сверили, было выявлено большое количество расхождений и при повторном обращении к контрагенту выяснилось, что мы у него задвоены и он отправляет второй акт сверки. И теперь нужно загрузить этот второй акт сверки не очищая результаты сверки по первому.	В настройка сверки по номеру и настройках сверки по сумме добавлены флажки «Очистить результаты сверки». По умолчанию они установлены, но в отдельных случаях их можно снять, тогда результаты предыдущей сверки останутся.
В результате сверки выявляются расхождения которые к сожалению, автоматически обработать не удалось. Например, контрагент не указал номер документа и сумму округлил, да еще и разбил документ на несколько частей. Можно конечно вывести результаты сверки в Excel или на бумагу и там до конца сверить, но в таком случае в 1С останутся не окончательные результаты сверки и при составлении сводных отчетов придется искать Excel файл или бумажный вариант, которые могут к тому моменту быть утеряны. Также, возникают ситуации, когда автоматическая сверка дала не совсем правильные результаты.	Была добавлена отдельная форма ручной сверки. На форме выводятся отдельно сопоставленные (сверенные) и не сопоставленные строки. Можно выбрать и сопоставить как по одной строке из обоих табличных частей (по данным организации и по данным контрагента), так и группу строк (имеет смысл, когда контрагент разбил наш документ на несколько или наоборот объединил несколько документов в один). Также в этой форме можно отменить сопоставление ранее автоматически сопоставленных строк.

Использование программы «UmBu Умная сверка» на предприятии позволило втрое сократить количество бухгалтеров занимающихся сверкой расчётов с контрагентами, повысить точность проводимых сверок, повысить оперативность и достоверность составления сводной информации по дебиторской и кредиторской задолженности, значительно уменьшить объем дебиторской задолженности, что привело к увеличению суммы поступлений от покупателей по сравнению с предыдущим годом на 1,3 млн. руб.

Основные проблемы выявленные при эксплуатации программы были давно исправлены, за последние несколько месяцев вносились только небольшие изменения в интерфейсе программы. Это позволяет нам считать, что «UmBu Умная сверка» является полностью рабочей программой и готова для публикации.

Программа представляет из себя набор внешних компонент (обработка, отчет и печатная форма) подключаемых к документу «Акт сверки взаиморасчетов» типовой конфигурации 1С Бухгалтерия предприятия редакция 3.0 на платформе 1С 8.3. Это не требует вносить никаких изменений в типовую конфигурацию, снимать с поддержки конфигурацию не потребуется, возможно использование в сервисе 1С Fresh. Программа протестирована на всех релизах конфигурации, выпущенных с 2014г. начиная с релиза 3.0.28.15 и на всех платформах 1С 8.3 начиная с 8.3.6.2530. На измененных конфигурациях программа также будет работать только если изменения не коснулись документа «Акт сверки взаиморасчетов».

Перед покупкой вы можете бесплатно скачать демоверсию программы. Демоверсия ограничена загрузкой 15 строк из акта сверки контрагента. Также в демоверсии отсутствует возможность настройки операций.

С полным функционалом программы можно ознакомиться в демонстрационном видео:

Причины купить

Программа «UmBu Умная сверка» решит все ваши проблемы, связанные с учетом дебиторской и кредиторской задолженности:

облегчит труд учетных работников, высвободит огромное количество времени для решения других задач;
позволит оптимизировать фонд оплаты труда учетных работников;
даст возможность оперативно получать подробную и достоверную информацию о расчетах с контрагентами, принимать правильные управленческие решения;
уменьшит финансовые потери связанные неоперативным и недостоверным учетом расчетов с контрагентами, использованием дебиторской и кредиторской задолженности для скрытия недостач и хищений нечистыми на руку работниками.

Близится закрытие финансового года. Правила бухгалтерского учета требуют от всех предприятий перед составлением годовой бухгалтерской отчётности провести полную инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности с обязательным выделением подтвержденной и неподтвержденной задолженности. Необходимо провести сверку со всеми контрагентами. Вручную, по старинке, это огромный объём напряженной и кропотливой работы. Время, потраченное на эту работу, можно использовать для качественной проверки остальных участков учета и в дальнейшем избежать «писем счастья» из налоговой инспекции.

Спешите воспользоваться специальным новогодним предложением, приобретите программу «UmBu Умная сверка» с 30% скидкой, и упростите жизнь себе и своим подчиненным в наступающем году.

Достоинства

Программа «UmBu Умная сверка» позволяет выполнить в программе 1С Бухгалтерия предприятия полностью весь цикл операций по сверке с контрагентом:

Загрузка данных из Excel таблицы полученной от контрагента или распознанной из бумажного варианта через Adobe FineReader или другие аналогичные программы.
Автоматическая сверка по номерам документов
Автоматическая сверка по сумме документов
Ручная сверка данных не поддающихся автоматической сверке.
Вывод результатов сверки в печатные формы «Акт сверки» и «Протокол разногласий»
Получение сводного отчета по проведенным сверкам с контрагентами

В отличие от аналогичных программ «UmBu Умная сверка»

обладает большим количеством настроек и режимов работы, продуманным и удобным интерфейсом;
имеет большой опыт эксплуатации на одном из крупных федеральных предприятий;
учитывает много нюансов и нестандартных ситуаций, возникающих во время сверки;
не требует продолжения сверки в программе Excel или на бумаге, все операции включая ручную сверку автоматически несверенных строк можно провести внутри типового документа Акт сверки взаиморасчетов»;
позволяет использовать документ «Акт сверки взаиморасчётов» не только для формирования печатной формы, но и для полноценного хранения результатов проведенных сверок.
позволяет за считанные секунды формировать полную сводную информацию о проведенных сверках с контрагентами.

Гарантия возврата денег

ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.