В публикации представлена простенькая конфигурация для загрузки чеков онлайн и их анализа. Мне захотелось проанализировать свои повседневные затраты и ничего более, вести учет финансов в полной мере не собираюсь, только сбор затрат, из которых чеки онлайн — это 99% трат. К тому же чеки онлайн позволяют избавиться от рутиной работы по заполнению номенклатурных позиций, остается разбить товары на категории, статьи затрат и все — можно формировать отчеты и анализировать покупки.  Конфигурация не подойдет, если нужен полноценный учет финансов с анализом доходов и т.д.

Процесс загрузки чеков

Процедура загрузки чеков основывается на приложении ФНС проверки чеков и его возможности отправки на электронную почту чек онлайн в формате JSON, в том числе и выписку по чекам за период.

 

Остается только автоматизированно получить их с почты и загружать в информационную базу. Очень удобно, в течение дня можно отправлять данные на почту, а в свободное время разносить, если нужна детализация.

Таким образом, для работы всей системы необходимо:

1. Установить приложение от ФНС для проверки чеков. Сканировать ей QR-код и отправлять чек на почту в формате JSON.

2. Иметь почтовый ящик или специально завести новый, который может работать по протоколу IMAP.

3. Настроить конфигурацию для работы с почтой.

Настройка электронной почты

На текущий момент электронные почты имеют продвинутую систему защиты и процесс ее настройки для работы из приложения может быть не таким очевидным как может показаться. Я использовать новый почтовый ящик Yandex для сбора онлайн чеков, однако чтобы удалось читать почту пришлось включить дополнительные настройки почты: пароли приложений и сгенерировать новый пароль, этот пароль и надо указать в настройках конфигурации. В качестве логина указываем почтовый логин до знака @.

Ниже пример настройки учетной записи в конфигурации на примере Yandex.

 

Взаимодействие с почтовым ящиком

В случае успешной загрузки непрочитанных писем с почтового ящика, все полученные письма отмечаются прочитанными. Даже те, которые не онлайн чеки. Если вы используете не отдельный почтовый ящик, а рабочий, тогда в конфигурации можно задать фильтр на обрабатываемые письма по Теме. Например если задан фильтр "чек", то будут обрабатываться только письма, где в теме присутствует текст "чек". Фильтр настраивается в подсистеме Настройки.

Распределение затрат

Распределение затрат по категориям и статья происходит в той же обработке, что и загрузка данных. При изменении полей, данные автоматически обновляются в исходных документах, которые затем перепроводятся, и номенклатуре (категория товара). При необходимости изменяемые реквизиты можно править уже в самих справочниках.

Анализ затрат

Анализ представлен одним отчетом Затраты денежных средств с тремя вариантами: сводный по поставщикам, категориям и статьям, развернутый по категориям товара и развернутый по статьям затрат.

Технические моменты

1. При загрузке поставщика товара/услуг название берется из поля User, если пустое, то проставляется в название ИНН, которое потом можно уже отредактировать;

2. Место реализации заполняется при наличии соответствующего атрибута (retailPlaceAddress) в данных чека;

3. Уникальность номенклатуры определяется по полному наименованию;

4. Уникальность поставщика определяется по ИНН;

5. Уникальность номера документа определяется по атрибуту fiscalSign и повторно не загружаются.

6. В случае необходимости отметить траты не через онлайн чек документ ЧекОнлайн можно ввести вручную.

7. При загрузке данных чеков автоматически по товару проставляется последняя использованная для него статья затрат;

8. В конфигурации нет разделения по пользователям, не используется БСП.

9. Конфигурация умеет загружать выписку из приложения ФНС за период.

10. Тестировалось на платформе 8.3.10.2650.

11. Есть особенности формирования JSON выгрузки на приложении ФНС для Android и iOS, они отличаются по структуре и типам данных для одних и тех же данных, я постарался учесть и то и другое.