«Простые регламенты»
Вместо вступления
Вы когда-нибудь пробовали делать регламент бизнес-процесса?
Ну там в визио схемку составить, потом в ворде пару абзацев накидать… Все равно ведь их никто не читает! Можно сразу хоть в Excel’e, какая разница. Получается примерно так:
Зеленая стрелка – как двигается товар, деньги отмечу красной (чтобы все понимали важность). Наверное, надо подписать, чтоб коллеги, которые не сильно «в теме», поняли мысль. Так, что же еще добавить-то, или все уже и так хорошо… А, точно, не написал, как люди взаимодействуют. Сделаю еще схему, чтоб наверняка:
Ну все, отправлю на согласование генеральному, пусть рассылку от себя делает, чтобы все с порядком работ ознакомились.
И таких примеров не один и не два. Вся абсурдность ситуации в том, что :
1. Автор схемы думает, что он делает правильно. Ему-то собственное творение понятно. Часто автором является какой-нибудь уникальный инженер, который уже все вдоль и поперек на предприятии знает. Только схемы его писать не учили, вот и получаются такие чудеса.
2. Схема понятна узкому кругу лиц, а по ней заставляют работать всех. Мало кто сможет признаться, что схема не ясна – ведь это стыдно, раз коллегам-то все понятно…
3. «Регламент» не содержит ничего кроме схемы и комментариев прямо тут же в ней. Ни тебе сроков, ни описания процесса, ни исполнителей
4. Переделать схему может только автор. И то не без допинга
В качестве цели написания регламента обычно выделяют «составить единый порядок работы». То есть, когда начали много косячить, сотрудники не могут договориться и нужно определить правила игры, то в первую очередь приходит идея посадить кого-то, чтобы он эти правила родил. Движение к этой цели похвально, только вот не хватает некоторой ее формализации – «составить порядок работы, который сотрудники поймут и которому смогут придерживаться».
Так родилась идея создать простой и легкий продукт, который поможет составить регламент. Причем, сделать это «правильно»: чтобы по нему система сделала «приказ» или другую печатную форму с корректным описанием действий всех сотрудников. А раз уж такая система появилась, то можно в нее зашить и некоторые фишки по созданию бизнес-процессов.
Знакомьтесь, «Простые регламенты»
Начнём с внешнего вида:
«Простые регламенты» — это система на 1С, которая ставится на ваш корпоративный сервер. Для работы требуется платформа не ниже 8.3.5. Вы сможете работать в ней как через web, так и «просто из 1С» (еще этот режим называется «тонкий клиент»). В системе вы:
1. Составите схему бизнес-процесса
2. По шагам заполните описание ее блоков
3. Дополните регламент важной информацией
А вашими целями будет:
1. Распечатать этот регламент «как приказ» и «как понятные сотрудникам инструкции»
2. Ознакомить сотрудника с его должностными инструкциями по бизнес-процессам
3. Контролировать через отчеты, кто какими регламентами недогружен / перегружен.
В этом видео краткий пример работы системы:
Как сделать правильный регламент
Сначала договоримся, что регламентом будем называть описание бизнес-процесса (это уже все знают, но повторюсь, что бизнес-процесс это последовательность мероприятий по созданию продукта – результата процесса). Регламент должен нести ровно столько информации, сколько будет требоваться сотрудникам для получения результат процесса, а также для поддержания регламента в катальном состоянии. То есть, нужны текстовые инструкции и нужна блок-схема.
Сразу спойлер для тех, кто хочет оставить разоблачительный комментарий «правильно на самом деле вот так!!!…». Под правильно мы понимаем такой вариант создания регламента, в котором соблюдается достаточное наполнение нужной информацией при сохранении понятности для конечного исполнителя.
Итак, для того, чтобы сделать правильный регламент, нужно:
1. Понимать, что вы хотите от сотрудников
2. Понимать роли (виды участия) сотрудников в этом регламенте
Если с первым пунктом все более менее ясно, то со вторым явно бывают нестыковки. Максимум, что есть в схемах – это некие точки контроля, в остальном же – стандартные наборы задач, которые объединены зависимостями. Давайте разбираться.
Исполнители
В каждом регламенте у нас есть «Исполнители». Это сотрудники, которые выполняют мероприятия бизнес-процесса. Например, мероприятие «Позвонить клиенту» — его исполняет Менеджер, «Выставить счет» — Бухгалтер и так далее. Исполнителя отличает то, что заранее известно его действие в процессе, а так же требуемый результат (сам звонок, или скан счета в нашем случае). Это самое простое.
Кураторы
Но что делать, если в схеме есть всякие неопределенности, которые случаются время от времени и заранее их предусмотреть либо нельзя, либо они настолько редки, что нет смысла? От клиента пришла сумма, на 2 рубля меньше, чем было запрошено, по телефону покупатель просит спецификацию, нужно согласовать договор с контрагентом из другой страны. Есть два варианта – либо простую и понятную схему превращать в монстра вариантов и развилок, либо ввести «Кураторов». Забегая вперёд, вы все равно не предусмотрите все возможные исходы =514;
Куратор – это такой товарищ, который решает нетиповые инциденты в процессе. Например, заболел специалист, просрочили проект, нужно общаться с клиентом. Несмотря на все регламенты менеджер (или директор, зависит от важности клиента) едет на встречу «договариваться». Когда он договорился, то скажет, что делать дальше по процессу – значит, произошёл инцидент и «Куратор» его решил. В схеме же стоит прописать, какие случаи могут быть и кто с ними разбирается. Сотрудники должны знать, к кому бежать с «несоответствием схеме». Не будет такого куратора, значит, сотрудник в случае «пригорания» либо к руководителю своему побежит, либо закроет глаза на проблему.
Владельцы
Ну и самое сложное – это Владелец процесса. Признайтесь, когда вы создаёте регламент, вы планируете, что по нему будут работать люди. А потом сокрушаетесь, почему все все делают «как раньше, как удобнее». Так происходит из-за того, что нет контроля над процессом. Вот за этим и следит владелец, причём делает это на основании некоторых показателей. Например, отчитывается перед собственником о количестве заказов в производстве еженедельно, о просроченных оплатах раз в неделю. Обязательное условие – Владелец должен иметь полномочия влиять на этот показатель (менять схему, пинать сотрудников, уметь договариваться с ответственными за точки схемы), иначе это будет просто сборщик информации и не больше.
Все, сложная теория закончилась. Добавим к этой «дифференциации штанов» создание регламента по шагам и будет «Простые регламенты».
Подробнее о том, как это устроено смотри тут
В качестве заключения
Я искренне надеюсь, что «Простые регламенты» помогут вам в наведении порядка в компании. С одной стороны – это проще и дешевле, чем Business Studio, с другой – удобнее для создания процессов, чем Visio. Буду рад ответить на ваши вопросы – создавайте обращения, расскажем подробнее о системе.
