Порочные особенности "Подготовки сведений персонифицированного учета СЗВ-6" в программах 1С

Данное рассмотрение относится ко всем программам 1С, в которых автоматизирован расчет зарплаты, будь то 7.7:  «Бухгалтерия 4.5«, «Упрощенная система налогообложения 1.2«, «Зарплата и Кадры«, будь то 8.2: «Бухгалтерия предприятия 2.0«, «Зарплата и управление персоналом«, «Зарплата бюджетного учреждения» и т.д. Будут рассмотрены принципы распределения уплаченных взносов по начислениям застрахованных при подготовке сведений персонифицированного учета по формам СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2.

Только в последних релизах конфигураций 8.2 ситуация начала исправляться — появился «новый механизм распределения уплаченных взносов в ПФР»!

Рассмотрение будет проведено на примере конфигурации 7.7 «Зарплата и кадры».

Особенности штатного механизма ЗИК по распределению уплаченных взносов в СЗВ-6

Первая особенность механизма ЗИК. При распределении уплаты текущего периода на задолженность прошлых ЗИК не учитывает фактическое сальдо по каждому сотруднику, которое сформировалось по итогам подачи форм в предыдущих отчетных периодах. Сальдо по каждому сотруднику программа получает расчетным путем, делая допущение, что оплата в предыдущих периодах была распределена по сотрудникам по общему коэффициенту.
В большинстве случаев организация оплачивает начисления текущего месяца не позже следующего месяца (напр., взносы за февраль оплачивает в марте), т.е. до конца следующего отчетного периода (квартала). В этом случае задолженность по взносам на начало следующего отчетного периода состоит только из неоплаченной части начислений только одного прошлого отчетного периода (квартала).
Штатный механизм распределения уплат ЗИК рассчитает сальдо  по каждому сотруднику, которое подлежит уплате в текущем расчетном периоде, по следующей формуле (отдельно по страховой и накопительной части):

Сальдо_n = НачисленоПред_n * (ОплаченоВсегоПред / НачисленоВсегоЗаПред),

где Сальдо_n — расчетное сальдо сотрудника (подлежащее уплате в текущем отчетном периоде),
НачисленоПред_n — начислено взносов по сотруднику в предыдущем отчетном периоде,
НачисленоВсегоПред — начислено взносов в целом по организации в предыдущем отчетном периоде,
ОплаченоВсегоЗаПред — оплачено взносов в целом по организации в текущем отчетном периоде за предыдущий отчетный период (берется из документов «Расчеты по страховым взносам», в которых указан «прошлый» месяц начисления взносов).
Если организация не оплачивает своевременно взносы в ПФР (платит мало, нерегулярно), то сальдо сотрудников может состоять из неоплаченной части начислений нескольких прошлых отчетных периодов. В этом случае расчетное сальдо сотрудников, подлежащее уплате в текущем отчетном периоде, будет складываться из сальдо за каждый прошлый отчетный период:

Сальдо_n = НачисленоПред_n_1 * (ОплаченоВсегоПред_1 / НачисленоВсегоЗаПред_1) +
Начислено_n_2 * (ОплаченоВсегоПред_2 / НачисленоВсегоЗаПред_2) + … и т.д.,

где Сальдо_n — расчетное сальдо сотрудника (подлежащее уплате в текущем отчетном периоде),
НачисленоПред_n_1,  НачисленоПред_n_2 и т.д. — начислено взносов по сотруднику в предыдущих отчетных периодах,
НачисленоВсегоПред_1, НачисленоВсегоПред_2 и т.д.  — начислено взносов в целом по организации в предыдущих отчетных периодах,
ОплаченоВсегоЗаПред_1, ОплаченоВсегоЗаПред_2 и т.д.  — оплачено взносов в целом по организации в текущем отчетном периоде за предыдущие отчетные периоды.

Начисленные взносы сотрудников текущего отчетного периода будут оплачены по формуле:

Оплачено_n = Начислено_n * (ОплаченоВсегоЗаТек / НачисленоВсего),

где Оплачено_n — часть суммы начисленных в текущем периоде взносов сотрудника, подлежащая уплате в текущем отчетном периоде,
Начислено_n — начислено взносов по сотруднику в текущем отчетном периоде,
НачисленоВсего — начислено взносов в целом по организации в текущем отчетном периоде,
ОплаченоВсегоЗаТек — оплачено взносов в целом по организации в текущем отчетном периоде за текущий отчетный период (берется из документов «Расчеты по страховым взносам», в которых указан месяц текущего отчетного периода).

Т.о. в оплату взносов в текущем отчетном периоде на каждого сотрудника ЗИК при использовании штатного механизма распределения поставит в СЗВ-6 сумму Сальдо_n + Оплачено_n.

Из данных представлений очевидна важность правильного заполнения документов «Расчеты по страховым взносам». Из-за невыполнения требований по точному заполнению этих документов возможны следствия:
1) Сумма уплаты взносов в документе «Расчеты по страховым взносам» за прошлый отчетный период указана больше чем было начислено взносов в прошлом отчетном периоде с учетом ранее зарегистрированных документов «Расчеты по страховым взносам» для уплаты взносов того же периода. Т.е. сумма оплаты по всем документам «Расчеты по страховым взносам» за данный период превысит фактические начисление взносов этого периода. В этом случае ЗИК ошибочно рассчитает Сальдо_n сотрудников больше чем оно есть, что будет означать, что на лицевые пенсионные счета застрахованных мы подаем больше денежных средств, чем было начислено по сотруднику. Это наиболее опасная ошибка, т.к. она не диагностируется пенсионным фондом при приеме сведений. И вы можете получить положительный протокол из ПФ о приеме. Однако, по истечении некоторого времени (возможно даже нескольких месяцев или кварталов) ПФ попытается «состыковать» поданные вами сведения с федеральной базой России и получит отказ из-за наличия переплат. Этот отказ ПФ перенаправит страхователю и потребует переоформить сведения за тот период. Возможно, это приведет к тому, что вам придется переделывать распределение и в следующем отчетном периоде, которые вы также успели отправить в ПФ.
Решение: не ставьте уплату за прошлый период больше чем начислено за тот период с учетом ранее введенных документов по оплате. Если сумма платежа в апреле превышает задолженность за март, то разбейте апрельский платеж на два документа — первый документ уплата остатка за март, второй — оплата оставшейся суммы за апрель. И также поступите с платежами в остальных месяцах текущего отчетного периода (квартала).
2)  Сумма уплаты взносов в документе «Расчеты по страховым взносам» за прошлый отчетный период указана меньше чем было начислено взносов в прошлом отчетном периоде с учетом ранее зарегистрированных документов «Расчеты по страховым взносам» для уплаты взносов того же периода.
Если так и «забыть» внести уплату за такой прошлый период, то механизм ЗИК никогда не закроет оплатой тот остаток начислений. Это приведет к тому, что, например, уволенные сотрудники так никогда и не закроются уплатой до конца (на их лицевой пенсионный счет вы не полностью направите денежные средства).
Решение: это ошибка не так опасна, т.к. вы можете ее в любой момент исправить в текущем периоде, не трогая и не перераспределяя прошлые периоды. Достаточно лишь в текущем периоде из части теущих платежей выделить сумму на тот нераспределенный остаток и зарегистрировать документ «Расчеты по страховым взносам» с указанием месяца того периода, на который необходимо распределить оплату.

Вторая особенность механизма ЗИК. Как было показано ранее, ЗИК распределяет оплату на застрахованных по общим коэффициентам: (ОплаченоВсегоПред / НачисленоВсегоЗаПред) и (ОплаченоВсегоЗаТек / НачисленоВсего). Т.к. результат расчетов приходится округлять до двух знаков после запятой (до копеек), то это неизбежно приводит к тому, что образуются ошибки округления при расчетах. Их два рода:
1) Сумма «Оплачено всего по организации» не совпадет с суммой распределенных оплат по сотрудникам. Это расхождение может составить всего несколько копеек, а может достигнуть и рублей.
Пример. Пусть имеется 1000 работников, каждому начислено взносов по 100 рублю, итого начислено по организации — 100 000 руб. Пусть организация оплатила на всю организацию 99 995 руб. Как штатный механизм распределит эту сумму по сотрудникам? Очевидно, каждому достанется 100 * (99 995 / 100 000) = 99.995 руб., округляем до копеек и получаем на каждого сотрудника 100.00 руб. Итого суммарно по сотрудникам 100 000 руб., но ведь к уплате было дано 99 995 руб.!
2) Сальдо, подлежащее уплате, Сальдо_n также получается округленным, это приводит к тому, что на л/с сотрудника в ПФ мы будем направлять сумму, отличающуюся на +/-1 коп от реальной задолженности, и эта ошибка может накапливаться из отчетного периода в отчетный период.
Пример. Пусть в предыдущем отчетном периоде было начислено 10 000 руб, оплачено в предыдущем периоде за предыдущий период 5 000 руб. Пусть в предыдущем отчетном периоде у Иванова начислено взносов было 100,01 руб. Соответственно, Оплачено_n = Начислено_n * (ОплаченоВсегоЗаТек / НачисленоВсего) = 100,01 * ( 5 000 / 10 000) = 50,005. Округляем до копеек, получаем 50,01 руб.
Пусть в текущем отчетном периоде оплата взносов за предыдущий период составила также 5 000 руб (т.е. полностью оплатили остаток задолженности). Соответственно, сальдо Иванова, подлежащее оплате, Сальдо_n = НачисленоПред_n * (ОплаченоВсегоПред / НачисленоВсегоЗаПред) = 100,01 * (5 000 / 10 000) = 50,005. Округляем до копеек, получаем 50,01 руб.
Итого оплачено взносов за предыдущий отчетный период по Иванову: 50,01 + 50,01 = 100,02. Но ведь начислено было 100,01! В итоге имеем переплату за прошлый период в размере 1 копейки. Переплата в виде этих копеек может накапливаться в каждом новом отчетном периоде.
Решений для устранения этих ошибок округления (или их компенсации) в типовой ЗИК не существует.
Некоторые бухгалтеры (или сопровожденцы 1С) для устранения ошибки п.1) пытаются вручную добавить или отнять копейки у какого-нибудь сотрудника (причем обычно это делают на себе 😉 чтобы подогнать оплаченные взносы под фактическую оплату в целом по организации. Ошибку п.2) никто и не пытается компенсировать, потому что она незаметна (до тех пор пока не придет отрицательный протокол из ПФ). Но проблема в том, что такая ручная подгонка копеек недопустима! Почему, станет ясно из третьей особенности механизма ЗИК.

Третья особенность механизма ЗИК. На форме обработки «Подготовка сведений для ПФР» разработчики оставили возможность вручную редактировать суммы начисленных и уплаченных взносов в ПФР. Казалось бы, замечательно! Можно хотя бы вручную скомпенсировать особенности ошибок округления или, например, вручную уволенным поставить оплату 100% (с одновременным уменьшением оплаты остальным) или при подаче Корректирующих СЗВ для случая устранения ошибки в сумме начисленных взносов одного сотрудника не воспользоваться автозаполнением суммы оплаченных взносов, а изменить начисления только по корректируемому сотруднику (чтобы не «поплыли» оплаты по другим сотрудникам и их не пришлось бы включать всех в корректирующие сведения).
Но на самом деле этого делать нельзя. Ведь в результате этих действий произвольно изменится сальдо застрахованных, и расчетное сальдо застрахованных в следующем отчетном периоде не совпадет с фактическим, полученных из-за этих ручных манипуляций. И в итоге одни начнут получать недоплату взносов, а другие — переплату.
Что мы здесь видим? Логическое противоречие методистов 1С. Если сальдо распределяется только расчетным путем, зачем разработчики оставили возможность править сумму взносов вручную? Причем без всяких предупреждений пользователя о последствиях. Если смотреть с другой стороны, то если есть возможность редактировать взносы, то должен быть механизм сохранения полученного сальдо для его учета в последующих отчетных кампаниях. Но этого тоже нет.

Теперь делаем выводы:
1) инструкция по заполнению документов «Расчеты по страховым взносам» такова, что подавляющее большинство ее пользователей не могут верно подать СЗВ в ПФ, потому что не улавливают нюансов по заполнению реквизита «Месяц начисления взносов». И ошибка обнаруживается очень поздно, даже через несколько месяцев после положительного протокола о приеме из ПФР. Если ежемесячные платежи в ПФ не соответствуют начислениям за прошедший месяц с точностью до копеек, то указать в апрельском документе, что это просто платеж за март — недостаточное условие для правильного распределения взносов, нужно сумму платежа разбивать на несколько документов.
2) Из-за ошибок округления по некоторым сотрудникам мы получаем переплату на копейки, по другим — недоплату. Примет ли ПФ сведения, сможет ли их «состыковать» с федеральной базой если есть переплата по сотрудникам сверх их начислений, пусть даже на копейки? Или если мы в итоге по сотрудникам распределили уплату больше чем перечислили в бюджет (100 000 руб. вместо 99 995 руб. из примера выше)?
3) Как подавать корректирующие сведения за прошлые периоды в случае обнаружения ошибок в суммах взносах по отдельным сотрудникам? Вместо подачи корректирующих только по отдельным сотрудникам подавать корректировку по всем (из-за изменившегося коэффициента уплаты)? Как к этому отнесется ваш ПФ?

А есть ли альтернатива штатному механизму ЗИК и ЗУП? Оказывается, есть.
Предлагаю вашему вниманию обработки, которые реализуют альтернативный способ распределения уплат и снимают перечисленные выше ограничения:
1) для ЗИК //infostart.ru/public/80953/
2) для ЗУП //infostart.ru/public/73085/.

Для кого эти обработки?
1) Для тех, кто накопил ошибок из-за неверного заполнения документов «Расчеты по страховым взносам» (с т.зр. неопубликованной методологии ЗИК). И их исправление слишком затратно или приведет к неизбежной корректировке ранее поданных сведений.
2) Для тех, кто распределял уплаченные взносы сотрудников в сторонних программах (напр., бесплатных программ, рекомендованных ПФР для подготовки сведений http://www.pfrf.ru/free_programs/). И теперь, из-за разницы в алгоритмах этих программ и штатного механизма ЗИК, не могут перейти на использование штатного распределения ЗИК. Также эта обработка предоставляет регламент, выполнив который, можно вернуться к штатному механизму ЗИК (даже в самых запущенных случаях) и отказаться от дальнейшего использования этой обработки.
3) Для тех, кто только начал использовать конфигурацию ЗИК и в ней нет данных по начисленным взносам за предыдущие периоды.
4) Для тех, у кого ПФ не принимает сведения из-за накопившихся ошибок округления и переплат благодаря порочным особенностям механизма распределения уплат в ЗИК.
5) Для тех, кому необходимо подавать корректирующие сведения в ПФ по прошлым периодам по избранным сотрудникам, а не в целом по всему предприятию.
6) Для тех, кто желает установить особый порядок распределения уплат по видам застрахованных (закрывать уволенных и пр. в первую очередь и т.д.).
7) И для всех остальных, т.к. подготовка сведений в ПФ с ее помощью проще и нагляднее и не позволяет допустить ошибок, которым подвержен штатный механизм распределения уплат в ЗИК.