Групповое формирование, согласование, печать и отправка по e-mail актов сверок взаиморасчетов (Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0)

Когда в вашей организации много юридических лиц и вы сотрудничаете с большим количеством контрагентов, тяжело всё время держать под контролем актуальное состояние взаиморасчётов со всеми партнёрами. К тому же формирование одного общего акта сверки или нескольких актов в разрезе конкретных договоров по каждому партнёру отнимает значительную часть рабочего времени. Как правило, контрагенты запрашивают документы в самое неподходящее время — во время отчётности, когда и так есть, чем заняться, помимо механического формирования и рассылки актов сверки взаиморасчётов. 

Данная обработка по групповому формированию, согласованию, печати и отправке актов сверок по электронной почте позволит сэкономить вам значительное количество своего времени, направив его на решение более важных задач, в отличие от рутинных операций, которые за вас может выполнить машина.

Предлагаемая общая схема работы с актами сверок на предприятии при помощи обработки:

1. Задаём параметры формирования актов сверок. 
2. Формируем акты сверки и отправляем печатную форму "Акт сверки взаиморасчётов" (пока ещё без печати и подписи) на электронный адрес контрагента для ознакомления и последующего согласования.
3. Получив от контрагентов ответ о согласовании, заполняем по отбору список уже сформированных актов сверки.
4. Одной кнопкой устанавливаем признак согласованности сверки с контрагентом для всех актов. 
5. Сразу же отправляем контрагентам на электронный адрес печатную форму "Акт сверки взаиморасчётов с печатью и подписью", подтверждая с нашей стороны согласование взаиморасчётов. 
6. Печатаем по отбору согласованные акты сверок, подписываем у руководителя организации, ставим печать и отправляем оригинал клиенту.

Все отборы сохраняются автоматически, поэтому при необходимости дополнительного контроля можно установить признак "Только не согласованные" или "Только согласованные", получив сразу же список актов, ответ о согласовании которых нами ещё не получен. После чего можно оперативно принять решение, с кем нужно повторно связаться или принять необходимые управленческие меры.

При формировании и отправке актов сверок возможно указывать: 

• Период формирования
• Любое количество организаций (если на предприятии несколько юридических лиц)
• Любое количество контрагентов
• Валюту сверки
• Детализацию по договорам (без детализации, с детализацией по договорам, с детализацией по отдельным договорам)
• Вид печатной формы (акт сверки взаиморасчётов, акт сверки взаиморасчётов с печатью и подписью)
• Тип формата файла при отправке по электронной почте (PDF, Word, Excel)
• Текст письма для отправки (настраивается для каждого пользователя/менеджера)
• Текст подписи письма (настраивается для каждого пользователя/менеджера)

Если у контрагента задан адрес электронной почты, то после формирования акта сверки доступна автоматическая отправка выбранных видов печатных форм в заданном формате на его электронный адрес. При необходимости отправку сформированных актов сверок можно выполнить отдельным шагом. 

Обработка выполнена в виде внешней обработки, которую можно свободно подключить в свою базу с помощью функционала Библиотеки стандартных подсистем, настроив видимость в нужных разделах нужным пользователям. Конфигурацию с поддержки снимать не требуется. 

Работоспособность протестирована, начиная с релиза: 3.0.50.18. С выходом каждого нового релиза Бухгалтерии предприятия обработка адаптируется под него, файл в публикации обновляется.