Автоматизация торговой деятельности как путь к лидерству на рынке. Часть 2

По аналогии с первой частью материала мы проанализируем функционал типовых решений 1С (1С:Управление торговлей, ред. 11, 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2 и 1С:ERP Управление предприятием 2), а также представим опыт адаптации типовых возможностей под задачи клиентов.

Заказы клиентов

Сначала рассмотрим, как данный раздел был реализован на одном из внедрений. Когда Заказы в системе клиента создаются по 2-м основным маршрутам:

1.R03; Заказы приходят с сайта. Обмен через web сервис

2.R03; Заказы создаются операторами при получении информации от клиента (эл. Письмо, телефонный звонок)

Для того чтобы заказ клиента был удовлетворен с минимальными отклонениями, нам необходимо знать точную ситуацию по товарному остатку (сможем ли отгрузить), по планируемому приходу (когда придет товар), какова его цена, аналогичные товары и много еще различных параметров. Чем больше информации, тем больше вероятность того, что заказ будет исполнен полностью (а то и сверх первичной потребности).

Мы рассмотрим интерфейс именно для ручной регистрации заказа. Он так же сделан на основе РММ (рабочее место менеджера) и имеет вид:

В форме выводятся колонки, которые используются для анализа:

• Информация о товаре (Артикул, Размер, Номенклатура, информация о наличии шипов)
• Цены номенклатуры (Оптовая, цена по предоплате, Розничная, Специальная цена по акции)
• А также есть поля для ввода информации о количестве резерва

Данные об остатках (Всего, свободный остаток, количество в резерве, количество на реализации):

• % реализации товара
• Количество товара в пути
• Заказано поставщикам
• Поставлено поставщиками
• Заказано покупателями.
• Отгружено покупателям
• Скорость продажи товара
• Остатки товара в разрезе складов (Всего, свободный).

Таким образом, менеджер может видеть количество товара на складе, и процент исполнения плана и ожидающиеся приходы, и возможность прихода товара в периоде продажи. Дополнительно цветом помечается информация об изменении цены на товар, изменение скорости продаж.

Для уточнения информации менеджер по каждой ячейке может получить уточненные данные:

Следует обратить внимание на группировки, которые сделаны в данной форме. Товар группируется по типоразмеру. А это дополнительный реквизит, про который мы говорили в первой части статьи. Соответственно, менеджер, получив от клиента запрос на товар, может быстро предложить аналоги товара по размеру. Так же здесь используются дополнительные реквизиты товара.

После того как с клиентом согласована номенклатура и количество, в форму РММ заносится информация о количестве. После занесения всех данных вызывается команда «сформировать резерв» и в системе создается и открывается Заказ клиента, в котором менеджер уже указывает партнера, соглашение с ним, склад отгрузки и прочие параметры заказа:

Если товар находится на складе, который не подходит партнеру для получения товара, то можно оформить перемещение товаров.

Теперь обратимся к типовым возможностям системы 1С:ERP (1С :ERP Управление предприятием). В которой механизм выбора товара для оформления резерва реализован через подбор товара:

Данная форма содержит меньшее количество информации об остатках товаров. А если в эту форму вынести все требуемую информацию, то работа с ней становится затруднительной из-за снижения производительности.

Если сравнивать два представленных варианты (типовой функционал 1C:ERP и РММ), можно отметить, что механизм РММ очень удобен для проведения полного анализа по остаткам товара для предоставления клиентам информации, полностью покрывающей спрос. Что важно, РММ создано как внешняя обработка и это не изменило конфигурацию.

Вообще нужно отметить, что механизм РММ получился универсальный. На каждый процесс, который есть в работе менеджеров, существует свой РММ, который позволяет упростить работу. РММ широко используются в работе различных подразделений для множества операций:

• Оформление заказов поставщику
• Распределение приходов по клиентам (есть функция автозаполнения количества товара)
• РММ по корректировке заказа клиента
• Контроль ассортиментного минимума по складам
• И другие

Складская логистика

После того, как менеджеры отдают распоряжение на отгрузку товара, работу начинают работники склада.

Сначала кратко расскажем о ситуации у клиента, на примере которого мы будем рассматривать данный блок:

На отдельных складах компании используется адресное хранение. Использовать его компания пыталась и до внедрения новой системы, но успехом это не закончилось. Основная проблема – это человеческий фактор. Не удавалось заставить сотрудников брать с того места, откуда говорила брать система. И класть на то место, куда она указывала.

Внедрение новой системы решили совместить с изменением принципов и регламентов работы склада. Была введена ответственность за ошибки при наборе. Были добавлены выборочные инвентаризации. Введены лица, которые контролировали работу сотрудников склада.

В результате внедрения резко сократилось количество ошибок при наборе. Количество неотгруженного товара по причине «не найден», так же стало минимальным.

Товар перед началом сезона отгрузки размещается на складе таким образом, чтобы сначала уходил товар с прошлого периода хранения, а затем товар, поступивший в этот сезон. Это позволило минимизировать количество товара с просроченным сроком годности. Это мы рассмотрим в ходе обзора.

Работа склада начинается с прихода товара. Он оформляется в рабочем месте (РМ) Приемка.

Приходный ордер (ПО) на приход товаров в зону приемки оформляется по кнопке «Создать ордер». Само РМ Приемка осталось практически без изменений, была лишь добавлена возможность формирования Приходный ордер по нескольким заказам.

А вот документ ПО, доработанный для клиента, имеет сильные отличия от документа ПО в типовом решении.

Типовое решение:

Доработанное решение:

Как видим, доработанный документ имеет 2 закладки Товары и Товары приход. Информация вносится на закладку Товары приход. Закладка Товары заполняется автоматически. На ней указывается размещение товара по паллетам, указываются позиции с качеством брак, если на закладке Товары приход указали количество пришедшего бракованного товара (позиция брака подбирается и создается автоматически).

Распределение по паллетам осуществляется исходя из того количества, которое может быть в ячейке (считаются, что все ячейки одного размера).

В типовом решении максимальный статус документа «Принят».

Для клиента был сделан максимальный статус «Размещен» или «Размещен не полностью». Это означает, что по Приходному ордеру сформированы отборы на размещении товара в зоне хранения. Документы формировались автоматически при присвоении нового статуса документу ПО.

Еще к отличиям в документах можно отнести регистрацию исполнителей: в типовом решении может быть 1 исполнитель по документу, в доработанном создана табличная часть для регистрации исполнителей (т.е. их может быть несколько).

После того как ПО создан, принципы работы с ним в типовом решении и решении, доработанном для клиента, отличаются.

В типовом пользователь указывает количество пришедшего товара, меняет статус документа и после того, как документ получит статус Принят, вводит на основании ПО документ Ордер на размещение товаров. Т.е. пользователь должен четко знать, что и когда он делает.

В доработанном решении роль пользователя минимизирована. Статус документа меняется автоматически, когда пользователь говорит системе о завершении действия. При этом формируются автоматически необходимые печатные формы.

Для автоматизации этого процесса в доработанном решении создано отдельное РМ – Рабочее место кладовщика (РМК).

Для каждого пользователя определяется, какие действия он может производить в системе. Делается при помощи настройки в пользовательском режиме:

Видно, что для пользователя можно указать его рабочие участки, какие операции ему могут быть доступны (приемка, размещение, отгрузка, перемещение). Исходя из настроек, мы можем выделить группы пользователей: администраторы, которые управляют действиями работников склада, и непосредственно работников, которые осуществляют работу на складе.

Администраторы видят нераспределенные задачи и назначают на них исполнителей:

После этого у назначенного исполнителя задача появляется в РМК. Он может взять его в работу, при этом ему будет распечатано задание.

Так как количество компьютеров на складе ограничено, то идентификация пользователя производится при его входе в РМК:

С этого рабочего место работник склада может взять документ в работу. И тогда он отразится на закладке Назначенные задания. При этом выводится задание на набор:

По окончании размещения товара, пользователь переводит документ в статус Размещено:

При этом, если ошибок при размещении не было, то документ получит статус «Выполнено без ошибок». Если произошли отклонения (не удалось разместить в указанную ячейку), то администратор склада подбирает новое размещение:

После того, как операция выполнена, она исчезает из РМК:

В типовом решении нет возможности подбора новой ячейки для 1 строки. Перезаполняются все значения:

Пример приемке товара на склад можно считать оконченным.

В доработанном решении при помощи настроек минимизирована зависимость данных от действий пользователя – завершение одного действия ведет к планированию другого, до полного завершения операции. Автоматически формируются сопровождающие документы. Организован доступ работников склада к системе (не только администраторов).

В типовом решении реализованный функционал больше рассчитан на административных работников склада, которые будут правильно вести данные в системе. Контроль за исполнением операций в системе делается при помощи отчетов.

Теперь перейдем к другой операции склада – Отгрузка товара по заказу клиента.

Общий принцип реализации одинаков в типовом и доработанном решении:

На основании заказа клиента в обработке «Отгрузка» формируется Расходный ордер (РО).

На основании Расходного ордера формируется отбор на перемещение товара из зоны хранения в зону отгрузки.

После того, как отбор выполнен, можно оформлять отгрузку по РО.

После того как отгрузка по РО выполнена, можно оформить Документ Реализация товаров и услуг (РТиУ).

Так же как и при оформлении прихода, работа в 1С:ERP предполагает наличие администратора, который должен контролировать весь процесс. В настроенном решении администратор только стартует процесс, дальше контроль за его выполнением осуществляют работники склада.

Рассмотрим подробнее типовое решение:

Переводим РО в статус «к отбору»:

Отбор проводится в статусе «Выполнено без ошибок».

РО проводится по всем статусам до статуса «Отгружен».

Вводим документ реализации на основании Заказа клиента:

Взяли за основу последовательность оформления документов в типовом решении, мы несколько изменили порядок оформления.

Для начала набора по заказу клиента используется новое РМ (обработка):

Сейчас она используется в основном для набора товара по заказам клиентов на самовывоз.

Указывается зона отгрузки, куда должен быть помещен товар.

Подбираются распоряжения, которые планируется набрать и отгрузить. Нажимается кнопка «Сформировать документы».

Формируются сразу и отборы на перемещение в зону отгрузки и расходный ордер.

В дальнейшем работа с этими документами происходит в рабочем месте кладовщика РМК, так же как и при приемке. Каждый документ отражается на своей закладке:

Документ реализации формируется автоматически, при проведении РО в статусе отгружен.

Для контроля качества отгрузки, в документы добавлена табличная часть, в которой фиксируются отклонения, произошедшие в ходе отгрузки (не нашли товар, нашли бракованный товар, изменились отгрузочные документы). Если товар не найден в ячейке, пользователь в отборе сообщает системе об этом:

И система автоматически подбирает товар из новой ячейки:

//infostart.ru/upload/iblock/82f/82ff0f306a32dd93e889123717e3fbf4.png

При этом на лист отклонений записывается информация о возникшем несоответствии:

И эту информацию можно использовать для выборочной инвентаризации и анализа причин уменьшения отгрузки.

Аналогично, при оформлении РО можно указать причины не отгрузки товара.

Итак мы рассмотрели основную функциональность систем по адресному хранению (приход и расход). Возникает вопрос: а за счет чего можно снизить объем просроченного товара, если партионный учет не ведется?

Делается это дополнительными организационными мероприятиями на складе. Если товар обладает сезонностью, то остатки товара с прошлого сезона кладутся в ячейки с максимальным рейтингом по доступности (рекомендованным для этого товара). Для этого сделана специальная обработка, которая позволяет сформировать документы отборов на перемещение товаров из ячеек с высоким рейтингом в ячейки с низким рейтингом, при смене сезонов:

Кроме этого созданы обработки по уплотнению склада:

С помощью обработок будут сформированы документы Отбор на перемещение, работа с которыми будет происходить в РМК.

Подведем итог:

В приведенном нами примере внедрения Блок складской логистики подвергся серьезным доработкам, но в основе его остался типовой функционал системы, ее основные принципы.

Много сделано на внешних обработках, которые упрощают работу в системе и позволяют работать в ней персоналу с любой квалификации.

Отдельные требования к системе пришлось реализовать через доработку типовых документов системы. Но это позволило вложить в систему те возможности, которые требовались руководству компании.

Для внедрения адресного хранения требуется не только система, обладающая соответствующей функциональностью, но и жесткий административный ресурс, который, используя различные меры воздействия на сотрудников, заставит их следовать указаниям системы.