Почему в справочнике номенклатуры куча задвоений и дублей? Как добиться стройности справочника, чтобы можно было потом собрать качественную информацию из системы?
Во многих организациях, занимающихся торговлей или производством, есть такая проблема:
- В справочнике номенклатуры одна и та же позиция живет под разными именами, в разных документах выбираются разные записи;
- Путаница в остатках, сложно собрать информацию по продажам, расходится себестоимость;
- Одним словом бардак и он напрягает;
Как ее решить? Любимыми среди программистов обвесами и защитами от дурака тут не обойтись, а исключить дубли надо. Надо чтобы справочник был стройный и красивый.
Решается эта проблема через инструкции и контроль:
- Разрабатывается инструкция в которой указываются правила формирования наименований товара
- Назначается ответственный сотрудник, который обязан изучить эту инструкцию и ей соответствовать
- Периодический контроль. Если дубль возникает то смотрим кто это сделал и какой пункт инструкции нарушен. Делаем выводы в отношении нарушителя. Как правило человеку достаточно пару раз указать на ошибку, показать правила и он перестает делать ошибки.
Вот образец инструкции: Справочник “Номенклатура”. Правила заполнения
Другие примеры есть в группе: Инструкции по процессам на базе 1С Предприятие
Итог: Данное решение реально позволяет упорядочить базу и наладить ровный учет. Проверено!
«Права на заполнение справочника номенклатуры необходимо давать только ведущим пользователям и администраторам, во избежание появления в справочнике дублирующихся записей» — и такой подход может быть… однкао, если разработать систему шаблонов, то ввод дублей может быть исключен почти на 100%…
Эх мечты, мечты. У нас ответственным никогда заполнить классификаторы, потому что им работать надо, вот и выходят, что вместо того чтобы ответственные заводили справочник, приходиться давать это дело безответственным. А отсюда дубли и тому прочее. А хуже всего, что руководство само не знает как оно хочет. Сегодня оно увидела у одного поставщика в прайсе, что сначала идет бренд, потом наименование, поэтому сегодня заполняем так. А завтра у другого поставщика оно у видела, что бренд в конце, поэтому заполняем по другому. В результате сам черт ногу сломит.
А так за труды плюс
(1)
Принцип формирования наименований по шаблонам встречал в ДИРЕКТУМ.
В 1С не видел. Есть пример?
(2)
не понимаю. что понимается под словом ответственный и безответственный.
что мешает сделать того сотрудника который менее загружен ответственным за справочник? у вас какие то странные проблемы все время всплывают. ей богу я их в упор не вижу на наших проектах. проблемы такого уровня решаются за одно совещание, мы на них даже внимание особого не заостряем.
«…что мешает сделать того сотрудника который менее загружен ответственным за справочник» — а все просто… вот сидел чел, какую0то работу работал, получал 10 тыс, а тут хреняк — надо еще и справочник заполнять.. — нахрена, да еще за ту же самую зарплату… вот и будет работа делаться по сотатчоному принципу…
.
и задача — не локализовать сбой, а чтобы фирма работала и бабло капало… давай посмотрим сколько людей в Итотделе, в конторе где САП, навижн и прочие большие системы… и давай посмотрим чм занимается так называемый 1Сник…
Почему нельзя пропускать первичку через сканер с возможностью загрузки и формирования проводок в 1С, чем нагораживать инструкции/шаблоны/контроли и т.д.?
(5)
тут все просто. ты подписал договор с организацией. ты работаешь с 8 до 17. они тебе платят деньги 2 раза в месяц. так договорились.
подписывая договор ты обязался соблюдать внутренние нормы и правила в целях предприятия. и ходишь ты на работу не для себя любимого а для реализации целей предприятия. за что и деньги получаешь.
на данный момент предприятие ставит такую норму как правильно заполнение справочника, это соответствует целям предприятия. и будь добр или выполни или уеб…й к чертовой бабушке.
все просто. а 10 т.р. ты получаешь или 100 т.р. это зависит не от заполнения или не заполнения а от того сколько пользы ты приносишь.
все эти капризы рядовых сотрудников это классика жанра. лечится просто. пинком под зад. хотя правильно конечно мотивировать. но этого я еще не встречал. рядового сотрудника проще заменить чем уговорить.
(6) Потому что номенклатура — это не только наименование. Плюс куча сопутствующих справочников-классификаторов, которых нет в первички. Плюс название у всех поставщиков разное. Так что теперь от каждого поставщика будем заводить новую позицию? Или посадим девочку которая будет проставлять соответствие. Типа вот это новая позиция, а вот это соответствует вот этой позиции. А эти три позиции у нас вообще идут под одним наименование.
(4) Хорошо, попрошу убрать мой плюс
(4) Допустим выясниться, что Вася Пупкин завел позицию в нарушении инструкции, НО
1. Уволить мы Васю Пупкина нельзя, потому что где мы еще найдем за эти деньги другого человека
2. Оштрафовать мы тоже его не можем иначе он обидеться и уйдет, а этого допустить нельзя, потому что см п.1
Отсюда вывод, раз программа дала, т.е. позволила сделать ошибку, значит виноваты программисты, что написали такую плохую программу. И тут пусть хоть весь кабинет будет обклеен инструкциями, но в конечном итоге программа же дала, т.е. Вася Пупкин не виноват. Для чего нужны программист? Вот пусть и пишут так, чтобы Вася не смог ошибиться
(8)
Это подход программистов. Поверь есть и другие подходы.
Тут получается 3 факта
1. Программист позволяет себя загибать в позу
2. Вася Пупкин, нарушает инструкции и он важнее программиста
3. А также сбор качественной информации противоречит целям предприятия
В первый пункт я еще поверю. А вот во вторые 2 с трудом.
Скорее всего инструкций или тупо нет или они составлены «наот…сь».
(5)
опять какой то странный синтез аналогий.
Я видел отделы 1С из 20 человек. Видел отдел ИТ с навижен из одного человека.
И как тут и что сравнивать ума не приложу.
Еще раз говорю. Не надо искать причины в программах или где то еще.
Дело не в программах. И не в том что руководство западные программки любит, а 1С не любит.
Дело в том что западные вендоры подходят к развитию сообщества специалистов комплексно и там больше людей знакомых с управлением проектами. А в 1С пока развивают программистов. Но программисты умеют программировать. Они не умеют решать задачи другими методами.
А другие методы есть. И очень часто они оказываются эффективней программирования. Просто это пока мало кто знает в сообществе 1С.
(11)
Чувак, где ж ты столько проблем то нацеплял на свою голову? )))
Проблема что ты пытаешься донести нам известна.
Решаем ее через ITSM.
У нас есть служба поддержки которая организована в соответствии с ITSM.
В службе поддержки есть 3 процесса которые помогают решить эту ситуацию. Есть и другие процессы, но они помогают решать другие ситуации.
1. Управление инцидентами где фиксируются сбои, их описание и решение
2. Управление проблемами где фиксируются причины сбоев.
3. Отчетность руководству о сбоях и актуальных проблемах.
Мы если видим что завелся в сотрудниках Олень, и рогами систему зарапает, мы это так в проблемы и записываем. А потом руководство видит что затраты уходят вон на того Оленя который день ото дня косячит и инструкции нарушает.
(11)
Чувак, где ж ты столько проблем то нацеплял на свою голову? )))
Проблема что ты пытаешься донести нам известна.
Решаем ее через ITSM.
У нас есть служба поддержки которая организована в соответствии с ITSM.
В службе поддержки есть 3 процесса которые помогают решить эту ситуацию. Есть и другие процессы, но они помогают решать другие ситуации.
1. Управление инцидентами где фиксируются сбои, их описание и решение
2. Управление проблемами где фиксируются причины сбоев.
3. Отчетность руководству о сбоях и актуальных проблемах.
Мы если видим что завелся в сотрудниках Олень, и рогами систему зарапает, мы это так в проблемы и записываем. А потом руководство видит что затраты уходят вон на того Оленя который день ото дня косячит и инструкции нарушает.
Вот только один нюанс. Если инструкций нет, то предъявить никому и ничего не получится. Это факт.
(9) Отсюда мораль
1. Программист не может напрямую влиять на сотрудников других отделов, только через директора. Директор считает, что это задача программиста, что за компом должна работать любая обезьяна с улицы и программа должна быть дуракоустойчивой. Отсюда вывод или соглашаться с правилами игры или искать другую работу. Потому что сложно объяснить директору собственнико как ввести бизнес.
2. Вася Пупкин приносит прибыль. Программист — одни убытки. Поэтому как по твоему что важнее для торговца?
3. Цель одна, получить прибыль. А если отчет не выдает нужные данные, виновата программа, потому что позволила завести справочник, не указав все необходимы данные
(13) см. (14)
(12) Мне бы ваших руководителей. Каждый месяц директору кладутся пачки служебок от оленей. «Прошу исправить…». А они как работали так и работают
(16) бывал я в этой ситуации. когда после колледжа работал на обычном предприятии с 7ю бухами и одним программистом — мной ))
да был крайним во всех ситуациях. но это оказалось хорошей школой. стал универсальным и закаленным бойцом.
а потом ушел в дальние плавания в серьезные организации, на серьезные проекты где и заточил клинки до блеска ))
сейчас мне все это кажется очень веселым, т.к. когда то тоже все это считал проблемой )))
(8)
хм… задумалась… всегда считала, что в учёт должны заноситься данные в строгом соответствии с первичными документами, и если от поставщика товар/материалы называются ТАК, то именно ТАК и должны заноситься в базу данных.
Из собственной практики: разнобой в названиях и дублирование как раз и происходило тогда, когда операторы или менеджеры вводили данные, отличные от первичных документов. Потому и представляется мне, что чем меньше ручного труда будет на вводе данных, тем меньше будет ошибок.
Что неправильно понимаю и делаю?
«А в 1С пока развивают программистов. Но программисты умеют программировать. Они не умеют решать задачи другими методами.»
— я бы поостерегся делать такие опрометчивые заявления… 😉 1С могут развивать программистов, а могут и не развивать — внятный 1Сник вполне готов развиваться сам в нужном направлении. И менее всего в этом случае он является программистом.. — что там программировать? даже типовая ТиС/Бух содержали в себе функционал, достаточный для успешной автоматизации 90% своей нищи. И последних лет 8, я, например, менее всего назвал бы свою область деятельности «программированием»… — программирования там процентов 10-20, — остальное — выстраивание схем, разработка «регламентов@? процессов.. потомцу что как ни странно — к этому более способны почему-то именно 1Сники — наладить взаимоотношения/связи между отделами, поставить документооборот и т.д.
(9) спасибо поржал 😉
«3. А также сбор качественной информации противоречит целям предприятия» — буквально недавно, ВЫСТРАИВАЯ СХЕМУ и добиваясь веления учета как надо — впрямую получил совет от аудитора — не надо так тщательно, налоговой будет легко все посмотреть… это к слову… 😉
.
Опять же, возможно мы в разных масштабах, но владельцы бизнеса впрямую не заинтересованы в качественном персонале — это всегда дополнительные риски.
(18) Это хотелки некоторых больных на голову налоговых. И соответственно некоторые бухи, не имеющие своего мнения, ведутся на это
Элементарно. Оптовая база продает болты и гайки упоковками по 100 шт. И в учете у них эта позиция так и называется, например «Болты М6 в упаковки 100 шт», но розничный магазин продает их поштучно, и логично принимать на учет не 1 упаковку, а 100 штук, т.е. «Болты М6»
Или к примеру у поставщик-завода выпускает ароматизаторы разных запахов, но магазину все равно это яблоко или груша, потому что в любом случае будет пересорт на складе, поэтому проще приходовать как «Ароматизатор в ассортименте»
(20) Налоговая работает только с документами, или Ваш аудитор что то мутит
❗ (18)(22) за все типовые не скажу но в УПП для этого есть РС «НоменклатураКонтрагентов»
(24) А оно разве используется не для того, чтобы можно было сравнивать прайсы конкурентов?
P.S. В БП точно такого РС нет
(23) Помимо ТОРГ-12 и с/фактуры, налоговая зачастую запрашивает ОСВ по счету и карточку счета
(22)
Не убедили.
Менее всего исхожу из интересов налоговых, вернее, их интересы меня вообще не интересуют.
(27) Хорошо, зайдем с другой стороны. На основании чего вы так решили?
(21) на прошлой неделе запустил инструкцию по выполнению одного! самого простого пункта из трех, описывающих телодвижения по импортным поставкам. Инструкция — на 15 листов. с картинками, разжевано подробно и прочее. реально выполняется — за 15 минут. но это для того, кто понимает что зачем и почему и как это взаимосвязано. На следующий день прихожу проверить — хРЕНЯЧАТ! спрашиваю — что вы делаете? вот.. ввожу.. япрашиваю: вы инструкцию как я перед уходом говорил «осмотреть инструкцию бегло всю, потом отработать последовательно подробно» — глазами луп-лум.. нет… то что было сделано под непосредственным моим руководством при изучении инструкции — отработано было нормально, дальше — ПОХРЕН!
(23) я знаю. но с налоговой никто не хочет ссорится. и если налоговая ПОПРОСИТ — то несут на цырлах… я поэтому как бизнесмен — не состоюсь видимо никогда. потому что непримерим… А пусть это даже называют красивыми словами — умение находить компромиссы, решать ситуации — хня это все…
(27)
Вопрос:
Наша организация занимается оптовой торговлей. Один и тот же товар у разных поставщиков имеет разные наименования. Обязательно ли в бухгалтерском учете строгое соблюдение наименований товара (согласно наименованиям поставщика)? Допускается ли учет данных товаров под одним наименованием?
Ольга
27.10.2006
Ответ:
В соответствии с п. 3 ПБУ 5/01 «Учет материально производственных запасов» единица бухгалтерского учета материально — производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально — производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально — производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.
Таким образом, строгое соблюдение в учете наименований товара, присвоенных поставщиками не обязательно, если обеспечено полное и достоверное формирование информации о полученном товаре. Так для учета одного вида товаров полученных от разных поставщиков Вы можете учитывать его в составе однородной группы, но как полученный от определенного поставщика.
Денис Антипин,
Руководитель отдела консалтинга
(17) на самом деле ты прав, это все — не проблемы. по крайней мере не для меня. мне — понятно как это решать. но я не собственник бизнеса, хотя и стараюсь донести до них что необходимо. Но, видимо, помогает только одно: когда ситема встанет на денег-другой из-за оленей. Можно конечно не вставать — но в системе работать будет тяжко/невозможно. ну, по крайней мере, доводить до такого не удавалось. Выжимал скольо мог, далее — если упирался в стенку — у мну голова не чугунная… 😉
(30) можешь отправить эту инструкцию?
просто я уже устал говорить что не все инструкции одинаково полезны.
большая часть это аналог вот этой дури (21)
Уезжал в отпуск, получилось так, что на «переломе» — оставил ПОДРОБНЕЙШУЮ инструкцию для ВСЕХ возможных случаев. Впали в истерику — потому что РЕАЛЬНО НАДО ДУМАТЬ И ПРИМЕНЯТЬ ТО ЧТО НАДО, А НЕ ТО ЧТО ХОЧЕТСЯ. ок, выдержали. но косяков — налепили — снаружи в первичке их не видно, а внутрях — мама не горюй — дня три разгребал. По косякам видно, что инструкцию — не дочитали/похерили. Спрашиваю почему не делали как в инструкции — там описаны как раз такая ситуация и что надо делать.. глазами луп-луп. ОНО — ИМ НЕ НАДО!!!!!!! в т.ч. и владельцам бизнеса — бабло капает, налоговая к первичке не сильно доколупывается — ну и ок. потому что так было всегда. и это — устраивает! потому что не видели как может быть…
.
завалил проект года полтора назад — отчего? и рябята внедренцы вменяемые попались, а инфраструктура на котором это все разворачивать — НЕТУ!! ибо не я с поставками стеллажей рулю. шефу грю — кидайте этих поставщиков нахрен!!! дело в суд, срочно брать других.. э мну.. ну вот.. дали им последнйи срок.. потом последний китайский срок.. ну и т.д. в иитоге что — проект по большому счету завален, WMS система — стоит рядом с моим столом невнедренная, нужный функционал написал на 7-ке за неделю-две… вот такие проекты…
(34) могу дать посмотреть на рабочем столе.. 😉 устроит? если да — давай мыло — скину ид к тимвьюверу…
(28) «Чувак» подумал, и решил с Вами дисскусий больше не вести, действительно опыта может нехватить!
❓ Давно на ИС завелось «быдло» ❓
Ну и напоследок ❗
Инструкцию, которую я привел не очень удачная в ней много недостатков (о чем я сказал когда давал на нее ссылку).
а я думал это Инструкция по заполнению справочника — Номенклатура, ну видимо какой то не опытный «писатель» давал название.
Большинство инструкций — БЕСПОЛЕЗНЫ. потму что кратко емко написанная инструкция подразумевает владение ппиплом основных навыков, знания предметных областей, вменяемости и заинтересованности. Поэтому моя «инструкция» на 15 листов в кратком изложении выглядит так: «для отражения перехода права собственности на импортный товар следует оформить документ «Отгрузка перевозчику» датой отгрузки со склада экспортера». Все. — но это — для понимающих людей, которые вообщем-то долны знать, что для каждой поставки свои сроки и даты оплат, свой состав инвойсов, свои курсы валют и т.д. и т.д. Вообщем-то — таким «обучением» исполнителей должна заниматься бухгалтерия… но ей — похрен… у ней — котловой метод…
.. а так как вменяемых людей/сполнителей — кот наплакал — вместо краткой инструкции приходится писать громоздкий ТЕХНИЧЕСКИЙ РЕГЛАМЕНТ.
вот вам «инструкция», по поводу которой истерила бухия и не потому что проблемы глобальные, а потому что охрененную валютную сумму надо отправить за 5 минут до закрытия банковского дня… а вы — про поиск виноватых и наказание…
.
(37)
Извини. Погорячился 🙂
ИС мне нравится тем что тут нет перепалок, и сам же туда сорвался. А так да, парень я деревенский )) Постараюсь держать себя в руках в культурном обществе )))
(38)(39)(40) только без паники )))
на все эти утверждения у нас есть контраргументы, но смысл базар разводить. нужно показать и все. эти инструкции у меня есть, но их пока нельзя выкладывать т.к. там служебная тайна. ее надо удалить. все проверить.
далее, разработка инструкций это не владение вордом.
Перво на перво это владение знанием отличий таких понятий как Процесс, Процедура, Функция и Операция. Правил декомпозиции.
Только зная и понимая эти слова, можно написать инструкцию которую пипл схавает.
Нормальные такие терки… Пацанские…
Инструкции, семинары, планерки — все хорошо, до тех пор, пока интересы предприятия и работника совпадают. Если врозь — то, найдется множество причин. Прав был товарищ Сталин — кадры решают все.Хотя скорее всего это он где-то услышал.
(37) Описал суть разногласия вот в этой публикации
(44)
Есть такая поговорка. Если есть желание то найдутся 1000 возможностей, а если желания нет, то найдутся 1000 причин.
Момент генерации желания у сотрудников это цель системы мотивации. Мотивация бывает разная. Тут уж все зависит от ситуации.
Как обеспечить минимальную мотивацию подручными средствами описано тут
(38)(39)(40) Зацени
У автора очень много демагогии и мыслей, типа, «проходили, знаем». Наверное, действительно, «проходил». Но, как то очень по верхущечкам. И тут может любого так похлопать дружески-нравоучительно по плечу и на какой то смеси научного и блатного сленга объяснить, что товарищ не прав.
Такое ощущение, что заделался писакой маститым, который все знает. Нахватался фраз с различных рекламных буклетов и может теперь к любому директору, через головы ИТ и других сотрудников пинком дверь открывать. Я бы подальше держался от такого знатока.
Не знаю, как тут минусы ставятся. Будет время, посмотрю инстукцию 🙂
(48) Думаю, всё-таки Вы в целом не правы.
Мне кажется , что публикации автора интересны прежде всего конкретикой.
Переход же на «чуваков» и др. — всего лишь нехватка опыта на реальных предприятиях:
в битвах не участвовал, «мордой по столу еще не возили».
Но это дело наживное.
(49) По высказываниям, мне сдается, что пока только он всех «мордой по столу возил». Без практики и всего прочего. Насчет «конкретики» согласен.
Информация не новая, но полезная.
А колонтитулы с какой целью оставили? Скрытая реклама? 😉
(51) Нашёл у себя опечатку. Фразу:
В основу этой рекомендации положена предпосылка, что слово «блок» — определяемое (ключевое), а слово «системный» — определяемое слово для ключевого.
следует читать как:
В основу этой рекомендации положена предпосылка, что слово «блок» — определяемое (ключевое), а слово «системный» — определение для ключевого.
(0) Адназначна ПЛЮС!!!
Хоть кто то занимается написанием вменяемых инструкций.
И для меня вовремя как. Запускаю интернет магазин, а пользователи УТ не то что не знают — даже коробку в глаза не видели. Нужно писать инструкции как работать. Воспользуюсь как основой и наглядным примером.
Автору респект и уважуха!
инструкция однозначно полезная. но про программные средства тоже забывать не стоит. переделывал ТиС для базы стройтоваров. идея в том чтобы задавать правила для групп номенклатуры. контролировать группы легче чем всю номенклатуру. правила задаются для каждой группы. еслине задано правило для группы -используется правило группы верхнего кровня. актуально для торговли разнороднм товаром (стройматериалы, автозапчасти, хозтовары).
(55) А никто и не спорит, дуракоустойчивость всегда должна быть. но и ненужно при этом усердствовать.
Принцип «Лучшее — враг хорошего» еще никто не отменял! Что то можно реализовать на уровне программы, что то на уровне регламентов и инструкций.
(56) естественно без инструкции не обошлось. а вот закреплять ее приказом по предприятию — это правильно.
Если инструкцию доработать под себя и под реалии собственной конфы, а также найти способы соблюдать (наблюдать за ответственными) — вообще сказка. Порядок — наше всё! Спасибо.
Поделюсь собственным опытом. У нас были проблемы и в Номенклатуре и в Контрагентах. Проблема с Номенклатурой решилась так: в поле код стали забивать «НомерПоКаталогу» — контроль уникальности и т.д. и т.п. Единственное, с чем пришлось помучиться — объяснить людям, что, например, «M»-латинское и «М»-русское — для компьютера — разные буквы.
У контрагентов — в поле «код» стали заносить ИНН.
Не панацея, конечно, но стало чуть-чуть проще.
самые «чистинкие» базы в розничной торговле, там это как-то систематизировино
Использование внутренней номенклатуры — единственное решение для избежания косяков с дублированием, пересортом, недосортом и т.д.
Если кому интересно, то есть статья, которая в очередной раз описывает обсуждаемую проблему и подсказывает решения (с точки зрения бухгалтерии и руководства):
7svs
В Далионе реализован подобный механизм задания номенклатуры. Пора бы и УТ сделать тоже самое.
спасибо! Очень пригодилось! Дам обязателньо прочитать тем, кто у нас отвечает за наименования номеклатуры!
Но мы живем россии, и тут периодически срабатывает правило «и так сойдет». Поколение уже другое меньше ответственности, а кусок от пирога отхватить — да пожирнее..