Управление тендерным отделом

    Возможности :

1. Поиск и загрузка тендеров, включая документацию, со всех известных ЭТП, торговых порталов и отраслевых сайтов, публикующих информацию о тендерах (ФЗ-44, ФЗ-223 и коммерческие). 
2. Мониторинг версий и  статусов тендеров, протоколов с итогами и определения победителей. 
3. Распределение тендеров по ответственным, ролям, участникам, постановка задач, согласований и т.д.
4. Выделенные рабочие места для сотрудников с ролями: "тендерный специалист", "специалист по снабжению", финансовый специалист", "руководитель тендерного отдела".
5. Рассылка различных аналитических отчетов, отчетов организации и уведомлений пользователям на рабочий стол и электронную почту, 
6. Ведение вспомогательных дополнительных справочников и документов собственных организаций (номенклатура организации, номенклатура поставщиков, контрагенты, бизнес-регионы, документы — "Запрос цен поставщикам", "Оплата обеспечения заявки", "Контракт" и др.)
7. Механизм подбора товаров и услуг по лотам заказчика, хранение прайс-листов поставщиков и цен на товары и услуги. 
8. Встроенная почта для каждого пользователя, корпоративный чат, живая лента.
9. Возможности интеграции с другими конфигурациями 1С 8.3.
10. Обмен и синхронизация данных с другими системами (пользовательский режим и в рамках доработки).
11. Собственный API для глобальных решений. 
12. Возможности внедрения программы  и доработки "под ключ" по индивидуальным требованиям заказчика.  

 

  Структура конфигурации:

1. Начальная страница

   1. Рабочий стол для всех специалистов
   2. Мой рабочий стол (для текущего пользователя)
   3. Интерактивный рабочий стол
   4. Рабочие места ("специалист по снабжению", "тендерный специалист", "финансовый специалист", "руководитель")
   5. Взаимодействия (почтовый клиент, звонки, SMS, встречи и т.д.)
   6. Мои задачи (для текущего пользователя)
   7. Задачи по согласованию
   8. Текущие дела 

2. Подсистемы

   1. Главное
   2. Документы и справочники
      1. Справочники тендерного отдела
         1. Метки-статусы
         2. Контрагенты
         3. Бизнес-регионы
         4. Шаблоны расчета затрат
         5. Выдержки из файлов документации
         6. Правила проверки заявки для участия
      2. Номенклатура (товары и услуги)
         1. Номенклатура организации
         2. Номенклатура поставщиков
         3. Прайс-листы поставщиков
         4. Прайс-лист организации
         5. Классификатор единиц измерения
         6. Производители
         7. Дополнительные характеристики номенклатуры поставщиков
      3. Дополнительный справочники
         1. Организации
         2. Подразделения
         3. Валюта
         4. Банки
         5. Банковские счета
      4. Документы тендерного отдела
         1. Документы закупок
         2. Контракты
         3. Паспорта сделок
         4. Коммерческие предложения
         5. Запросы цен поставщикам
      5. Финансовые документы
         • Установки лимитов расходования денежных средств
         • Документы оплаты счетов на ЭТП
         • Оплаты обеспечений государственного контракта
         • Возвраты обеспечения государственного контракта

3. Рабочие места 

   1. Рабочее место специалиста по тендерам
   2. Рабочее место специалиста по снабжению
   3. Рабочее место финансового специалиста
   4. Рабочее место руководителя тендерного отдела

4. Органайзер 

   1. Взаимодействия 
   2. Почтовый клиент
   3. Бизнес-процессы
   4. Задания
   5. Заметки
   6. Напоминания
   7. Клиенты
   8. Настройка отправки писем

5. Отчеты и аналитика 

   1. Аналитика по заказчику
   2. Аналитика по поставщику
   3. Все тендеры заказчика
   4. Все планы заказчика
   5. Товары и цены из завершенных контрактов

6. Настройки

   1. Управление пользователями
   2. Управление рассылками
   3. Администрирование
   4. Загрузка данных из внешних источников
   5. Синхронизация данных
   6. Настройки конфигурации
   7. Параметры поиска закупок (фильтр-проекты)
   8. Справочники (для поиска тендеров)
   9. Сервис
   10. Лицензирование

 

Рабочие места

Рабочее место специалиста по тендерам

Программа для поиска тендеров и аукционов с данным рабочим местом предполагает получение первичных данных нажатием на кнопку. Можно заранее создать регламентное задание о тендерных закупках в виде структурированной таблицы в верхней части окна и манипуляций над ними в нижней части. В таблице все тендеры сгруппированы по Фильтрам-проектам, но можно самостоятельно менять группировку на желаемую. В нижней части окна можно получить сопутствующую информацию к тендеру (перечень номенклатурных позиций, количество дней до окончания подачи заявок), а также заполнить поля, которые будут полезны для принятия решения об участии в тендере другими специалистами (отсрочка платежа, период поставок, комментарий, статус, организация, от которой будет заключаться контракт). В конфигурации "Тендеры" список победителей помогает отслеживать конкурентов в данной сфере деятельности.

Для детального анализа тендера, можно развернуть его карточку двойным щелчком по нему и увидеть всю информацию (площадку, организатора, заказчиков, конкурентов и т.д.). Есть возможность скачать документацию в отдельную папку с реестровым номеров тендера.

В окне рабочего места в верхних вкладках можно отслеживать те тендеры, которые были допущены к участию другими отделами, а также те, на основании которых были заключены контракты. Таким образом, это рабочее место позволяет максимально быстро получить доступ ко всей необходимой информации о тендере.

 

Рабочее место руководителя тендерного отдела 

В шапке формы мы отображаем общее количество полученных тендеров по всем Фильтрам-проектам и количество выигранных. Система мониторинга тендеров позволяет участвовать в тендерах на электронных площадках. Ниже в виде диаграммы мы видим помесячную эффективность тендерного отдела в целом. Сколько было получено тендеров как максимум, сколько было отобрано специалистом и сколько выиграно. Можно проследить динамику закупок и максимальную прибыль при покрытии всех торгов по Фильтрам-проектам. Ниже список с тендерам, которые отдел выиграл с сортировкой по сумме. Возможность отслеживать участие в государственных тендерах, участие в коммерческих тендерах и т.д.

 

Рабочее место специалиста по снабжению

В базе можно вести товары из рабочей конфигурации и, как следствие, подставлять их в лоты тендера. Это позволяет рассчитать рентабельность, чистую прибыль, маржу и порог снижения в тендере. В базе можно указать закупочную цену товаров и, указав свои показатели, получить все данные как с прямым, так и с обратным пересчетом, что упрощает работу специалиста снабжения. Проводить торги может любой новый ответственный, который будет назначен на эту роль с предоставлением ему всей информации по этому тендеру, а именно, до какой цены можно снижаться. В случае необходимости сопоставить лоты тендера с номенклатурой организации или номенклатурой поставщиков доступна специальная форма подбора позиций. Тендер может быть согласован специалистом по снабжению  и отправлен в работу финансовому специалисту путем нажатия на кнопку "Согласовать".

 

Рабочее место финансового специалиста

Рабочее место состоит из двух таблиц и общей информации. Это место поможет зарезервировать необходимое для тендеров количество денежных средств и не забыть оплатить или вернуть обеспечение контракта. Все тендеры, которые были отобраны специалистом по тендерам, и по которым еще не состоялись торги, нуждаются в резервировании денежных средств. Именно эта сумма и выводится на форме. Чтобы не пропустить оплату или возврат обеспечения тендеров, все эти торги собраны в одном месте и сгруппированы по этому признаку.

 

Рабочий стол для всех специалистов

В планировщике отображаются время проведения торгов по предварительно отобранным тендерам, а также сроки задач и взаимодействий (звонков или визитов). Список тендеров "В Работе" —  это динамический список с отобранными специалистом тендерами, то есть теми, в которых мы можем участвовать. 

Назначение ответственных лиц 

В конфигурации есть понятие "ответственного лица" — того, кто непосредственно обязан делать необходимые действия, на которого возложена та или иная обязанность за определенные действия с документом "Закупка", кто имеет необходимые полномочия. 
Часто в организациях такие действия распределены между различными ответственными лицами. В связи с этим был внедрен механизм выделения отдельных групп участников таких действий в рамках документов одного шаблона поиска и загрузки тендеров (фильтр-проекта). Каждому участнику могут были определены правила назначения ответственным за этот документ в зависимости от наступления определенных событий. Группы участников называются "Проектами". 

В элементе проекта есть два основных реквизита: 

1. Роли участника — это, как правило, должность сотрудника, который на время совершения определенных действий отвечает за документ "Закупка" в рамках своих полномочий.  
2. Правила назначения ответственным лицом за то или иное действие в зависимости от значения реквизита или наступления определенного события. 

 

Каждое ответственное лицо может получить электронное письмо и push-уведомление. Правила назначения ответственным могут использовать значения реквизитов справочников "Контрагенты", "Регионы", "Бизнес -регионы" и реквизиты документа "Закупка"

 

Отправка запроса в поддержку

На каждой форме есть команда вызова формы, где можно заполнить и отправить запрос в поддержку.

 

Групповой чат для обсуждения тендеров

Формат общения в чате и система индикации, счетчик непрочитанных комментариев упрощает обсуждение и согласование рабочих вопросов по выбранным документам между пользователями программы.

Пример маршрута согласования 

Необходимо, чтобы участие в тендере было согласовано, прежде чем ее можно будет провести с меткой "Подготовка документации". При этом  может быть такой маршрут согласования:

1. Всегда согласовывать со "специалистом по снабжению товаров для участия".
2. Если заказчик не относится к группе "своих" контрагентов (по ИНН), тогда необходимо согласовать с "руководителем компании".
3. Если заказчик проходит, как поставщик и контрагент, которым есть договор, тогда необходимо согласовать менеджером или бухгалтером по взаиморасчетам. 
4. Если сумма НМЦК больше 1 000 000, тогда согласовывать с коммерческим директором.
5. Если сумма заявки на обеспечение больше 50 000, тогда еще согласовывать и с федеральным руководителем.
6. Если в Лоте не встречается "слово" из Группы номенклатуры, тогда завершать согласование со статусом "Отменено".
7. Если сумма НМЦК заявки больше 1 000 000, тогда еще согласовывать и с "руководителем компании".
8. Если заказчик из региона начальника отдела продаж, ответственного за регион, тогда согласовывать с начальником отдела продаж.

Помощник действий пользователя

Помощник действий пользователя с документом "Закупка" автоматически запускается при каждом новом открытии документа и фиксирует выполненные и не выполненные действия действия в форме чек-листа, выполненные и невыполненные операции в рамках тендерной деятельности.

Средства диагностики и выявления ошибок

Администраторам и разработчикам выдается набор обработок и методическая информация по диагностике, выявления и исправления возможных ошибок системы. Все ошибки на стороне API и критические ошибки системы диагностируются и исправляются специалистами нашей поддержки.