Описание
Решение "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2.0" – совместный продукт компании ITLand и фирмы "1С", при разработке которого учитывались методо¬логии ведущих мировых стандартов управления проектами и портфелями проектов, а также опыт автоматизации российских проектно-ориентированных предприятий.
Решение является развитием программного продукта "1С:Управление проектной организацией". При разработке особое внимание было уделено реализации функциональных возможностей, востребованных крупными предприятиями различных направлений деятельности. Такой подход позволил существенно расширить возможности и область применения нового ERP-решения по сравнению с "1C:Управление проектной организацией" редакции 1.3.
- Научно-исследовательских, проектных, институтов изысканий
- Машиностроительных предприятий, конструкторских бюро
- Инжиниринговых, ИТ и консалтинговых компаний, системных интеграторов
- Проектного медиа-бизнеса (организация выставочной деятельности, СМИ, рекламные агентства)
- Любых других организаций, использующих в своей работе понятия: "проект", "портфель проектов" и "программа проектов"
- Оценка стоимости проекта до начала работ. Предварительная оценка себестоимости работ по объявленному конкурсу (тендеру).
- Организация эффективного управления финансами компании с применением технологии проектного бюджетирования, использованием БДДС (бюджетов движения денежных средств) и БДР (бюджетов доходов и расходов).
- Управление проектными договорами. Фиксация условий первоначальных договорных отношений, фиксация изменений и дополнительных соглашений. Установка связей между календарным планом работ по договору и календарным планом проектных работ. Создание бюджетов доходов и расходов и бюджета движения денежных средств по проекту на основании условий договора.
- Мониторинг проекта по ключевым показателям эффективности. Предоставление оперативных данных по ключевым показателям для достижения стратегических и тактических (операционных) целей.
- Обеспечение эффективного управления компанией с различными организационными структурами (функциональная, проектная, матричная структуры). Разделения зон ответственности между руководителями проектов, руководителями проектных групп и функциональными менеджерами при планировании работ и контроля над их исполнением.
- Обеспечение коммуникаций и эффективного взаимодействия между проектными и функциональными службами организации.
- Оперативное обеспечение руководящего персонала компании актуальной и достоверной информацией за счет доступа к единому информационному пространству, к проектным, финансовым, первичным документам и данным.
- Эффективное распределение ресурсов между проектами. Объективный анализ приоритетов проектов и оценки степени влияния отклонений на выполнение проектных работ.
- Повышение темпов и качества выполнения проектов. Постоянный мониторинг хода выполнения проекта, выявление отклонений на самых ранних стадиях проекта. Обеспечение управляющего персонала компании необходимой информацией о возникающих проблемах и нарушениях планов.
- Своевременная реакция на отклонения, возникающие в ходе выполнения проектных работ.
- Управление рисками. Повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия, неблагоприятных для проекта событий.
- Сбор и анализ истории работ по проектам, совершенствование технологий предприятия. Аккумулирование и анализ исторических и статистических данных, выделение "Лучших практик". Фиксация проектных решений для возможности их использования на последующих проектах. Определение нормативов для каждого вида проектных работ.
- Управление проектами
- Планирование содержания и сроков проекта
- Планирование объемов и поставок проекта
- Планирование субподрядов и материальных затрат проекта
- Планирование персонала и трудозатрат проекта
- Управление загрузкой и рабочим временем по проектам
- Регистрация фактических данных и событий проекта
- Управление финансами проектов
- Диспетчирование проектных работ
- Версионирование проекта
- План-фактный анализ проекта
- Управление коммуникациями проекта
- Управление знаниями
- Оценка проекта и расчет цены контракта
- Управление проектными договорами
- Управление документами проекта
- Управление рисками проекта
- Управление портфелями и программами проектов
- Управление ресурсами проектной организации
ERP-функционал:
- Управление производством
- Управление затратами и расчет себестоимости
- Управление финансами
- Бюджетирование
- Мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия
- Регламентированный учет
- Управление персоналом и расчет заработной платы
- Управление продажами
- Управление взаимоотношениями с клиентами
- Управление закупками
- Управление складом и запасами
- Организация ремонтов
Возможности
Управление проектами (PM)
- Рабочее место руководителя проектов
- Автоматизируемые функции и области управления проектами
- Паспортизация проектов
- Параметры проекта
- Показатели проекта
- Статусы (состояния) проекта
- Регистрация проекта
- Назначение руководителя проекта
- Утверждение плана проекта
- Старт проектных работ
- Остановка проектных работ
- Изменение руководителя проекта
- Возобновление проекта
- Завершение проекта
- Управление фазами проекта
Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:
- Инициация проекта. На этой стадии фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.
- Планирование проекта. На этой стадии производится разработка предварительного плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
- Утверждение проекта. На этой стадии производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.
- Выполнение проекта. На этой стадии производится распределение работ между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов.
- Завершение проекта. На этой стадии регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).
Планирование содержания и сроков проекта
- Планирование структурной декомпозиции проекта
- Планирование контрольных событий (вех) проекта
- Расчет календарного плана проекта
- Фиксация базового плана проекта
- Импорт и экспорт данных из/в "MS Project"
- Ручной ввод соответствующих документов через панель управления проектом.
- Загрузка/выгрузка данных проекта из/в MS Project.
- Загрузка данных проекта из шаблона, хранящегося в системе.
Также план проекта может быть введен в систему комбинированным способом: часть данных берется из шаблона, часть загружается из файла MS Project, часть данных вводится и/или корректируется вручную.
Система поддерживает два метода оперативного планирования проектных работ:
- С использованием ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае "проектный" руководитель управляет планом проекта, а "функциональный" руководитель управляет выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится с учетом выполняемых ролей.
- Без использования ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае "проектный" руководитель управляет и планом проекта, и выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится без учета выполняемых ролей.
Планирование объемов и поставок проекта
- Планирование поставок проекта
- Планирование объемов проекта
Планирование поставок и планирование объемов проекта — ввод в систему информации о планируемых результатах выполнения проектной задачи. План поставок и объемов вносится в систему в количественных и суммовых значениях. При этом планируемые результаты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.
Планируемые результаты могут быть включены в плановый бюджет доходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.
Планирование субподрядов и материальных затрат проекта
- Планирование использования материалов проекта
- Планирование использования оборудования в проекте
- Планирование субподрядов и дополнительных затрат проекта
Планируемые затраты могут быть включены в плановый бюджет расходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.
Планирование персонала и трудозатрат проекта
- Изменение руководителя проектной задачи
- Назначение трудовых ресурсов на проект
- Назначение ролей и планирование трудозатрат проектной задачи
- Назначение ролей и планирование трудозатрат
Трудовой ресурс представляет собой уникальную совокупность людских ресурсов и аппаратных средств, привлекаемую в качестве исполнителя тех проектных работ, которые в рамках системы являются элементарными (не декомпозируются).Роль трудового ресурса — это абстрактный трудовой ресурс, который объединяет в себе квалификацию, должностные обязанности и место в функциональной иерархии предприятия. Роли трудовых ресурсах используются при разработке плана проекта, анализе выполнимости проекта, и оперативном планировании загрузки трудовых ресурсов.
Назначение трудовых ресурсов на проект — ввод в систему информации о том, какие именно трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках того или иного проекта.Назначение ролей и планирование трудозатрат проектной задачи — ввод в систему информации о том, какие именно роли трудовых ресурсов предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи. При этом указывается объем трудозатрат и их стоимость. Стоимость привлечения трудовых ресурсов можно вводить как вручную, так и при помощи ранее заданной нормированной стоимости использования ресурсов.
Назначение конкретных трудовых ресурсов и планирование трудозатрат проектной задачи — ввод в систему информации о том, какие именно конкретные трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи.
Управление загрузкой и рабочим временем по проектам
- Анализ загрузки трудовых ресурсов и выполнимости моделируемого портфеля проектов
- Планирование оперативной загрузки специалистов на проектах
- Учет рабочего времени по проектам
Для анализа загрузки трудовых ресурсов в системе предусмотрен соответствующий отчет, который предназначен для получения информации по запланированной загрузке трудовых ресурсов в разрезе проектов, проектных задач, элементарных операций и периодов времени.
Для учета рабочего времени по проектам в системе предусмотрен документ "Распределение рабочего времени за неделю", который предназначен для ввода в систему данных о распределении рабочего времени затраченного трудовым ресурсом, в течение календарной недели, по проектным и внепроектным задачам, а также для ввода в систему данных о потерянном (затраченном непродуктивно) рабочем времени.
Регистрация фактических данных и событий проекта
- Регистрация выполненных объемов
- Регистрация затрат материальных ресурсов
- Регистрация дополнительных затрат
- Фиксация факта контрольного события (прохождение вехи)
- Привязка хозяйственных операций к проекту
Для фиксации факта контрольного события (прохождение вехи) в системе предусмотрен документ "Закрытие проектной вехи".
Для сбора и визуализации информации о хозяйственных операциях (представленных первичными документами), которые были произведены в рамках конкретного проекта, в системе предусмотрена обработка "Хозяйственные операции проекта".
Управление финансами проектов
- Принцип формирования бюджетов проекта
- Формирование бюджета доходов и расходов проекта
- Формирование бюджета движения денежных средств проекта
- Регистрация фактических бюджетов проектов
- План-фактный анализ бюджетов проектов
Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.
Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов.
Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.
На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:
- План-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов.
- Анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений.
Диспетчирование проектных работ
- Жизненный цикл проектной задачи
- Планирование и выполнение работ
- Управление рисками в области сроков проектов
- Анализ результатов работ
- Конкретная работа, выполняемая в рамках проекта трудовым ресурсом, должна располагаться на самом нижнем уровне структуры декомпозиции работ.
- У этой работы может быть один и только один исполнитель. В случае, если для выполнения работы требуется привлечь нескольких исполнителей, нужно либо декомпозировать работу на ряд элементарных операций, либо объединить исполнителей в один трудовой ресурс. Принцип "одна работа – один исполнитель" является краеугольным для контура управления работами.
- Предварительное планирование. На этой стадии в плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоемкость и стоимость работы. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса.
- Оперативное планирование. На этой стадии определяется исполнитель работы, определяются точные сроки. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.
- Принятие к исполнению. На этой стадии исполнитель получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает свое участие в ее выполнении.
- Выполнение. На этой стадии производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени.
- Отчет об исполнении. На этой стадии исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты.
- Завершение. На этой стадии руководитель подтверждает завершение работы, в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.
Допускается нелинейное прохождение проектной работы по стадиям: задача может быть возвращена исполнителю на доработку, задача может быть завершена с признаком "неуспешно" (в этом случае создается новый экземпляр задачи и передается другому исполнителю), и т.д.
Реализованный в системе механизм эскалаций проектных работ позволяет исполнителю донести до руководства, данные о предполагаемых задержках выполнения работ. Эти данные используются механизмом актуализации – "плохие новости" оказывают влияние на календарные сроки проекта по факту их регистрации в системе.
На уровне проектных работ система позволяет производить:
- Сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и внепроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени.
- Анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоемкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.
- Анализ накопленной статистической информации по эскалации проектных работ, выявление и анализ причин срыва поставленных сроков, анализ последствий таких срывов.
Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю в удобной форме получать информацию о работах, в которых он является либо исполнителем, либо руководителем. В представлении списка задач активно используется цветовое и графическое кодирование, возможен вывод списка задач в виде диаграммы Ганта.
Актуализация проекта
- Актуализация сроков проекта
- Актуализация % готовности проекта
Ключевым механизмом контура управления проектами является механизм актуализации проекта: на основании данных о фактическом выполнении (или же срыве выполнения) проектных работ нижнего уровня декомпозиции система производит полный перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта, выполняемая регулярно, позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.
Версионирование проекта
- Иметь возможность планировать в нескольких разрезах (например, базовый план, утвержденный план, текущий план)
- Иметь возможность отследить историю изменения (динамику) каждого разреза и сравнить ее с фактом.
План-фактный анализ проекта
- S-кривая проекта
- Анализ динамики экономики проекта
- План-фактный анализ освоенных объемов
- Анализ освоенного объема по трудозатратам
- План-фактный анализ затрат трудовых ресурсов
- План-фактный анализ использования ресурсов
- План-фактный анализ затрат материальных ресурсов
- План-фактный анализ дополнительных затрат
- Анализ состояния проектных задач
- План-фактный анализ сроков проекта
- План-фактный анализ контрольных событий (вех) проекта
- Анализ проекта по показателям
Управление коммуникациями проекта
Система позволяет создавать и хранить в информационной базе задания проектов. Задания проектов предназначены для ввода и учета внутренних работ проектного офиса. Задания могут быть привязаны к проекту или проектной задаче или быть самостоятельной единицей.
В системе предусмотрен механизм комментирования заданий и механизм управлением статусами заданий.
Управление знаниями, нормирование
- Типизация проектов
- Библиотека шаблонов проектных работ
- Нормирование проектных работ
- Создание проекта из шаблона
- Сохранение проекта в шаблон
- Сравнительный анализ проектов по шаблонам
- Обновление норм работ проекта в шаблоне
- Фиксация проектных решений
В системе реализована возможность обмена данными между контурами управления проектами и управления знаниями. Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещен, а может быть дополнен данными шаблона – план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.
На уровне шаблона проекта система позволяет производить:
- Анализ статистической информации по использованию технологий, принятых на предприятии, в реальных проектах.
- Анализ отклонений (по длительности, трудоемкости, стоимости проектных работ), возникающих в типовых проектах. Результаты анализа используются для выявления "узких мест" и "лучших практик", а также используются для принятия решений по совершенствованию технологий выполнения проектов.
Оценка проекта и расчет цены контракта
- Оценка проекта
- Расчет цены контракта
- Формирование плана проекта по шаблону и оценке
На основании документа "Расчет цены контракта" и шаблона проекта система позволяет сформировать план проекта.
Управление проектными договорами
- Составление проектного договора
- Связь этапов проекта и договора
- Регистрация изменений проектного договора дополнительными соглашениями
- Формирование БДДС и БДР по этапам проектного договора
- Формирование печатной формы договора по шаблону
Информация об условиях оплаты по договору используется при формировании бюджета движения денежных средств по этапам проекта.
Управление документами проекта
- Хранение документов в информационной базе
- Хранение документов в "1С:Документооборот"
Система позволяет использовать внутреннюю подсистему работы с файлами или внешнюю – "1С:Документооборот".
Основные действия с документами — открытие, захват на редактирование, запись новой версии) доступны непосредственно из системы.
Для объектов некоторых типов (проекты, проектные задачи и т.д.) система позволяет создавать, хранить и модифицировать ссылки на документы, расположенные в хранилище "1С:Документооборот".
Управление рисками проекта
- Идентификация рисков проекта
- Оценка рисков проекта
- Планирование мероприятий по работе с рисками
- Фиксация свершения рисков
- Мониторинг управления рисками проекта
Управление портфелями и программами проектов
- Портфели проектов
- Программы проектов
- Рабочее место руководителя проектного офиса
- Составление тематического плана по проектам
- Анализ показателей проектов
- Анализ проектов по контрольным событиям (вехам)
- План-фактная отчетность по портфелям и программам проектов
На уровне портфеля проектов система позволяет проводить:
- Составление тематического плана по проектам. Моделирование состава проектов, входящего в тематический план, с различными показателями по периодам планирования;
- Анализ контрольных событий портфеля проектов. Сведение информации о контрольных событиях разных проектов в одном представлении. Формирование графической карты проектных вех. В случае фактического или потенциально возможного срыва сроков производится расчет прогнозируемых финансовых санкций. Результаты анализа используются для принятия решений в процессе оперативного и финансового контроля деятельности предприятия;
- Анализ текущего состояния и динамики изменения ключевых показателей проектов, входящих в портфель или программу. Значения ключевых показателей могут быть введены вручную руководителями проектов, а могут и автоматически рассчитываться системой, в случае, если исходные данные для расчета можно получить в информационной базе.
- Структура трудовых ресурсов предприятия
- Планирование мощности трудовых ресурсов
- Материальные ресурсы предприятия
- Нормирование стоимости ресурсов
- Проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач.
- Функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов.
- Матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.
В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и двухуровневое планирование проектных работ: на этапе предварительного планирования работы планируются по ролям (специальностям), затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.
Система позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ, для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учетных ставок.
На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:
- Моделирование ресурсных ограничений предприятия путем ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей). Сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов, выявление "узких мест".
- Анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление "перегруженных" и "недогруженных" трудовых ресурсов.
- Сервисные возможности
- Проверка структуры проекта
- Поиск проблемных объектов Подсистемы ИБ
Технологические преимущества
- обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы;
- организовать работу с системой через Интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиента (через обычный интернет-браузер), в том числе в "облачном" режиме;
- создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и смартфонов под управлением iOS или Android;
- настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.
Механизм функциональных опций, реализованный в "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2.0", позволяет "включать" или "выключать" различные функциональные части прикладного решения без программирования (изменения конфигурации).
