1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия

Решение "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ" разработано на основе библиотеки ITIL v.3, описывающей передовые практики в области управления ИТ-сервисами, и технологической платформы "1С:Предприятие 8".

Интеграция с учетными и управленческими решениями "1С" и рядом технических средств, например с IP-АТС, расширяет возможности и значительно облегчает работу сотрудников компании в единой информационной среде, с общими базами данных. Весь функционал решения доступен в web-интерфейсе, в том числе и на мобильных устройствах.

Управление каталогом и уровнем услуг

Каталог ИТ-сервисов позволяет оптимизировать работу с пользователями на основе заранее зафиксированных в соглашениях об уровне сервисов SLA (Service Level Agreement — соглашение об уровне обслуживания) состава услуг, их характеристик и сроков предоставления. Это значит, что ИТ-сервисы предоставляются в соответствии с согласованными измеримыми значениями, обеспечивается их повторяемость. Успех автоматизации других процессов по ITIL во многом зависит от качества сформированного каталога ИТ-услуг. ИТ-услуга должна быть описана так, чтобы она была понятна как ИТ-службе, так и бизнесу.

На этапе подготовки программы к эксплуатации возможен импорт каталога сервисов из внешнего источника (например, из списка в формате .xls, выгрузки из справочника ERP-системы). Кроме того, реализован принцип максимальной открытости кода для обеспечения возможности адаптации продукта под нужды пользователей.

Подсистема Управления каталогом и уровнем услуг имеет следующие инструменты и функции:

• создание соглашения об уровне сервиса;

• ведение каталога услуг;

• формирование пакетов услуг для более удобной работы с запросами клиентов;

• контроль качества ИТ-услуг на их соответствие SLA;

• обнаружение отклонений в отслеживаемых в автоматическом режиме параметрах (предопределенных метрик) услуги, актива или объекта обслуживания;

• контроль и учет временных и ресурсных затрат на предоставление услуг, оценка их стоимости;

• отслеживание зависимости между сервисами и ресурсами;

• представление структуры и типа услуги в графическом виде;

• учет услуг по каждому клиенту/получателю и/или по девяти видам аналитики (например, по таким параметрам, как локация, подразделение, группа оборудования или другим элементам приоритетных для компании справочников);

• контроль уровня доступности услуги.

Управление конфигурациями и активами

Процесс управления конфигурациями и активами позволяет упростить процесс соблюдения лицензионных соглашений, а также своевременно решать вопросы учета. Это помогает избежать такой неприятной ситуации, как получение штрафов за использование нелицензионного ПО и других.

Подсистема Управление конфигурациями и активами (SACM – Service Asset and Configuration Management) предназначена для ведения базы данных управления конфигурациями (CMDB) и учета материальных и нематериальных ИТ-ресурсов в организации, необходимых для предоставления услуг.

CMDB (Configuration Management Database) – это база данных, используемая для хранения записей о конфигурациях в течение всего их жизненного цикла – от закупки до списания.

Подсистема имеет следующие инструменты и функции:

• ведение базы данных управления конфигурациями;

• возможность поддерживать в актуальном состоянии информацию о конфигурационных единицах, их учетных данных, финансовых сведениях, связях и состояниях;

• обеспечение автоматизированной поддержки процессов управления ИТ-ресурсами на всем их жизненном цикле;

• количественный и суммовой учет активов (например, учет компьютеров и учет оргтехники);

• учет активов в разрезе серийных номеров и штрих–кодов, а также учет конфигураций в разрезе дополнительных свойств и характеристик, например, производитель, напряжение питания, тип, размер и других;

• отслеживание окончания гарантийных сроков оборудования;

• контроль выполнения технического обслуживания;

• интеграция с учетными решениями на платформе "1С:Предприятие" для передачи данных об активах;

• использование сканеров штрих-кодов, в том числе в терминальном режиме, в операциях поступления, поиска и инвентаризации активов;

• работа через веб-интерфейс.

Преимуществами решения являются современные возможности для загрузки сведений об имеющемся оборудовании следующими средствами:

• импорт и инвентаризации из внешних источников через ODBC-драйвер;

• опрос по сети через встроенный WMI;

• импорт данных из отчетов специализированного ПО.

Решение "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ" позволяет анализировать связи ИТ-активов с ИТ-процессами и сервисами. Например, для расчета стоимости ИТ-сервиса (процесс Управления каталогом и уровнем услуг) понадобится информация о стоимости ИТ-активов, задействованных для предоставления этого сервиса. В итоге, за счет рационального управления ИТ-активами, использование решения способствует снижению затрат на информационные технологии.

Выполнение запросов

Процесс выполнения запросов позволяет ИТ-компаниям и ИТ-службам справиться с потоком типовых запросов, превратив заказ стандартных услуг в удобный и простой сервис для пользователей и заказчиков. Это позволяет сократить время предоставления стандартных услуг и значительно снижает нагрузку на сотрудников ИТ-служб.

Запрос на обслуживание (Service Request) – запрос от пользователя на предоставление информации на "стандартное изменение" или на доступ к ИТ-услуге.

Основные задачи процесса Выполнение запросов: предоставить пользователям канал для заказа и получения стандартных услуг (например, подключение к интернету, установка ПО, заявка на покупку нового компьютера), а также компонентов запрошенных стандартных услуг (например, лицензии на программное обеспечение); предоставить пользователям и заказчикам информацию о доступности услуг и процедурах их получения.

Важным преимуществом решения "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ" является возможность предоставить каждому пользователю или группе удобный индивидуальный интерфейс в личном кабинете, сделав это без вмешательства в код конфигурации. Индивидуальный интерфейс учитывает специфические потребности пользователя и значительно сокращает время на оформление запросов. Интерфейс может отличаться составом кнопок, отчетов, полей для ввода. Например, у офис-менеджера в личном кабинете может быть выведена иконка "Принтер" с кнопками "Сообщить, что закончился картридж" и "Вызвать инженера".

Подсистема Выполнения запросов имеет следующие инструменты и функции:

• возможность создания модели запросов на обслуживание;

• удобный мастер регистрации запросов;

• обработка поступающих запросов от пользователей в соответствии с SLA;

• отображение в графическом виде маршрута обработки обращения;

• реализация маршрута обработки запроса любой сложности без изменения кода программы;

• автоматический поиск инициатора по телефонному номеру и регистрация запроса на основе телефонного звонка при интеграции с IP-АТС;

• обеспечение взаимосвязи изменений с другими процессами и сервисами;

• расчет срока устранения проблем и времени реакции в соответствии с соглашением об уровне обслуживания, которое подбирается автоматически в зависимости от заданных в документе реквизитов;

• возможность автоматического назначения ответственных за этапы выполнения запроса, хранение информации об ответственных;

• работа через веб-интерфейс.

Управление инцидентами

Когда происходит сбой в предоставлении ИТ-услуги (инцидент), в ИТ-службу зачастую поступает масса противоречивой информации, пользователи могут сообщать о затруднениях эмоционально и сбивчиво. Системный процессный подход позволяет быстрее разобраться в сути проблемы, четко распределить ответственность между группами специалистов, снизить риск простоев при устранении сбоя и избежать влияния инцидента на бизнес-процессы.

Инцидент (Incident) – незапланированное прерывание предоставления ИТ-услуги или снижение качества ИТ-услуги.

Цель процесса Управления инцидентами (Incident Management) — как можно быстрее восстановить ИТ-услуги для пользователей.

Подсистема Управления инцидентами позволяет управлять записями об инцидентах на всех этапах их жизненного цикла, создавать на основании инцидентов запросы на изменения, формировать необходимую отчётность, анализировать и хранить историю инцидентов, контролировать качество работы с инцидентами.

Подсистема имеет следующие инструменты и функции:

• удобный и интуитивно понятный мастер регистрации инцидентов для пользователей;

• дополнительный мастер регистрации и обработки инцидентов для оператора ServiceDesk;

• регистрация и обработка инцидентов в соответствии с SLA;

• обеспечение взаимосвязи инцидентов с другими процессами и сервисами;

• возможность создавать модели инцидентов;

• реализация маршрута обработки инцидента любой сложности без изменения кода программы;

• графическое отображение маршрута обработки обращения;

• простая настройка под особенности компании, добавление необходимых полей и реквизитов;

• автоматический поиск инициатора по телефонному номеру и регистрация инцидента на основе телефонного звонка при интеграции с IP-АТС;

• гибкая система отчетности в виде графиков и диаграмм;

• поддержка переписки с пользователем из карточки инцидента;

• возможность автоматического назначения исполнителей в соответствии с заранее настроенным маршрутом или в зависимости от входных данных, например, вида услуги или оборудования, времени суток, ключевой фразе в описании инцидента;

• конструктор бизнес-процессов, который позволяет создавать бизнес-правила, например, уведомления нужных сотрудников о сбоях в сервисе или возможной просрочке устранения инцидента;

• возможность оценить работу ИТ-специалистов после устранения инцидента в письме-подтверждении о выполненной работе, причем шаблон письма и оформление оценок можно настроить с учетом фирменного стиля компании;

• работа через веб-интерфейс.

Настройка специфических отчетов, форм, бизнес-процессов и другие доработки, учитывающие особенности и требования организации, возможны без вмешательства в исходный код программы, что в дальнейшем обеспечивает легкость обновления до следующих версий.

Еще одним преимуществом решения "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ" является разработанный на основе многолетнего опыта эксплуатации программы инструмент представления информации "Фокус на клиента", который позволяет оператору при обращении клиента практически мгновенно увидеть в программе все ИТ-сервисы и процессы, связанные с этим пользователем. Это помогает без усилий и затрат времени на диагностику понять, как быстрее восстановить услугу для пользователя, какие действия необходимо предпринять именно сейчас, в тот момент, когда пользователь с нетерпением ждет от ИТ-специалиста ответа или совета.

Управление изменениями

Грамотное автоматизированное управление изменениями в условиях динамично развивающихся технологий и внешней среды (рынка, законодательства и прочего) помогает согласовать мнения и действия участников процесса, оценить риски, избежать неудачных изменений в ИТ-сервисах. Компания может выбрать и реализовать только те изменения, которые соответствуют ее экономическим и техническим возможностям и действительно улучшат ИТ-инфраструктуру или бизнес в целом. Внедрение этого процесса особенно актуально для компаний, которые занимаются разработкой и внедрением программных продуктов, работают в условиях постоянного потока запросов, пожеланий и предложений пользователей.

Изменение (Change) – добавление, модификация или удаление чего-нибудь, что имеет влияние на ИТ-услуги.

Подсистема Управления изменениями (Change Management) позволяет автоматизировать контроль управления изменениями в ИТ-инфраструктуре с целью минимизации возможного риска при проведении изменений, помогая поддерживать устойчивое функционирование ИТ-систем, необходимое качество предоставляемых услуг, делая этот процесс безопасным для бизнеса.

Подсистема имеет следующие инструменты и функции:

• создание моделей запросов на изменения;

• регистрация запросов на изменения;

• оценка, приоритезация и планирование изменений;

• анализ реализованных изменений;

• обеспечение взаимосвязи изменений с другими процессами и сервисами;

• регламентация процесса согласования изменений;

• согласование изменений с возможностью проведения "виртуальных совещаний" и голосования по электронной почте;

• фиксирование результатов согласования в системе;

• поддержка фирменного стиля организации в шаблоне письма согласования при рассылке;

• возможность автоматического назначения исполнителей в зависимости от входных данных;

• описание процедуры возврата к предыдущему состоянию на случай неудачного изменения;

• работа через веб-интерфейс.

Оптимизировать согласование изменений между ответственными сотрудниками помогает инструмент "Виртуальные совещания", реализованный в "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ". Благодаря этому удобному инструменту сотрудники и эксперты могут обменяться мнениями посредством электронных писем, не заходя в систему. При этом решение "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ" позволяет контролировать порядок и сроки согласования. На основе результатов согласования принимается решение о проведении изменения.

Управление проблемами

Процесс Управления проблемами повышает доступность и качество ИТ-услуг. Если проблема, то есть причина инцидента, выявлена и решена, бизнес выиграет от сокращения времени простоя ИТ-услуг и уменьшения негативного влияния на бизнес-процессы в целом. Также снижаются издержки бизнеса на разрешение инцидентов, так как системное управление проблемами непосредственно уменьшает их количество.

Проблема (Problem) – неизвестная причина одного или более инцидентов.

Во время создания записи о проблеме причина инцидента обычно неизвестна и подсистема помогает менеджеру по управлению проблемами осуществлять исследование и поиск возможных причин.

Подсистема Управления проблемами (Problem Management) содержит базу данных Известных ошибок (Known Error) – это проблемы, у которых документированы их корневые причины и обходной путь. Обходной путь (Workaround) – снижение или устранение влияния инцидентов или проблем, для которых еще невозможно их полное разрешение. Например, с помощью перезапуска отказавшего оборудования.

Основные цели Управления проблемами – это предотвращение инцидентов и минимизация влияния тех инцидентов, которые не могут быть предотвращены. Программа "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ" позволяет специалистам вести проактивную работу по выявлению и устранению слабых мест в ИТ-инфраструктуре, повышению качества услуг, снижению числа отказов.

Подсистема имеет следующие инструменты и функции:

• создание моделей проблем;

• идентификация и регистрация проблем;

• оценка и приоритезация проблем;

• установление связи проблем с инцидентами;

• обеспечение взаимосвязи проблем с другими процессами и сервисами;

• ведение базы данных известных ошибок для предупреждения повторного возникновения проблем;

• автоматизированная координация и контроль работ по устранению проблем;

• возможность автоматического назначения консультантов в зависимости от входных данных;

• возможность автоматического назначения исполнителей и ответственного в зависимости от входных данных;

• возможность автоматического выбора маршрута или формирования задач, необходимых для решения проблемы, на основании входных данных;

• работа через веб-интерфейс.

Для эффективного анализа, диагностики и решения проблем пользователи "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ" могут использовать встроенный метод "Анализ Парето". Методика приоритезации позволяет в автоматизированном режиме анализировать зарегистрированные инциденты, выявлять проблемные места и риски в ИТ-инфраструктуре.

Управление релизами

Внедрение процесса Управления релизами позволяет получить от вносимых в ИТ-услуги изменений максимальный эффект, снизить риски при реализации изменений, оптимально распределить ресурсы на их проведение и спланировать расходы. Управление релизами позволяет сохранить при внесении изменений необходимое качество предоставляемых услуг и  работоспособность ИТ-инфраструктуры.

Релиз (Release) – совокупность аппаратных средств, программного обеспечения, документации, процессов или других компонентов, требуемых для внедрения одного или нескольких согласованных изменений в ИТ-услугах.

Подсистема Управления релизами (Release Management) является эффективным инструментом, который позволяет в автоматизированном режиме контролировать процесс внесения одобренных изменений, ход проектов внедрения новых программно-аппаратных комплексов и услуг. Такой системный подход обеспечивает перенос релизов в среду промышленной эксплуатации из среды разработки с учетом требований прохождения необходимых тестов и согласований.

Подсистема имеет следующие инструменты и функции:

• определение содержания релиза;

• регистрация релиза;

• планирование развертывания релиза и создание маршрута, по которому релиз будет разворачиваться в продуктивную среду;

• координация и контроль работы различных групп специалистов по тестированию и развертыванию релиза;

• возможность автоматического включения в релиз только одобренных запросов на изменение;

• выбор этапов тестирования в зависимости от входных данных;

• возможность автоматического назначения исполнителей в зависимости от входных данных;

• возможность автоматического формирования связанных задач, необходимых для внедрения релиза;

• возможность указать связанные с релизом инциденты в случае ошибок во время развертывания релиза;

• хранение истории внедренных релизов и накопление базы знаний по ним;

• удобный анализ и оценка качества работ по внедрению релизов;

• работа через веб-интерфейс.

Управление событиями

Автоматизация процесса Управления событиями направлена на раннее обнаружение инцидента и предотвращение простоя оборудования и других проблем в ИТ-инфраструктуре. С точки зрения бизнес-задач важно обнаружить отклонение от нормы раньше, чем оно начнет влиять на предоставление сервиса. Причем автоматизация процесса сбора и мониторинга событий позволяет разгрузить персонал для решения более сложных задач, например, проектирования новых ИТ-услуг и поиска способов улучшения существующих.

Событие (Event) – изменение состояния, которое имеет значение для управления конфигурационной единицей или ИТ-услугой.

Цель процесса Управления событиями (Event Management) – обеспечить возможность определять события, понимать их смысл и устанавливать соответствующие управляющие воздействия.

Подсистема позволяет получать сведения о событиях из систем автоматизированного мониторинга. Множество событий обрабатывается в "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ" с помощью триггеров событий, которые определяют, какое действие нужно назначить в зависимости от сложившейся ситуации и заданных условий. Например, требуется сформировать задание специалисту, если был пропущен звонок от клиента, или выдать задание системному администратору в случае аварийной остановки службы на сервере.

Автоматизированный процесс Управления событиями позволит обратить особое внимание на события, которые важны для принятия решений или могут повлечь за собой сбой работы ИТ-сервиса.

Подсистема имеет следующие инструменты и функции:

• прием и регистрация событий в автоматическом режиме;

• настройка фильтрации событий по различным параметрам, возможность игнорирования "шумов";

• гибкая настройка реакции на событие при помощи мастера без изменения кода программы;

• обеспечение привязки событий к элементам CMDB (Configuration Management Database – база данных, используемая для хранения записей о конфигурациях в течение всего их жизненного цикла);

• хранение истории событий с привязкой к местам их возникновения;

• эффективные инструменты для снижения трудоемкости контроля за параметрами функционирования ИТ-систем;

• настройка оповещения заинтересованных сотрудников об определенных событиях;

• контроль пропущенных звонков;

• работа через веб-интерфейс.

Service Desk

Подсистема Service Desk соответствует требованиям бизнеса к современной службе техподдержки, облегчает и ускоряет работу ИТ-специалистов. Решение позволяет оперативно обрабатывать поступающие обращения, в том числе в режиме 24х7, вести переписку для уточнения деталей обращения, быстро переключаться на вопрос следующего клиента. Автоматизация функций сервисной службы делает работу ИТ-специалистов с пользователями регламентированной, контролируемой, прозрачной и измеримой. Подсистема позволяет организовать единую точку контакта для всех пользователей при обращениях за обслуживанием. Service Desk предоставляет  бизнесу инструменты для объективной оценки качества работы специалистов ИТ-службы, обеспечивает эффективное управление техподдержкой.

Подсистема Service Desk предназначена для обеспечения поддержки пользователей, быстрого и удобного поиска необходимых документов, запросов на обслуживание, инцидентов, проблем, запросов на изменение, релизов, задач.

Удобный интерфейс "1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ" позволяет различным группам ИТ-специалистов быстро получать информацию для принятия решений и выполнения ежедневных работ, необходимых для нормальной эксплуатации ИТ-систем в соответствии с требуемым уровнем услуг.

Удобное использование механизма «на основании» при обработке обращений;

Подсистема имеет следующие инструменты и функции:

• удобный мастер регистрации обращений;

• создание карточки обращения при входящем звонке с указанием инициатора;

• автоматическое и ручное распределение обращений по ответственным;

• учет часовых поясов при регистрации обращения;

• минимальное время для поиска обращения;

• контроль загруженности ИТ-специалистов;

• удобный инструмент "Фокус на клиента", который позволяет быстро увидеть историю обращений, список услуг, список оборудования, события, связанные с конкретным пользователем;

• получение обратной связи от пользователей по электронной почте и в карточке обращения;

• автоматизированный контроль сроков разрешения обращений;

• быстрое создание процесса на основе созданного ранее (с копированием ключевой информации) при обработке обращений;

• формирование отчетности по обращениям в разрезе различных аналитик;

• обеспечение доступа к сервису филиалам и всем подразделениям территориально-распределенных компаний через браузер (без создания сложного терминального доступа);

• работа через веб-интерфейс.

Дополнительные сервисные возможности:

• гибкий механизм настройки бизнес-процессов обработки обращений;

• интеграция с IP-АТС;

• календарь планирования работ;

• автоматический расчет доступности серверов;

• поддержка часовых поясов;

• графическое представление структуры услуги;

• удобные мастера настройки системы и управления доступом;

• синхронизация с Active Directory и справочниками внешних систем;

• разделение уровней доступа.

Часто задаваемые вопросы

Мы используем бесплатную тикет-систему. В чем преимущество "1С:ITIL" перед подобными решениями?

У любой компании есть особенности организации ИТ-процессов, которые невозможно не учитывать при внедрении программного продукта. Для бесплатных систем любые, даже незначительные изменения, например, добавление поля в карточку сообщения, требуют привлечения специалиста. В "1С:ITIL" кастомизация осуществляется просто и быстро за счет возможностей платформы "1С:Предприятие 8" и гибких настроек, без остановки работы службы поддержки и зачастую без участия программиста. Например, в "1С:ITIL" можно к каждой камере видеонаблюдения добавить учетный параметр "напряжение питания" и тут же получить отчет по видам камер в зависимости от того, какой блок питания им требуется. Добавить такую полезную функцию можно без привлечения программиста, используя встроенную подсистему печати как конструктор для нового отчета.

"1С:ITIL" позволяет решить противоречивые вопросы, связанные с инвентаризацией техники и разницей между оперативным и бухгалтерским учетом, передавать сведения о поступлении, списании, перемещении непосредственно в программу "1С: Бухгалтерия".

"1С:ITIL" версий "ПРОФ" и "КОРП" имеет инструменты для настройки интерфейса личного кабинет для любого пользователя или специалиста, развитые средства для совместной работы групп, которые объединяются в единую систему, но имеют различные исторически сложившиеся классификаторы.

Если вы начнете использовать "1С:ITIL" с версии "Стандарт", а затем при росте потребностей бизнеса в автоматизации ИТ-процессов, управлении Service Desk и увеличении количества задач перед ИТ-подразделением возникнет необходимость в переходе на версию "ПРОФ", это можно будет сделать без потери данных.
 

Можно ли получать обратную связь от пользователей, их оценку работы специалистов?

Да. В версии "ПРОФ" можно получить оценку работы инженера в письме-подтверждении, при этом есть возможность настроить свой шаблон этого письма и иллюстрации в нем.
 

Какие возможности для интеграции с другими информационными системами есть в "1С:ITIL"?

Версия "ПРОФ" использует новейшие принципы взаимодействия систем, такие как веб-сервисы для регистрации обращений из внешних программ, имеет средства для синхронизации справочников, актуальность которых поддерживается во внешней системе или конфигурации на базе "1С:Предприятие".

Однако любая интеграция, как показывает опыт, требует участия специалистов, имеющих квалификацию и знания в области архитектуры платформы "1С:Предприятие". Благодаря популярности и широкому распространению решений фирмы "1С" найти таких специалистов не составит труда. Рекомендуем обратиться к ближайшему партнеру фирмы "1С", чтобы минимизировать риски и гарантировать успешность интеграции.