Устранение проблем учета и предотвращение их появления

Для кого данная статья

Статья предназначена для программистов 1с, администраторов БД 1с, консультантов и специалистов по учету, в том случае если практически учет  ведется в 1с.

О чем данная статья

Статья рассказывает о выявлении, устранении и предотвращении ошибок в учете. Процесс рассмотрен на примере возникновения отрицательных свободных остатков.

1. Выявление проблемы

Вопрос первый, а есть ли проблема, как это понять? С точки зрения системы проблема есть если работа одного пользователя (или результат работы) мешает осуществлять работу другому пользователю, при этом данная ситуация не описана и не является нормативной (согласованной со всеми участниками процесса).

Проблема может быть выявлена следующими способами:

1. Анализ системы одним или группой сотрудников.

Какой либо структурированной технологии анализа (для всех возможных проблем) предложить сложно, поскольку она зависит от особенностей учета и особенностей БД в конкретной организации. Можно выделить признаки возникновения проблемы:

1.1. Не сходятся отчеты, которые должны сходиться.

1.2. Не сходятся цифры, которые согласно учету должны сходиться, например, Свободный остаток = Общий остаток —  Резерв

1.3. Остатки не должны быть отрицательными (не всегда справедливо, например, остаток по регистру взаиморасчетов может быть отрицательным): например, по товарам, резервам.

1.4. Анализ отдельных бизнес процессов и вариантов их выполнения

2. Жалобы пользователей по этому вопросу или по другому возникшему в следствии данной ситуации.

2.1. Не проводится документ.

2.2. Некорректно работает отчет: свободный остаток отрицателен (как это может быть?).

2. Устранение проблемы.

Устранение проблемы начинается с выявление всего массива проблем (проблемных позиций, документов).

Например, в случае с отрицательными свободными остатками, в УТ 10.3 достаточно сформировать отчет «Анализ доступности товаров на складах», с отбором по свободному остатку меньше 0.

Когда весь массив проблем выявлен, рекомендуется сделать следующее:

1. Если есть возможность выявить причины их возникновения, например, для свободных отрицательных остатков в типовой базе причиной может быть изменение документов задним числом, причем не только документов делающих или снимающих резерв, но и документов поступления или списания товаров со склада. Выявленные причины понадобятся для предотвращения дальнейшего возникновения проблемы.

2. Исправить существующие проблемы — в нашем примере отменить лишний резерв по проблемным позициям, для этого может понадобиться согласование с руководителями отделов продаж, для того что бы резерв был снят с наименьшим ущербом бизнесу.

3. Предотвращение дальнейшего (повторного появления проблемы). 

Для предотвращения дальнейшего появления проблемы рекомендуется:

1. Настроить мониторинг проблемы  (если проблем может быть несколько, то желательно в одном окне). Пример такой обработки(группы отчетов): //infostart.ru/public/190848/

2. Прописать код который будет препятствовать возникновению проблемы, для данного примера код располагается в обработчике проведения документа (процедура проверки располагается модуле проведения документа). или решить вопрос изменением прав (запрет не оперативного проведения) и административным способом (если нужно поменять документы задним числом, для этого выделяется отдельный человек или несколько, у которых есть инструменты проверки своих действий и которые отвечают в т.ч. и за не возникновение описанных заранее проблем).

3. Отслеживать по мониторингу возникновение уже устраненных проблем, это необходимо для того, чтобы исключить ситуации повторного возникновения проблем в следствии не полного их устранения.

Файлы к статье.

Вложенный файл содержит пример кода процедуры для вставки в заказе покупателя (для предотвращения возникновения отрицательных свободных остатков аналогичный код рекомендуется вставить во все документы влияющие на свободный остаток).