Технология проведения инвентаризации без остановки производства

В свое время мне довелось автоматизировать вязальное производство на базе УПП.  В какой-то момент, когда процесс отражения изменений в системе стабилизировался, назрела необходимость проведения инвентаризации. И здесь встали вопросы методики ее проведения: Как считать? Что считать? Насколько потребуется остановить производство? и пр.
В результате данный вопрос был изучен, тщательно обдуман и обсужден «на всех уровнях», в результате чего появился регламент проведения инвентаризации на предприятии. Одной из возможных методик проведения инвентаризации на производстве без его остановки я решил поделиться с вами в этой небольшой заметке.

Для изложения сути методики все будем рассматривать на конкретных, максимально простых примерах.

Итак, производство. Представим себе цех по производству вязаных шарфов, в котором 100 станков. Сам процесс производства внешне выглядит предельно просто — в станок заряжаются несколько бобин с различными нитями, станок включается и каждую минуту в лоток начинает падать новенький шарф — готовая продукция. Зрелище надо сказать завораживающее.

Инвентаризация. Сначала рассмотрим пример проведения инвентаризации с остановкой производства. В назначенное время производство останавливается, вся готовая продукция и материалы в цеху пересчитываются. При этом с каждого станка снимаются бобины (уже не полные) с нитками, взвешиваются и возвращаются обратно. Далее, в учетной системе (УПП) отражается выпуск еще не отраженной продукции, получаются учетные данные о текущих остатках материалов и продукции, формируются сличительные ведомости, фиксируются излишки и недостачи.
Собственно на этом все, основная цель инвентаризации — приведение учетных данных к фактическим путем списания недостач и оприходования излишков, достигнута.
Минус данного метода очевиден — производство нужно останавливать на несколько часов. Инвентаризацию с остановкой производства лучше делать на границе смен.

Теперь, когда суть вопроса освежена в памяти, перейдем к методике проведения инвентаризации без остановки производства.
Для того чтобы ее провести, потребуется предварительная подготовка. Нам нужно заранее заготовить новые комплекты сырья — в нашем случае бобины с нитками для каждого из станков и предварительно взвесить их. Затем, подходя к каждому из станков, нужно произвести замену начатых бобин с нитками, находящихся в станке на заранее подготовленные и взвешенные новые бобины и забрать из лотка станка готовую продукцию (естественно во время этой операции станок не на долго выключается). Делать это может и один человек, последовательно обходя станки, или несколько, не важно — главное успеть обойти все станки до окончания смены.
После того как все станки будут таким образом пройдены, производится взвешивание снятых со станков начатых бобин и подсчет готовой продукции, собранной из лотков. Далее, в учетной системе отражается выпуск пересчитанной в процессе инвентаризации готовой продукции, отражается передача в производство установленных на станки новых бобин, формируются учетные данные об остатках, фиксируются излишки и недостачи. По окончании смены, в течение которой происходила инвентаризация, выпуск продукции необходимо отразить за вычетом уже отраженной в процессе инвентаризации. И на этом все.

Несмотря на то, что остановки производства не было, результат мы получим такой же, как и при инвентаризации с полной остановкой производства. Конечно, для смены бобин станок нужно остановить, но то же самое происходит и без инвентаризации, когда на бобине заканчиваются нитки, производится плановое обслуживание станка (смазка шестеренок например) и пр.
Тонкость метода заключается в том, что процесс замены сырья, отбор и пересчет готовой продукции растянуты во времени, образуя протяженный во времени «срез». То есть, в момент замены начатых бобин (их взвесим позже) на новые (они взвешены заранее) и отбора готовой продукции (ее посчитаем позже) от станка у нас все «посчитано» — готовая продукция, новые нитки, старые нитки, а дальше, как говорится — «дело техники». В учетной же системе все операции отражаются в один момент времени (в рамках учетного документа).

А какова будет погрешность данного метода? В связи с тем, что мы не знаем, на каком этапе находится изделие внутри станка, то можно говорить о погрешности в 50 штук, то есть количество станков (у нас их 100) пополам, ну и так же мы не учитываем сырье, находящееся внутри станка. Погрешность метода с полной остановкой производства, к слову сказать, будет такой же.

А можно вообще обойтись без инвентаризаций производства? Конечно, решать это должен хозяин бизнеса,
но возможен и такой подход — если рассматривать производственный процесс на достаточно длительном периоде и учитывать
только передачу материалов в производство и выход продукции из производства, то находящимися в производстве материалами и готовой продукцией можно пренебречь. Здесь можно привести аналогию — если в течение года подсчитывать количество литров бензина, залитых в бак машины и в конце года разделить полученную сумму на годовой пробег, то можно с приемлемой точностью вычислить средний расход и при этом пренебречь текущим количеством бензина в баке. Естественно каждый метод имеет границы своего применения и мы исходим из того, что автомобиль эксплуатируется не только по большим праздникам.
В комбинации с лимитно-заборными картами такой подход иногда вполне применим.

В упомянутом выше проекте автоматизации на базе УПП была выбрана схема учета, в которой не было незавершенного производства в терминологии УПП — на каждый цех был заведен склад, на него перемещалось сырье, с него готовая продукция (полуфабрикаты). Материалы в производство передавались по факту выпуска продукции путем ввода требований-накладных на основании отчетов производства за смену, все с того же склада. В результате мы избежали ненужной нам сущности — НЗП, что сильно упростило жизнь без потери ее качества. То есть незавершенным производством по сути являлся всем понятный цеховой склад.

Во вложении краткая пошаговая инструкция — памятка, в которой перечислены основные этапы проведения инвентаризации описанным выше методом и текст данной публикации.