Путевой лист и учет ГСМ. По-новому о старом.

Отличительной особенностью ГСМ (в первую очередь бензина, дизельного топлива) является государственное нормирование расхода, в отличии, например от других материалов, зарплаты. Вводить свои нормы также разрешается, главное чтобы они были обоснованными и скорее всего в суде. Нормируется расход топлива по видам техники на 100 км или в час. Для особых условий устанавливаются поправочные коэффициенты. Нормирование означает, что для целей учета налога на прибыль мы имеем право в себестоимость поставить определенную ограниченную величину, а в бухгалтерском учете мы должны отразить полностью, что приводит к «постоянным разницам» (БУ=НУ+ПР+ВР подробнее в публикации «Налог на прибыль ПБУ18/02. Логика и определения для программистов и бухгалтеров« ).

Мнение профессиональных аудиторов, насколько я знаю, в большинстве случаев такое как описано в статье http://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a11/42416.html. Сформировалось оно уже давно во времена правления семерки (1С:Бухгалтерия 7.7), где отсутствовал механизм автоматического сопоставления бухгалтерского и налогового учета, и мало кто представлял как же может выглядеть налоговый учет. За основу берется дополнительный учет топлива в баке «приобретенное топливо -> топливо в баке -> включение в себестоимость» и списание только израсходованной части топлива. Таким образом, мы приводили бухгалтерский учет к налоговому, и отдельно налоговый учет, на данном участке, уже могли не вести. Практически это решается заведением нового субсчета на 10-м счете, с аналитикой «Основные средства» или «Номенклатурные группы» для ведения учета по автомобилям и без «Номенклатуры» или со свойством «только обороты», т.к. бензин в бак льют от 92 до 98. Ну и с дальнейшими наворотами типа Путевого листа, контроля остатков топлива в баке, одометра. Причем т.к. бухгалтеров в первую очередь интересует в данном вопросе бухгалтерский и налоговый  учет, то естественно к их счетам кроме них доступа ни у кого нет. И люди, заинтересованные в контроле водителей, не ориентируются на обрывочную и часто некорректную информацию, имеющуюся в бухгалтерии.

На мой взгляд, чтобы получить правильные цифры в налоговом учете, уже не стоит так мучится.

Попробуем еще раз сформулировать задачу учитывая что есть «1С:Бухгалтерия 2.0» и нам легко учитывать разницы между бухгалтерским и налоговым учетом. Для упрощения будем считать, что количественный показатель «км» и норма расхода топлива уже посчитана. Результатом наших вычислений должны быть: сумма списания в бухгалтерском и сумма списания в налоговом учете (налоговый период — год). Конечная точка обладает следующими параметрами: «Коэф» — коэффициент пересчета пробега в литры; «Км всего» пробег всего; «литры расхода»  — фактический расход по «Км всего», «Сумма расхода» — сколько мы топлива всего списали; «Км себестоимости» пробег который можно включить; «литры себестоимости» — литры по нормам пробега; «Сумма себестоимости», которую можно включить в себестоимость текущего месяца; «заправка» — литры заправленные в бак; «Сумма заправки» — потраченная на топливо сумма.  Все неизвестные связаны простыми формулами: «Количество*Цена=Сумма», «Км*Коэф=Литры».

Начальная точка у каждого предприятия может быть своя. Рассмотрим несколько вариантов, учитывая целесообразность схемы ведения учета.

Начальная точка 1. Небольшое предприятие, один автомобиль для разъездов по городу, без точных маршрутов. Заправка примерно пару раз в неделю. Путевой лист сдается ежедневно. Авто новый расход ниже нормы. За предшествующие периоды проблем с левыми поездками, сливами бензина не замечено.

Первое на что можно обратить внимание – производственный цикл (заправка) примерно 8 раз за отчетный период (месяц) и 96 раз за год. Будет ли значительная разница для расчета налога на прибыль при точном учете топлива в баке или достаточную точность дает учет заправок. Второе – как часто возможные неточности будут учитываться в платежах. Если мы платим авансовые платежи ежемесячно, то даже в случае если проверка будет строгой и что-то выявит, то это повлечет очень незначительные последствия, т.к. срок уплаты налога на прибыль 28 марта следующего года.

В этом случае нам достаточно осуществлять проверку Путевых листов. А в бухгалтерии вести упрощенный учет, все заправленное в бак топливо сразу списывать на затраты (Дт 20-х, 44 Кт10.3).

Начальная точка 2. Все аналогично с первой точкой, но периодически происходит эксплуатация машины в непроизводственных целях (например вывоз сотрудников на природу), причем руководство разрешает использование транспорта. И требуется по бухгалтерскому учету списывать все, а по налоговому уменьшать сумму. В данной ситуации мы также можем воспользоваться списанием топлива при заливе в бак. И делать дополнительную корректировку в налоговом учете в конце месяца по результатам проверки Путевых листов. Если сделать дополнительный регистр сведений с ежемесячным занесением перерасхода литров и типа топлива (для расчета цены), то можно сделать автоматическую корректировку списания ГСМ для налогового учета.

Зайдем с другой стороны. Начальная точка 3. Автопредприятие, междугородние перевозки, маршруты точно прописаны, путевые сдаются с опозданием, расчеты с автозаправками по договору через расчетный счет, документы на оплату приходят в начале следующего месяца, также предоставляется реестр заправок.

Раз маршруты у нас прописаны, то мы знаем километраж, нормированный расход топлива еще до отъезда. Цену топлива мы тоже знаем, она договорная. У нас только нет подтверждающих документов – Накладной и Путевого листа. Получается, количество для налогового учета мы можем взять из норм пробега для выполнения работ. Количество и сумма для бухгалтерского учета у нас тоже есть по данным заправки. После проверки путевого листа мы также можем занести корректировки. В итоге для бухгалтерского учета мы также можем списывать все приобретенное топливо, так как оно уже в баках и все равно будет израсходовано, для утрирования примера можно даже без разделения на авто. Для целей налогового учета списания топлива ведем количественный регистр расхода топлива учитываемого для выполнения работ, по каждой машине.  Это может быть выписка с путевых листов, либо реестр выполненных работ с нормами пробега и расхода топлива. Подбиваем итоги по количеству списываемых литров в разрезе видов топлива. Рассчитываем цену и проводим в налоговом учете. Т.е. все тоже, что и во втором примере. При желании в стандартной «1С:Бухгалтерии8» для разбиения затрат и прибыли по авто, мы можем использовать справочник «Номенклатурные группы».

В итоге мы имеем стандартную конфигурацию, и точные цифры. И в целом одинаковый подход к налоговому и бухгалтерскому учету в совершенно различных условиях.