ФРИЛАНС: Инструкция по применению. Практика. Квартальное и месячное планирование.

Итак, продолжаем тему планирование…

Немножко повторим тезисы, которые мы начали в ФРИЛАНС: Инструкция по применению. Практика. Недельное планирование. 

Основная задача, которую позволит решить планирование занятости – это снижение рисков по загрузке (перебор-недобор клиентов), в том числе:

— обеспечить равномерное привлечение клиентов
— снизить пиковые загрузки в момент сдачи квартальных отчетов
— избавиться от форс-мажорных ситуаций

и как следствие
— обеспечить вменяемый доход.

В этот раз рассмотрим квартальное и месячное планирование…

КВАРТАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.

Цель квартального планирования, понять предстоящую загрузку определить убывающих клиентов и проектов, а в случае необходимости обеспечить дозагрузку, привлечением новых клиентов или раскапыванием проектов на территории старых.

Как правило, квартал я начинаю планировать за полквартала до начала периода.Разрыв в два месяца всегда позволяет при выбытии клиентов набрать новых.

Начнем. Обязательно должны быть оговорены с клиентом и расписаны направления работ по развитию системы учета.

Зачастую клиент может не представлять возможности развития системы, для этого проводим профилактические беседы с дирекцией и ключевым персоналом. Определяем примерные сроки запуска и объемы работ того или иного блока.

Типовые направления для чисто торговых компаний, которые слабо представлены в типовых конфигурациях 1с
— организация и контроль работы торговых представителей
— организация и контроль логистики доставки до клиентов
— организация и контроль логистики склада
— организация и контроль автотранспорта
— организация и контроль закупочной деятельности
— управленческий баланс, и связанная с ним отчетность
— расчет управленческих показателей завязанных на начисление зарплаты
— и тд. и тп.

С примерным способом  расчет бюджета клиента и его способ можно ознакомиться ФРИЛАНС: Инструкция по применению. Практика. Переход на аутсорсинг.  

Примечание: В голове каждого нормально директора сидит планка бюджета на автоматизацию. Разово превысить можно.

Проектно превысить можно. Регулярно чревато. 

Далее

Все работы для бухгалтерии по подготовке квартальной отчетности обязаны быть переведены в помесячный режим. Как вариант каждый месяц должен быть закрыт числа 10-15. Это позволяет убрать пики загрузки в отчетные периоды. И даже быть не привязанным к сдаче отчетностей. И спокойно планировать отпуск на это время. Обязательно  оговаривается с дирекцией.

Это два основных типа профилактических работ которые позволяют вполне устойчиво чувствовать на ниве фриланса 1С.

Соответственно, если обнаруживаем пробелы в занятости, можно запланировать мероприятия по привлечению клиентов,

а также сроки проведения. При долгой работе на фрилансе уже должна накопиться статистика по времени реагирования клиентов на то или иное воздействие.  Базовые варианты привлечения клиентов можно посмотреть здесь: ФРИЛАНС: Инструкция по применению. Первые шаги.  

Итак МЕСЯЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.

Цель месячного планирования, понять предстоящую загрузку, определить проекты которые идут с превышением объема , и в случае необходимости определиться с ресурсами,  которые закроют увеличение объемов работ. Основных варианта три: ФИКСИ, ФРАНИ , ФРИ каждый имеет свои особенности и риски.  Способы взаимодействия с франчами описаны в ФРИЛАНС: Инструкция по применению. Практика. Работа с франчайзи. С ФРИ и ФИКСИ опишу в дальнейшем, в отдельных статьях. 

Обязательно подробно должны быть раписаны все текущие работы с примерным объемом времени необходым для их решения на месяц вперед это минимум.   Я планирую сразу в двух варинтах: стандартный общечасовой план на квартал помесячно, и с месячной разбивкой на недельный.  Первый позволяет контролировать общее количество загрузки. Второй наглядно и эффективно распределять клиентов. А также  при предполагаемом выбытии клиента, запланировать нового.

В месячном планировании не забываем про 

— ранжирование клиентов по районной принадлежности;

— ранжирование клиентов по типу занятости организационные вопросы, программирование, аудит.

— ранжирование клиентов постоянных, проектных и разовых заказчиков (мелочь).

Итогова получаем две таблички которые позволяют контролировать себя. Свою равномерную занятость. Свое развитие.

В правой табличке разбитие чисто условнае. Каждая клетка это 2-2,5 часа занятости. 

Да совсем забыл. Про то, что забывать нельзя. Отдых.  Обязательно планируем отдых.  Месяц в году фрилансеру порой бывает сложно выделить. Но раза три в год по 10 дней вполне удается.  Два из них можно совместить с праздниками. Это новогодние и первомайские. Хотя на длинных выходных можно запланировать быстрые проекты. 

Итак месяц за месяцем, квартал за кварталом работаем, работаем и еще раз работаем. Никто этого не отменяет. Успехов. 

В приложение простейшая экселька, принтскин вы видите. Можете сделать сами 🙂 В среднем занимает три-четыре года (шутка). Хотя как посмотреть, в каждой шутке есть доля правды.

Планы и структура планов из года в год меняется. Основные принципы остаются. Да я помогаю своим клиентам, но не в ущерб себе.

 Открыта группа для фрилансеров 1С. Цель обсуждение внутренних задач.