ЗУП. Основы кадрового учета

Вкратце схема кадрового учета выглядит примерно так: создаем физическое лицо, из физического лица делаем сотрудника той или иной организации, принимаем сотрудника на работу в организацию, определяем ответственных лиц организации, оформляем кадровое перемещение, оформляем отпуск, увольняем сотрудника. Из праха взят во прах и возвратился!

Вкратце схема кадрового учета выглядит примерно так:

• · Создаем физическое лицо.
  · Из физического лица делаем сотрудника той или иной организации.
  · Принимаем сотрудника на работу в организацию
  · Определяем ответственных лиц организации
  · Оформляем кадровое перемещение
  · Оформляем отпуск
  · Увольняем сотрудника

Далее рассматриваем все то же, но чуть подробнее.

Что такое кадровый учет знает каждый, кто хоть раз устраивался на работу, работал и покидал насиженное место. Работника принимают в организацию, контролируют его присутствие, а потом увольняют. Прежде, чем начислить зарплату работодатель должен понять, за какие-такие заслуги и нельзя ли начислить поменьше. Так, если сотрудник болел или прогуливал, то алгоритм расчета зарплаты изменится, не сложно догадаться, каким образом…

Сервис — Переключение интерфейса — Кадровый учет организации

1) Создаем физическое лицо.

Одно физическое лицо может выступать в общем случае в качестве нескольких сотрудников.

Среди прочего, в форме справочника «Физические лица» можно ввести данные для расчета НДФЛ (кнопка «НДФЛ»), а именно вычеты на которые он имеет право и те организации, в которых эти вычеты применять. Кроме того, в этой же форме можно ввести данные о стаже и трудовой деятельности (Кнопка «Труд»).

Предприятие — Физические лица

2) Из физического лица делаем сотрудника той или иной организации.

Предприятие — Сотрудники

Удобно создавать сотрудника не из отдельного интерфейса, а из справочника «Физические лица» на основании элемента данного справочника.

Среди прочего, следует обратить внимание на то, что на закладке «Общее» задается организация и вид занятости. С организацией – понятно, а вид занятости ни что иное, как внешнее совместительство или основное место работы.

На закладке «Трудовой договор» — срок действия договора, сколько составляет месяцев испытательный срок и, самое важное – ставка (ТарифОклад), вид расчета – элемент плана вида расчета, который говорит, как именно считать оклад, по какому алгоритму (например, «Оклад по дням» или «Оклад по часам») Если открыть форму элемент плана вида расчета, то можно получить представление о формуле, по которой выполняется расчет (она там написана). Кроме того, на этой же закладке указывается график работы сотрудника.

Отметим, что в карточке сотрудника отображаются в списочном виде кадровые документы, введенные по этому сотруднику, плановые начисления и удержания. Все эти данные отображаются на соответствующих закладках.

Собственно сам трудовой договор (на красивой белой бумаге) печатается так же из карточки сотрудника. Можно разработать внешний отчет произвольной формы и прикрепить его к карточке сотрудника без изменения конфигурации.

3) Принимаем сотрудника на работу в организацию

Кадровый учет — Кадровый учет — Прием на работу в организацию

На закладке «Работники» документ заполняется сотрудниками, у которых в карточке сотрудника проставлена данная организация. Для сотрудника после его ввода автоматически заполняются данные о начислениях (закладка Начисления). Начисления по умолчанию берутся так же из карточки сотрудника.

В документе в табличной части «Работники» нужно указать дату приема для каждого работника, а так же график работы , на закладке «Начисления» — размер ставки и вид расчета. Все эти данные по умолчанию берутся из карточки сотрудника. (дата приема совпадает с датой начала трудового договора)

Из документа печатаются приказы о приеме на работу по заданной форме (Форма Т-1а, Форма Т-1)

4) Определяем ответственных лиц организации

После того, как появились сотрудники, можно сказать, кто какую административно-хозяйственную роль выполняет. Эта информация нужна для подстановки в регламентированную отчетность. Не всегда должность однозначно говорит о компетенциях сотрудника. Так, руководителем организации может быть, как гендир, так и комдир, а роль главбуха на время отпуска последнего может выполнять, скажем, его заместитель.

Чтобы указать, кто есть кто:

Предприятие — Ответственные лица

5) Оформляем кадровое перемещение

Приняли сотрудника на должность генерального директора, а в действительности и на завсклада не тянет. Для того, чтобы изменить должность, тарифную ставку, график работы или отдел (другими словами, изменяем условия работы сотрудника) используют документ «Кадровое перемещение организации».

В документе все довольно очевидно, отметим лишь, что если хотим поменять тарифную ставку, то на закладке «Начисления» в соответствующей строке ТЧ в соответствующей колонке надо поставить действие «Изменить», а то ничего не выйдет.

Да, и не надо забывать указывать дату, с которой мы перемещаем сотрудника!

Кадровый учет — Кадровый учет — Кадровое перемещение организаций

Из документа печатается приказ о переводе на другую работу (Форма Т-5, Форма Т5-а)

6) Оформляем отпуск

И вот он, счастливый миг… Оформим его в надлежащем виде.

Кадровый учет — Учет невыходов — Отпуска

Все довольно прозрачно: в шапке фиксируем организацию, в табличной части – тех сотрудников, которые идут в отпуск. Указываем, за какой период предполагается отпуск. Отметим, что табличная часть может заполнятся по графику отпусков. Здесь же – отпуска бывают разные: ежегодный, учебный, учебный не оплачиваемый, без сохранения ЗП (за свой счет). В табличной части надо указать, в какой именно отпуск идет сотрудник. В зависимости от этого будет рассчитываться (или не рассчитываться J) отпускные. Кроме того, отпуска бывают основные и дополнительеные. И это указывается в табличной части. На дополнительный отпуск имеют работники, работающие в определенных условиях (например, в условиях крайнего севера).

Из формы документа печатаются приказы на отпуск (Формы Т-6 и Т -6а).

Отметим, что когда в печатной форме фигурирует «-а» (например, Форма Т-6а), то в распечатке присутствует список сотрудников (возможно, есть какие-то исключения, но в качестве подсказочки пойдет!).

7) Увольняем сотрудника

Увы, бывает… Для того, чтобы махнуть саблей, кадровик должен воспользоваться документом «Увольнение из организаций».

Кадровый учет — Кадровый учет — Увольнение из организаций

В шапке задаем организацию, в табличной части – список работников и статью, по которой увольняем.

Из документа печатаются формы Т-8 и Т-8а – приказы об увольнении.