Использование нотации eEPC для графического описания бизнес-процессов

Всякая вещь есть форма проявления беспредельного разнообразия.

Козьма Прутков

Введение в нотацию eEPC

В настоящее время существует множество различных принципов графического представления бизнес-процессов, именуемых нотациями. Почему их много? Этот вопрос уже десятки лет задает себе каждый, кто сталкивается с необходимостью описать бизнес-процессы. Давайте разберемся с причинами. Их три (на мой взгляд):

• -Разные задачи. Не все нотации одинаково удобны для решения различных задач. Например, нотация может быть удобна для бизнес-процесса верхнего уровня и совсем не удобной для описания рабочего процесса.
• -Разные разработчики таких нотаций. В разное время разные разработчики пытались придумать новые принципы описания схем. Делали они это из благих побуждений, когда на практике сталкивались с ситуацией, когда используемая ими нотация не может отразить необходимых тонкостей (либо не наглядно). Иногда в процессе эволюции такие нотации стали как бы параллельными, т.е. выглядят по разному, а задачи решают одинаковые.
• -Стремление выделиться. Это когда по непонятным причинам вдруг появляется новая нотация, не имеющая в себе ничего выдающегося, но, почему-то продвигающаяся ее создателем как совершеннейшее ноу-хау. Такое происходит до сих пор.

Целью данной статьи является не рассмотрение всевозможных нотаций (я сознательно не называю их названий), а остановиться на подробном описании той нотации, которую выбрал я для своих проектов в процессе длительного поиска наиболее оптимального варианта.

Если кому-то интересно узнать, какие еще бывают нотации и для чего они используются, я планирую сделать это в другой статье, которая будет называться «Поговорим о нотациях», но это пока в планах.

Пора начать наше повествование об очень интересной, простой и практичной нотации eEPC (в переводе: расширенное описание событийной цепочки процессов). В ее дословном переводе раскрывается и основное предназначение: описание цепочки бизнес-процессов. Главная «фишка» нотации в ее принципе «событийности», который мы рассмотрим подробно.

Какие преимущества имеет нотация eEPC:

1. Во-первых, это не совсем нотация в чистом виде. Т.е. если в некоторых нотациях существует жесткий набор элементов и правил их использования (иначе все запутается), то принцип eEPC позволяет добавлять собственные элементы. Как это обеспечивается? Конечно, существует определенный «стержень», вокруг которого все строится, т.е. набор четких правил, по которым строится схема и по которым она потом читается. Кроме этого Вы может добавить свой элемент, включить правила его использования в собственный корпоративный стандарт (чтобы исключить самодеятельность, которая может запутать схему и усложнить ее читаемость) и все! Это очень важный момент. Кроме этого, в своем корпоративном стандарте можно задать и любые другие ограничения и правила
2. eEPC содержит элементы логики. Это позволяет строить схемы с условиями, что необходимо для описания деятельности («если договор согласован, то …., иначе …»)
3. Простота элементов позволяет рисовать диаграммы как в программных продуктах, так и любым другим способом, хоть на бумаге, Вы не запутаетесь.
4. eEPC настолько легка в обучении и восприятии, что может использоваться в реальной деятельности, а не только пылиться в шкафу. На обучение правилам потребуется около 2-х часов (при наличии желания обучаемого).

Конечно, как и все в этом мире, она имеет и недостатки. Но рациональное использование сводит их к минимуму. Главный недостаток, на мой взгляд, это тот факт, что если использовать простые инструменты (т.е. программы для рисования схем, а не для моделирования бизнес-процессов), то мы не имеем единой базы данных объектов. Кроме этого, сложно проконтролировать, входы-выходы (надо их именно контролировать, т.е. придумать способ такого контроля, если требуется). Но, с другой стороны, использование инструментов моделирования сложных бизнес-процессов стоит весьма внушительных сумм, а проект с их использованием измеряется в миллионах. А так мы имеем очень экономичный и понятный инструмент. Если говорить точнее, этот недостаток относится именно к рассматриваемому мной способу описания, т.е. с использованием MS Visio или аналогичного ПО. Если Вы будее использовать специализированные системы описания бизнес-процессов, поддерживающие базы данных объектов, то этого недостатка можно избежать. Ну что, пора начать…

Главный "стержень" нотации eEPC

Как я уже упоминал, в дословном переводе аббревиатуры eEPC кроется понятие событийности. Это очень важный момент, на котором и строится весь принцип построения схемы. Итак, есть два ключевых понятие: «Событие» и «Функция». Когда кто-то первый раз попытаетесь нарисовать свой процесс в виде диаграммы eEPC, то часто возникает вопрос, а чем отличается событие от функции? Это надо четко себе уяснить, иначе получится непредсказуемый результат. Так вот: событие – это факт свершения чего-либо, причем не имеющий продолжительности во времени, либо это время стремиться к нулю (или не имеет значения). Причем событие всегда вызывает необходимость исполнения функции, и исполнение функции всегда заканчивается событием Поясню на примере. Звонит телефон. Менеджер взял трубку для телефонного разговора. В данном случае «Звонит телефон» — это событие. Телефонный разговор – это функция. Разговор завершен (повесил трубку) –снова событие. Таким образом, наблюдается событийная цепочка: Звонок – разговор – завершение звонка. А завершении звонка наверняка потребует выполнение новой функции: запись результата звонка и т.д.

Давайте попробуем это нарисовать. Для начала надо выяснить, как отображаются элементы «Событие» и «Функция».

Вот такие два простых элемента составляют основу правил описания бизнес процессов в нотации eEPC. Думаю, надо сказать пару слов об используемых цветах. Если Вы сталкивались с описание процессов в других нотациях, как правило они были черно-белые. И это правильно, явной зависимости содержания от цвета быть не должно, т.к. схема может быть нарисована карандашом на бумаге, распечатана на черно-белом принтере и пр. В данном случае (в нтации eEPC) так исторически сложилось, что элементы имеют определенные цвета. Не сказать, чтобы это было обязательно, но привычка вырабатывается, да и восприятие в электронном виде лучше – сразу видно что есть что. Эти цвета можно рассматривать как рекомендацию. Почему они такие? Точно не уверен, но мне кажется от того, что компания ARIS, когда сделала в своем продукте поддержку нотации eEPC, дала им такие цвета, они и «прижились». Кстати, иногда эту нотацию еще называют «ARIS», «ARIS EPC», что является не совсем верным, т.к. компания ARIS не изобретала эту нотацию, а сделала ее поддержку в своей программе моделирования бизнес-процессов. В общем, рекомендую использовать цвета. Главное, чтобы сама форма элементов не была одинаковой (т.е. отличаться лишь цветом), т.к. в черно-белом варианте это может вызвать путаницу. Существуют и другие правила, которые позволяют придать «стройность» диаграмме eEPC, мы будем о них говорить.

Итак, есть событие, есть функция. Как они связаны?

Мы видим, что событие1 привело к необходимости выполнять некую функцию, которая завершилась событием2. Если применительно к примеру с телефонным звонком, то будет так:

Связку событие – функция — событие принято отображать сверху вниз в одну линию либо слева направо. Направление цепочки указывается связывающими линиями со стрелками. Для того, чтобы схема была более наглядной, нотация предусматривает еще несколько стандартных элементов:

• Должность (исполнитель). Тот, кто выполняет данную функцию
• Информация. Любая информация, используемая для выполнения функции, кроме документальной. Например, телефонный звонок, инструкция по выполнению операции т.п.
• Документ. Элемент «Документ» предназначен для отображения носителей информации (бумажной или электронной). Т.е. представление информации в определенной структуре.
• Программа (приложение). Программное обеспечение, используемое для выполнения функции.

Все остальные элементы являются вспомогательными, и практически не регламентированы требованиями самой eEPC. Однако, нет никаких препятствий для того, чтобы добавить свои собственные элементы. Главное, зафиксировать это во внутреннем стандарте, чтобы было единое понимание, как они выглядят и зачем применяются. Такое расширение не нарушает требований, если не нарушается связка событие-функция-событие, и предназначено лишь для улучшения восприятия информации или адаптации правил описания в какой-либо отраслевой специфике. Я добавил свой набор элементов, о которых расскажу ниже.

Еще требуется выяснить, как рассмотренные элементы должны располагаться. Все эти элементы так или иначе должны быть связаны с функцией. Это общее правило: с событием не связывается ни один элемент, кроме функции. Т.е. все эти элементы должны быть связаны стрелочками с функцией. Что касается стрелок и их направлений: принято считать, что если нет направления передачи информации, то вместо стрелки отображается просто линия. Если информация входит (поступает на вход), то направление стрелки от объекта к функции, если выходит, то наоборот.

Еще пару слов о месте нахождения этих элементов на схеме и можно перерисовать нашу схему, уточнив выполнение функции обработки звонка. Жестких требований по расположению элементов нет, но принято их отображать на всех схемах одинаково (для однообразия и стройности схемы). Для унификации вешнего вида графических схем бизнес-процессов такие правила надо закрепить во внутреннем стандарте и следовать им. Чуть позже и приведу некоторые рекомендации по этому поводу. Теперь перерисуем нашу схему:

Мы видим, что оператор выполняет обработку входящего звонка, действуя в соответствии с правилами обработки входящих звонков и использует для этого программу «CRM». Ни входящих, ни исходящих документов при этом не используется.

Как я уже упоминал, одной из сильных сторон нотации являются элементы логики. Одновременно это и один из самых сложных для понимания моментов. Поэтому, сначала я приведу пример, а потом мы отдельно будем разбираться с элементами логики.

Пусть в нашем примере будет так: в случае заинтересованности клиента дальнейшую работу с ним проводит менеджер по продажам и выставляет коммерческое предложение, которое отправляет по почте с использованием почтового клиента «MS Outlook». Если заинтересованности нет, то обработка звонка завершена. В реальной жизни хорошо бы использовать и правила завершения звонка, но это я так, к слову, пока это упростим. Вот что получится:

Элементы логики в схемах нотации eEPC

Элементы логики просты, но есть свои особенности и правила, чтобы схема была логичной и однозначно истолкована. Самое важное правило, которому нужно придерживаться на 100%: логические решения могут приниматься только при выполнении функции. Т.е. после некоторого события не может быть разветвления. Почему? Потому, что в этом случае это противоречит самому понятию события – оно простое и мгновенное, без времени выполнения. Например, если зазвонил телефон, и человек сидит думает, брать ему трубку или не брать, теоретически это уже будет функцией, где он принимает решение. А практически, в том числе из здравого смысла, он нарушает правила обработки звонков, т.к. ему зарплату платят за то, чтобы он эти звонки обрабатывал, и нечего тут рассуждать (в целом как нарисовано на схеме).

Всего различается 3 элемента логики:

• И. Когда произойдут два или более события одновременно;
• ИЛИ. Когда могут произойти одно ли несколько событий, но как минимум одно должно произойти обязательно;
• ИСКЛЮЧАЮЩЕЕ ИЛИ. Либо одно, либо другое. Т.е. два варианта одновременно невозможны.

Вот как одни выглядят:  

Как видите, существует два варианта графического представления элементов логики. Они ничем не отличаются, совершенно альтернативные. Я привел их оба, т.к. на практике в различных источниках можно увидеть оба варианта. Какой из них использовать, решать Вам. Мне больше нравится первый.

Теперь необходимо разобраться с применением элементов логики. Сначала рассмотрим встречающиеся варианты, затем перейдем к примеру. Разберем каждый элемент в отдельности.

Логический элемент «И». Когда для выполнения функции требуется одновременное выполнение нескольких событий:

Пример: Если закрыт отчетный период (событие 1) и наступил срок подачи отчета руководителю (событие 2), сотрудник готовит ежемесячный отчет.

Соединение элементов, если при выполнении функции, возникает несколько событий: 

Пример: Завершена некоторая работа с заказчиком. Одновременно зафиксировано два события: взаиморасчеты сверены (событие 1), акт подписан (событие 2). На практике такое применение встречается не часто. Как правило, если в одной функции объединено много действий

Соединение элементов, если при выполнении нескольких функций, возникает событие:

Пример: Кладовщик собрал заказ (функция 1), оператор выписал документы (функция 2), товар готов к отгрузке (событие).

 Соединение элементов, если возникновение одного события приводит к выполнению нескольких функций: 

Пример: Поступила партия товара (событие). Одновременно начинается отгрузка ранее заказанного клиентами товара и размещение оставшегося на складе.

Логический элемент «ИЛИ».

Соединение элементов, если одно из событий может вызвать выполнение функции:

Пример: Поступила заявка по телефону (событие 1) или поступление заявки по электронной почте (событие 2) приведет к необходимости ее обрабатывать.

Соединение элементов, если одна функция может вызвать как минимум одно событие:

Пример: Подготовлен и отправлен товар счет для отправки клиенту. Счет мог быть отправлен по почте (событие 1), по факсу (событие 2). 

 Логический элемент «ИСКЛЮЧАЮЩЕЕ ИЛИ».

Соединение элементов, когда для выполнения функции необходимо одно и только одно из событий: 

Пример: Клиент приехал в магазин лично (событие 1) или совершил заказ через интернет (событие 2). Необходимо выполнить отгрузку товара (функция 1).

Соединение элементов, если в результате выполнения функции происходит максимум одно из событий: 

Пример: Решение либо принято либо нет.

Соединение элементов, если событие произойдет после того, как будет выполнена одна и только одна из функций.

Пример: Доставка товара осуществлена (событие 1) либо собственным транспортом (Функция 1), либо транспортной компанией (функция 2)

Корректное применение элементов логики требует определенной практики. Но это не сложно. Надо отметить, что не все рассмотренные комбинации широко применяются на практике (а вообще это определяется образом мышления аналитика). Попробуйте применить элементы логики на практике. Если будут трудности, напишите мне, постараюсь помочь.

Расширение нотации собственными элементами

Как я уже говорил, eEPC является не совсем нотацией, а именно правилами описания. И эти правила не запрещают добавлять собственные элементы на схему. Главное, чтобы эти элементы были понятными, и существовал документ, где такие расширения элеметов зафиксированы. Например, я использую следующие дополнительные элементы, которые возникали постепенно в процессе описания реальных процессов для различных задач, от простого описания для постановки задач для автоматизации.

Файл с данными. Используется, если в результате выполнения операции создается файл данных, или файл используется для выполнения операции.

База данных. Используется при описании информационных потоков между автоматизированными системами.

Картотека. Используется для отображения бумажной картотеки или архива.

Материальный поток. Используется для обозначения входящих и исходящих материальных потоков, а также ресурсов, потребляемых при выполнении процесса. Материальный поток отображается слева от сопровождающих его документов.

Кластер информации. Используется для обозначения структурированной информации (представление сущности). На диаграмме может применяться для обозначения документов, сформированных программным образом при использовании пользовательских приложений. В этом случае элемент «Кластер» располагается слева от соответствующего документа. Т.е. говорит о том, что пользователь не просто создал бумажный документ, но и создал его экземпляр в программе.

Соглашения о правилах размещения фигур на схеме

Сама по себе нотация eEPC не предъявляет жестких требованиях в расположении элементов друг относительно друга, хотя принято рисовать схему сверху вниз или слева направо. Есл это не унифицировать в случае работы нескольких специалистов, то может получиться своеобразный «винегрет». Что бы этого избежать, рекомендуется выработать и утвердить свои правила расположения элементов. Я придерживаюсь (и рекомендую) следующих правил:

• Последовательность событий и функций располагают сверху вниз (лучше) или слева направо (если не хватает места);
• Элементы, обозначающие исполнителей, располагаются справа от функций;
• Входящие документы слева вверху от функций; направление стрелки от документов к функции;
• Исходящие документы слева внизу от функций; направление стрелки от функции к документам;
• Элемент «Информация» располагается внизу справа от функции. Если места недостаточно, допускается произвольное расположение, как можно ближе к функции;
• Элемент «Приложение» располагается вверху справа от функций. (если для этого используется файловые хранилища, не являющиеся отчетами, то отображаются аналогично). Связь без стрелки.
• Элементы «База данных» и «Картотека» располагаются произвольно;
• Элемент «Материальный поток» располагается слева от сопровождающих его документов с привязкой к документу линией без стрелки;
• Элемент «Кластер» в случае использования в сочетании с фигурой «Документ» для обозначения документа в электронном виде располагается слева от соответствующего документа.

Например: Расчетчик заработной платы рассчитывает заработную плату на основании предоставленных ему документов «Бригадный наряд». При этом он руководствуется документом «Положение о заработной плате», расчет производит в программе «1С: ЗиК». Результатом расчета является документ «Ведомость».

Идентификация элементов на диаграмме

Как известно, грамотный подход к описанию бизнес-процессов предусматривает их идентификацию, т.е. когда каждый процесс имеет свое кодовое название. Соответственно, отдельные функции внутри процесса также имеют свои названия и идентификаторы.

Обязательной идентификации на диаграмме подлежат фигуры «Документ» и «Функция».

Документ идентифицируется посредством указания в левом верхнем углу кода отчета или документа в соответствии с реестром. Документы, полученные от поставщиков товаров и услуг (входящие), идентифицируются только по наименованию.

Функция идентифицируется указанием порядкового номера функции для данной группы процессов. Т.е. номер функции начинается всегда с кода группы процессов. Вопросы выявления групп процессов выходят за рамки данной статьи, мы рассмотрим их отдельно. Причем, научиться выявлять процессы следует до того, как Вы начнете их описывать, иначе может возникнуть стремление описать всю деятельность компании на одной диаграмме, как иногда пытаются сделать.

Поэтому, сейчас я лишь покажу на примере, как это может быть представлено на схеме. Вернемся к примеру с обработкой звонка. Предположим, что отделу продаж мы присвоили код «04», процессу обработки входящего контакта код «ВК». Тогда схема примет следующий вид (идентификация выделена красным для наглядности). Код документа при этом указывает на порядковые номер документа в общем реестре документов (мы это тоже будем рассматривать отдельно, когда доберемся до обследования системы документооборота).

Отображение обратной связи

При построении моделей часто возникает необходимость цикличного выполнения процесса по некоторому условию или необходимость отобразить деятельность лиц, принимающих решения. В этом случае речь идет об обратной связи. Для отображения обратной связи по управлению используется принцип «прямого включения» в процесс дополнительной функции управления с последующим ветвлением (используется логический элемент «Исключающие ИЛИ»). Например:  

Текстовое описание процессов

Как бы мы не старались отобразить бизнес-процесс на схеме, добиться полной детализации не получится, иначе можно погрязнуть в бесконечных цепочках элементов и условий. Чтобы этого избежать, а также добавить к описанию процесса информацию, которую нельзя отобразить графически, описание дополняют текстовым сопровождением. Для этого разрабатывают различные текстовые шаблоны, которые заполняют в процессе описания. Формы таких шаблонно могут быть разными, включать в себя отдельные разделы с описанием входов и выходов, потребляемых ресурсов, используемом программном обеспечении и пр.

В простейшем случае шаблон описания бизнес-процесса может выглядеть так:

За рамками данной статьи остались такие важные темы, как сбор информации, выделение бизнес-процессов, декомпозиция, выделение показателей. Данные вопросы мы обязательно будем изучать в дальнейших выпусках.