Рассылка контрагентам напоминаний о задолженности

Обработка «Рассылка напоминаний о задолженности»

Предназначена для автоматической рассылки электронных сообщений покупателям с напоминанием о задолженности по предопределенному шаблону.

Предусматривает два режима работы:

• Пользовательский
• Автоматический

Предварительные настройки

Перед первым запуском необходимо выполнить ряд настроек:

1. Для каждого пользователя, от лица которого планируется выполнять рассылку — создать учетную запись электронной почты. Указать пользователя на вкладке «Доступ».

2. Создать элементы справочника «Группы почтовой рассылки», где для каждого пользователя, который будет осуществлять рассылку, задать список контрагентов для рассылки. Пользователь, ответственный за рассылку по указанному списку контрагентов, указывается в поле «Ответственный». Допускается создание нескольких разных групп рассылки для одного и того же ответственного.

3. Для контрагентов, по которым планируется рассылка, указать адрес получателя. Для этого нужно указать контактное лицо контрагента на вкладке «Контакты». Для контактного лица создать адрес e-mail с предопределенным видом эл. почты — «Адрес электронной почты контактного лица контрагента». Учитывая, что у контрагента может быть указано несколько контактных лиц, для лица, на имя которого будет выполняться рассылка, необходимо создать свойство «Рассылка». Тип — Булево. И установить ему значение — Да.

4. Если в настройках пользователя, от имени которого ведется рассылка, установлена основная организация (основные значения для подстановки в документы и справочники), то на адрес этой организации будет отправляться копия писем. Для этого в контактной информации организации должна быть создана запись e-mail с видом эл. почты — «Основная почта».

5. В настройках пользователя заполнить поле «Физическое лицо». И в элементе справочника «Физические лица» задать свойство «должность». Эти данные будут использоваться в подвале письма для заполнения фамилии, имени ответственного и его должности.

6. Для работы в автоматическом режиме необходимо создать пользовательские настройки периодичности рассылки. Для этого запустите обработку, нажмите кнопку верхней панели «Пользовательская настройка периодичности рассылок» и создайте настройки для каждого пользователя, который будет осуществлять рассылку. Для каждого пользователя может быть создана только одна запись настроек. И только один режим рассылки:

• «Раз в неделю» — в этом случае в поле «День» указывается день недели для рассылки от 1 до 7.
• «Раз в месяц»   — в этом случае в поле «День» указывается день месяца для рассылки от 1 до 31.

7. Для работы в автоматическом режиме необходимо создать пользователя «Autorun». В дальнейшем можно создать назначенное задание, которое с заданной периодичностью будет запускать обработку от имени этого пользователя.

Пользовательский режим

При работе в пользовательском режиме рассылка производится от имени учетной записи текущего пользователя. Настройки периодичности рассылки при этом режиме не учитываются, т.к. рассылка осуществляется в момент использования обработки.

Настройки формы

В форме обработки предусмотрены следующие виды настроек:

1. Переключатель, имеющий два значения. «Открывать сформированные» — при выборе этого значения письма будут сформированы и открыты для просмотра и редактирования. «Отправлять автоматически» — при выборе этого значения письма будут сформированы, записаны и отправлены покупателям без предварительного просмотра. По-умолчанию устанавливается «Открывать сформированные» .

2. «На дату». По-умолчанию устанавливается текущее число. Но оно может быть изменено пользователем. При этом расчет дней задолженности будет выполняться на указанную дату.

3. Флаг «Формировать одно письмо для контрагентов с одинаковыми реквизитами» определяет необходимость отправки одного письма для всех филиалов контрагента. При его установке контрагенты сворачиваются по ключу «Полное наименование + ИНН». Будет сформировано одно письмо, в теле которого для каждого контрагента покупателя формируется своя таблица задолженности. В качестве получателя такого письма указывается список всех контактных лиц контрагентов, указанных в теле письма. 

4. В нижней панели формы находится пиктограмма «Просмотреть отчет о задолженности контрагентов», по которой открывается форма отчета по задолженности. Отчет может быть сформирован по всем, одному, или группе контрагентов и служит для возможности проверки данных, которые будут использованы в рассылке.

 

Формирование писем для рассылки осуществляется с учетом настроек по кнопке «Выполнить».

Автоматический режим

Автоматический режим запускается пользователем «Autorun».

*Создать скрипт запуска обработки и назначенного задания выполнения этого скрипта, сможет любой системный администратор.

В таком режиме форма не открывается. Все настройки устанавливаются по-умолчанию:

• Переключатель в режим — «Отправлять автоматически»
• «На дату» — текущая дата
• Флаг «Формировать одно письмо для контрагентов с одинаковыми реквизитами» — Да.

При запуске обработка анализирует настройки периодичности пользователей. И формирует письма только по тем пользователям, настройки которых предполагают рассылку на эту дату. Рассылка производится от их имени.

После отправки пакета рассылки обработка закрывается и закрывает программу 1С.

Для корректной работы рекомендуется настроить ежедневный запуск задания.