Интрересно, что и поиски полноценных материалов на эту тему в интернете и в поисково-справочных программах «Гарант», «Консультант» не привели к успеху. В итоге, еще в 2003 году создал простенькие акт приема-передачи должности и опись к нему которые успешно применяю в аудиторской деятельности и выкладываю на общее обозрение, обсуждение и возможную доработку.
РЕАЛЬНЫЕ ПРИМЕРЫ ЗАПОЛНЕНИЯ
(прошу читать внимательно)
Открытое акционерное общество «ХХХХХХХХХХХХХХ»
« 25 » июля 2007 г. г.ХХХХХХХХХ
Акт
Приемки-передачи документов, информационных баз, иных активов и сведений по текущему состоянию дел
Комиссия в составе:
Председателя – зам.директора по кадрам Ивановой В.В.,
членов комиссии: аудитора ООО «Аудит ПБ» Минецкого В.И., гл. инженера Матушкина И.И., начальника ИТО Дмитрусева В.В., зам.гл. бухгалтера Юрьевой Т.А.
в связи с (увольнением, принятием, иными причинами)
увольнением гл.бухгалтера Сафроновой И.А.и принятием на должность гл.бухгалтера Анисимова С.С.
составила настоящий акт о нижеследующем:
Анисимовым С.С. приняты, а Сафроновой И.А. переданы
документы: согласно прилагаемой описи от 25 июля 2007 года
информационные базы: 1С 7.7 «Бухгалтерия», 1С 8.1 «УПП», «Контур», расчеты в формате “EXCEL” 17 файлов, письма в формате “WORD”- 41файл. Информационные базы и иные данные записаны на диск формата DVD—R по состоянию на 24 июля 2007 года.. На данном диске стоят подписи членов комиссии и подписи передающего и принимающего лиц.
иные активы: печать организации «Для финансовых документов», штампы «Погашено», «Принято от «__»______199_г.», чековая книжка с неиспользованными чеками № БН9662317 по №БН9662325, пластиковые карты бывших работников Чурова, Ишмухаметова, топливные пластиковые карты №№3909801000000005647, 3909801000000005638, 3909801000000005635, ключи от двух сейфов, находящихся в кабинете гл.бухгалтера в количестве четырех штук; ключи от сейфа, находящегося в кабинете бухгалтерия в количестве одной штуки, ключи от кабинета гл.бухгалтера в количестве двух штук; не снятые с учета в ИНФС (и неиспользуемые ККМ) в количестве двух штук.
сведения по текущему состоянию дел: отчетность за 1полугодие 2007 года сдана, но регламентированный бухгалтерский баланс за 1 полугодие 2007 года в программе 1С 8.1 «УПП» имеет расхождение между активом и пассивом на 353 тыс. руб., выручка по отчету о прибылях и убытках за данный период не соответствует сумме облагаемого оботора и налога в декларациях по НДС за 1 и 2 квартал (при отсутствии необлагаемых операций) на 10871 тыс.руб. (в форме №2 больше); данные отчета движения денежных средств за 1полугодие 2007 не соответствуют с реальными остатками и оборотами на начало и конец периода.
При этом отчетность сдавалась через «Контур» с помощью ручных корректировок. Фактически, распечатанная и подписанная отчетность за 1полугодие 2007 года соответствует с данными программы1С 8.1 «УПП» только по четырем показателям (касса, банк, задолженность по заработной плате в балансах и выручка по отчету о прибылях и убытках).
Инвентаризация с октября 2006 года проводились в части учета материалов, однако они не были отражены в учете по причине отказа всех подотчетных лиц от подписи (всвязи с несогласием с «входными» остатками, отраженными в бухгалтерии).
Иные инвентаризации в период 2006-2007 годов не проводились.
При сверке аудитором остатков по расчетным счетам с выписками банка было обнаружено, что эти данные не соответствуют на сумму 827 руб. с мая 2007года (т.е.,по выпискам банка сумма меньше).
Также имеются без ответа зарегистрированные секретарем письма ИФНС, статистики, ПФ и ФСС тринадцать требований о разъяснений расхождений по формам отчетности,
Также не закончены акты сверки расчетов с основным контрагентом «ОАО БратскГэсСтрой» по причине расхождений в 2006 и 2007 годах около 217 тыс.руб.
Гл.бухгалтер Сафронова И.А. рекомендует предоставить уточненные декларации за 1 квартал и 2 квартал по НДС, прибыли, имуществу всвязи с нахождением ею ошибок. Расчет приложен к настоящему акту. Остальная отчетность сдана полностью и в сроки. Рекомендуется пользоваться календарем бухгалтера.
Примечания: гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила что ей неизвестно, где находится любая техническая и регистрационная документация на все ККМ, а так же на любые основные средства организации, т.к. при принятии должности ею в марте 2006 года никем акт передачи должности не составлялся. При этом, при принятии должности ею уже никакая отчетность а программе 1С 8.1 «УПП» не имела взаимоувязки и организация постоянно имела штрафы за нарушения бухгалтерского и налогового учетов. По поводу нахождения в сейфе пластиковых карт бывших работников гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила, что они были в сейфе, когда она впервые приступила к работе и более ничего пояснить не может. По факту хранения топливных пластиковых карт в сейфе у главного бухгалтера, было также пояснено, что их учет с момента внедрения в 2007 году обязан был вести зав.гаражом. Всего этих карт было 20 штук, но в настоящий момент достоверно определить их реальное количество и местонахождение невозможно, т.к. завгар утверждает, что у него (и у водителей) их 12 штук.
Принял: Анисимов С.С. Сдал:Сафронова И.А.
Председатель комиссии: Иванова В.В.
Члены комиссии: Минецкий В.И
Матушкин И.И
Дмитрусев В.В.
Юрьева Т.А.
Открытое акционерное общество «ХХХХХХХХХХХХХХ»
Опись
к акту приемки-передачи документов, информационных баз, иных активов, сведений по текущему состоянию дел от 23.07.2007 года
|
№№ пп |
Наименование папки |
Отличительные признаки |
Содержание |
Примечания |
|
1 |
Учредительные документы |
Папка из кожезаменителя черного цвета |
Уставы (2 редакции), свидетельства о регистрации, свидетельсва о постановке на учет, коды статистики и др. |
Имеется отдельная опись в папке, всего 147 листов Копия описи приложена к акту приема-передачи |
|
2 |
Отчеты в ИФНС |
Синяя папка – файл |
Декларации, пояснения, бухгалтерская отчетность 2007 |
Имеется отдельная опись в папке, всего 68 листов Копия описи приложена к акту приема-передачи |
|
3 |
Отчеты в ПФ, ФСС |
Синяя папка – файл |
Декларации, отчеты, расшифровки, пояснения |
Имеется отдельная опись в папке, всего 68 листов Копия описи приложена к акту приема-передачи |
|
4
|
И т.д. и т.п. |
И т.д. и т.п. |
И т.д. и т.п. |
И т.д. и т.п. |
Председатель комиссии: Иванова В.В.
Члены комиссии: Минецкий В.И
Матушкин И.И
Дмитрусев В.В.
Юрьева Т.А.
Как правило, такое внедрение приживается сразу и навсегда. Рекомендую.
Неоднократно сталкивался с тем, что у руководителей, гл.бухгалтеров, системных администраторов, программистов и других специалистов при приеме-передаче должности отсутствует четкое представление о том, как осуществить и отразить документально данную процедуру. В результате впоследствии почти всегда возникают необоснованные претензии, сбои в работе, приводящие в конечном итоге к убыткам в организации. Простенькая статья «Оформление документов о приеме-передачи должности» касается всех, кто работает в 1С, т.к. то же состояние базы на момент приема-передачи должности очень важно отразить.
Перейти к публикации
Неправда, в СПС полно статей типа «Главбух передает дела» или БУХГАЛТЕР ПЕРЕДАЕТ ДЕЛА
в К+ — Финансовые и налоговые консультации — Пресса и книги — далее по-вкусу
Не стоит нагнетать положение определяя цвет папок:)
Вот одно из разъяснеий из К+
—Цитата——-
«Кадровик.ру», 2011, N 7
Вопрос: Бухгалтер нашей организации подала заявление об увольнении по собственному желанию, предупредив нас об этом, как и положено, за две недели, а затем ушла на больничный и вышла практически накануне своего предстоящего увольнения. Естественно, передать дела (тем более это было накануне сдачи баланса) она толком не успела. Поэтому наш директор не захотел отпускать ее в срок, указанный в заявлении об увольнении, и грозился уволить по статье за прогул, если она не повременит еще две недели. Однако работница настаивает на своем. Кто прав? Ведь сотрудница «подставляет» своим увольнением организацию?
Ответ: Статьей 80 ТК РФ определен порядок расторжения трудового договора по инициативе работника. Согласно ч. 1 указанной статьи сотрудник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен Трудовым кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. Иной срок предупреждения об увольнении может быть установлен только федеральным законом. Если сотрудник без уважительных причин до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении оставляет свое рабочее место и не выходит на работу, он может быть уволен не по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, а по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — за прогул. Однако временная нетрудоспособность работника не относится к неуважительной причине. Более того, увольнение работницы по собственному желанию могло произойти и в период ее болезни, поскольку действующим трудовым законодательством увольнение работника в период его временной нетрудоспособности или в период пребывания в отпуске исключительно по инициативе работодателя запрещено (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Бухгалтер ничем не отличается от прочих работников, и процедура увольнения по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ будет для него такой же, как и для остальных. В рассматриваемом случае период нетрудоспособности не прерывает и не приостанавливает течение двухнедельного срока, предшествующего моменту увольнения. Следовательно, работница не нарушила основных норм трудового законодательства — остается только взывать к ее совести.
Е.Рощупкина
Эксперт
Национального союза кадровиков
Подписано в печать
27.06.2011
———————
(1),(2) gutentag, набрал в «Гаранте» строку «Главбух передает дела» и что нахожу? Первая же статья (автор А.М.Цыганов апрель 2011 г.,дает следующее: «В настоящее время не существует специального правового документа, регламентирующего процедуру передачи дел увольняемого главного бухгалтера.» А далее одни пространственные измышления, дескать надо создать документ и утвердить порядок прима-передачи дел. И так во всех статьях. Аналогично — в «К+».
Если хотите что-то доказать — выкладывайте четкую ссылку где прописан акт передачи, опись, инструкция к ним(или что-то подобное). А словоблудия не надо.
И причем тут цвет папки? Какой нашел у себя документ в электронной форме, такой и выложил. Только названия и фамилии изменил.
То что сделал когда-то эти простенькие документы разве плохо? Они ко всем должностям применимы.
Год назад был на передаче у начальника отдела пограммнного обеспечения и поддержки. Так там такой же бардак как у приведенного мною акта. Ни всех ключей, ни одного диска лицензионного (хотя оплаты были). Схем сетей и их парамертов настроенных тоже не было, документация на железо по организации близко не соответствовала с реальным и т.д.. Интересно, что при наличии лицензионных, стояли эмули и ломалки.
Моя практика небольшая, конечно.
Но ни разу при вступлении мною в должность главного бухгалтера работодатель не предоставлял документы по передаче.
И состояние дел всегда было таково, что приходилось «тушить пожары», не до самостоятельных инвентаризаций…
Потом уже всплывают вопросы руководства «где?» и «почему?», тогда и понимаешь — передача дел «архиважный» акт.
Спасибо автору за материал.
Сделали = Хорошо!
Посмотреть/Перенять опыт специалиста = дело полезное!
Бардак = признак неадекватно низкой зарплаты в организации 🙂
(4)Согласен.
А если кто-то и предоставили документы, то акты передачи «формальные» 🙂
Ещё очень полезно перед началом работы в учетной программе сделать копию и хранить её, долго-долго.
Может быть, даже в подобном акте указать, что снятая копия базы хранится там-то.
(6) при маленькой зарплате, Вам вряд ли захочется писатькакие-то акты передачи:)
(8) Тушение пожаров — дело опасное. И оплачивается хорошо )
(6) Bux2, Я и пишу, что диски неперезаписываемые (DVD-R) с подписями комиссии. А хранят их, как и сами акты в отделе кадров.
По акту принимать самой дела никогда не пришлось. А вот когда уходила сама, то хотелось сделать все путем и сочиняла акт сама. Правда как оказалось, кроме меня это никому не нужно было, но зато моя душа была спокойна, что сдала все как надо и в надлежащем виде. Но даже не предполагала, что можно включить в акт не только передачу бухгалтерских документов, но и всего прочего, что находится в распоряжении бухгалтера. Это форма может быть и как шаблон и как подсказка и при приеме дел и при сдаче. Совсем не лишнее иметь ее в запасе. Спасибо.
Спасибо большое за публикацию. Всегда радует, когда выкладывают реальные практические примеры, а не делают отсылки к статьям и размышлениям, как должно быть. То, что нужно передавать копию базы на диске — вроде очевидно, но сама раньше как-то не задумывалась. Спасибо.
(12) Да, невнимательно прочла.
Меня сбила с толку «информационная база» «Контур». Поняла так, что хранятся диски с дистрибутивами.
Обобщение и систематизация своего опыта считается неблагодарным занятием. Поэтому, ещё раз, спасибо.
Интересно было бы описание контрольных точек при приеме-передаче дел. Их перечисление, технология выявления.
Вот смотрите. Когда принимаешь дела, надо зафиксировать текущее состояние максимально точно и кратко.
Как не упасть в дебри «крыжения». Фиксации каких параметров достаточно для передачи?
(15) Bux2, Когда аудитор вызывается на прием-передачу, то это сразу сигнализирует о бардаке. И как правило, никто не хочет много платить. Так, за 2-3 часа. А ведь требуют качества (как обычно). Поэтому вечером сидели и готовили болванки-заготовки, где указывалось что «крыжить». В первую очередь, учредительные документы. Пусть хоть копии, но у гл.бух. они должны быть. Учредительный договор, устав,свидетельство о регистации, о постановке на учеты в качестве различных плательщиков, коды, извещения, лицензии, учетные политики и т.д. Далее — опись предоставленной отчетности за весь текущий год (в т.ч. уточненки) во все органы. Далее, смотришь на утвержденный документооборот (если он есть), определяешь что делает глав.бух. — и по документообороту. Если нет — работаешь по опросным листам (по бухгалтерам)- уточняешь, кто что делает. Кстати, это дает много ценной информации.
А вообще, когда сдающие уже ждут прием-передачу, обычно, они срочно начинают подчищаться и в акте прямо указывают, что не доделано, дают рекомендации.
Мы обычно перестраховываемся — до передачи встречаемся с принимающим лицом, беседуем.
Случалось выходить на передачу и гл.инженера,директора,технолога и начальника ИТО. Во-первых, все работают в 1С — значит базы надо «закатывать». Во — вторых, есть у нас стандарт №32, который говорит, что если ты не знаешь какую-то сферу, то не имеешь права работать без эксперта. Поэтому ищешь сначала по клиентам хорошего спеца своего дела, согласовываешь оплату с заказчиком, а потом сидишь, записываешь и дуреешь от того, что они говорят.
Конечно, было бы отлично это дело для разных должностей засистематизировать.
Почему бы не давать дельные мысли по каждой должности и тут же по грамотным замечаниям ставить плюсы написавшему?
Если так получится — то можно и файл по передаче должностей на скачивание записать. А я раздам плюсы тем, кто участвовал. По-моему, будет неплохо.
(16)
Неплохо бы было. Предлагаю пока ограничить тему родственными участникам форума должностями, чтобы не получилась каша. Пусть первыми будут: главный бухгалтер, программист, системный администратор, начальник отдела информационных технологий (автоматизации). Какие еще варианты?
Должности не передают и не принимают.
Соответственно, актов с такими названиями быть не может.
Работников на должности принимают и от от них освобождают приказами по кадровому составу.
Передачи дел и документов как таковой также н существует в природе.
И дела, и документы принадлежат организации и собственника не меняют.
В связи со сменой работников могут лишь проводиться мероприятия по инвентаризации закрепленного за ним имущества, а также текущая проверка порядка хранения документов, инвентаря и исполнения работником других возложенных на него обязанностей.
Иногда удается совместить такую проверку с ознакомлением вновь принимаемого работника с состоянием дел.
Поскольку одновременно два лица одну должность не занимают, то в случае вновь принимаемого работника один из участников мероприятия или уже не работает, или еще не работает. Поэтому его подписьв акте была бы бессмысленна.
Короче, автор статьи не нашел ни нужной формы документа, ни подходящих случаю формулировок.
Просто закрепил существующие кривые подходы к проблеме.
Спасибо за публикацию-надеюсь пригодится!
(18) Для меня полезность публикации заключается в готовом списке пунктов, которые надо проверить – имущество, документы, состояние отчетности — при вступлении в должность. Обычно всё происходит в авральном режиме, самостоятельно всё предусмотреть сложновато. Поэтому, планирую использовать как шаблон. Подпись передающего дела мне неинтересна. Важна подпись руководителя или членов комиссии.
Когда руководитель заставляет за свой счет заказывать в ФНС дубликаты отсутствующих не по твоей вине документов – всё равно как назывался бы документ, в котором была бы отражена их недостача.
Этот акт — страховка, хоть какая-то надежда, что на тебя не будут валить абсолютно все грехи предшественника.
(18) Виктор, передачу полномочий надо все-таки отличать от «передачи должности».
До второго в Минюсте еще не додумались.
И да, нотариусы не являются работниками по трудовому договору.
Как и военнослужащие, аттестованные по воинским должностям.
Уставы вооруженных сил регулируют государственную службу, а не трудовые отношения.
Положение о главных бухгалтерах давно утратило силу, некорректно на него ссылаться.