4 способа быстро и легко сравнить большие таблицы

Способ № 1: сравнить в базе 1С

На любой платформе 1С есть типовая обработка «Сравнить файлы». Находится в верхнем левом углу: «Главное меню — Файл — Сравнить файлы». 

Она позволяет сравнить содержимое файлов формата .txt и .mxl. Другие форматы не принимает и выдает сообщения: «Ошибка при выполнении файловой операции» и «Бинарные файлы различны».

 

Чтобы начать работать, добавьте сопоставляемые файлы в окошки «Сравнить» и «С». Укажите «Как» сравнить: табличный документ, текстовый документ или двоичное сравнение. Нажмите клавишу «ОК». 

Открылось окно с обеими таблицами, в которых цветом выделены отличающиеся значения.

На верхней панели инструментов доступны следующие команды :

позволяют переходить по различиям от текущего значения к следующему и обратно, в это время в основном окне будет выделена ячейка с отличием; 

меняет порядок сравнения: если ее нажать, то правый лист окажется слева, а левый — справа; 

— настройка ячеек по цветам.

 

 

В нижней части окна отображается подсказка, что означает каждый цвет.

Плюсы: 

• не требует дополнительного программного обеспечения;

• моментально показывает все изменения без предварительных настроек;

• удобный интерфейс: когда на любой части окна прокручиваешь первый файл вверх/вниз или вправо/влево, в то же время параллельно ему прокручивается второй.

Минусы: 

• ограниченное количество форматов — работает только с .txt и .mxl. Нельзя вставить Excel-файлы; 

• невозможно сохранить результат сравнения во внешний файл. Даже если скопировать данные и вставить в тот же Excel, цветное выделение различий не перенесется;

• нет дополнительных формул, например, чтобы вывести сумму по колонке. 

 

Способ № 2: сравнить в Excel 

Самый распространенный метод: выгружаете первоначальный вариант отчета и тот же отчет с поправками в формате .xls и сверяете их в Microsoft Excel, пользуясь доступными формулами.

Для примера приведу стандартную формулу «Если».

Настройка:

1. Выделяем пустую ячейку. В ней будет отображаться результат функции.

2. В верхней панели кликаем на ярлык формулы .

3. В предложенном списке выбираем функцию «ЕСЛИ», нажимаем «ОК».

4. Задаем условие в поле «Лог-выражение». На скрине-примере условие следующее: если значение ячейки по колонке «Конечный остаток» левой таблицы равен значению ячейки по колонке «Конечный остаток» справа.

5. В поле «Значение_если_истина» указываем, какой вывод нужно вывести, если значения равны.

6. В поле «Значение_если_ложь» обозначаем, какой вывод нужно вывести, если значения различны.

7. Нажимаем «ОК».

В таблице автоматически отобразился результат по выделенной строке. Чтобы вывести итоги по другим строкам, наведите мышку на правый нижний угол первой ячейки с формулой, захватите и протяните по колонке вниз до конца таблиц.

В скрине-примере видно, что гораздо больше итогов с выводом «отличаются», что не соответствует действительности — некоторые строки с одним и тем же регистратором не располагаются друг напротив друга. Выбранная функция этот момент не контролирует, поэтому вышли ложные результаты. Чтобы исключить такие ошибки, прежде чем использовать формулу, необходимо обе таблицы вручную откорректировать и проставить строки с одним и тем же регистратором в одну линию.

Способ занимает много времени, особенно если сводка состоит из тысячи строк. Его удобно использовать, работая с небольшим объемом данных. 

В маленьких файлах вы можете суммировать значения ячеек в колонках и тем самым выходить на строки с различиями.

Если хотите быстро найти нужные ячейки, не вчитываясь в каждую строку и не напрягая зрение, воспользуйтесь функционалом «Условное форматирование».

Вот один из примеров настройки:

И ее результат:

 

Плюсы: 

• гибкая система функций, условий. Можно самостоятельно прописать практически любые условия по сравнению, выделению, форматированию данных. 

Минусы: 

• иногда потребуется не один час, чтобы подстроить таблицу для шаблонной формулы; 

• при сверке объемных документов, даже с использованием формул, легко не заметить нужную ячейку и допустить ошибки по невнимательности.

 

Способ №3: использовать «Средство сравнения электронных таблиц»

«Средство сравнения электронных таблиц» — отдельное ПО, устанавливаемое вместе с пакетом  версии Microsoft Office 2013 Pro+ и Microsoft Office 365 Pro+. В других версиях этой программы нет. 

Чтобы ее запустить, в меню «Пуск» выберите: «Все программы — Microsoft Office — Средство сравнения электронных таблиц (Spreadsheet Compare 2013)».

На вкладке «Главное» (Home) нажмите «Сравнить файлы» (Compare Files). 

В окошках «Сравнить» (Compare) и «С» (To) укажите нужные файлы формата Excel. Нажмите «ОК».  

Выбранные файлы распределились в разных частях рабочего окна, отличающиеся ячейки в них выделены цветом. Вы можете отрегулировать, какие различия показывать, а какие нет, с помощью настройки Option, которая расположена в левой нижней части окна. Тут же указано, что означает каждый цвет. 

Правее от окошка Option отображается список всех ячеек, где отличаются значения. Если вы кликните на интересующую строку, в табличных частях программа автоматически выделит эти ячейки и вам не придется искать их глазами. 

В правом нижнем углу показывается статистика по отличиям: общее количество различающихся значений, число ячеек с разным форматом и прочее. 

Результаты сравнения можно сохранить в Excel по команде: «Экспорт результатов» (Export Results) на вкладке «Главное» (Home). Есть возможность скопировать итоги и вставить их в любое другое текстовое ПО: «Копировать результаты в буфер обмена» (Copy Results to Clipboard). 

Плюсы: 

• позволяет быстро и просто сверять готовые таблицы; 

• можно сохранить результат для дальнейшего использования; 

• есть автоматическое выделение всех отличающихся ячеек, фильтр по интересующим параметрам. 

Минусы:

• нельзя редактировать табличные части; 

• работает только с форматом Excel; 

• доступна в Microsoft Office 2013 Pro+ и Microsoft Office 365 Pro+.  

 

Способ № 4: использовать Excel Power Query

Power Query — отдельная надстройка в Excel, которая по умолчанию есть в версии Microsoft Office 2024 и выше (вкладка «Данные»). В младших версиях ее можно установить самостоятельно, скачав по ссылке: https://www.microsoft.com/ru-RU/download/details.aspx?id=39379 . 

Power Query — технология подключения к данным, которая помогает обнаруживать, подключать, объединять и уточнять данные из различных источников для анализа. 

Чтобы начать с ней работать, необязательно заранее подготавливать файлы Excel, сохранять, копировать таблицы. Power Query позволяет загружать данные:

• из интернета;

• внешнего файла форматом Excel, CSV, XML;

• баз данных SQL, Access, IBM DB2 и других;

• Azure;

• веб-служб Dynamics 365,

• Facebook.

Самые продвинутые пользователи могут «Написать запрос с нуля».

В этой статье я подробно опишу только сопоставление двух таблиц. На первый взгляд, способ очень трудный и долгий, но если вы освоите его, то процесс будет занимать не больше 10 минут.

Перед вами две таблицы в Excel. Нужно преобразовать каждую в умную таблицу. Для этого выделите нужный диапазон, на вкладке «Главная» кликните на «Форматировать как таблицу» или на клавиатуре нажмите Ctrl+T. 

Теперь с каждой таблицы необходимо создать отдельные запросы для сравнения. Выделите любую ячейку в первой таблице и перейдите на вкладку Power Query «Из таблицы или диапазона». Она откроется в «Редакторе Power Query». Рекомендую задать ей «Имя» в свойствах, чтобы в дальнейшем не путать файлы. При необходимости уберите лишние строки и столбцы. 

Нажмите «Закрыть и загрузить в …», выберите «Только создать подключение» и кликните на кнопку «Загрузить». 

Повторите все шаги со вторым документом. 

В правой части окна появились два запроса с указанными именами таблиц. На панели инструментов выберите команду «Слияние» и укажите поочередно созданные запросы. По одному разу в каждой части окна кликом выделите колонки, по которым нужно объединить файлы. Тип соединения «Полное внешнее (все строки из обеих таблиц)». Кликните на «ОК». 

Вы снова попали в «Редактор Power Query». Здесь обе таблицы объединены в одну путем слияния указанных столбцов. В «Свойствах» задайте имя новому документу — раскройте крайнюю правую колонку, нажав на иконку .

Следующий этап — вывести отличия таблиц в отдельную колонку. На вкладке «Добавление столбца» выберите «Условный столбец». В окне настройки задайте «Имя нового столбца» и проставьте условия сравнений колонок и какой вывод должен отразиться при их соблюдении. Правил можно задавать неограниченное количество с помощью команды «Добавить правило».

В примере задано:

1. Если в колонке «Регистратор» первой таблицы стоит значение null, а во второй таблице это значение заполнено, значит документ «Добавили».

2. Если в колонке «Регистратор1» второй таблицы стоит значение null, значит документ «Удалили».

3. Если значения колонок «Конечный остаток» и «Конечный остаток1» не равны, значит данные «Изменили».

Обратите внимание на третье условие. Чтобы в «Значении» выбрать нужную колонку, кликните на иконку , затем «Выберите столбец». Только тогда появится выпадающий список допустимых колонок.

Обязательно заполните в левом нижнем углу значение «В противном случае» — оно будет исполняться, если ни одно из вышеприведенных условий не выполнено. Нажмите «ОК». 

В «Редакторе» появилась крайняя правая колонка, в которой выведены результаты сравнения по каждой строке. С помощью удобного фильтра можно вывести только строки с интересующим итогом.   

Сохраните документ с помощью команды на «Главной» вкладке: «Закрыть и загрузить в … — Таблица — Имеющийся лист — — укажите ячейку, с которой должна начаться новая таблица — ОК — Загрузить». 

Итог: таблицы до сравнения и объединенная сводка с готовыми результатами для анализа. 

Плюсы: 

• исключены ошибки по невнимательности, вам нужно только указать, что с чем сравнивать и что вывести в вывод;

• надстройка работает со множеством форматов и различными источниками данных.

Минусы:

• пока не обнаружено =)

Надеюсь, методы, о которых я рассказал, пригодятся вам в работе и сделают процесс сравнения данных проще и легче. Поделитесь в комментариях способами сопоставления, которыми пользуетесь вы.