Добрый день, коллеги!

Захотелось написать историю разработки одного проекта по автоматизации контроля за движением первичных документов. Возможно, кому-то приглянутся те или иные идеи, а кто-то укажет на ошибки. Так же данная разработка в скором времени канет в лету, в связи с переходом на новую версию прикладного решения в связке с «1С:Документооборотом».

Задание

Это было первое задание на новом месте работы, решить проблему по контролю за движением первичных документов и отражение данного факта в информационной системе. В компании уже давно возникла проблема, что оригиналы документов теряются или не возвращаются во время в бухгалтерию с региональных офисов. Когда начинают спрашивать с менеджеров — начинается бесконечный «футбол», играть в который у главного бухгалтера желания не было.

Подробности задания

Все сотрудники работают в одной информационной системе, построенной на прикладном решении «1С:Комплексная автоматизация 1.1». Какое-то время всех этот хаос с первичными документами устраивал, но пришел новый главный бухгалтер и «показал кузькину мать». Первое время пользовались полем «комментарий». Но у типовых конфигураций «1С» есть возможность установки запрета на изменение данных в закрытом периоде. Поэтому функционал «комментарий» быстро утратил силу.

Помимо комментария, необходимо было в системе менять ответственных за тот или иной документ «Реализация товаров и услуг» (РТУ), под ответственным понимается – кто отвечает за первичный документ. Как было сказано выше, этого сделать было не возможно на типовом функционале из-за «даты запрета изменения».

Аппетит приходит во время еды, «хотелок» становилось больше. Главное желание породило необходимость в создании единого АРМа для всех менеджеров. По ходу дела все требования объединились под одним названием «Дорожная карта». Функционал «Дорожной карты» должен включать: чат, где пользователи могут обмениваться сообщениями по первичным документам; смену ответственного за документы; отчёт по задерживающимся документам и АРМ для работы менеджера.

В работу! Первая версия

Первая версия «Дорожной карты» родилась за пару месяцев. Но так как художник рисовал вслепую, полагаясь на нарастающий аппетит заказчика, получился «гадкий утёнок».

Первая версия интерфейса АРМ «Менеджера»

Название АРМ «Менеджера» подразумевает не только работу менеджера по продажам, но так же работу бухгалтерии в нём, правильно было его назвать АРМ «Дорожная карта». Ниже описание возможностей АРМ «Менеджера» раздела «Продажи».

 Страницы «Поступление» и «Перемещение» имеют немного отличительный вид:

Полного технического задания сразу не было, импровизация и дедукция рулили проектом. Тут и регистр сведений, который сумасшедшим образом обрастал измерениями после каждого «а ещё нужно вот это»… да, было много чего, пока терпение не лопнуло проявить инициативу и внести свои «пять копеек».

Вторая версия

«Инициатива наказуема» — говорили они и были правы. Первая версия менеджерами была встречена в штыки, саботажи и нежелание использовать функционал, приказы решают эту проблему. Поэтому в анкетировании было много чего написано «с душой». Одного анализа анкетирования было мало, я проанализировал так же текущий рынок готовых АРМ «Менеджеров» и новые функции прикладного решения «1С:Комплексная автоматизация 2.2». Собрав, на мой взгляд, всё лучшее, что подходит и добавив своё, была начата работа по реализации новой версии «Дорожной карты».

Изменил архитектуру метаданных функционала, вместо одного появилось несколько регистров сведений:  отдельно для чата, отдельно для ответственных и дополнительные регистры для своих быстрых отборов.

Интерфейс АРМ «Менеджера» серьезно претерпел изменения, для данной задачи появилась необходимость в наличии процедуры по программному формированию динамического списка. О чём ранее была написана публикация на Инфостарт — //infostart.ru/public/728597/ (благодаря, которой стал лауреатом Infostart Invent 2024).

Новая версия интерфейса АРМ «Менеджера»

Описание нового функционала АРМ «Менеджера»:

1. Переключатель «Тип документа» — глобальное управление видимостью АРМа, отказался от страниц в пользу импровизированного переключателя. Именно в этот момент создаются необходимые динамические списки, а их там немало стало с момента первой версии «Дорожной карты».

Благодаря программному созданию динамического списка, значительно упростился процесс расширения данного функционала и подключения к «Дорожной карте» новых видов документов.

2. В список «Заказы» добавлены команды, которые необходимы для менеджера. Список команд создан на основании анкетирования и нескольких часов работы с ведущими менеджерами продаж: «ввод на основании», «отчёты» и другое, что необходимо пользователям.

3. Список заказы имеет цветовую подсветку, схожую с новой версией конфигурации. Закрытые заказы становятся серыми, не закрытые обычного цвета, начатые заказы выделяются жирным и заказы которые содержат ошибки красным. Ошибкой считается, когда сумма отгрузки становится больше суммы заказа. Для удобства добавлены два быстрых фильтра «Не закрытые» и «Ошибки».

4. Добавлен список Реализации товаров и услуг (РТУ). Список может быть подчинен «Заказу» или свободным. Свободный список РТУ становится доступен по нажатию кнопки в управлении видимостью интерфейсной частью АРМа (ниже на скриншоте отмечена работа данной кнопки).

Пример списка РТУ со скрытыми панелями

5. Основное отличие стандартного списка РТУ от представленного в АРМе — это наличие нескольких колонок. Колонка «Номер УПД» упрощает поиск по первичному документу. Колонки со статусами ЭДО и Дорожной карты, позволяют оперативно получать информацию о состоянии первичного документа. Колонка ЭДО формируется на основании данных СБИС Тензор (доработка).

6. Быстрых отборов много не бывает, добавлен отбор Заказов и РТУ, относящихся к подразделению пользователя. Так же добавлен быстрый отбор документов, созданных пользователем.

7. Блок «Информация о покупателе» создан вместо структуры подчиненности и содержит информацию о взаиморасчетах с контрагентом по текущему Заказу или РТУ. На основании анкетирования стало ясно, что структура подчиненности менеджеру не интересна, им важно знать только – есть долг или нет. Но возможность получить оперативно информацию о структуре подчиненности из списка оставлена (пункт 2).

8. Быстрый отбор «Мои контрагенты», данный список контрагентов хранится в разрезе пользователя. Каждый пользователь его настраивает самостоятельно и по двойному клику мгновенно получает отбор.

9.  «Дорожная карта» — Смена ответственного.

10. «Дорожная карта» — Чат. Переписка содержит так же статусы в виде пиктограмм, которые были нарисованы специально для этого проекта.

Дополнительные инструменты

Основной функционал дорожной карты стал включать историю движения первичных документов. Дополнительный функционал — смена ответственного лица за документы.

Для контроля за невернувшимися документами разработан отдельный отчёт «Реестр наличия первичных документов». Отчёт отражает данные по невернувшимся документам.

Удобная особенность отчёта — возможность отправлять сообщения в «Дорожную карту» прямо из отчёта, вызывая форму двойным кликом, где нужно написать ответ.

Для упрощения отправки информации в «Дорожную карту» был разработан документ «Сопроводительный реестр» (СР), который может совершать рассылку. Так же при получении СР бухгалтерией, бухгалтер ставит пломбу на документ, информируя тем самым менеджера.

Резюме

На текущий момент «Дорожная карта» используется активно, менеджеры привыкли к работе в АРМе, бухгалтеры доверяют отражению в системе наличия первичных документов. Получился удобный функционал по контролю за движением первичных документов. Хотелось бы внести много нового, задумки и идеи есть и были, но: во-первых из-за перехода на новую версию прикладного решения все доработки прекращены; во-вторых по всей видимости из-за перехода придётся отказаться от текущей архитектуры и возможно частично интерфейсной части. На момент написания статьи планирую реализовать функционал «Дорожной карты» на типовом функционале «1С:Документооборот».