Чек-лист: Что нужно для успешной организации конференции по 1С в своем городе

Перед тем, как перейти к инструкциям, расскажу немного предыстории – кто я, что меня сподвигло задуматься о проведении конференции и благодаря чему это мероприятие состоялось! Обещаю читателя не утомлять 😉 

Кто я?!

В сферу 1С я попал еще будучи студентом 4го курса – пришел без опыта работать в местный франч (лидер местного Владимирского рынка). Я отработал там порядка 10ти лет и прошел путь от стажера до заместителя директора по развитию. На инфостарте я зарегистрирован с 2007 года, поэтому когда в 2012 году прочитал новость о первом IE, мне очень захотелось его посетить. Договорившись с работодателем, я приехал на это грандиозное мероприятие и был сильно воодушевлен! В то же время мне в голову закрался вопрос – «А почему бы не провести аналогичную встречу, пусть не таких масштабов, но у нас во Владимире?!». Я обсуждал эту идею с коллегами, но были сомнения, опасения и не было инициативы и поддержки. Поэтому идея продолжала быть всего лишь у меня в голове, обостряясь с каждым посещением инфостарт-эвента. )

Переломный момент случился на крайнем инфостарте – в 2024 году. Оказалось, что из Владимира там было порядка 10-15 человек (это только те, с кем я общался)! И за совместным с коллегами-земляками обедом в ресторане с видом на «Аврору» я в очередной раз озвучил свою идею встречи в нашем городе. В этот раз было больше согласных, чем сомневающихся. Но по привычке, после приезда домой, я задвинул эту идею в дальний ящик… 

Каково было мое удивление, когда спустя некоторое время мне «прилетел» от коллеги вопрос типа «ты говорил что-то про организацию встречи 1С-ников? давай сделаем?!». Надя, спасибо тебе! )

И мы вместе взялись за организацию мероприятия для 1С-ников в нашем городе. Мероприятие прошло 30 марта и сейчас могу с уверенностью сказать, что прошло оно успешно! Более того – мы будем продолжать его проводить, при этом пробуя разные форматы! 

Ну а теперь с радостью делюсь с Вами тем, что было необходимым для организации и проведения встречи 1С-ников! )

Что необходимо?

Идея и цель

Я придерживаюсь рационального мнения, что у каждого действия должна быть цель и центральная идея, которые будут двигать процесс. У меня не было мысли заработать на конференции. Хотелось создать культуру «теплых ламповых» встреч 1С-ников, на которых люди будут знакомиться, делиться своим опытом, знаниями и помогать друг другу. 

Ни в коем случае не навязываю никому свою точку зрения – каждый волен выбирать себе свои цели (личностные, финансовые, общественные, …), но главное – обязательно должно быть то, ради чего вы это будете делать! )

Бюджет

Без денег никуда… Мы понимали, что дело это затратное и не окупится в денежном эквиваленте для нас никак. Поэтому мы договорились о психологической планке финансовых затрат – по 20 000 рублей с человека. Итого – максимум 40 000 рублей. Скажу честно: были мысли привлечь спонсоров. Более того, поступало несколько предложений о спонсорстве. Но мы для себя решили, что мероприятие должно быть независимым и придерживаемся этой линии и сейчас!

Читайте статью до конца – я напишу во сколько по факту нам обошлось проведение конференции )

План-график

Без наличия плановых сроков завершения очень легко протянуть даже с самой простой задачей. Уверен, что каждый из вас с этим согласится, опираясь на свой опыт 😉 А качественная организация мероприятия – дело отнюдь не простое. Поэтому план-график просто необходим! Мы его сделали и даже старались придерживаться! )) Не скажу что это у нас прямо здорово получалось, но наличие перечня что надо сделать и примерных сроков позволило нам ничего не упустить из вида!

Название и логотип

«Как корабль назовешь, так он и поплывет»! Было много копий сломано на этом шаге. Попробуйте-ка придумать название встрече 1С-ников, которое будет носить смысловую ассоциацию и будет нравиться! ) Вариантов было девять. В итоге победил десятый! )) Оазис – место, где можно отдохнуть от тяжелых будней и расслабиться! ))

Кстати по этому поводу предлагаю «похоливарить» в комментариях! Давайте обсудим – насколько важно название? Или главное – наполнение? )

Рисование в виде набросков я очень люблю. Поэтому достаточно легко набросал карандашом свое видение логотипа, а дизайнер привнес свой профессиональный взгляд и оформил несколько вариантов логотипов. Нам осталось выбрать финальный вариант, который будет украшать наш клуб! )

Формат

Вообще, изначальная цель предполагала клубный формат. Но мы понимали, что «клубу» надо с чего-то зародиться. Поэтому было принято решение организовать однодневный семинар/конференцию. Но в то же время, было желание с самого начала закладывать участникам мысль о «клубности» мероприятия. Как мне кажется, это в итоге сыграло нам в минус – на призыв «приходи на первую встречу 1С-ников во Владимире» люди реагировали неохотно. Гораздо с большим желанием люди записывались на «семинар».

Но это не точно! ))

Спикеры

Очень важная составляющая семинара/конференции – это спикеры! Многие участники различных мероприятий приходят с целью «послушать и увидеть "вот этого человека", а заодно и другие темы посетить». ) Мы не ждали от 1С-ников волшебства… В то же время не были готовы нанимать именитых спикеров по финансовым соображениям. Тут нам помогли друзья и знакомые! С кем-то из спикеров работали раньше, с кем-то – сейчас, конечно же договорились выступить сами. Ну и заслуга инфостарта тут тоже есть – благодаря эвентам я познакомился с Александром Беловым, который охотно согласился приехать и выступить на нашем мероприятии! Каждому спикеру говорю отдельное Спасибо! )

Думаю, что каждый из вас имеет в своем окружении не одного человека, которые могут поделиться с коллегами чем-то интересным! Не стесняйтесь предлагать им поделиться этим опытом! Найти людей, обладающих ценным опытом в нашей сфере достаточно легко и, как правило, все они достаточно лояльны к интересным предложениям! )

Темы

Спикеры – важно, а еще важно и то, о чем они будут рассказывать! При выборе тем опирались на то, чтобы они были актуальными и попадали в целевую аудиторию. В то же время хотелось сохранить индивидуальность и эмоции в каждом докладе. Поэтому было решено подобрать каждому докладчику комфортную тему (экспертную, но не оторванную от реальности) и не навязывать стуктуру, наполнение, шаблоны презентаций. Всем было озвучено стандартное время выступления – 30 минут + 15 минут для ответов на вопросы. Было внутреннее ощущение, что идеально сделать не получится, поэтому решили регулировать длительность докладов «по месту».

В итоге темы поделились на «профессиональные» и «личностные», а одну из тем оформили в виде баттла – «удаленная работа против работы из офиса». На мой взгляд, получилось достаточно живо и интересно! )

Площадка для регистраций

Когда определены формат, спикеры, и темы, необходимо обеспечить возможность людей записаться. Мы рассматривали разные варианты – свой сайт, группа в ВК, «встреча» в ВК, сайты мероприятий.

В итоге, так как изначально планировалось сделать мероприятие регулярным, решили сделать свой сайт со своим доменным именем. Оказалось что есть классный конструктор сайтов (https://tilda.cc), который позволяет настроить все очень быстро. Рекомендую!

Также решили в параллели запустить встречу в ВК – для большего охвата аудитории ) В итоге это сыграло с нами злую шутку, но об этом позже )

Реклама

Конечно, очень хотелось чтобы на наше мероприятие пришло как можно больше 1С-ников! ) Поэтому мы использовали несколько каналов продвижения: реклама на инфостарт, реклама в ВК, рассылка по е-мэйл, персональные приглашения в ВК и реале )

Небольшие комменты по каждому каналу.

Инфостарт. Я запустил баннер с таргетингом по региону (за $m). Оказался очень плохой выхлоп по причине того, что у нас в области очень мало провайдеров с местными IP. В основном — московские и нижегородские. А принадлежность к региону (как выяснил у техподдержки) на инфостарте определяется по IP. 

Реклама в ВК. Покупали рекламу в профильных группах с таргетингом по региону. Могу положительно отозваться – канал привлечения работает достаточно хорошо. Только вот групп профильных очень мало…

Рассылка по е-мэйл. За время работы в сфере 1С, у нас накопилось немало контактов. Это и бывшие коллеги, и соискатели, которых собеседовали во франч, и знакомства с различных мероприятий, и клиенты, и кто-то еще. Всем им были отправлены письма при помощи сервиса рассылок (https://sendpulse.com). Очень удобно и действенно! )

Персональные приглашения. Приглашали знакомых — лично, незнакомых находили через ВК и отправляли пригласительные сообщения. Старались делать это максимально ненавязчиво, но бывало встречали откровенное хамство в ответ… Мою коллегу это очень расстраивало 🙁 

В итоге, самый действенный канал – это «сарафанное радио». Но пренебрегать другими видами рекламы я бы не стал! )

Подарки

Мы решили сделать приятный сюрприз спикерам – подарить им по полотенцу с логотипом Оазиса ) Также договорились устроить розыгрыш трех полотенец между участниками. Получилось красиво, весело и памятно! )

Место проведения

Место очень важно! Надо чтобы оно было достаточно просторным, светлым, оборудовано необходимым, позволяло провести кофе-брейк, желательно чтобы был отдельный вход и место для одежды.

Мы рассматривали несколько вариантов, а остановились на оптимальном с точки зрения затрат и оснащения. Зал был достаточно большим, чтобы комфортно вместить до 40 человек; имелось отдельное пространство для кофе-брейков. Вместо проектора с экраном был большой телевизор, микрофоны с аудио-системой отсутствовали. Но это компенсировалось низкими потолками и небольшим расстоянием от последнего ряда до выступающего. Также благодаря этому создалась уютная аура клубного общения – когда для того чтобы тебя услышали, не нужен микрофон.

Фоторепортаж и видеосъемка

Здорово, если у вас останется репортажная съемка с мероприятия. Хорошо, если будет сделан промо-ролик. Еще лучше, если у вас будет видео запись докладов и онлайн-трансляция. И самый шик – когда у вас есть все это вместе!

Я договорился о фотосъемке на первую половину встречи. Хотели с оператором сделать промо, но не удалось. С видео тоже все не просто – читайте ниже.

Расходники

Ну и конечно же не забыть уделить внимание мелочам! )

• Ручки, блокноты для записей.
• Программа мероприятия, информация о спикерах – обязательно в электронном виде, доступная участникам для скачивания. Некоторое количество можно напечатать и разложить по залу в печатном виде.
• Бэйджи – на шнурке, чтобы не повредить одежду участникам. Сами вкладыши печатал на своем принтере и резал сам – позволило сэкономить. Макет рисовал в paint.net, сделал небольшое отличие между участниками, спикерами и организаторами )
• Кофе-брейк – бутерброды, печенье, чай, кофе, сахар, тарелки, стаканчики, ложечки, пакеты для мусора. Бутерброды делали сами — опять же, для экономии )

 

Вроде бы постарался ничего не упустить. Но рассказ будет не полным, если я не расскажу о том, что было упущено или можно было бы сделать иначе. Поэтому следующая тема… 

Фэйлы

Отказ докладчика

У нас случился. Не сказать, что меня это выбило из колеи, но я был к этому не очень готов ) Такую ситуацию надо предвидеть и иметь «план Б». У меня он был сформирован частично. Пришлось «по месту доработать напильником» и в результате нашли двух спикеров! ) Более того, оказалось что некоторые из зарегистрированных участников тоже были готовы выступить. Поэтому обязательно предусмотрите «план Б»! Это может быть рассылка в духе «у нас отвалился один докладчик, займешь его место?» )) 

Плохая регистрация

Сюда отнесу сразу три момента.

Первый – при создании сайта я упустил из виду отправку уведомления об успешной регистрации на почту участника. Это плохо! Были и жалобы, и повторные регистрации, и звонки типа «я отправил заявку, но мне ничего не пришло… Все нормально?!».

Второй – это отголосок того, что регистрации у нас было две — в ВК и на сайте. Пришлось сводить список участников вручную и не всегда получалось однозначно определить кто есть кто… 

Третий – использование «встречи» вместо «группы» в ВК. Логичнее было создать группу, в которую будут вступать участники клуба, и отдельно – встречу под конкретную дату. Если группу создавать сейчас, то вполне вероятно, что кто-то из участников «потеряется».

Финальная рассылка

Мы просто не сделали финальную рассылку с напоминанием о мероприятии. Никогда так не делайте! Обязательно напомните всем участникам о мероприятии, а если есть возможность – сделайте это голосом, позвоните! Я думаю, что если бы мы сделали это, то пришедших было бы больше.

Фоторепортаж и видеосъемка

Мы думали об этом, думали… И не придали значения… А оказалось, что это очень важные моменты! Именно при помощи видео и фото можно популяризовать мероприятие в дальнейшем! Спасибо большое одному из участников – он предложил использовать его телефон для трансляции мероприятия в режиме онлайн. Эти же видео были потом использованы для нарезки видео докладов. Андрей, спасибо тебе огромное! )

Уделите этому особое внимание – это будет визитной карточкой вашего мероприятия! ) 

Проверка докладов

Мы ее не делали как таковую… Даже те доклады, которые присылали на проверку, мы не проверяли. Конечно смотрели, но больше из интереса, чем чтобы что-то поправить. И в принципе все получилось здорово… Кроме баттла ) Оказалось что оба спикера подготовили темы очень полно и сильно перекрывали друг друга. Поэтому доклады были затянуты и повторяли друг друга во многих моментах. Тем не менее, у нас получилось вырулить ситуацию на позитив! Тут отдельное спасибо аудитории – участники активно вливались в беседу, отвечали и задавали вопросы. ) 

В будущем же скорее всего будем вводить какую-то проверку докладов, так как есть подозрение, что в «первом эшелоне» спикеров участвовали очень активные, мотивированные и самоорганизованные люди, которым не требуются подсказки и проверки. Но это не точно! )))

 

Итоги

Небольшую статистику по мероприятию привожу на картинках:

 

Ну и конечно же, как обещал – итоги по финансам. Организация мероприятия нам обошлась в 28 804 рубля. Для справедливости стоит отметить, что за разработку логотипа, фотосъемку и печать бэйджей мы не платили. Дизайнер и фотограф — мои друзья, а бэйджи печатали и резали сами ))

В завершение хотелось бы отметить, что организация подобных мероприятий востребована, интересна, и в то же время сложность её относительна. Поэтому призываю вас – всех кто задумывался или задумался об этом – берите и делайте! Если есть вопросы – пишите, помогу чем смогу! )

Если же у вас есть опасения по поиску спикеров, сложности организации или финансовым расходам, не превращайте их в препятствия! Есть компании, которые заинтересованы в создании таких мероприятий, и они готовы помочь в этих вопросах!

Давайте все вместе сделаем наше сообщество еще больше, еще активнее и еще дружнее! ))

 

Ссылки

Группа в ВК -> https://vk.com/oaz1c

Сайт клуба -> https://oaz1c.ru/

Видео докладов -> https://vk.com/videos-174279811?section=album_3

Презентации спикеров –> https://vk.com/docs-174279811

 

Спасибо! =)