Если перед Вами стоит задача перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1, я попробую облегчить Вам жизнь этой статьей.
Итак, мои вводные: середина ноября, с января работаем только в 3.1, весь текущий год работали в двух программах одновременно (я – кадровик и базу буду пользовать по прямому своему назначению). Должна сказать, что я еще ни одной операции не провела два раза, а меня уже бесила эта необходимость, потому что это обязательно закончится ошибками, которые будут появляться. Поэтому совет первый: не работайте в двух базах одновременно – это плохо. Лучше тщательно подготовить все области учета и за два дня (ну за неделю максимум) все сделать.
Считается, что переходить лучше с нового года и я с этим в принципе согласна, только в конце года у бухгалтеров без моей базы гора проблем, так что я исхожу из того, что данные для расчета зарплаты так или иначе базируются на параметрах кадрового учета – штатном расписании, табеле учета рабочего времени и пр.. На практике это значит, что кадровику вообще все равно, когда переходить на новую версию, а вот расчетчику зарплаты и формирователю отчетов важно, чтобы налоговый период был закрыт. То есть семь из десяти, Вы будете делать это с начала очередного года.
Замечу, что такой переход – отличная возможность проверить некоторые ваши ключевые документы.
Сами операции я описывать не считаю необходимым – подробных пошаговых инструкций полно, это вы и без меня найдете, а вообще для этого есть специально обученные люди. Скажу лишь, что предложено два метода переноса данных: полный – когда перенесутся все документы из старой базы и упрощенный – когда переносятся только данные регистров и справочники. Упрощенный и на мой взгляд, и на взгляд программистов, лучше, однако, есть ситуации, когда уместен полный – исходить надо из вашей конкретики.
Я же этими рекомендациями хочу дать моим коллегам внятную (более или менее) последовательность действий, которую они по необходимости могут скорректировать. Сначала дам последовательность, потом поясню почему так.
- Проверяем фактическое штатное расписание на соответствие действительности
- Проверяем проведение документов
- Проверяем полноту и правильность введенных персональных данных работников
- Проверяем корректность введенных в 2.5 графиков работы
- Выполняем перенос данных из 2.5 в 3.1
- Проверяем штатное расписание
- Проверяем графики работы
- Проверяем, чтобы корректно перенеслись остатки отпусков и стажи работы
- Проверяем корректность перенесения персональных данных
Итак, мы идем от принципиально важных локальных нормативных актов к оперативной работе, а так же от корректных данных, которые мы будем переносить с помощью механизмов, предложенных нам разработчиком.
То есть первым делом мы проверяем наше штатное расписание. Если еще на этапе работы в «старой» базе нашлись несоответствия – правим прямо в 2.5.
Затем мы проверяем, что все приемы, переводы, увольнения, отпуска, больничные листы, табели учета рабочего времени, отпуска по уходу за детьми, документы расчета и выплаты зарплаты и любые другие документы, предусматривающие именно проведение, которые я могла забыть, корректно заполнены и проведены.
После этого мы просматриваем данные по работникам: номера и серии паспортов записаны в правильном формате (с пробелом), адреса в корректном отображении (без С-Пб и т.п.) и прочие подобные «форматные» недочеты отсутствуют. Я должна отметить, что, если есть что-то некорректное, править придется в любом случае, так что можете сделать это и после перехода, если источники данных у вас под рукой и они актуальны.
Потом идем в графики работы. Если у вас пятидневка, по которой все работают – вам повезло и этот шаг можно пропустить. Если же у вас есть сменная работа, суммированный учет рабочего времени и тому подобные экзерсисы, обязательно проверьте, что все заполнено правильно. Опять же, править придется в любом случае, не пожалейте пять минут на исправление в привычном формате базы.
Перенос обычно выполняют программисты – вам остается только нервничать и ждать.
Данные перенеслись, мы получили новую базу, набитую данными. Первым делом идем смотреть, что штатное расписание перенеслось корректно. Обратите внимание, что механизмы его создания и коррекции в 3.1 отличаются от тех, что реализованы в 2.5. Это значит, что, во-первых, проще будет вывести печатную форму и проверить по ней, что все правильно в результате, а потом уже копаться в новой штатке и смотреть что там и как работает. Если что-то перенеслось не так, как должно быть – меняем.
Потом идем смотреть графики работы. Тут все больше похоже на привычное, но все равно внимательно проверяем, что все правильно и часы сходятся.
После этого проверяем остатки отпусков и стажи работы. Этот момент – момент истины. Для проверки хватит просмотреть пять-семь человек и если у них все правильно, то и у остальных тоже все более или менее правильно. Но если хоть у одного нашли ошибку – проверяем потоково всех. Лучше это будет единственная ошибка, чем вы в процессе работы ее не заметите.
И уже в последнюю очередь проверяем персональные данные. Как раз они всегда переносятся нормально, но проверить десять человек ничего Вам не стоит, а душа спокойна.
Практический совет: начните готовить переход в конце октября, ориентируясь на следующий год. Если смотреть на последовательность действий, получается: все проверки до переноса данных – график отпусков, графики работ и вот это вот все, что вы заводите сразу в 3.1 (и ничего вам за это не будет) – перенос в последний рабочий день – проверки после переноса – работа. Пока расчетчик и остальные люди страдают над закрытием года, вы спокойно все проверяете, правите и начинаете работать.
Я никак не задела во всем этом проверку налогов, взносов и вот этого всего. Потому что, либо в 2.5 все было корректно, и оно так и перенесется, либо и там были многочисленные ошибки, которые тоже перенесутся и править их придется в вручную.
При этом, если та часть, которая делопроизводство, создана и перенесена корректно, то есть все реестровые записи или документы (сообразно методу переноса) введены корректно, то текущий расчет зарплаты никак не пострадает, а соответственно и налоговый учет тоже.
Наконец, в версиях баз данных разные не только интерфейсы. По сути 2.5 и 3.1 – это разные программные продукты и логика у них разная. Поэтому, если есть время и возможность и тот, кто ведет делопроизводство, и тот, кто рассчитывает зарплату с налогами, и тот, кто делает отчеты, должны сесть и поковыряться в новой программе – в пустой базе, которая не станет потом рабочей, эдакой кошке для тестов, если угодно: заполнить штатное расписание, создать самый популярный на вашем предприятии график работы, завести физическое лицо, сотрудника на его основании, выполнить прием на работу, сделать табель учета рабочего времени, начислить зарплату – как за первую половину, так и за полный месяц, выплатить ее, отправить нашего работника в отпуск, завести ему больничный лист, выплатить все это счастье, перевести его на другую должность (заодно ввести новую позицию штатного расписания), отправить работника в отпуск по беременности и родам, потом в отпуск по уходу, назначить и выплатить положенные пособия и, наконец, взять на его место нового – временного. После всего этого создать пробные отчеты в фондах, чтобы посмотреть откуда что берется, без огромного массива данных.
Я умышленно так подробно описала эти операции: во-первых, они стандартные и частые, во-вторых, покажут логику новой для вас программы, все обязательные данные для тех или иных расчетов, помогут вникнуть в то, как это работает. Не игнорируйте эту тренировку с 3.1 – два-три потраченных часа на то, чтобы попробовать, не справиться, погуглить и справиться стоят сотен рабочих часов, которые они вам сберегут. Если все проделали, а время еще осталось – поковыряйтесь в отчетах и их настройках, посмотрите, что можно настроить такого, чего нет в 2.5 (оно точно есть).
Наконец, отмечу, что в моем случае в 2.5 на старте были ошибки (в довольно большом количестве и не только в персональных данных, но и в ключевых настройках), так что почти все время перехода на 3.1 (полтора месяца) я потратила на их поиск и устранение. Оно того, определенно, стоило, хотя остались мелочи, которые я правлю по ходу работы – они не так принципиально важны, как корректное штатное расписание.
Время – для многих фактор решающий. Если очень страшно не успеть все проверить и исправить до конца года, начинайте в октябре. Так вы сможете, не отрываясь от основной работы, в спокойном режиме массово все проверить и исправить. Если вы в себе уверены – я сделала все за пресловутые полтора месяца, с учетом вступления на новый участок.
Совет: не надо вешать на программистов все. Они могут (некоторые) разобраться в вашей работе и сами все проверить, но это не то, ради чего они тут собрались. Не надо так.
Еще совет: не стоит бояться. Вот руку на трудовой кодекс положа: ничего реально непоправимого сделать не получится, особенно если у вас под рукой есть постоянный администратор базы (который следит за правами в программе, в частности).
Последний совет: не пытайтесь объять необъятное. Проверить вообще совсем все у вас точно не получится – зуб даю. Исходите из потребностей вашего предприятия. Если у вас, скажем, строгий воинский учет – включите в масштаб проверок его (корректность распределения рабочие-служащие-руководители, данные самого учета и прочее); если у вас научные работники – проверяйте их карточки, и так со всем. Если не можете понять, с чего начинать проверки нужных данных (кроме штатного расписания и графиков – они в любом случае обязательны), сядьте и посмотрите, во-первых, куда вы сдаете отчеты и проверьте данные для фондов (кроме ФСС и ПФР), во-вторых, какие операции вы часто делаете, кроме типовых и проверяйте то, что нужно для них.
Должна заметить, это не первый мой переход (хотя первый такой суматошный) и последовательность эту я вывела из практики нескольких предприятий – она всегда срабатывает.
Я буду очень рада, если смогу этой статьей помочь хотя бы нескольким коллегам, страдающим над вопросом перехода до сих пор и с удовольствием отвечу на вопросы, применимые к вашему конкретному случаю – все же мои рекомендации вышли довольно общие.
Не уточнили сколько сотрудников? Конфигурация типовая?
(1) да, прошу прощения. работников — 230, конфигурация типовая с небольшим количеством внешних обработок (отчеты, которые оставили временно, пока не закончится переход).
Фигня, я из зуп 2.5 на ERP зарплату перевел, при том, что в ERP уже несколько лет велся учет без зарплаты и надо было 4 юр. лица с 4 -мя базами слить в одну, при том что одни и те же физики были в разных базах. А тут простой типовой переход и целая статья родилась.
(3) Попросите ваших кадровиков написать статью для инфостарта.
(4) Я сам лучше напишу, если посчитаю, что это достойно статьи. Весь переход делал сам без участия всяких «кадровиков», уже год ведем учет — полет нормальный.
Просто надо знать программу с двух сторон и как программист и как консультант, тогда перевод учета не будет казаться чем-то выдающимся.
(5) Вообще статья подразумевает под собой рекомендации заинтересованным пользователям, а не программистам/консультантам — в этом ключевая разница. Считаете, что можно лучше? В чем проблема, напишите…
(5) Рекомендация пользователю — найти квалифицированного программиста, который знает программу с двух сторон к сожалению не подходит.
Вы хотите сказать что ваши пользователи могут ответить своему руководителю или преемнику только что-то вроде «приходил мальчик/дядечка, что-то нажал и все работает просто замечательно (только пусть больше не приходит)»?
Квалифицированный перевод программы должен проводить не бухгалтер, а аттестованный специалист-консультант по внедрению. Простой бухгалтер, даже после самых крутых курсов никогда сам не переведет корректно! Разве что если все сотрудники на обычном окладе.
Для консультантов статья не актуальна.
(8) Чем по вашему отличается квалифицированный перевод программы от неквалифицированного?
Любой работодатель в принципе заинтересован платить за неквалифицированный труд, если разницы нет и квалифицированное обслуживание не входит в стоимость приобретенного ПО.
(3)Где ваша статья? или сил хватает только пальцы гнуть?
Автор сделал отличную статью-шпаргалку для перехода, ему + точно
слишкаммногобукв
Квалифицированный — значит, что все будет О.К. А работодатель, который хочет заплатить меньше в итоге всегда заплатит больше!
Не зная тонкостей программы, о которых в мангалах не написано никакой бухгалтер ничего не запустит. Или будет все вручную править, включая отчеты по НДФЛ.
А если учесть, что идет непрерывное изменение методики работы программы + в ней огромное количество ошибок, то сами понимаете….
Хорошая инструкция, если ее рассматривать как _инструкцию для кадровика-пользователя_
Не более того
За плечами проект перевода холдинга (50 юрлиц, 4500 сотрудников, очень и очень не типовой зуп). Переводили остатки на год+обороты за 8 месяцев(переход был в августе)
Самые большие проблемы не с кадровым учетом (хотя там чудес хватает), а с НДФЛ и взносами
(13)Вот да, НДФЛ уже неделю правлю, вроде завтра доделаю разбивку по регистрациям, ОКТМО/кпп и вот это всё (перенос полный, база нетиповая — доработки были как раз в учете договоров и ОКТМО). Вы мне месяц назад подсказывали с территориями. Алена, поделитесь опытом, если в регистре расчетов с бюджетом нет кодов дохода, не заполнен сотрудник и какая-то фигня с видами перечислений по гпхашникам — есть смысл править?
Сверка страховых мне только предстоит.
Начисления решила просто обороты смотреть по регистрам расчета.. а теперь сижу и думаю, а вдруг умная 1Сина решит что кому то недоплатили и доначислит…
1800 сотрудников на данный момент, за период ведения зуп 2.5 в базе заведено более 9к сотрудниеов. штатку еще не приводила в порядок и пока думаю как это сделать безболезненно
Править базу 2.5 не решилась, в зуп 3.1 правки в регистры накопления делаю напрямую програмно. Очень смущает что при переносе данных сформировались движения по некоторым регистрам(например по пфр) а в документе «Перенос данных» эти регистры не видны, видно только из таблиц регистра.
(14) Чтобы не мучаться с ручными корректировками регистров, попробуйте перенести только данные учета НДФЛ повторно. Это делается через помощник перехода по кнопке «Настройка».
Хочу поделиться своим опытом. Переходили в конце 2017 года. Конфигурация стандарт, но систем расчета зарплаты много — все, что можно придумать. Начисления перенеслись очччень плохо. Вычищали ошибки весь четвертый квартал: Октябрь — на обнаружение, ноябрь — на исправление (т.е. замену тех, которые считались неправильно), декабрь — контрольная проверка. Совет: проверяйте сложные расчеты, расчеты с доплатами процентом от оклада, особенно у тех, кто работает на графиках с суммированным учетом времени. Обратите внимание на совокупные ставки. В некоторых случаях происходит подмена ставки на совокупную, особенно, когда много доплат, рассчитываемых процентом от ставки. Ну и НДФЛ, конечно, от этого не уйти.
(14) Если не собираетесь сдавать по этому периоду отчетность, то попробуйте оставить и не править. Но мы правили весь 4 квартал, чтобы 2-ндфл сходилась. 6-ндфл смотрели, чтобы хотя бы в деньгах сходился 1-й раздел. Вообще с НДФЛ очень много работы было. Со страховыми — почти все сразу сошлось.
Чем плохо то ? Так вы гарантированно рассчитаете з/п сотрудникам вовремя.
А если в ЗУП 3.1 что-то пойдет не так — то что будете делать ?
Я бы еще добавил быть готовым к бугурту со стороны пользователей, которые вдвоем на автоматизме успешно начисляли, выплачивали, отражали все операции на 1000 человек, а в новой ЗУП не понимают многих вещей (даже после обучения), нервничают, что не успеют с зп, НДФЛ и, соответственно, проклинают вас/начальство/всех до кого дотянутся всеми возможными способами.
Заодно не забудьте на 1-2 разработчиков поставить дыру в проджекте или где вы там планируете ресурсы на первый месяц эксплуатации.
Мда… Ладно налоги сами переносятся нормально, а с вычетами иногда бывают проблемы.
Может быть с испольнительными листами ситуация уже исправилась, но раньше были ошибки, когда одному сотруднику их несколько раз меняют.
А как же плановые начисления и удержания?
а где сверка среднего? я при переходе сверял средний в 3.1 и тот что сам выводил по таблицам в 2.5
и часто оказывалось что бухгалтера неправильно считали базу в 2.5.
Так в 2.5 вы легко исправите базу начисления настройкой, а в 3.1 это таблицы с данными.
С переносом регистров взаиморасчетов и ЗП к выплате там просто абзац.
Считаю что сверять нужно просто все.
(14) в смысле не заполнены физики? плохо конечно, как соберете кто и за что
остальное уже второстепенно
Извините за глупый вопрос, но хочу знать ваше мнение:)
Бытует мнение, что ЗУП 3.1 еще сыроват и пока есть возможность — лучше работать на 2.5 (КОРП). Скажите, насколько это соответствует действительности?
У нас почти типовой ЗУП 2.5, суммированный учет рабочего времени, графики. 10 юрлиц, 1000 сотрудников. Уважаемые лица-франчайзи сказали пока подождать «зрелости» 3.1.
(22) Зуп 3.1 конечно сыроват
Но, на мой взгляд, если реально все практически типовое, то можно переходить на 3.1
Главное не спешить обновляться на новые релизы
Тем более 2,5 не поддерживается больше (или у вас корп?)
Выполнили переход с 2.5 на 3.1 в начале января 2019.
Возникли вопросы, например, п.8 из статьи «Проверяем, чтобы корректно перенеслись остатки отпусков и стажи работы» — как проверить?
Бухгалтер, открыв ЗУП 3.1, говорит «не вижу никаких начислений, ничего не перенеслось, катастрофа». Где смотреть эти остатки никто не знает.
Вторая проблема: не перенеслись сотрудники уволившиеся в середине 2018 года, но по ним нужно сдать отчёт ПРФ СТАЖ. Выходит, этот отчёт не получится сдать из ЗУП 3.1? Но, говорят, поменялись формы, так что из старого ЗУП 2.5 тоже не получится сдать?
Нам точно требуется консультант-внедренец, своими силами ничего не понятно.
(23)
ДА, именно поэтому перешли на версию КОРП. Спасибо за ваше мнение.
(24)
может они скрыты просто?
(24) отпуска: берем работника, считаем количество дней отпуска, совокупно положенных ему с даты трудоустройства, вынимаем из них дни фактически отгуленного отпуска и получаем остаток (он может быть и отрицательным). потом смотрим в базе что туда перенеслось (открываем сотрудника — печать — остатки отпусков). если данные совпадают — поздравляю, сошлось. если нет — перепроверяем ручной расчет и если опять не сошлось — вводим остатки вручную и идем проверять следующего по той же схеме. в интернетах полно автоматизированных калькуляторов для подсчета и совокупных дней, и остатка.
стаж: берем трудовую книжку работника и считаем фактически отработанное время. тут механизм самого расчета сложнее, но бухгалтеры его обычно знают (если нет — интернет в помощь: там и подробности о ручном расчете и калькуляторы для подсчета). сличаем то, что получилось с тем, что в программе (открываем сотрудника — трудовая деятельность — в этом разделе стажи). если сошлось — поздравляю. если нет — перепроверяем ручной расчет и если опять не сошлось — вводим остатки вручную и идем проверять следующего по той же схеме.
что она открывала и что она не видит? можно просмотреть начисления в отчете «сводная начислений и удержаний» (его два варианта), в расчетных листках и массе других мест. каким методом выполнили перенос — с документами или нет? если нет, то она в начислений, в смысле документов «начисления» и не увидит — так было задумано.
согласна с ben19791010 — скорее всего нужно просто снять в списке сотрудников («скрывать …» — она внизу). отчет попробовали сделать и они не попали? снова мало информации.
(13) именно так она и задумывалась. спасибо!
сколько не переносила, всегда расчетчики попадались более или менее осмысленные: или косяков не много и их легко вычленить, или они известные и «допущенные». предприятия больше 1500 работников ни разу не переводила на 3.1 — буду признательна за опыт 🙂
(18) я пояснила чем плохо — ошибками. ввод в две базы одновременно — это всегда ошибки, абсолютно всегда, особенно, если они были в 2.5.
(19) почти все, чем я нынче занимаюсь — проговариваю с расчетчиком повторно все интересующие ее моменты в призме нового механизма, мы осваиваем новую логику отчетов с огромной горой возможных настроек (универсального отчета она пока боится, но я ее приучу). но вот январь мы начислили и выплатили без потерь, например, потому что все основания для расчета в программе были сразу корректными.
(20) все перенеслось во всех случаях в точности так, как было в 2.5. там где было все правильно, так и осталось плюс-минус лапоть, там где были ошибки в непоправимом количестве, в итоге, свели все остатки и заводили чистую базу с ручным вводом остатков.
(22) на мой предвзятый взгляд (я люблю многие программные продукты 1С), ЗУП 3.1 — лучше 2.5 без вариантов, даже при некоторой сырости продукта, которая действительно имеет место быть.
переход на 3.1 вместе с расширением в КОРП — оптимальный вариант с Вашим разнообразием и если бы Вы пришли ко мне за советом до перехода — это было бы именно то, что я порекомендовала бы.
что касается «работа в двух базах»- плохо, совсем нет 230 сотрудников это ничего, а когда их 3000-4000? и еще зарплату выплачивать надо кроме как работа в двух базах ничего не остается. статья прикольная автор молодец.