Групповое создание документов — счета, акты, счета-фактуры — из Excel файла для "1С:Управление торговлей ред. 11.4"

Общие сведения о решении

Организации  и индивидуальные предприниматели, работающие, как правило, в сфере оказания услуг и выполнения работ, в конце определенного периода (недели, месяца, квартала) сталкиваются с необходимостью создания документов в программе "1С:Управление торговлей" — счета, акты, счет-фактуры. А так же последующая групповая печать и рассылка счетов и закрывающих документов (ТОРГ-12, Акт, Счет-фактура, УПД и др.). При этом в течение указанного периода информация может накапливаться и учитываться в любом внешнем источнике, но в конечном счете может быть выгружена в Excel. 

Предлагаемое решение решает все указанные задачи в программе "1С:Управление торговлей ред.11.4":

•   создание документов,
•   рассылка документов
•   групповая печать документов

 

 Источником информации для массового создания документов является Excel файл, который содержит информацию об оказанных услуга и выполненных работа за указанный период.

Практика внедрения процедуры группового создания документов в "1С:Управление торговлей" показывает, что компании, которые многие месяцы и годы тратили до трех дней для закрытия месяца и выставления счетов своим клиентам, после внедрения процесса массового создания документов, стали тратить на это максимум до двух-трех часов.

 

Описание функционала

Для более наглядной демонстрации рассмотрим пример из реальной жизни.

Например, наша (или Ваша) компания ООО "курье-экспресс-доставка" в течение месяца выполняет заказы клиентов по отправке корреспонденции, грузов, посылок.

В конце месяца необходимо сформировать пакет документов счет+акт+счет-фактура (или счет+УПД) и направить клиентам.

В течение месяца вся оперативная информация ведется в какой-либо системе (или даже в нескольких, что очень характерно для служб доставки), а в конце месяца все данные сводятся (или могут быть сведены) в один Excel файл примерно следующего вида

   

Как мы видим в файле по колонкам указана информация о выполненных отправках (доставки посылок, корреспонденции).

Примечание! В общем случае в таком виде может быть представлена абсолютно любая информация об оказании услуг, выполнении работ, доставки грузов. Вы можете использовать данный механизм по своему усмотрению применительно к своей отрасли и специфике деятельности

 

Далее мы заходим в программу "1С:Управление торговлей ред. 11.4".

В разделе  "Продажи"  заходим в дополнительные обработки и выбираем "Формирование документов из Excel файла"

 

 

Открывается окно обработки создания документов, в котором необходимо указать:

• Организацию 
• Месяц, за который формируются документы. Все документы будут сформированы на последнее число указанного месяца
• Год
• Номенклатура, которую необходимо указать в документах в табличной части
• Характеристика, выбранной ранее номенклатуры (если характеристики используются)

 

 

Следующим действием выбираем файл Excel с детализацией выполненных работ, оказанных услуг (в нашем примере — выполненных отправлений).

При выборе файла выполняет его чтение и обработка. 

Примечание! При чтении файла из него выбираются только те строки, в которых значение даты в поле Дата соответствует месяцу и году установленному на форме обработки. 

Результат обработки загружается в таблицу как показано на рисунке

 

 

На этом шаге важно проверить:

 1. Все данные из файла попали в правильные колонки, т.к. мог сбиться порядок полей в Excel 

 2. В поле "Заказчик" табличной части обработки заполнено значение клиента и заполнено правильно — поиск в "1С:Управление торговлей" выполняется по наименованию из Excel. При необходимости это условие можно изменить путем внесения доработок

При необходимости Вы можете вручную добавить строки в табличную часть и заполнить их, а не загружать из Excel

 

Обращаем внимание, что колонка "Реализация" пустая. В этой колонку будет заполнена ссылка на созданный документ "Реализация товаров услуг". 

Для его формирования нажимаем кнопку "Сформировать документы"

Программа по каждой строке табличной части будет пытаться создавать набор документов — Реализация, СчетФактураВыданный (если продажа облагается НДС согласно учетной политике), СчетНаОплату.

В результате заполняется колонка "Реализация".

Отметим, что создается по одному документу "Реализация товаров и услуг" на каждого клиента в текущем месяце. Т.е. если клиенту были оказаны несколько услуг в течение месяца (как в нашем примере несколько доставок), то будет создана одна реализация.

Примечание! При повторном чтении Excel файла программа определяет существует ли документ согласно заданным критериям и если есть, то заполнит колонку "Реализация".  Такая проверка позволит избежать повторной перезаписи уже созданных документов в случае если процедуру создания документов необходимо повторить несколько раза в случае, например, корректировки данных. 

 

Если Вы откроете созданный документ "Реализация товаров и услуг", то на первой вкладке увидите комментарий, который говорит о создании документа.

 

В структуре подчиненности Вы можете увидеть документ "Счет на оплату"

 

Следующим шагом Вы можете автоматически создать и прикрепить к каждой реализации файл детализации со списком оказанных услуг (в нашем примере это список отправлений, доставок). 

В результате этой операции в документе "Реализация товаров и услуг" будут присутствовать два Excel файла, которые содержать фрагмент только по данному клиенту и по данной накладной.

 

 

 

Установка в конфигурацию

 Обработка может быть установлена в раздел "Дополнительные отчеты и обработки" и помещена в любую из удобных подсистем. Но Вы так же можете открывать ее в режиме 1С:Предприятие через меню "Файл-Открыть".

 

Установка и запуск

Вы можете самостоятельно установить обработку и начать использовать в работе. 

Либо Вы можете воспользоваться услугами разработчика.

В состав услуг входит:

1. Установка обработки в конфигурацию
2. Консультация и помощь в подготовке исходных данных Вашей информационной базы. А именно — добавление доп. реквизитов; демонстрация ввода корректных значений; 
3. Демонстрация работы с программой, проверка корректности работы
4. Дополнительные консультации в рамках внедрения 

Совместимость с версиями

 

Данная обработка проверена на работоспособность с "1С:Управление торговлей. Ред. 11.4.6.230"

Самостоятельно испытать обработку Вы можете на демосервере перейдя по ссылке Демо-сервере 1С:Управление торговлей В качестве пользователя выбрать DemoUser и пароль 12345.

Далее в разделе "Продажи" выберите "Дополнительные обработки" и в открывшемся окне "Формирование документов из Excel файла". 

Важное замечание! Поскольку демо открывается в режиме вебклиента и обработка требует загрузки внешних данных (Excel файл), то рекомендуем подключаться к демо серверу через тонкий клиент 1С:Предприятие 8.3.13.1513

Но даже если у Вас не получится в демо режиме загрузить внешний Excel файл Вы можете добавить данные в табличную часть и сформировать документы.

 

Приобретение разработки

До приобретения данного решения мы в первую очередь призываем Вас убедиться, что это то решение, которое Вам необходимо. Принять решение Вам поможет демо-версия (как в нее попасть написано ваше).

А так же Вы можете написать нам свои вопросы, описать задачу, которую необходимо решить, и мы вместе с  Вами найдем подходящий вариант решения с помощью предложенной разработки. 

Вполне возможно, что для Вашей бизнес-задачи будет достаточно внести несколько изменений в исходный продукт и он полностью решит Вашу задачу.