Полный контроль действий пользователей в 1С. Учет трудозатрат

Полный контроль действий пользователей в системе программ 1С:предприятие 8

Предлагаемый комплекс доработок типовых конфигураций 1С позволяет фиксировать кто, что и когда изменил в любых документах и справочниках информационной базы, с детализацией:

•Дата изменения

•Пользователь

•Объект (такой-то документ или элемент справочника)

•Действие (создал/изменил/сохранил/провел/отменил проведение/пометил на удаление/удалил)

•Реквизит объекта (например, контрагент из шапки, сумма или количество из табличной части)

•Старое значение реквизита

•Новое значение реквизита

В рамках предлагаемого решения реализован механизм контроля и анализа загруженности пользователей, на основании производимых ими действий в базе.

Для того, чтобы журнал изменений не перегружал рабочую базу данных, в составе поставки разработки «Полный контроль действий пользователей» предлагается отдельная конфигурация, в которую может производиться выгрузка данных о действиях пользователей с помощью OLE-соединения, с удалением этих записей из рабочей базы. 

Реализован механизм внешних запросов из основной рабочей базы к данным по действиям пользователей, хранящимся во вспомогательной базе.

Имеется возможность формировать отчеты о действиях пользователей за период, делать обзор, кто и какие документы делал по конкретному документу, анализировать действия конкретного пользователя, получать сравнительную диаграмму загрузки пользователей.

Таким образом, состав модуля «Полный контроль действий пользователей» входит три отдельных блока:

•Учет действий пользователь

•Учет трудозатрат

•Внешний модуль для хранения данных о действиях пользователей

Код поставки открыт и доступен для изменения. 

Как это работает

Менеджер компании «Джест МСК» Лариса Шапокляк приняла заказ от покупателей на поставку картриджей.

Документ был сохранен и проведен.

Через некоторое время другой менеджер Гарик Плохов случайно или умышленно открыл этот документ, поменял в нем количество в первой строке, добавил еще одну строку и зачем-то поменял ставку НДС.

Он также сохранил и провел документ. Лариса, как внимательный сотрудник, конечно же нашла бы эти изменения и исправила, если бы … ее не уволили после беседы директора с недовольным клиентом, получившим не то, что он заказывал.

Впрочем, такой ситуации можно было бы избежать, если бы в базу 1С, где работают Лариса и Гарик, был бы интегрирован модуль «Полный контроль действий пользователей», ведь достаточно было бы установить отбор по проблемному документу, чтобы увидеть, кто, когда и какие изменения в него вносил, чтобы понять, что Лариса ни в чем не виновата.

И это еще не все возможности модуля «Полный контроль действий пользователей». С его помощью можно было бы легко избежать конфликта с клиентом, потому что каждый сотрудник может формировать отчет, показывающий, кто, когда и как изменял именно его документы

Таким образом, менеджер Лариса сразу бы увидела, что введенная ею заявка была изменена Гариком Плоховым и приняла бы соответствующие меры.

Анализ действий пользователей

Кстати, говоря, действиями Гарика могла бы смело заинтересоваться служба безопасности предприятия! Если установить отбор конкретно по нему в журнале изменений, то станет очевидно, что он поработал не только с документами Ларисы. В частности, журнал изменений показывает, что Гарик поменял количество и сумму заказываемых изделий у одного из поставщиков. Вряд ли он сделал это по ошибке…

Для удобства анализа подозрительных действий пользователей в поставку модуля «Полный контроль действий пользователей» включен отчет «Что менял пользователь чужого», позволяющий увидеть, какие документы и как менял пользователь за указанный период, авторами которых он сам не является.

Контекстный анализ изменений документа

Для удобства использования системы «Полный контроль» реализована возможность вызывать отчет об истории изменений конкретного документа непосредственно из формы документа через меню «Печать». 

В поставку включена внешняя печатная форма отчета по изменениям конкретного документа, которую можно привязывать к любому документу через сервис «Регистрация внешних печатных форм»

Таким образом, получить информацию о всех изменениях любого документа удастся непосредственно из формы этого документа, используя стандартный сервис типовых конфигураций 1С «Печать». 

Планирование загруженности пользователей. Учет трудозатрат.

В основу метода оценки трудозатрат пользователей положена идея, что совокупность действий над объектами информационной базы: создание, редактирование, проведение документа, формирование отчета, новая запись в справочнике занимает некоторое время, и количество таких действий определяет загруженность пользователя на его рабочем месте.

Блок «Трудозатраты» является автономным. На его основании выполняется планирование и оценка загрузки пользователей в продолжении отчетного периода, рассчитывается, если это необходима, персональная сумма оплаты, исходя из плановых и фактических трудозатрат. 

Планирование загруженности пользователей осуществляется в рабочей базе с помощью документа «Трудозатраты»

Обратимся к примеру. Мы предполагаем, что менеджер должен в течение месяца ввести в базу не менее тысячи новых товаров, внести записи, как минимум, о ста новых контрагентов и создать пятьсот заявок на товары и документов отгрузки. Этим нормам будут соответствовать три строки в документе «Трудозатраты».

Для определения каждой нормы мы должны указать: 

•Вид операции

•Объекты, над которыми она выполняется (конкретные документы и справочники)

•Норму или планируемое количество операций

•Период, в который эта норма должна быть выполнена (день, неделя, месяц, квартал, полугодие, год)

•Оценку трудозатрат на выполнение одной операции (часы, минуты, секунды)

•Стоимость, которую получает сотрудник за выполнение одной операции 

На закладке «Пользователи» выбирается список пользователей, для которых установленные нормы должны действовать. Из приведенной схемы ясно, что мы теперь не только можем оценивать загруженность пользователей в любой период времени, но и рассчитывать оплату их работы, в зависимости от выполненных в течение отчетного периода реальных действий.

Список видов операций позволяет создавать самые детальные схемы планирования и учета действий пользователей, от создания объектов до добавления новых строк в документы.

Поскольку работа с различными объектами информационной базы требует разных трудозатрат, то и оценка трудозатрат детализируется относительно различных объектов. Т.е., для работу с каждым объектом можно указывать собственные нормы. При этом, одинаковые нормы могут быть расписаны сразу для группы объектов.

Отчет «Трудозатраты»

Отчет «Трудозатраты» входит в состав модуля «Полный контроль действий пользователей» и является многофункциональным аналитическим инструментом. Он имеет несколько закладок.

Настройка.

На закладке «Настройка» предполагается выбор периодичности формирования отчета с некоторой даты, число периодов, данные по которым войдут в отчет, различные варианты группировок и детализации.

Группировать отчет можно по нескольким видам группировок, в произвольном порядке.

Не смотря на то, что плановые трудозатраты могут быть установлены, скажем, на месяц, отчет можно формировать с произвольной периодичностью: по дням, по неделям, по кварталам, за полугодие и год. Указывая количество периодов, мы получаем возможность сравнивать загруженность пользователей в разные временные отрезки.

Диаграмма

На закладке «Диаграмма» представлено графическое отображение данных отчета, в видже сводной диаграммы. Вид диаграммы определяет пользователь.

Отчет

На закладке «Отчет» формируется отчет в виде таблицы, соответственно указанных на закладке «Настройка»  группировок и детализаций. В детализации может входить число операций, оценка трудозатрат, стоимость.

Итак, модуль «Трудозатраты» сам по себе является достаточно интересной темой для автоматизации, но, входя в состав не менее интересного механизма – модуля «Полный контроль действий пользователей», существенно расширяет его функции и делает применение в работе более многогранным. 

Выгрузка данных в отдельную базу

В поставку «Полный контроль действий пользователя» входит автономный модуль «Полный контроль действий пользователей», позволяющий:

•Забирать записанные данные о действиях пользователей из рабочей базы

•Очищать рабочую базу от скопированных от записей о действиях пользователей

•Формировать запросы о действиях пользователей из основной базы в on-line режиме

Имеется возможность подключения как к файловому варианту информационной базы, так и к базе на сервере.

В автономном модуле содержатся все отчеты, что и в основном. Имеется возможность открытия документа через OLE-соединение из рабочей базы. 

Также в автономном модуле реализован механизм обработки запросов от пользователей  рабочей базы в on-line режиме. Этот режим позволяет в основной рабочей базе, из которой данные периодически выгружаются в автономную, формировать все отчеты, делая запросы к выгруженному журналу действий пользователей в автономной базе. Настройка прав пользователей на возможность удаленного формирования отчетов производится администратором в автономном модуле.

Таким образом, автономный модуль «Полный контроль» является удобным и многофункциональным инструментом, позволяющим анализировать и оценивать работу пользователей информационной базы даже без их ведома. Его применение в работе позволяет полностью разгрузить рабочую базу от сохраненной истории действий пользователей.

Приобретение и интеграция подсистемы «Полный контроль действий пользователей»

Подсистема «Полный контроль» актуальна на предприятиях, где имеется большое количество пользователей с разветвленной структурой полномочий, работающих с базой 1С. Она позволяет однозначно отвечать на вопросы: кто и когда ввел, изменил, испортил те или иные данные. 

Комплекс «Полный контроль действий пользователей» интегрируется в любую конфигурацию 1С:Предприятие 8.1 и 8.2 отдельной подсистемой, без  изменения структуры объектов конфигурации. Это позволяет обновлять конфигурацию без каких-либо сложностей. 

При заказе подсистемы «Полный контроль действий пользователей» ООО «О-Планет» выполняет самостоятельно весь объем работ по интеграции разработки в предоставленную заказчиком конфигурацию. Мы также готовы предоставить потенциальным заказчикам удаленный доступ для демонстрации и оценки работы подсистемы 

Имеется несколько вариантов поставки подсистемы: «Полный контроль действий пользователей»

Заказ на работы по интеграции подсистемы «Полный контроль действий пользователей» осуществляется через сайт «Инфостарт» и выполняется в течение нескольких дней. Все коды передаются заказчику в открытом виде. Наш коллектив готов выполнить доработку программы по Вашим индивидуальным требованиям.