Роли в проектном управлении. Курс по управлению проектами, часть 3

В проектном управлении выделяют несколько ключевых ролей:

• спонсор (иногда его называют куратор);
• заказчик и пользователи;
• команда;
• менеджер проекта (или руководитель проекта);
• другие участники.

Важно разобраться и не путаться в понятиях, кто является спонсором и кто заказчиком. В этом поможет конкретный пример.

Представьте, что вы работаете в небольшой компании численностью 100 человек, которая монтирует газоанализаторы, какое-то другое оборудование. Работу она выполняет по контрактам. Эти контракты и есть проекты. В один прекрасный день, к вам подходит директор и предупреждает о переговорах с потенциальным клиентом. Вам предстоит отвечать на вопросы клиента, касающиеся технической части, а денежную часть урегулирует директор. По итогам разговора потенциальный клиент остался доволен и готов подписать договор, обещает выделить миллион долларов на реализацию проекта. Директор сообщает, что вас назначат на роль менеджера проекта. На этом примере разберемся, кто выступает спонсором и кто заказчиком.
 
Спонсор – это тот, кто выделяет на проект ресурсы. На первой взгляд, миллион долларов предлагает клиент, значит, он финансирует, спонсирует проект. Получается, клиент — это и есть спонсор? Он же является и заказчиком? Одно лицо может выполнять две роли – и спонсора, и заказчика. Но такая ситуация бывает очень редко.

Спонсор.

Суть: снабжает ресурсами проект и принимает судьбоносные решения.

Определение: лицо(или группа лиц), предоставляющее ресурсы и поддержку для проекта, программы или портфеля и ответственное за достижение успеха.

Отношения с ПМ (менеджером проекта): он решает то, что не во власти ПМ.

Количество:один или много.

Итак, спонсор снабжает проект ресурсами. В нашем случае кто выделяет ресурсы? Директор! Ведь клиент, по сути, заплатил миллион долларов компании, но эти деньги до проекта еще не дошли. До проекта может быть дойдет 10 тысяч долларов, остальное – налоги, какие-то платежи, сборы. Поэтому тот, кто дал деньги на проект, тот и спонсор. В IT у менеджеров зачастую вообще нет денег. В этой сфере в качестве ресурсов выделяют на проект людей – 5 программистов, 2 тестировщика, аналитик на год. И все – делайте проект. Кто им зарплату платит? Директор! Он вас обеспечил ресурсами – людьми, поэтому он спонсор.

 Заказчик – это тот, кто будет использовать результаты проекта. Часто заказчик и пользователи – это одна группа, одно лицо. В нашем примере пользователем и заказчиком выступает потенциальный клиент.

Заказчик и пользователи.

Суть: те, кто будет утверждать/использовать результаты проекта.

Определение: люди или организации, участвующие в приемке и использовании результатов проекта.

Отношения с ПМ: их интересы обслуживает ПМ.

Количество: как правило, много.

Еще раз: спонсор, как правило, это ваш какой-то начальник, директор. Даже на внутренних проектах спонсор и заказчик – это разные люди. Допустим, одна дирекция заказывает, другая для нее делает, но заказчик в таком случае все равно не выделяет на это деньги.

Следующая роль в проекте отводится команде. Кого назвать командой? Это все люди, которые будут выполнять работы на проекте. Важно понять, что это не рабочая группа, куда обычно включают разных сотрудников, а именно те люди, которые работают в проекте: рисуют эскизы, таскают кирпичи…

Команда проекта.

Суть: те, кто будет выполнять работы.

Определение: группа личностей, работающих в интересах менеджера проекта для достижения целей проекта.

Отношения с ПМ: трудно переоценить.

Количество: всегда много.

Остальные люди, которые включены в рабочие группы, – обычно какие-то начальники. Они хотят быть в курсе всех событий, но они не работают над проектом, поэтому их нельзя включать в команду. Они относятся к заинтересованным сторонам.

Менеджер (или руководитель) проекта – это человек, который управляет командой, чтобы достичь цели проекта и попасть в треугольник (подробнее про треугольник см. статью “Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера”). И формально он входит в команду.

Менеджер проекта. 

Суть: рулит командой, во имя достижения успеха проекта.

Определение: лицо, назначенное исполняющей организацией руководить командой и отвечающее за достижение целей проекта.

Количество: один, но может формировать целую "команду управления проектом"

А теперь важно не запутаться. До этого роли были более-менее дискретны – не связаны друг с другом, не пересекались. А вот заинтересованные стороны – это общий термин. К заинтересованным сторонам относятся те, на чьи интересы влияет реализация проекта. То есть это все перечисленные лица: и спонсор, и заказчик, и члены команды, но и прочие люди. Например, в вашей команде есть инженеры, маркетологи. У них есть начальники, и они — тоже заинтересованные стороны. Потому что им не все равно, на какое время вы забрали их сотрудников.

Заинтересованные стороны.

Суть: все, чьи интересы затрагиваются реализацией проекта.

Определение: лицо, группа или огранизация, которая может влиять, на которую могут повлиять или которая может воспринимать себя подвергнутой влиянию решения, операции или результата проекта.

Отношения с ПМ: зависят от вида и влияния заинтересованного лица.

К заинтересованным сторонам относятся и различные конкуренты, которые хотят, чтобы у вас не было проекта. Сюда же относятся регуляторы. Сейчас даже в IT есть регуляторы, как минимум в связи с законом о персональных данных.  Им не все равно, что вы делаете, они будут вас проверять. Вообще, по отношению к проекту, заинтересованные стороны можно поделить на внутренние и внешние.

Соотнесем все эти термины с треугольником проекта – сроки, деньги, содержание работ. Команда и менеджер – это те люди, которые бьются за треугольник, за то, чтобы реализовать гибкие планы и проект уложился в рамки.
 

Спонсор при этом, обратите внимание, находится снаружи треугольника (по-крайней мере, так должно быть). И этому есть логическое объяснение: во-первых, спонсор от вас хочет получить результат. Например, он вас попросил построить 12-этажный дом в течение года за миллион долларов. Дал вам задание, и теперь ждет завершения строительства. И ваши внутренние проблемы в ходе реализации проекта спонсора не очень-то волнуют. Важно, что спонсор не хватается руками за руль, потому что за рулем сидит менеджер проекта. И именно менеджер отвечает за реализацию проекта в сроки и в рамках выделенного бюджета. Вы можете, конечно, держать спонсора в курсе проекта, но не дело спонсора разъяснять в деталях, как вам работать.

Заказчики и пользователи тоже находятся снаружи от проекта, они ждут, когда вы им представите результат. Их еще меньше волнуют ваши проблемы в ходе работы: какие у вас риски, приехал к вам башенный кран или опоздал по дороге. Главное для них – чтобы вы сдали в срок то, что они заказали. 

Данная статья написана на основании видео учебного курса по управлению проектами.

Предыдущая часть курса: Три фундаментальных принципа проектного управления. Курс по управлению проектами, часть 2

Следующая часть курса: Управление заинтересованными сторонами. Курс по управлению проектами, часть 4

Начало курса: Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера. Курс по управлению проектами, часть 1