СУП для вашей команды

Ликбез
Несмотря на то, что СУПы (системы для управления проектами) уже достаточно широко распространены за границей, практика показывает, что далеко не все российские компании сформировали окончательное отношение к так называемым «виртуальным офисам».

Первой и основной причиной недоверия является то, что многие попросту не знают о том, что такое система управления проектами, для каких целей и кем они применяются.
Спешу провести небольшой ликбез.

Система для управления проектами  — это платформа, предназначенная для повышения эффективности работы в команде. Как правило, она предоставляет целый набор IT-инструментов, формирующих единое виртуальное рабочее пространство.
Активное применение такие системы находят в компаниях, где есть необходимость вести совместную работу над проектами, в удаленных командах, а также среди фрилансеров. Зачастую СУПы применяются и для повышения эффективности самоорганизации.

Традиционными модулями СУП являются* :

• Управление проектами и командой

• Планирование и организация совместной работы

• Контроль и автоматизированная отчетность

• Документооборот

• Обеспечение эффективной коммуникации

• Календарное планирование и контроль

• Проектное бюджетирование

• Управление ресурсами

• Управление рисками

На деле, когда речь заходит о выборе конкретного решения, оказывается, найти то, что удовлетворит Вашим требованиям, совсем непросто. Каждая система уникальна, имеет свои преимущества и недостатки, поэтому при всем желании выбрать одну единственную платформу невозможно.
Внедрение СУПа в компании — это серьезный шаг, требующий тщательного исследования и подготовки. Однако это все теория и дабы не растекаться мыслью по древу, приведу конкретный пример системы для управления проектами, на которой остановились мы сами.  
Очень надеюсь, что наш опыт станет полезным для кого-то.

Предыстория…
Мы работаем в относительно небольшой команде над IT — проектом. Нас пока что всего 30, но мы, как и все, стремимся покорить мир, поэтому требования к системе для управления проектами у нас отнюдь не минимальные.

Вне зависимости от того, сколько человек ведут совместную работу, выбранная платформа должна включать в себя не только базовые инструменты для управления проектами, но также возможности общения и работы с документами — ну во всяком случае, нам бы так хотелось 😉

К счастью, искать долго не пришлось — подобные системы действительно существуют, и сегодня я с удовольствием расскажу о том, как мы пользуемся одной из них.

Имя решению, которое мы выбрали для совместной работы — Teamlab. Больше всего нас заинтересовало то, что  помимо инструментов для управления проектами, Teamlab предоставляет полноценный функционал управления документами, что для нас жизненно необходимо.

Все возможности Тимлаба разделены на 4 модуля: Управление проектами, Совместная работа, Управление Документами и Мгновенные сообщения.
Регистрация портала, как и обещалось, заняла около минуты и адрес портала получился легким для запоминания —  “имя_нашей_команды.teamlab.com”

Первые шаги
Существование в системе начинается с приглашения в портал тех, кто будет полезен в работе над проектами. Собрать команду в Teamlab проще простого. Можно разослать приглашения через email, также есть возможность просто импортировать свои контакты из Google, Yahoo или аккаунтов Windows Live. После этого можно создавать проект, разбивать его на этапы, устанавливать сроки и начинать распределять задания и обязанности между членами команды. Вся активность отображается в автоматических отчетах. Если захочется придраться, есть даже возможность отследить точное время, потраченное на выполнение того или иного задания.

Мы команда
Если бы речь шла о более крупной компании, Teamlab можно было бы сравнить с настоящей социальной сетью типа facebook, только для бизнеса. На каждого участника команды заводится персональная анкета с фотографией, в которой отображаются контактные данные, дата приема, а также вся активность с момента его появления в команде. Если захочется поделиться информацией с коллегами — к Вашему распоряжению Блоги, Форумы, Фото и Закладки. Несмотря на то, что количество функций зашкаливает, мы используем практически все предоставленные возможности: на форумах бурно обсуждаем насущные вопросы по проектам, голосуем за лучший вариант дизайна, закладки — вообще самый популярный виджет, ну а фотоальбомы — сами понимаете…;) Кроме того, в Тимлабе есть возможность вести собственную корпоративную Википедию, что может очень пригодиться, скажем, при появлении в команде новичка.

Работа с документами.
Несложно догадаться, что главной гордостью разработчиков Teamlab является модуль “Документы”, который и стал для нас решающим фактором при выборе платформы. Работать в нем можно двумя разными способами. Есть возможность запустить встроенное приложение Open Office, но мы были больше рады появлению онлайн-редактора в стиле Google Docs, позволяющего создавать и редактировать документы и электронные таблицы в режиме реального времени.

Можем честно признаться, что забыли про все онлайн редакторы, которыми пользовались раньше, потому что когда все необходимые инструменты в одном месте — это гораздо удобнее.

Teamlab умеет импортировать файлы из Google Docs, Zoho и Box.Net , что оказалось очень кстати, плюс ко всему можно отслеживать все этапы редактирования документа и при необходимости откатить к предыдущей версии.

Давайте общаться
Ну и наконец модуль “Мгновенные сообщения” — тоже довольно популярная фича в нашей команде, учитывая то, что мы все убежденные пользователи ICQ. Главное удобство заключается в том, что чат встроен прямо в платформу Teamlab, но также можно интегрировать его в свой личный Jabber/XMPP.

Недостатки
Безусловно, совершенству нет предела, и у Teamlab есть слабые места. Скажем, не помешала бы Диаграмма Ганта, и модуль CRM становится все более востребованным по мере нашего развития. Впрочем, разработчики заверяют нас в том, что в ближайшем будущем эти функции будут реализованы, правда, конкретных сроков пока никто не дает.

Так или иначе, Teamlab стоит внимания всех, кто заинтересован в многофункциональной системе совместного управления проектами, и, возможно, самым весомым аргументом “за” станет то, что Teamlab предоставляется бесплатно без ограничений по времени, количеству пользователей или проектов. Ребята берут за хостинг — но 1 гб, доступного в бесплатном портале,нам вполне хватает.
Для такой “скромной” команды как мы, это действительно было важно, ведь на ранних этапах не каждый может позволить себе дорогостоящий софт для ведения бизнеса…

Думаю, добавить здесь просто нечего, ведь, как известно, лучше один раз попробовать…)