Формирование и рассылка по электронной почте уведомлений об отпусках (УПП 1.3 / КА 1.1)

Создание рассылки информационных писем для конфигурации УПП 1.3 и КА 1.1 о начале отпуска.
Рассылка ведется согласно данных Графика отпусков организации, на электронную почту сотрудника и руководителя сотрудника, или только на почту руководителя сотрудника, если у сотрудника отсутствует электронная почта.

Для формирования и отправки уведомлений необходимо:

1. Указать параметры

1.1 Период обработки — в обработку попадут все сотрудники, дата начала отпуска по которым попадают в указанный интервал.

1.2 Учетная запись электронной почты — учетная запись, с которой будет происходить отправка уведомлений.

1.3 Дата рассылки — Дата, по которой будет будет происходить анализ данных сотрудника (должность, подразделение) и дата, от которой рассчитывается срок переноса отпуска.

1.4 Настроить дополнительные отборы.

2. Заполнить табличную часть

Заполнение происходит по кнопке "Заполнить", расположенной на командной панели табличной части.

Выбираются все сотрудники, у которых в заданный период попадает дата начала отпуска. При заполнении Подразделений сотрудника – ориентируемся на поле «Дата». При заполнении происходит проверка по наличию электронной почты у сотрудников. Если почта отсутствует – проверяем наличие почты у Ответственного лица подразделения, в котором работает сотрудник. Если у ответственного лица подразделения отсутствует почта — выводим информационное сообщение.

3. Скорректировать данные.

Проверить наличие электронной почты. Для этого служит кнопка "Проверить эл.адреса". При нажатии на кнопку отображаются только сотрудники, для которых не удалось найти адрес электронной почты.

Так же можно скорректировать количество дней отпуска, должность и т.д.

4. Установить флаг "Отправить"

Для отправки уведомлений сотрудникам (руководителям) необходимо установить флаг по колонке «Отправить». При нажатии кнопки «Установить флаги» – устанавливаются флаги всем сотрудникам из табличной части. При нажатии кнопки «Снять флаги» – снимаются флаги со всех сотрудников из табличной части.

5. Сформировать и отправить уведомления

При нажатии кнопки «Сформировать и отправить » — происходит создание и отравление уведомлений выбранным сотрудникам с помощью документа Электронное письмо. На каждого сотрудника формируется отдельное электронное письмо и происходит отправка уведомления Сотруднику (при отсутствии эл.почты- Руководителю непосредственному) и уведомление общее руководителю подразделения.

После отправки уведомлений на отдельной закладке открывается ТЧ с автоматически заполненной информацией – кому, на какой эл.ящик было отправлено уведомление. Если уведомление не было отправлено – будет прописана причина. Если уведомление отправлено на Руководителя – будет эл.почта руководителя.

При необходимости уведомление можно распечатать. Для этого по колонке "Печатать" пользователь выбирает необходимых сотрудников и нажимает Печать и формирует нужную печатную форму.

Тестировалось на платформе: 8.3.8.2054 и выше

Конфигурации: Управление производственным предприятием 1.3.106.2

Комплексная автоматизация 1.1.74.1