Кошка сдохла, хвост облез – кто слово скажет, тот ее и съест. Все знают эту детскую считалочку.
Но сегодня не о считалочках, а о системном мышлении и его применении для понимания бизнес-процессов предприятия.
Мне, как программисту и ИТ-директору, часто приходилось бывать на различных совещаниях руководителей, оперативках, стратегических сессиях топ-менеджмента и т.д.
Там все чего-то говорят, спорят, ругаются, предлагают свои и поносят чужие идеи, нападают и защищаются, плачут и смеются. Смотрится забавно, иногда страшно, в большинстве случаев скучно, но, главное, почти всегда – безрезультатно.
Цель совещаний, как правило – принятие решений по каким-то вопросам: оперативным, тактическим, стратегическим. Решения – это результаты, продукты совещания.
Но вот незадача – в большинстве случаев решений нет вообще, просто потрепались, помитинговали, вылили желчь и разошлись. Если же решения и приняты, то они обычно низкого качества.
Что интересно – в момент принятия решения на совещании оно кажется отличным. Понимание того, что решение – отстой, приходит после. Иногда сразу после собрания, в курилке например, иногда в момент объявления решения команде, иногда при составлении плана реализации, но почти всегда такой момент наступает. Почему решение кажется отличным на совещании, стало понятно довольно быстро. Тут работают три сценария.
Первый сценарий
Если совещание ограничено во времени, и модератор не спит, то цель принятия решения – успеть принять решение. Это критерий успеха – успел или нет. Качество решения, даже его нормальное обсуждение не входят в повестку. Решение принято – уфф, не зря мы называемся руководителями, мы сделали свою работу. Да еще так быстро. Некоторые даже прием такой применяют для ускорения – проводить совещания стоя. Раньше я думал, что это специфика нашей компании, оказалось – нет, даже кто-то из новоиспеченных губернаторов такой прием использует.
Второй сценарий
Если совещание по времени не ограничено, то цель принятия решения – чтобы это совещание побыстрее закончилось. Все хотят вернуться в свою зону комфорта – в кабинет, или домой, а часами сидеть и жевать сопли никто не хочет. В такой ситуации сойдет решение любого качества, лишь бы услышать заветное «друзья, мы отлично поработали, приняли решение, всем спасибо». А дальше хоть трава не расти.
Третий сценарий
Мозг человека так устроен, что очень ценит свои выдумки. Если руководителю, имеющему значительный вес на данном совещании, пришло в голову решение, то он с высокой вероятностью от него уже не откажется – просто потому, что он его придумал. Качество решения также не важно, главное – его придумал я. Есть множество приемов, как такую ситуацию преодолевать – адвокат дьявола, метод Чингисхана, управляемый мозговой штурм и т.д., о них расскажу в другой раз.
Во всех сценариях происходит одно и то же – подмена результата суррогатом. Качественное, продуманное решение – это продукт. Факт принятия решения – это суррогат.
Массу примеров суррогата вы можете увидеть вокруг – и в вашей компании, и в государственном управлении. Обычно суррогаты начинаются с фраз «сформирована дорожная карта», «намечены шаги», «найдены точки соприкосновения», «принято решение выработать решение» и т.д.
Я решил использовать такое положение вещей в свою пользу. Программистский разум понимал, что выход есть, и он несложный. К тому же, если найти правильный подход, то его можно использовать как карьерный стероид – ключевое преимущество по сравнению с коллегами-руководителями.
Фрейморком, наиболее подходящим к такой ситуации, мне показалось системное мышление. В двух словах поясню. Системное мышление – это абстрактная философия, рассматривающая мир, во всех его проявлениях, и бизнес в частности, как системы – сложные совокупности людей, процессов, отношений (формальных и неформальных), явных и скрытых лидеров, материальных объектов, информационных систем, клиентов, поставщиков, оборудования, и т.д., до бесконечности.
Если перед вами все элементы, вы их знаете, или даже видите ¬– например, собрали все это в одном месте – то перед вами не система, а набор элементов. Просто куча деталей.
Как из этой кучи сделать систему? Правильно, ее надо включить – запустить в работу.
Это хорошо понимают программисты, или инженеры. Вот программный код, вот компьютер или сервер, вот входные данные для обработки. Нажимаешь ВКЛ – система заработала. Ну или не заработала, если в ней есть ошибка.
В системах, состоящих из людей, обычно все наоборот, и это отличие – ключевое. Системы из людей работали до вас, и будут работать после вас. Но не будут работать при вас, в вашем присутствии. Собственно, в вашем присутствии они перестают быть системами, и снова превращаются в набор элементов. Возвращаясь к примеру выше, когда вы собрали все и всех элементов системы в одном месте. Что вы сделали? Правильно, вы выключили систему.
Чем отличается система во включенном и выключенном состояниях? Люди вроде те же, должности те же, процессы те же, руководитель тот же – все на месте. Отличие в свойствах системы, которые проявляют себя только при ее «включении», т.е. когда система работает. Примеры таких свойств систем — повсюду, вы их найдете без труда.
Телевизор без электричества – выключенная система, которая не демонстрирует нам главного своего свойства – показывать изображение. Включаете телевизор – увидите изображение, свойство проявится. Плеснете на работающий телевизор воды – увидите новое свойство системы, о котором, возможно, и не подозревали.
Такие свойства системы называются эмерджентными, или возникающими.
Возникают они, когда из набора элементов собирается и включается система. Важны оба условия – и собирается, и включается. В нашем случае – когда не выключается.
Если задача – понять систему, чтобы впоследствии ее изменить, то решение простое – наблюдать за ней, не выключая.
Итак, фреймворк «Системное мышление» говорит мне – наблюдай систему в действии, пойми ее свойства, особенно эмерджентные, и найдешь точку приложения силы для улучшения этой системы.
Выключать совещания я, разумеется, не мог и не собирался. Но и не наблюдал, потому что был частью системы, т.к. активно участвовал в совещании. Ключевой подход фреймворка, дающий понимание системы – наблюдать ее, а не участвовать в ней.
Я подумал – как именно я участвую в системе совещаний и принятия решений? Ответ пришел, откуда не ждали – из фильма «Бойцовский клуб». Есть там сцена, в которой обсуждаются отличия групп поддержки (алкоголиков, больных раком и т.д.) от обычного общения. И звучит ключевая фраза: «когда люди думают, что ты умираешь, тебя серьёзно слушают. А не только ждут своей очереди заговорить».
Мое участие в совещаниях длилось непрерывно, а не только когда я что-то говорил – потому что я постоянно ждал своей очереди заговорить. Я ждал, когда до меня дойдет очередь что-то сказать – свой вариант решения, свое мнение о чужом решении, «ну скажи хоть что-нибудь».
Ожидание своей очереди заговорить заставляло не столько слушать и вникать, сколько на ходу придумывать ответ, аргументы и контраргументы. Времени и ресурсов мозга просто не оставалось на продуктивное размышление над решением проблемы.
Чтобы все-таки перейти к наблюдению, я придумал для себя простой прием – молчать. Сознательно, бескомпромиссно и, главное, с разрешения начальства.
Внедрить молчание сразу и для всех совещаний нельзя – просто не поймут, и вместо карьерного стероида получится карьерный яд. Поэтому я внедрял молчание постепенно.
Есть такая категория – проблемные совещания, когда руководители собираются, чтобы обсудить не очень важную, или еще не наступившую проблему. Именно с таких я и начал.
Когда до меня доходила очередь, я говорил: «я пока послушаю, а свое мнение выскажу чуть после совещания, по электронной почте». Как вариант – на следующем совещании по этой же теме. Руководитель удивился, но согласился, и я стал молчать и внимательно слушать.
Обычное напряжение ожидания как рукой сняло. Предмет обсуждения – проблема – стала мне по-настоящему интересна. Мнения людей перестали восприниматься в штыки. Когда знаешь, что имеешь право вообще ничего не говорить, не аргументировать, не нападать и не защищаться, начинаешь просто слушать и вникать, собирать информацию.
Ключевое условие – в обещанный срок, после совещания, действительно нужно что-то написать или сказать. Но оказалось, что это совсем несложно, даже интересно. Сами знаете, как мозг программиста любит решать задачи по изменению систем, а бизнес – это и есть система, с теми же законами, что и информационная система.
Дальше стало интереснее. Решения, которые я формулировал после совещаний, были на порядок более качественными, продуманными, учитывающими реалии, ресурсы и возможности компании. Это не потому, что я такой молодец, а потому, что я принимал решения в правильном месте и в правильное время.
Разумеется, руководитель заметил качество предложенных решений. Особенно после их реализации, которую я зачастую брал на себя. Он понял, что это – результат молчания на совещаниях, и стал мое молчание поддерживать, иногда даже настоятельно рекомендовал мне молчать.
Так было даже на совещаниях, где присутствовали только я и он. Руководитель рассказывал проблему, смотрел на меня, вспоминал и говорил – «а, ты же сразу не ответишь, жду письма».
Такой подход я стал использовать все чаще, и вылезла одна проблема. Коллеги, которые заметили мое «особое» положение на совещаниях, стали саботировать совещания. Когда спрашивали их мнение, они говорили: «а чего говорить, вот он уйдет и придумает решение, я-то здесь зачем».
Нельзя было оставить место для саботажа, потому что коллеги-руководители – носители ценной информации о проблемах бизнес-процессов. Собирать такую информацию самостоятельно для меня было бы слишком затратно, и весь эффект сошел бы на нет.
Поэтому пришлось балансировать между молчанием и троллингом. Если я видел, что совещание и его проблема – не существенны, не играют большой роли для бизнеса – то я не молчал, а говорил, притом больше всех. Троллил коллег, провоцировал их (в хорошем смысле) на раскрытие всех знаний о проблеме, ссорил и примирял, поддерживал и вдохновлял. В общем, делал все, чтобы они не думали, что я всегда молчу.
И этот прием сработал – на молчание перестали обращать внимание. Некоторые даже стали использовать в своих интересах – приносили свою проблему, получали электронное письмо с предлагаемым решением. Или само решение, если оно было в компетенции ИТ.
Так появился и сработал карьерный стероид – компетенции, возможности и сфера влияния ИТ в компании выросла. Раз ИТ может предлагать неИТшные решения – например, реинжиниринг бизнес-процессов, разработку систем мотивации, выбор и внедрение методик управления закупом, производством или проектами – то почему нет?
Конечно, в приеме «молчать на совещаниях» нет ничего нового – это просто практическая реализация фразеологизма «хорошая мысля приходит опосля». Но ведь работает, это ж главное.
Узнаю автора по заголовку) Держи звезду.
Подход немного эгоистичен и не повышает качества совещаний.
Отложить принятие решения на «холодную голову» хороший метод, так как информация после продолжает «вариться» в фоновом режиме и, если есть нацеленность на успех, из нее может выстроиться нечто полезное.
Как нарочно, свежая ссылка в тему:
ППР
посидели, по***ли, разошлись
меняем на
посидели, помолчали, разошлись
😀
(2) эгоистичен, не спорю. Качество именно совещания, как участка процесса, не повышается. Качество результата всего процесса принятия решений — повышается.
Эгоизм — в том, КТО повысил качество процесса принятия решений.
(3) ссылка смешная, но не совсем в тему.
(4) помолчал только один человек, остальные продолжали в том же духе.
(7) да ИТшники редко на собраниях включаются в бессодержательные споры на планерках
в наших компаниях так принято, что никто к обсуждению не готовится, поэтому совещания превращаются в балаган, тупление, лозунги, но не конструктив… поэтому и вправду, чаще приходится либо со стороны на этот зоопарк посмотреть, или вообще пропустить. А когда из этой болтовни отфильтруется какое-то содержание — уже это в более узком кругу спокойно обсудить
(8) я предлагаю не ждать, пока отфильтруется само (это пассивно), а слушать и стараться самому услышать, увидеть и отфильтровать (это активно). Там масса полезной информации, уверяю вас. Даже не по теме совещания.
(5) Просто получается, что Вы не в команде, нет синергии.
Хотя я сам порою молчу, так как просто не знаю что сказать, лишь пытаюсь выстроить что-то в голове. Но если вижу, что спор уходит от решения, стараюсь хотя бы направить его. Понятно, что в дискуссиях можно услышать много интересного, но ведь всем нужно не забывать, для чего собрались.
(10) вы затронули сложный и интересный вопрос — роли в команде. Если все говорят, а я молчу — это не значит, что я вне команды. Это значит, что у меня такая роль, которая требует молчания.
В ролях Белбина это Генератор идей.
Синергия — это ведь когда командный результат лучше, а не когда все одинаково действуют.
(5) Вспомнил, кстати, (давно уже) на совещаниях по построению упр.учета я подолгу молчал, так как пока в своей голове не складывал хотя бы две детали пазла из мнений, ничего не мог добавить. А фин.дир. был немного недоволен этим, но потом свыкся. И после споров с экономистом они потом оба смотрели на меня, что же я смог «сложить». )
Разумное предложение.
Я бы добавил четвертый сценарий — страх взятия ответственности за решение. Часто встречается в крупных холдингах, которые объединяют несколько предприятий с разнонаправленной деятельностью. Возникает в случае необходимости принятия решения, которое захватывает все предприятия, к примеру стандартизация и нормализация справочника номенклатуры. И на таких совещаниях, если нет лица, которое готово взять на себя ответственность, начинается игра «Горячая картошка». Совещания могут тянутся днями, а результата будет 0. На 5-6м совещании могут вернуться к исходной позиции и по кругу ))
В какой прекрасной компании вы работали, даже завидно. Жаль, что таких очень немного…
(15) меня не покидает ощущение, что дело не в компании, а в подходе.
В тех же компаниях рядом со мной были люди, которых даже домой их не отпускали пораньше, если им нужно было, не говоря уже об участии в чем-то важном и интересном.
На эту тему хочу статью написать как-нибудь.
(12) сложили в итоге-то?
(14) да, бывало такое, на месяцы затягивалось. Нужен хотя бы один человек, которому по-настоящему надо принять решение.
(18) а как же.
(16) Да, дело в подходе собственников и топ-менеджеров. В вашей компании он был правильный.
(20) результат — это сочетание подходов, вашего и «ихнего». Ну т.е. их правильный подход не является определяющим. Ваш важнее, вы ведь из низов, вас много, а собственник один.
Я встречал другой подход. Сначала ответственный человек подготавливает материалы к совещанию. Не просто тему «надо купить ядерный реактор», а хотя бы кратко про поставщиков, типы ядерных реакторов, плюсы-минусы. Тогда и совещание получается предметным. Особенно, если у участников находится время ознакомиться с этими идеями заранее. Иначе получается обсуждение погоды за окном, так как никто из участников ничего не знает про ядерные реакторы))
(0) Молчание, как известно, «знак согласия» , А если не согласен в принципе, есть ли смысл молчать ? Спрашиваю потому , что у меня бывали ситуации практически в духе , причем формально все не противоречит действующему законодательству РФ , и отпереться не получится.
И фильм смотрел и книжку про системное мышление читал … Неплохо)
(24) это вы про меня или про себя?
(22) да, бывает такое, но редко. Обычно тот, кто должен материалы готовить — не подготовил, или те, кому дали предварительно почитать — не почитали, и т.д.
Как в анекдоте. В женской общаге посуду моют после еды, а в мужской — перед едой.
(23) это совсем другая ситуация, другие условия и другая задача.
Разглагольствовать не буду, все придумано до меня — почитайте «Трансерфинг реальности» Вадима Зеланда, раздел Провал и гашение маятника. А лучше всю книгу.
Хотя, алгоритм решения схож. На таком совещании надо молчать, кивать головой и улыбаться. Еще лучше — бурно радоваться и говорить «Ура! 7 перпендикулярных линий! Наконец-то нормальная задача, а то херней какой-то занимаюсь». Ну или встать и уйти, если позволяют обстоятельства.
Короче, вариантов масса. Главное — помнить: как бы ни прошло совещание, это еще не конец.
(27)
спс, почитаю
(24) Сколько не читай, умнее не станешь (с)
(29) и это говорит человек с фотографией Федора Михайловича на аватарке 🙂
(30) Я читаю книги не для того, чтобы стать умнее…
(31) не вопрос, каждый сам решает.
В деревне мы книгами печку разжигали.
(31) а для чего тогда ?
(33) Художественные — для отдыха, профессиональные — для получения информации.
У нас на предприятии, наверно, как-то проще получается. Сначала поднимается тема предстоящего совещания, очерчивается круг лиц, ответственных за все области предстоящего совещания. Накидывается повестка и сбрасывается всем ответственным. Потом происходит пару уточняющих совещаний по скайпу, не обязательно всех со всеми, возможно друг с другом, для выработки стратегии принятия решения. Потом собираемся вместе на совещание, обговариваем варианты, принимаем вариант и обговариваем сроки. Всё происходит быстро, если что-то не сложное, то за день. Если что-то масштабное, то два-три дня и пара встреч/общений. Как-то так
Интересно
Ну да — как-то так и получается. Но вот как раз из-за «если пришло в голову решение, то он с высокой вероятностью от него уже не откажется – просто потому, что он его придумал» более эффективно выходит не доводить дело до
ручкисовещания, а поспрашивать заинтересованных лиц (в т.ч. низов, которых не пускают на совещания) тет-а-тет и таким же образом «внедрить в голову» правильное решение, чтобы на совещании обсуждали не проблему, а предложенное решение.(35) у нас в регламенте тоже так написано было.
(37) это другая задача, и только внедрением в головы не обойтись. На совещания все равно ходить придется рано или поздно.
У меня практически так и получается сейчас. Прихожу, слушаю проблемы людей, записываю, и, затем через некоторое время предлагаю решение и вариант реализации, но уже, как правило, не рассылкой всем участникам и точечно, только тем, кого это действительно касается.
Конечно, совсем молчать не получается. Приходится вставлять фразы типа: «посмотрим», «можно попробовать», «конечно, сделаю» :))
Всегда так делаю.
Тоже всегда молчу на совещаниях, когда вижу, что оно превратилось в балаган. Уже потом как правило организуем точечно встречи с нужными людьми и обсуждаем проблему уже более предметно.
Прием, описанный автором, в риторике называется — «активное слушание»
Друзья, прошу прощения за спам — поучаствуйте в .