Автоматическое формирование и массовая рассылка актов сверки взаиморасчетов по электронной почте для БП 3.0

Внешняя обработка для формирования и рассылки актов сверки взаиморасчетов по электронной почте для «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0».

ПОДКЛЮЧЕНИЕ

Администрирование > Печатные формы, отчеты и обработки
включить галочку Дополнительные отчеты и обработки, если она выключена
переходим по ссылке Дополнительные отчеты и обработки
нажимаем Создать, выбираем прилагаемый файл
в поле Размещение выбираем нужный раздел, в котором будет размещен отчет
в поле Быстрый доступ выбираем нужных пользователей
нажимаем Закрыть и записать

НАСТРОЙКА ПРОГРАММЫ

Требуется включить опцию Администрирование > Общие настройки > Дополнительные реквизиты и сведения;
Требуется настроить учетную запись электронной почты, которая будет использоваться для рассылки: Администрирование > Органайзер > Учетные записи электронной почты, далее отредактировать системную учетную запись или создать новую;
Если требуется рассылать акты с печатью и подписью, то нужно
- или воспользоваться возможностями типовой конфигурации и загрузить сканы печати и подписи (Главное > Организации > ваша организация > Логотип и печать),
- или подключить свою собственную внешнюю печатную форму к документу "акт сверки взаиморасчетов",образец внешней печатной формы прилагается отдельным файлом;

ИНСТРУКЦИЯ

Для запуска обработки перейдите с нужный раздел, вы берите Сервис > Дополнительные обработки > Рассылка актов сверки > Выполнить.

На вкладке Настройки:

Выберите организацию.
Выберите печатную форму.
При необходимости измените папку для сохранения отправляемых файлов.
Выберите учетную запись электронной почты.
При необходимости установите ограничение скорости рассылки (ограничение следует узнать у хостера электронной почты).
При необходимости задайте адрес электронной почты для отправки скрытых копий.
При необходимости отредактируйте шаблоны темы и текста письма.
Выберите нужный формат вложения.

На вкладке Формирование актов:

Выберите представителя организации и период сверки.
В поле Дата актов по умолчанию подставляется текущая дата.
Опция Исключить дубли не позволит создать акты для тех организаций, для которых акты с указанным периодом уже существуют.
Опция Использовать отбор включает функцию отбора контрагентов по заданному условию.
При необходимости включите флажки остальных опций.
Нажмите кнопку Заполнить — будет сформирован список тех контрагентов, для которых в последствии будут созданы акты.
Лишние строки в списке контрагентов можно удалить.
Нажмите кнопку Сформировать акты сверки, ссылки на созданные акты будут добавлены в список контрагентов;
Созданные акты можно сразу добавить в список рассылки с помощью кнопки Добавить акты в список рассылки; если этого не сделать, то ничего страшного не произойдет, так как у списка рассылки имеется своя кнопка заполнения.

На вкладке Рассылка:

Задайте период отбора актов сверки.
Если вы уже производили рассылку этих актов, но не все контрагенты прислали ответы и вы хотите повторно разослать акты только им, то включите опцию Только не согласованные.
Нажмите кнопку Заполнить список рассылки.
При необходимости отредактируйте список рассылки, заполните/измените электронные адреса.
Для запуска рассылки нажмите кнопку Разослать, для остановки — кнопку Остановить рассылку.
При необходимости можно выгрузить файлы в заданную папку без отправки. Для этого нажмите кнопку Выгрузить файлы без отправки.

На вкладке Результаты отображается протокол работы обработки: когда была начата/остановлена рассылка и описания ошибок, если таковые имеются.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Что делать, если не все контрагенты прислали ответы и вы хотите сформировать именно для этих контрагентов новые акты с другим периодом?

На вкладке Рассылка выбираем тот период, который был у старых актов. Включаем опцию Только не согласованные. Нажимаем Заполнить список рассылки, список рассылки заполняется теми актами, на которые не было ответа. Нажимаем кнопку Копировать контрагентов в отбор, список контрагентов из выбранных несогласованных актов передается в отбор на вкладке Формирование актов и автоматически включается опция Использовать отбор. Задаем новый период и заново формируем акты для отобранных контрагентов.

Будет ли данная обработка работать в системе 1С:Fresh?

Не будет. По требованию 1С:Fresh внешние обработки должны работать в безопасном режиме. В то же время, встроенные в платформу 1с механизмы отправки почтовых сообщений в безопасном режиме не работают.

***

Период бесплатной техподдержки 1 месяц.

Причины купить

Экономит рабочее время бухгалтера.

Достоинства

Возможность рассылки актов сверки вне зависимости от того, как они были созданы: вручную, другой обработкой или этой обработкой;
Возможность автоматического формирования документов "Акт сверки" по тем контрагентам, по которым были обороты за указанный период;
Возможность выбора печатной формы;
Возможность выбора формата вложения (PDF, Excel, Word и т.д.);
Возможность ограничения скорости рассылки;
Возможность отправки копий писем на заданный email;
Информация о дате и времени отправки и пользователе сохраняется в дополнительных сведениях контрагентов;
Повторная отправка письма контрагенту возможна только с ведома пользователя;
Редактирование адресов email прямо в списке рассылки;
Возможность выгрузить файлы в заданную папку без отправки по email;
Проверено на "Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0" версии 3.0.74.

Сравнение версий

ВЕРСИЯ 2.7

Внесены изменения для того, чтобы обработка корректно работала на актуальной версии БП.
Рассылка не останавливается при неудачной попытке отправить письмо. При этом проблемный адрес отмечается красным индикатором а ответ почтового сервера можно посмотреть на вкладке Результаты.

ВЕРСИЯ 2.6

Внесены изменения для того, чтобы обработка корректно работала на актуальной версии БП.

ВЕРСИЯ 2.5

На вкладке Формирование актов добавлена опция Исключать дубли.
На вкладке Рассылка добавлена опция Только несогласованные и кнопка Копировать контрагентов в отбор, которая копирует контрагентов из списка рассылки в поле отбора на вкладке Формирование актов.

ВЕРСИЯ 2.4

Справа от поля выбора печатной формы добавлена опция "Подпись и печать". Если она включена, то в типовую печатную форму "Акт сверки" будут добавляться факсимильные печать и подпись (см. карточку организации, раздел "Логотип и печать").

ВЕРСИЯ 2.3

На вкладке "Формирование актов" появилась возможность заполнения списка контрагентов с отбором.
Заполнять список контрагентов вручную стало удобнее.

ВЕРСИЯ 2.2

Исправлена ошибка из-за которой при формировании актов сверки могли не учитываться корректировки долга.

ВЕРСИЯ 2.1

Добавлена проверка электронных адресов на корректность. В списке рассылки около корректных адресов отображается зелёный кружок. Для некорректных адресов особым цветом выделяется вся строка.
При ограничении скорости рассылки первое письмо отправляется без задержки. Рассылка прекращается сразу же после отправки последнего письма.

ВЕРСИЯ 2.0

Добавлена вкладка автоматического формирования актов сверки;
Внесены изменения для того, чтобы обработка корректно работала на актуальной версии БП;
Исправлена ошибка при рассылке актов на основании внешней печатной формы;
Устранена проблема с отсутствием расширений у файлов, вложенных в email;
В списке рассылки добавлены кнопки "снять все флажки" и "установить все флажки".

Гарантия возврата денег

ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.